數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應(yīng)用價值

摘要：以探索數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應(yīng)用價值為重點進行闡述，以當下學校檔案管理工作開展的具體情況為依據(jù)，首先分析數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的差異，其次從有助于進行辦公文檔管理、人事檔案管理、財務(wù)會計檔案管理等幾個方面深入說明并探討數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應(yīng)用價值，再次介紹檔案管理數(shù)字化制約因素，最后闡述數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應(yīng)用思考，增強學校檔案管理的實效性，旨在為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 學校檔案 管理 應(yīng)用價值

中圖分類號：G27? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）12-0221-02

檔案管理是每一所學校管理體系的重要分支，也是評價學校管理質(zhì)量的參考指標。而檔案管理并非被動化的項目，卻可以作用在各級各類管理工作中。也就是說檔案管理能夠促使學校內(nèi)部其他項目工作的有效開展，也是學校各項管理工作的重要輔助力量。特別是在信息化社會，信息逐步發(fā)展成為重要的社會資源，怎樣通過信息資源強化檔案管理，值得管理者深入挖掘研究。新時期，檔案數(shù)字化成為學校檔案管理工作的必然趨勢，數(shù)字檔案對在管理中的價值，值得關(guān)注。

一、數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的差異

數(shù)字檔案主要是依托計算機等先進技術(shù)，將以往紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字類型的檔案信息并保存在檔案中。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的差異是：首先，因為保存媒介不同，數(shù)字檔案成本比較低，紙質(zhì)檔案的保存需要大量紙張。以一所擁有32名教職工、500名學生的學校為例，該學校每年需要整理的各類檔案，如教職工的人事檔案、學生檔案、財務(wù)檔案、辦公文件檔案等四百余份，按照一份檔案200張紙計算，400份檔案就是八百余張紙，紙張數(shù)量巨大。紙質(zhì)檔案還要面對因疏于防潮、防火、防盜、蟲害以及自然災(zāi)害帶來的不可挽回的損失。在單位搬家、整合歸并、轉(zhuǎn)運中，有可能丟失紙質(zhì)材料。然而，數(shù)字檔案引入高密度的壓縮類型磁盤，把相關(guān)信息保存在“云”系統(tǒng)內(nèi)，既節(jié)省空間，又節(jié)省管理成本。其次，數(shù)字檔案補充數(shù)據(jù)信息更為便捷，借助計算機終端，能夠隨時記錄數(shù)據(jù)，自動完成編目和歸檔，甚至是篩選及加工[1]，確保信息數(shù)據(jù)的完整性，迅速查閱計算機檢索流程，提高檔案管理的準確性。最后，數(shù)字檔案打破紙質(zhì)檔案管理的時間與空間制約，在終端設(shè)備的支撐之下，不管是計算機技術(shù)還是手機，都能夠隨時隨地地補充與更換檔案，還能夠在有急迫需求時調(diào)取檔案;而紙質(zhì)檔案受地域、時間、空間等方面的限制不能及時供給所需。

二、數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應(yīng)用價值

一般來講，學校檔案主要包括辦公文件檔案、人事檔案、學生檔案、財務(wù)后勤檔案，所有的檔案信息都是學校在前進發(fā)展過程中保存下來的，體現(xiàn)了學校在不同階段管理工作的基本情況。以往的檔案管理只是歸類及存放，在工作中凸顯的意義不夠明顯，而數(shù)字檔案恰恰補上了以往的短板，主要包括以下幾個方面：

其一，有助于人事檔案管理。大多數(shù)情況下，學校人事檔案都是保存?zhèn)€人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的[2]，局限在身份檔案之中，然而針對教學和工作期間獲得的獎勵、成果等，不在檔案信息中，缺少公正、公平性。而數(shù)字檔案可以將其在平時工作生活中的成就記錄在檔案中，尤其是每年變化情況，設(shè)置相關(guān)的條件檢索，通過數(shù)字檔案加以證明。

其二，有助于學生檔案管理。學校發(fā)展的常態(tài)便是一批學生走進，一批學生走出，學校的學生管理工作千頭萬緒，比較煩瑣，班級層面、宿舍層面、學生個體層面的考評等，都應(yīng)該歸入學校管理綜合檔案[3]。然而部分學校依舊存在問題，總是趨于表面化地記錄檔案信息，學生畢業(yè)之后這些檔案便消失不見，無法保證學生自身檔案的完整性，而數(shù)字檔案比較全面的、準確地保存在了學生檔案中，對學生檔案管理工作的質(zhì)量奠定了一定的基礎(chǔ)。

其三，有助于財務(wù)會計檔案管理?；A(chǔ)建設(shè)模式的學校后勤工作檔案也需要關(guān)注，財務(wù)會計的檔案管理要彰顯相應(yīng)的技術(shù)規(guī)則與標準，尤其是財務(wù)會計準則，根據(jù)《會計檔案管理辦法》，會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，不同的會計檔案有不同的保存年限。有了數(shù)字檔案，財務(wù)公開獲得了諸多條件的支撐，有助于實效性的完成學校財務(wù)檢查工作[4]。除此之外，檔案管理不應(yīng)該僅是多個類別的管理，還應(yīng)該彰顯學校發(fā)展情況，數(shù)字檔案管理起到一定促進作用。例如：在上級檢查或者學校發(fā)展的整體化評測時，數(shù)字檔案能比較準確、便捷地提供數(shù)字信息，以PPT的形式展示上級單位需求的信息，進而凸顯數(shù)字檔案管理的效用。

三、檔案管理數(shù)字化制約因素

院校檔案管理中引進數(shù)字檔案管理，在具體實施過程中也陷入一定的困境，多方面制約了數(shù)字檔案管理的發(fā)展進程。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

首先在檔案管理思想與方式層面。目前，高校中檔案管理引進數(shù)字檔案已成為必然趨勢，硬件設(shè)備在逐步建設(shè)，但是檔案管理的思想相對滯后，系統(tǒng)化的工作模式尚未完全突破以往的手工操作局限性，工作模式得不到創(chuàng)新。數(shù)字檔案管理便是通過計算機參與信息數(shù)據(jù)的管理[5]，若管理思想不夠新穎，會影響數(shù)字檔案效用的彰顯。因此，使用數(shù)字檔案要有明確的新的管理思想。

其次在數(shù)字檔案的一體化管理層面。部分高校各個部門各自為政，設(shè)置特殊的要求，難以保證檔案管理的統(tǒng)一性。各類高校具有相對獨立的檔案系統(tǒng)，涉及硬件組成設(shè)備與軟件內(nèi)容，學校自主購進硬件設(shè)施，使軟件隨之產(chǎn)生差異，各個檔案室的內(nèi)在關(guān)聯(lián)難以被全面了解，也就是說數(shù)字檔案在檔案管理中的應(yīng)用要以數(shù)字化統(tǒng)一性為基礎(chǔ)。

最后是數(shù)字檔案安全性與經(jīng)費層面。現(xiàn)階段部分高校的檔案體系通過外包裝加以設(shè)置，在一般情況下，系統(tǒng)會和校園網(wǎng)及其他類型網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)，大多數(shù)的網(wǎng)絡(luò)病毒會制約體系的安全性，且部分工作者自身的安全意識不夠明確[6]，總會在日常工作中引進病毒，不利于數(shù)字檔案的科學管理。除此之外，檔案數(shù)據(jù)和院校日常工作息息相關(guān)，若被泄露，會造成無法彌補的損失，管理體系建設(shè)的經(jīng)費不夠充足，等等，都會成為阻礙數(shù)字檔案效用發(fā)揮的重要因素。

四、數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應(yīng)用思考

高校要想最大化地提高數(shù)字檔案在檔案管理中的應(yīng)用效果，勢必要進行有效的方案設(shè)計;通過樹立良好的管理思想，增強工作者的自身素養(yǎng);引進檔案安全管理意識，確保檔案信息的安全可靠性;強調(diào)數(shù)據(jù)庫開發(fā)，構(gòu)建檔案管理體系等，給數(shù)字檔案的綜合使用指明方向，致力于院校檔案整體管理質(zhì)量的提升。

1.樹立管理思想，增強工作者的自身素養(yǎng)

明確了數(shù)字檔案的價值之后，學校的檔案管理要選擇新穎的先進技術(shù)，會出現(xiàn)諸多新的管理思想與管理方式，這能體現(xiàn)與時俱進，也會帶來一些問題。因此在學校引進數(shù)字檔案管理思想的前提下，管理者要創(chuàng)新工作機制，確保其有效完成，并將其視為學校檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵點。檔案管理層自身的知識結(jié)構(gòu)會影響檔案管理效率，因此應(yīng)該組建具備現(xiàn)代化先進知識和技能的檔案管理隊伍，吸取多元化的知識要點，不間斷地參與學習活動，更新檔案管理思維[7]。特別是檔案管理中引進的信息技術(shù)，需要安排專業(yè)人員進行管理，以今后的學校發(fā)展趨勢為目標，檔案管理者要深入掌握先進技術(shù)，從而強化數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應(yīng)用效果。

2.引進檔案安全管理意識，確保檔案信息的安全可靠性

學校檔案數(shù)據(jù)是重要的社會資源，與個人隱私及國家機密關(guān)聯(lián)，特別是商業(yè)機密及行業(yè)數(shù)據(jù)檔案，被利用的概率比較大，因此學校管理者要引進安全管理意識，提高信息安全素養(yǎng)。也就是說處于網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)中，電子文件、信息的安全意識和技能要強化，對部分檔案資料來說，檔案信息安全是信息壽命的保障，若信息泄露，檔案便會失去保存的價值。應(yīng)樹立安全管理意識，提升對應(yīng)人員的信息安全素質(zhì)，使其意識到數(shù)字檔案管理的保密性，增強檔案管理安全保障，使信息足夠安全，進而體現(xiàn)數(shù)字檔案在學校管理中的有效性。

3.強調(diào)數(shù)據(jù)庫開發(fā)，構(gòu)建檔案管理體系

數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應(yīng)用，要以完整的數(shù)字化檔案體系為基礎(chǔ)。處理好電子檔案問題，首先要形成檔案信息庫，把重要資料整理納入數(shù)字檔案體系，加以分類，并且備份處理，以免出現(xiàn)檔案破舊影響完整性的問題，特別是部分檔案被翻閱即將報廢的現(xiàn)象。對于部分不能翻閱的檔案資料，可以借助掃描以及拍照等形式，盡可能地保存原有文件信息。除此之外，大力推廣數(shù)字檔案管理軟件，在研發(fā)時期綜合性地歸納與綜合，積極創(chuàng)新[8]，要考慮到數(shù)字檔案今后的利用效果。需要注意的是，學校要強化檔案管理體系的建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)將相對分散的計算機體系連接起來，設(shè)置為服務(wù)器區(qū)域及客戶機，作用在多個操作體系上，這樣學校管理者可以任意調(diào)取檔案資料，便于提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

五、結(jié)語

綜上所述，在學校檔案管理工作中，要積極引進數(shù)字檔案，賦予檔案管理自動化及智能化。每一所學校都要給予數(shù)字檔案高度關(guān)注，了解數(shù)字檔案的價值，并且將其巧妙地作用在學校檔案綜合管理工作中，采取行之有效的措施，健全檔案管理體系，如樹立管理思想，增強工作者的自身素養(yǎng)，引進檔案安全管理意識，確保檔案信息的安全可靠性，進行數(shù)據(jù)庫開發(fā)，構(gòu)建檔案管理體系等，從而為學校持續(xù)化的發(fā)展與規(guī)模擴大提供條件。

參考文獻：

[1]趙洪來.淺談新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：73-74.

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[3]趙洪來.淺談新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：73-74.

[4]劉越男，吳云鵬.基于區(qū)塊鏈的數(shù)字檔案長期保存：既有探索及未來發(fā)展[J].檔案學通訊，2018（6）.

[5]周光群.數(shù)字化背景下城建檔案管理實踐探索[J].城建檔案，2017（12）：14-15.

[6]潘紅，林慕嬋.數(shù)字化高校科研電子檔案的組織管理與服務(wù)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）.

[7]章赫男，陸宏石.科技檔案數(shù)字化在水利系統(tǒng)中應(yīng)用的問題與對策[J].黑龍江水利科技，2019（7）.

[8]潘紅，林慕嬋.數(shù)字化高校科研電子檔案的組織管理與服務(wù)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）.

責任編輯：趙世鵬

[作者簡介]王丹，濰坊工程職業(yè)學院館員，本科，研究方向：檔案管理。