互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展研究

文·劉云霞 姚蔚迅

一、檔案信息服務(wù)的定義

信息服務(wù)就是用不同的方式向用戶(hù)提供所需信息的一項(xiàng)活動(dòng)，它包括兩方面的內(nèi)容，一是對(duì)分散在不同載體上的信息進(jìn)行收集、評(píng)價(jià)、選擇、組織、存儲(chǔ)，使之有序化，成為方便利用的形式，二是對(duì)用戶(hù)及信息需求進(jìn)行研究，以便向他們提供有價(jià)值的信息[1]。檔案信息服務(wù)是指以檔案信息為內(nèi)容的服務(wù)業(yè)務(wù)。

表1 1999-2018年國(guó)家綜合檔案館檔案利用情況

注：國(guó)家綜合檔案館指按行政區(qū)劃或歷史時(shí)期設(shè)置的，收集和管理所轄范圍內(nèi)多種門(mén)類(lèi)檔案的檔案館。數(shù)據(jù)來(lái)自國(guó)家統(tǒng)計(jì)局網(wǎng)站。

從國(guó)家統(tǒng)計(jì)局網(wǎng)站上的檔案利用情況來(lái)看，我國(guó)近20年來(lái)，國(guó)家綜合檔案館館藏檔案數(shù)量增長(zhǎng)近5倍，開(kāi)放檔案數(shù)量增長(zhǎng)近3倍，利用檔案情況增長(zhǎng)近4倍。從上表數(shù)據(jù)可以看出，我國(guó)檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展，在檔案開(kāi)放和檔案利用方面取得長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案利用率提升。這與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展有著密切的關(guān)系。

二、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展情況概述

截至2020年3月，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模為9.04億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)64.5%.我國(guó)手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模為8.97億。我國(guó)在線政務(wù)服務(wù)用戶(hù)規(guī)模達(dá)6.94億，占網(wǎng)民整體的76.8%[2]。我國(guó)微信、微博用戶(hù)規(guī)模龐大。截至2019年第三季度，微信及WeChat合并月活躍帳戶(hù)數(shù)已達(dá)11.51億[3]，微博平均日活躍用戶(hù)數(shù)為2.16億[4]。截至2019年12月26日，經(jīng)過(guò)微博平臺(tái)認(rèn)證的政務(wù)微博已達(dá)到179932個(gè)，其中政務(wù)機(jī)構(gòu)官方微博138854個(gè)，公務(wù)人員微博41078個(gè)[5]。

圖1 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展階段及趨勢(shì)

互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)歷了web1.0、web2.0、web3.0的發(fā)展階段，逐步向web4.0發(fā)展。web1.0，主要包括網(wǎng)頁(yè)搜索引擎、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)、文件服務(wù)器等。網(wǎng)絡(luò)信息主要存儲(chǔ)在服務(wù)器上集中提供給用戶(hù)，用戶(hù)通過(guò)瀏覽器被動(dòng)的接收信息，所獲信息的質(zhì)量取決于信息提供者即網(wǎng)站的建設(shè)者，信息使用缺乏創(chuàng)造性和個(gè)性[6]。Web2.0是以Hick、Craigslist等網(wǎng)站為代表，以Blog、Tag、SNS、RSS、Wiki等社會(huì)軟件的應(yīng)用為核心。Web2.0的典型應(yīng)用包括Blog（博客）、Tag（網(wǎng)摘）、SNS（社會(huì)網(wǎng)絡(luò)）、RSS（內(nèi)容聚合）、Wiki（百科全書(shū)）、P2P（點(diǎn)對(duì)點(diǎn)）、IM（即時(shí)信息）。Web2.0是一次從核心內(nèi)容到外部應(yīng)用的改變。信息內(nèi)容的產(chǎn)出主要來(lái)自用戶(hù)，每一個(gè)用戶(hù)都可以生成自己的內(nèi)容，并將內(nèi)容傳播、交流和共享。用戶(hù)由受眾轉(zhuǎn)向主體，既是信息的接受者，也是信息的制造者、組織者和傳播者。參與性、社會(huì)性、開(kāi)放性和對(duì)等性是Web2.0的重要特點(diǎn)[7]。web3.0，也有人稱(chēng)為Sementic web，語(yǔ)義網(wǎng)。由本體、語(yǔ)義查詢(xún)、人工智能、智能代理、知識(shí)結(jié)點(diǎn)、語(yǔ)義知識(shí)管理等構(gòu)成[8]。這是一種能夠理解人類(lèi)語(yǔ)言的智能網(wǎng)絡(luò)，它不但能夠理解人類(lèi)的語(yǔ)言，而且還可以使人與電腦之間的交流變得像人與人之間的交流一樣輕松，網(wǎng)絡(luò)信息的獲取由“推送”變?yōu)椤袄瓌?dòng)”。人們將感受到網(wǎng)站變得更人性化，搜索引擎對(duì)結(jié)果的聚類(lèi)做得更好[9]。

表2 Web1．0與Web2．0的比較[10]

三、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)

（一）檔案信息服務(wù)的方式

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的方式主要有檔案原件借閱、檔案復(fù)制品提供利用、綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)、書(shū)面材料提供利用等。檔案提供利用服務(wù)的途徑有：閱覽室閱覽、檔案外借、制發(fā)檔案證明、制作檔案復(fù)制件、舉辦檔案展覽、檔案咨詢(xún)服務(wù)等。

（二）互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展過(guò)程中的主要檔案信息服務(wù)形式

1. web1.0時(shí)代檔案信息服務(wù)主要方式

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展起步階段，各檔案館在此階段主要注重對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化。檔案信息服務(wù)主要形式是建立檔案網(wǎng)站。網(wǎng)站上的信息主要以信息發(fā)布、宣傳和介紹與檔案工作相關(guān)的信息或檔案機(jī)構(gòu)所擁有的信息為主，實(shí)際上就是紙質(zhì)宣傳冊(cè)的網(wǎng)絡(luò)版。檔案信息從檔案館單向傳向檔案信息利用者。檔案機(jī)構(gòu)處于主動(dòng)方。該階段的檔案信息服務(wù)方式以檔案館為中心，也可以說(shuō)是以檔案管理人員為中心。經(jīng)網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，目前區(qū)縣級(jí)以上檔案館均已建立專(zhuān)門(mén)的信息網(wǎng)站，進(jìn)行檔案信息服務(wù)。以天津檔案館網(wǎng)站為例，網(wǎng)站信息主要有新聞公告、相關(guān)通知、政策法規(guī)、館藏介紹、網(wǎng)上展覽等信息。檔案網(wǎng)站的信息為單向流動(dòng)，通過(guò)瀏覽網(wǎng)站，獲得的信息均為檔案館提供在網(wǎng)上的，利用者較被動(dòng)。

圖2 web1．0時(shí)代檔案信息服務(wù)方式（以網(wǎng)站建設(shè)為主）

2. web2.0時(shí)代檔案信息服務(wù)主要方式

隨著各檔案館在檔案電子化方面都取得了一定的進(jìn)展，互聯(lián)網(wǎng)又為檔案信息的利用提供了便利的技術(shù)條件，檔案信息服務(wù)的需求不斷提升，對(duì)檔案信息資源的整合提出了新的要求。在Web2.0時(shí)代，檔案信息服務(wù)最明顯的特點(diǎn)是利用微博、微信、論壇等新媒體平臺(tái)進(jìn)行檔案信息服務(wù)。利用微博、微信等開(kāi)展檔案信息服務(wù)，目前檔案機(jī)構(gòu)利用微博開(kāi)展檔案服務(wù)主要集中在以下幾個(gè)方面：檔案相關(guān)法律法規(guī)的公布及解讀、檔案文化宣傳、檔案工作相關(guān)新聞動(dòng)態(tài)公布、檔案服務(wù)宣傳、檔案收集等。檔案機(jī)構(gòu)可以根據(jù)實(shí)際需要，進(jìn)行文字、圖片、聲像視頻、鏈接地址、轉(zhuǎn)發(fā)等形式來(lái)發(fā)布信息。微博、微信信息傳播范圍廣，其粉絲轉(zhuǎn)發(fā)效應(yīng)及裂變效應(yīng)可以凝聚更多有相同需求及興趣的公眾及專(zhuān)家、學(xué)者，在微博、微信中進(jìn)行信息交流。在經(jīng)驗(yàn)交流及學(xué)術(shù)交流中，使專(zhuān)業(yè)水平及服務(wù)水平得以提升，同時(shí)可以?xún)A聽(tīng)到公眾對(duì)檔案的需求，使檔案的公開(kāi)范圍擴(kuò)大。信息共享及時(shí)性和服務(wù)整體水平提高[11]。

《檔案管理》雜志主辦的檔案界網(wǎng)站上已經(jīng)開(kāi)通了專(zhuān)業(yè)微博，浙江、天津、山東等都建立了檔案網(wǎng)站及微博。一些知名檔案學(xué)者也開(kāi)通了微博。浙江省檔案館開(kāi)通官方微博，自2013年12月發(fā)布第一條微博以來(lái)，截至2020年5月16日，共發(fā)布6617條微博，粉絲105912人。部分檔案學(xué)專(zhuān)家也開(kāi)通微博，例如盛京落拓寒儒博主為趙彥昌，遼寧大學(xué)歷史學(xué)院教授、博導(dǎo)，遼寧大學(xué)中國(guó)檔案文化研究中心主任。其博文分為檔案學(xué)著作、中國(guó)檔案史、明清檔案學(xué)、中國(guó)古文書(shū)學(xué)等，自2015年3月至2020年5月，共發(fā)布博文702篇，主要以書(shū)目介紹、學(xué)術(shù)文獻(xiàn)介紹為主。

微信平臺(tái)的信息推送服務(wù)是依托館藏進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的編寫(xiě)，作品原創(chuàng)性強(qiáng)，同時(shí)又具有地域特色。語(yǔ)言具有可讀性，用戶(hù)易懂，且易于接受。更值得注意的是在推送的內(nèi)容上，選題更貼近公眾關(guān)注的熱點(diǎn)，接地氣。推送內(nèi)容體現(xiàn)了地域文化特色和檔案特色，并與社會(huì)熱點(diǎn)相結(jié)合，這是能吸引公眾興趣的關(guān)鍵所在。微信公眾平臺(tái)強(qiáng)大的功能允許公眾平臺(tái)設(shè)置多重自動(dòng)回復(fù)，包括添加回復(fù)、關(guān)鍵字回復(fù)等，這樣就可以滿(mǎn)足用戶(hù)需求。對(duì)于自動(dòng)回復(fù)無(wú)法解決的問(wèn)題，可以進(jìn)行人工咨詢(xún)，工作人員做出及時(shí)的回應(yīng)，形成與用戶(hù)的有效互動(dòng)。微信公共平臺(tái)發(fā)送的信息，每個(gè)關(guān)注的人都能看到，這相比微博來(lái)說(shuō)，實(shí)時(shí)性更強(qiáng)。因?yàn)槿绻P(guān)注微博數(shù)量太多，看到的最新內(nèi)容都是隨機(jī)的，只是得到關(guān)注微博的部分更新信息，而不是全部。這也是微信優(yōu)于微博的一個(gè)地方[12]。

在這種服務(wù)模式下，檔案信息傳遞由單向變?yōu)殡p向，有利于檔案機(jī)構(gòu)改進(jìn)自己的工作，也利于檔案利用者對(duì)檔案信息的發(fā)現(xiàn)和吸收知識(shí)，提高信息的利用率。

圖3 web2．0時(shí)代檔案信息服務(wù)主要方式

3. web3.0時(shí)代檔案信息服務(wù)方式

隨著檔案數(shù)字化工作的不斷推進(jìn)，信息化程度不斷提高?；ヂ?lián)網(wǎng)為打破空間、時(shí)間限制來(lái)獲取信息提供了條件，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，為解決檔案信息封閉、分散與檔案信息利用者需求之間的矛盾，互通共享成為檔案利用的目標(biāo)。檔案信息資源利用平臺(tái)的建設(shè)在探索中不斷推進(jìn)。檔案信息資源利用平臺(tái)能夠整合一定的檔案信息資源，使檔案利用者能夠利用最少的查詢(xún)途徑來(lái)獲得最多的檔案信息，提高利用效率。例如中國(guó)開(kāi)放檔案共享平臺(tái)，收集了50個(gè)省市檔案館的開(kāi)放檔案，頁(yè)面設(shè)置搜索引擎，支持全文搜索、主題搜索、關(guān)鍵詞搜索等。中國(guó)檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)，是集檔案資訊、檔案工作、檔案科研于一體的檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)，該平臺(tái)融合了各類(lèi)檔案信息資源以檔案局（館）工作需求為導(dǎo)向，依托資源聚類(lèi)整合和知識(shí)挖掘技術(shù)，以專(zhuān)業(yè)的資源、全新的視角、強(qiáng)大的整合應(yīng)用功能為檔案局（館）人員提供全面、系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案知識(shí)服務(wù)。

表3 幾個(gè)檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)典型

檔案信息服務(wù)模式經(jīng)歷以檔案電子化為核心的階段到利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的變革以社交媒體利用為核心，再到以檔案信息資源建設(shè)為核心的服務(wù)方式。檔案信息服務(wù)發(fā)展經(jīng)歷了從以檔案人員為主導(dǎo)到以用戶(hù)需求為主導(dǎo)的變化。檔案利用服務(wù)也從檔案信息資源建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息資源整合與共享。未來(lái)檔案信息服務(wù)模式的發(fā)展方向?qū)⑹浅浞謶?yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，構(gòu)建高度現(xiàn)代化、集成化、智能化的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，它是以檔案人員為紐帶、以檔案用戶(hù)為中心、以檔案資源為基礎(chǔ)、以信息技術(shù)為支撐開(kāi)展檔案信息服務(wù)活動(dòng)，以達(dá)到檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案管理自動(dòng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案服務(wù)智能化標(biāo)準(zhǔn)的新型服務(wù)模式。

四、檔案信息服務(wù)發(fā)展趨勢(shì)研究

圖4 以檔案管理中心為核心的檔案信息服務(wù)模式

目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)取得了不少成就。但是也存在很多問(wèn)題。一是檔案信息化水平參差不齊。由于不同地區(qū)檔案館（室）的預(yù)算、人員配置等問(wèn)題，信息化水平推進(jìn)程度不一。部分地區(qū)已經(jīng)達(dá)到數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)、檢索，也建立了一站式服務(wù)平臺(tái)，但也有部分檔案館（室）還處于紙質(zhì)檔案電子化階段，很多檔案還沉睡于檔案架中，無(wú)人問(wèn)津。二是各地檔案館（室）在檔案信息共享方面也存在一定的壁壘，檔案信息的整合程度欠缺。三是在部分檔案信息共享平臺(tái)上，缺乏檔案信息整合與篩選、分析。不少檔案館進(jìn)行檔案信息共享，僅僅是將電子化檔案進(jìn)行提供，缺乏檔案信息的真正整合。

筆者認(rèn)為，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，國(guó)家應(yīng)建立檔案信息管理中心，對(duì)全國(guó)檔案館的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，進(jìn)行檔案信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)、資源整合、知識(shí)挖掘等工作。檔案信息管理中心的定位與根本任務(wù)是對(duì)全國(guó)檔案信息進(jìn)行信息化管理與指導(dǎo)，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案信息資源整合與檔案信息挖掘，并提供檔案信息服務(wù)。檔案管理中心的一大特點(diǎn)就是專(zhuān)業(yè)性。檔案信息管理中心的工作人員拋開(kāi)檔案管理的其他工作，專(zhuān)心做檔案信息收集及檔案信息整合，根據(jù)檔案的利用情況，進(jìn)行檔案信息挖掘，并在檔案利用者利用過(guò)程中提供專(zhuān)業(yè)的指導(dǎo)，必要的情況下，根據(jù)檔案管理者的需求，為其提供最準(zhǔn)確的檔案信息。檔案信息管理中心是進(jìn)行檔案信息服務(wù)專(zhuān)業(yè)化的一個(gè)有效途徑，能夠解決目前在檔案信息服務(wù)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題。培育并建設(shè)懂得檔案業(yè)務(wù)，又兼具計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，為用戶(hù)提供綜合性的、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

檔案信息服務(wù)中心能夠提高檔案信息服務(wù)水平，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）推進(jìn)檔案信息服務(wù)個(gè)性化發(fā)展，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為檔案信息服務(wù)個(gè)性化發(fā)展提供了前所未有的便利，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的利用方式及利用范圍都有了前所未有的擴(kuò)展。這對(duì)檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō)是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。部分檔案信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，給用戶(hù)提供了個(gè)性化的推送及相關(guān)服務(wù)，這對(duì)檔案信息利用者來(lái)說(shuō)，相對(duì)程度上提高了服務(wù)效率。服務(wù)個(gè)性化其主要解決的是檔案信息內(nèi)容龐大與用戶(hù)需求不能快速匹配的矛盾。目前的相關(guān)技術(shù)更趨向于對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行推送，在大數(shù)據(jù)背景下，這種服務(wù)有利有弊，有時(shí)所看到的內(nèi)容是經(jīng)過(guò)篩選后的內(nèi)容，可能篩除了真正需要的內(nèi)容，呈現(xiàn)的內(nèi)容是大數(shù)據(jù)技術(shù)想讓你看到的內(nèi)容，而如果這種技術(shù)出現(xiàn)偏差，不僅不利于提高檔案信息服務(wù)的效率，反而會(huì)影響檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。所以，檔案信息服務(wù)個(gè)性化服務(wù)，需要對(duì)檔案利用者的個(gè)人需求信息庫(kù)建設(shè)更加完善與精準(zhǔn)。目前相關(guān)服務(wù)平臺(tái)及社交媒體成為檔案信息服務(wù)個(gè)性化服務(wù)的主要陣地。檔案信息服務(wù)中心的建立能夠在檔案信息資源更豐富的平臺(tái)上提供更加精準(zhǔn)、更智能的檔案信息服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息服務(wù)知識(shí)化發(fā)展，不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

檔案服務(wù)的知識(shí)化發(fā)展，最核心的部分就是檔案信息的挖掘及可視化呈現(xiàn)。檔案最本質(zhì)的作用是憑證作用和情報(bào)作用，它最真實(shí)、客觀地記錄了某段歷史，保持其原汁原味，在檔案信息服務(wù)過(guò)程中，要注重檔案信息的挖掘，通過(guò)多件檔案中信息的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)行知識(shí)挖掘，并通過(guò)篩選、處理，解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題。檔案信息知識(shí)化發(fā)展就是將傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)向數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)挖掘方向轉(zhuǎn)變。從海量的檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)利用規(guī)律，預(yù)測(cè)利用趨勢(shì)，挖掘檔案信息價(jià)值。

（三）提高檔案信息服務(wù)平民化水平，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍

服務(wù)范圍的擴(kuò)大，包括兩方面，一方面是服務(wù)對(duì)象的擴(kuò)展，一方面是服務(wù)內(nèi)容的擴(kuò)展?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及社交媒體的普及極大地推進(jìn)了檔案信息平民化的服務(wù)水平。檔案信息內(nèi)容的擴(kuò)展也是提高檔案信息服務(wù)平民化水平的重要措施。只要是屬于公開(kāi)檔案的，簡(jiǎn)化利用程序與利用門(mén)檻，讓更多民眾獲取自己感興趣的檔案信息。檔案取之于民，用之于民。更加注重民生檔案的收集與利用。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)體系整體化，不斷加強(qiáng)檔案資源整合

檔案信息服務(wù)體系的整體化，需要技術(shù)融合、資源整合，加強(qiáng)檔案信息管理中心建設(shè)。目前在檔案服務(wù)體系化建設(shè)中存在檔案信息化進(jìn)程不一致問(wèn)題。特別是對(duì)于基層檔案館（室）來(lái)講，在檔案管理過(guò)程中配備的設(shè)備、人力、財(cái)力不均衡，可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理水平、電子化水平、信息化管理水平參差不齊，這就是在檔案信息服務(wù)體系化建設(shè)道路上的最主要的障礙。建立檔案信息管理中心，能夠?qū)Ρ拘姓^(qū)域內(nèi)檔案信息化進(jìn)行統(tǒng)籌推進(jìn)，必要時(shí)提供技術(shù)、人力、財(cái)力上的指導(dǎo)與幫助，這樣更容易實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)體系的整體化水平。