企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)構(gòu)想

楊大建

摘 要 玻璃容器是世界公認(rèn)的最安全的、最優(yōu)異的食品包裝容器。近年來，該行業(yè)呈現(xiàn)出全面規(guī)模擴張型的低水平重復(fù)建設(shè)態(tài)勢，導(dǎo)致結(jié)構(gòu)性產(chǎn)能過剩，從而形成互相壓低產(chǎn)品價格進行競爭的惡性循環(huán)。2020年，餐飲、娛樂等消費場景需求急劇下降，更讓市場競爭變得異常激烈。本文以X企業(yè)為例，探索其采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理存在的問題，提出完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)控體系建設(shè)的構(gòu)想，旨在為同類型企業(yè)優(yōu)化采購業(yè)務(wù)內(nèi)控流程提供借鑒。

關(guān)鍵詞 包裝企業(yè) 采購管理 內(nèi)控建設(shè)

一、玻璃（瓶罐）包裝企業(yè)加強采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理的現(xiàn)實意義

玻璃容器廣泛用于啤酒、飲料、調(diào)味品等食品、飲料的包裝，該行業(yè)具有連續(xù)作業(yè)的生產(chǎn)特征，效率決定效益的商業(yè)模式，時間就是金錢。但因自身艱苦作業(yè)的客觀條件，企業(yè)普遍缺乏人才，系統(tǒng)管理能力不足。因此，在當(dāng)前復(fù)雜的經(jīng)濟環(huán)境中，企業(yè)要實現(xiàn)長遠的發(fā)展，必須不斷變革，提升系統(tǒng)能力。

該行業(yè)原料成本占總成本比重較大，適質(zhì)、適量、適價、適地、適時獲取最優(yōu)采購成本，是降低企業(yè)經(jīng)營成本最直接、最有效的路徑。采購流程包括編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗收、退貨、付款、會計控制等諸多環(huán)節(jié)，失誤或舞弊現(xiàn)象發(fā)生的概率較大。因此，建立健全采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系，不僅可有效保證采購管理目標(biāo)的實現(xiàn)，還在提高企業(yè)的系統(tǒng)運營管理能力方面，起著十分重要的示范作用，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

二、X企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控管理存在的主要問題

（一）變革的基因尚不完備

合資公司X企業(yè)由A、B企業(yè)共同出資設(shè)立，A企業(yè)主營平板玻璃，創(chuàng)始人集權(quán)領(lǐng)導(dǎo)，個人進行快速決策，事無巨細，親力親為，有較好的經(jīng)營效益，但標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、制度化、信息化的系統(tǒng)管理較弱。X企業(yè)作為合資企業(yè)，其戰(zhàn)略計劃還是以此為起點，憑借技術(shù)領(lǐng)先、管理領(lǐng)先的優(yōu)勢，迅速擴大規(guī)模，成為行業(yè)龍頭。鑒于團隊成員來自五湖四海，各種慣性思維客觀存在，必須統(tǒng)一思想，統(tǒng)一認(rèn)識，為企業(yè)快速成長植入裂變的基因。

（二）不相容職責(zé)未分離

企業(yè)的采購任務(wù)由供銷部負責(zé)，采購經(jīng)理全面負責(zé)供應(yīng)商資格評定、供應(yīng)商選擇、采購詢價、比價、合同擬定、貨源分配、付款申請等工作，相關(guān)業(yè)務(wù)直接向總經(jīng)理報告。但由于缺乏權(quán)力與責(zé)任的制衡，采購環(huán)節(jié)中的失誤、舞弊事件，幾乎不可避免。

（三）采購人員綜合素養(yǎng)有待提升

采購人員的專業(yè)程度、個人道德觀、工作能力、價值觀等，會極大地影響企業(yè)采購業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量?，F(xiàn)階段，大部分企業(yè)都不可避免地將親疏關(guān)系作為用人的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有對采購員進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，在無形中提高了管理風(fēng)險。

（四）內(nèi)部信息溝通系統(tǒng)不健全

OA（辦公自動化）系統(tǒng)、ERP進銷存等信息管理系統(tǒng)尚不健全，內(nèi)部信息溝通以微信、電話為主，口頭指令常態(tài)化，信息失真可能性較大。采購需求、采購計劃、合同訂單、入庫驗收、結(jié)算付款等作業(yè)在線下傳遞審批，原始記錄沒有“一一對應(yīng)”匹配傳遞審核。信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)運行脫節(jié)，ERP成為財務(wù)記賬的輔助工具，各級管理人員和財務(wù)部門，無法動態(tài)了解業(yè)務(wù)執(zhí)行的過程，“信息孤島”現(xiàn)象明顯，沒有利用信息系統(tǒng)進行有效管控。

（五）采購標(biāo)準(zhǔn)不明確、流程不規(guī)范、制度不完善

目前，成文的流程、制度和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)尚不明確。如物資編碼、物資名稱、客戶編碼、客戶名稱等基礎(chǔ)信息的維護，預(yù)算管理、計劃管理、供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理、合同管理、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確，資產(chǎn)盤點等核心業(yè)務(wù)尚未有成文制度進行管控，給采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險控制帶來了巨大的挑戰(zhàn)。而且由于內(nèi)部風(fēng)險管理存在問題，內(nèi)部監(jiān)督職能權(quán)責(zé)尚不清晰，內(nèi)部監(jiān)督機制尚不健全，監(jiān)督管理不成體系，監(jiān)督管理力度不夠。

三、X企業(yè)采購內(nèi)部控制體系建設(shè)構(gòu)想

（一）培養(yǎng)自我變革思維，營造改善革新氛圍

任何變革的首要工作是做好認(rèn)知準(zhǔn)備。思維模式是企業(yè)變革創(chuàng)新的基因，在當(dāng)前的經(jīng)濟環(huán)境下，過去的所有經(jīng)驗可能對我們都不再有效，要讓員工認(rèn)識到，改變不是因為你做得不好，而是因為環(huán)境變化了。無論是企業(yè)還是個體，唯有從內(nèi)心接受變化的客觀存在，唯有不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，才能贏得美好未來 。

（二）運用清單管理工具加強應(yīng)用

企業(yè)采購內(nèi)控體系的建設(shè)涉及大量復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，如何克服經(jīng)驗判斷，了解核心要素，分析要素的相關(guān)性和流程順序，辨識關(guān)鍵控制點，實現(xiàn)全面、有效的控制并兼顧成本效益呢？哈佛大學(xué)醫(yī)學(xué)院的阿圖.葛文教授將清單管理視為一場捍衛(wèi)安全和正確的革命。筆者認(rèn)為，在內(nèi)控建設(shè)中應(yīng)該運用精益思維，運用清單工具，繪制高效、簡潔、清晰的表單，化繁為簡，使表單內(nèi)容一目了然，這不失為一種加強管理應(yīng)用的有效手段。

1.物料清單管理。首先，依據(jù)設(shè)計方案，完成物料選型后，應(yīng)對物料統(tǒng)一編碼與命名，并實施歸口統(tǒng)一管理。其次，進行多維度歸類標(biāo)識，如按物料用途將物料分為直接原料、燃料、模具、包裝物、備件等;再如依據(jù)成本風(fēng)險及貨源風(fēng)險對采購物資的影響程度分類，如重點物資、規(guī)模物資、瓶頸物資、常規(guī)物資等。標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)管理、多維度的標(biāo)識，為后期的數(shù)據(jù)搜集、整理、加工、分析，為管理策略的擬定夯實了基礎(chǔ)。

2.關(guān)鍵風(fēng)險源清單管理。首先，將采購到付款業(yè)務(wù)的循環(huán)作業(yè)層層細化，分為年度需求計劃、年度采購計劃、采購策略制度、招標(biāo)/詢比價、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、貨源分配、月度需求計劃、月度采購計劃、采購訂單/發(fā)貨退知單、入廠接收、檢驗入庫、退貨或讓步接收、賬務(wù)掛賬、結(jié)算付款等多個作業(yè)小類。每個作業(yè)小類逐一開展風(fēng)險識別、風(fēng)險評估，標(biāo)識關(guān)鍵風(fēng)險點工作，并有針對性地擬定預(yù)防性策略。

3.授權(quán)清單管理。對每一項業(yè)務(wù)都要根據(jù)作業(yè)清單，清晰地界定相關(guān)責(zé)任主體的責(zé)任、權(quán)力、金額范圍，做到內(nèi)容齊全、層級明確、沒有缺項、沒有交叉，同時實現(xiàn)不相容權(quán)責(zé)的分離。不相容權(quán)責(zé)的分離，一是分割互約，采購活動全流程實現(xiàn)需求、采購、檢驗、入庫、結(jié)算業(yè)務(wù)獨立。職能分離，相互制約，相互監(jiān)督，保證業(yè)務(wù)鏈可追溯。二是權(quán)責(zé)分離，申請、審批與采購職務(wù)分離，評標(biāo)人員與審批人員分離，技術(shù)標(biāo)與商務(wù)標(biāo)分離，采購與質(zhì)量、數(shù)量驗收分離，付款審批人、付款執(zhí)行人與采購職務(wù)分離，審核付款與付款執(zhí)行分離，采購、存儲和使用與會計記錄分離，記錄應(yīng)付賬款與付款分離等，供應(yīng)商評估與選擇人分離等。在具體實施不相容權(quán)責(zé)分離時，必須結(jié)合企業(yè)實際，兼顧管理成本和效益原則分步實現(xiàn)。

4.信息流清單管理。根據(jù)管理需求，建立信息流清單，統(tǒng)一表單格式，并規(guī)范表單的填報方法、傳遞流程、時間節(jié)點等，使信息管理準(zhǔn)確、高效、可控。

5.供應(yīng)商清單管理。根據(jù)采購策略，運用清單管理工具，設(shè)立供應(yīng)商的準(zhǔn)入和淘汰標(biāo)準(zhǔn)。按照物資的重要程度、履約情況行分類分級，動態(tài)管理，使企業(yè)在供應(yīng)商篩選方面，始終保持優(yōu)勝劣汰的良性機制，只有這樣，才能為企業(yè)采購提供優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商資源。

6.合同清單管理。采購合同的風(fēng)險主要集中在以下幾點。第一，未經(jīng)授權(quán)對外簽署合同，合同對方的主體資格、履約能力等未達標(biāo)，合同內(nèi)容涉嫌欺詐等。 第二，未根據(jù)供應(yīng)商的履約能力、市場變化等及時調(diào)整合同內(nèi)容。第三，雙方擬定的合同條款模糊不清，合同執(zhí)行過程未得到有效控制。借助清單管理工具，構(gòu)建合同管理清單，可以比較簡單高效地加強風(fēng)險管理。

（三）完善核心管理制度

1.完善預(yù)算管理和績效評價制度。當(dāng)今，企業(yè)正向信息化和智能化“兩化”融合的制造業(yè)邁進，我們要堅持“國際化的視野，開放的意識，系統(tǒng)的工程思維”的創(chuàng)新觀念，從危機意識理念的視角出發(fā)，尋求自我發(fā)展的方向和路徑。預(yù)算管理作為戰(zhàn)略管理最有效的管理工具，值得全面推廣和應(yīng)用。具體來說，我們可以構(gòu)建采購預(yù)算管理體系，改進物資采購標(biāo)準(zhǔn)成本管理工作，夯實采購計劃管理基礎(chǔ)，加強對市場變化趨勢的預(yù)測能力，加強對未來生產(chǎn)需求做出合理判斷和規(guī)劃的能力，綜合供應(yīng)商產(chǎn)能及庫存情況，合理安排采購時間和采購量。

2.完善合同管理制度。公開、公正、公平的陽光采購制度是最有效的防腐劑。有組織、有程序、有規(guī)范的招投標(biāo)、合同訂立、交付、結(jié)算等行為，是契約精神的體現(xiàn)，更是保障企業(yè)信用、降低經(jīng)營成本的有效途徑。

3.完善存貨管理制度。完善存貨管理和風(fēng)險控制制度，規(guī)范采購、驗收、入庫、領(lǐng)用/出售、出借、庫存保管和報廢等業(yè)務(wù)，確保存貨的安全和完整，提高存貨的周轉(zhuǎn)效率和運營效益。

4.健全采購會計系統(tǒng)控制機制。會計系統(tǒng)的科學(xué)設(shè)置，本身就是企業(yè)內(nèi)控完善的體現(xiàn)。新時代的財務(wù)管理，應(yīng)融入精益管理、價值管理思維。在建立會計系統(tǒng)控制機制時，要盡可能地做到全面管理、重點突出、業(yè)務(wù)全程可追溯。如采購掛賬，要堅持“四單合一”（訂單、質(zhì)檢單、入庫單、發(fā)票信息相符）的基本原則。付款要有對賬機制，價格要有定期差異分析機制，資產(chǎn)管理要有定期對賬和全面盤點機制等。

5.完善監(jiān)督管理制度。權(quán)力必須鎖在制度的籠子里，進行有效的監(jiān)督，才能使風(fēng)險可控。因此，我們在完善內(nèi)控設(shè)計的同時，還要重視內(nèi)外部監(jiān)督機制的落實與完善。如完善定期的內(nèi)部評估制度，完善外部的審計制度等。

6.信息化管理制度。在當(dāng)前新常態(tài)的背景下，要充分利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，創(chuàng)新更多內(nèi)部控制手段，讓內(nèi)部控制管理更加科學(xué)高效。夯實信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，需要對數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流標(biāo)準(zhǔn)化進行定義并歸口管理，以保證內(nèi)部信息的規(guī)范。

四、結(jié)語

玻璃（瓶罐）包裝企業(yè)作為傳統(tǒng)制造業(yè)，成本領(lǐng)先戰(zhàn)略是其基本的市場競爭策略。在當(dāng)前的經(jīng)濟形勢下，玻璃（瓶罐）包裝企業(yè)應(yīng)積極倡導(dǎo)精益文化，引入新智力、融合新技術(shù)、運用精益成本管理理論，大力推進精益成本的管理，綜合提升系統(tǒng)管理能力，盡最大可能減少浪費，提高運營效率，方可轉(zhuǎn)危為安。作為成本管理最重要的環(huán)節(jié)，必須加強采購業(yè)務(wù)的價值鏈管理，充分把握采購成本動因和關(guān)鍵風(fēng)險點，從而制定系統(tǒng)化、立體化、精細化的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系，規(guī)范采購行為，強化對采購業(yè)務(wù)全過程的管理。這對實現(xiàn)采購管理的目標(biāo)，獲取最優(yōu)采購成本，樹立企業(yè)核心競爭力具有極其重要的現(xiàn)實意義。

（作者單位為綿竹市紅森玻璃制品有限公司）

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