機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用探究

李衛(wèi)華

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展過程中，因自身所持續(xù)進(jìn)行的活動(dòng)，單位內(nèi)部會(huì)產(chǎn)生一些制度、資料等發(fā)展痕跡，這些信息被集中歸納保管后就成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案?；诖?，本文以檔案管理作為研究對象，分析數(shù)字化技術(shù)用于檔案管理的必要性，結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，通過明確數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)、建立數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對原有紙質(zhì)檔案的妥善處理，突出數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化技術(shù)

從成立開始，機(jī)關(guān)事業(yè)單位就形成了屬于自己的單位檔案，其中包含規(guī)章制度、資料信息、財(cái)務(wù)賬目等，隨著事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)大，這些檔案內(nèi)容也會(huì)不斷擴(kuò)充和更新。檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，它能為單位管理決策提供參考依據(jù)，將數(shù)字化技術(shù)用于檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)對檔案的數(shù)字化建設(shè)，將有利于推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

首先，事業(yè)單位過去的檔案都是紙質(zhì)的，紙質(zhì)檔案在調(diào)閱方面不占優(yōu)勢，調(diào)閱效率較低。很多紙質(zhì)檔案都是在普通的檔案柜中存放，但檔案柜如果目錄不全，人們在調(diào)閱檔案時(shí)只能依靠管理人員的預(yù)估。一旦檔案管理人員換崗，新的管理員不了解檔案的存放情況，人們再尋找檔案就要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力。因此，有必要加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。不僅如此，檔案數(shù)字化建設(shè)提高了檔案的調(diào)閱效率，人們調(diào)閱檔案時(shí)無須經(jīng)過各環(huán)節(jié)的申請和報(bào)批，可以直接從系統(tǒng)中查閱檔案內(nèi)容。其次，紙質(zhì)檔案分布松散，冗余情況突出。各部門的檔案被存放在各部門，這不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案的統(tǒng)籌管理，也影響了檔案內(nèi)容的利用效率。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)后，檔案資源得到了保護(hù)，特別是檔案保管期限限定與定期選擇性銷毀機(jī)制的確立，有效保證了檔案的安全性，解決了以往檔案存放所占空間較大的問題。最后，檔案數(shù)字化建設(shè)解決了以往紙質(zhì)檔案存在的安全隱患問題。紙質(zhì)檔案易燃易受潮，遇到明火或電路火花時(shí)，紙質(zhì)檔案容易被燒毀。如果將其存放于電腦系統(tǒng)中，檔案被妥善保存，以上問題就能迎刃而解。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

1.缺乏對檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，數(shù)字化已成為社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，人們依然沒有樹立起科學(xué)的檔案數(shù)字化管理理念。部分事業(yè)單位缺乏對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知，管理者和領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為當(dāng)前采用的檔案管理模式雖然陳舊，但已經(jīng)成熟，且可以為單位帶來良好的工作效益，無須再做任何改變。有的事業(yè)單位雖然引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備儀器，建立了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，但由于觀念上的問題，事業(yè)單位并沒有真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，基于此情況，檔案管理工作效率難以提升。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理是當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展潮流，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢能夠突破以往的檔案管理工作，依靠數(shù)字化技術(shù)靈活性和便捷性的優(yōu)勢，降低檔案管理人員工作強(qiáng)度，提升工作效率。

2.數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用方面存在的問題

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使數(shù)字檔案信息安全在技術(shù)層面上面臨較多新的問題。信息安全技術(shù)水平的提升解決了數(shù)字檔案信息在安全保障方面的問題，但技術(shù)的發(fā)展也為其帶來新的挑戰(zhàn)，這需要信息安全技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)必須進(jìn)一步發(fā)展。數(shù)字簽名和數(shù)字水印是當(dāng)前最常見的檔案信息識別技術(shù)和鑒別技術(shù)，但應(yīng)用時(shí)存在一定的缺陷，相關(guān)配套機(jī)制不夠完善。

3.相關(guān)配套設(shè)施不完善

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)離不開高性能硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)為支撐。但出于認(rèn)識上的不足，有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用就能完成檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和使用，但人們忽視了對檔案數(shù)字化管理氛圍的營造，相關(guān)配套設(shè)施不夠完善。一方面，檔案管理環(huán)境較差，檔案室條件簡陋，有的事業(yè)單位沒有為檔案管理工作留出空間;另一方面，配套設(shè)施陳舊落后，未及時(shí)更新，軟件系統(tǒng)不流暢，影響用戶對檔案的查閱體驗(yàn)。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用

1.明確檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)，完善相關(guān)管理制度

在當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)工作中，應(yīng)明確檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)，選定方向，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，科學(xué)開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作?，F(xiàn)如今，以互聯(lián)網(wǎng)為載體的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)和各個(gè)社會(huì)領(lǐng)域，事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，在檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中以檔案管理工作的數(shù)字化、高效化為目標(biāo)，有序開展檔案管理工作，在提升檔案管理效率的同時(shí)使檔案管理系統(tǒng)更好地服務(wù)于事業(yè)單位。為了迎合時(shí)代的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位應(yīng)建立起數(shù)字化檔案管理體系，完善相關(guān)運(yùn)行模式，突出檔案管理的功能效應(yīng)，明確檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)與發(fā)展方向。作為一名管理者，應(yīng)強(qiáng)化對檔案管理工作的認(rèn)知，了解數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，在接下來的工作中主動(dòng)整合資源，加大對檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，做好軟件研發(fā)和硬件設(shè)施的投入工作，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供可靠的技術(shù)支持。

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用離不開完善的檔案管理制度。高效有序的檔案管理工作體系離不開完備的制度支撐，應(yīng)從事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況出發(fā)，建立符合數(shù)字化技術(shù)發(fā)展的檔案管理制度，提高制度對檔案管理的適應(yīng)性。針對不同的管理工作，其制度的側(cè)重點(diǎn)也會(huì)不同，管理人員應(yīng)準(zhǔn)確把握管理主體屬性，遵循因地制宜的原則建立檔案管理制度。大量檔案資料的輸入輸出和整理加工，要求檔案管理部門在完善內(nèi)部運(yùn)行工作的同時(shí)，做好與其他部門的工作銜接，引導(dǎo)全體人員一同參與檔案管理工作，突出管理制度的層次性。提供檔案資料的部門應(yīng)統(tǒng)一檔案格式，注重?cái)?shù)字化操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和數(shù)字化。

2.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的有效銜接

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立是提升檔案管理效率的關(guān)鍵?，F(xiàn)如今，檔案管理工作能否為人們提供便捷的信息服務(wù)已成為衡量檔案管理效率的前提。有必要在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部建立先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，支持檔案資源的高效共享，拉近各部門的距離，節(jié)省人們在檔案調(diào)閱方面的時(shí)間。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)的建立。遵循前端控制原則和文檔一體化管理原則，打通從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到電子文件管理系統(tǒng)、檔案長期保存系統(tǒng)的信息通路，完成對檔案的全生命周期管理，滿足檔案從生成采集、分類整理、移交歸檔、鑒定處置、長期保存的需求，在保證電子文檔真實(shí)性、完整性的同時(shí)，保障了文檔的法律證據(jù)效力。系統(tǒng)共包含文件捕獲、文件保管、文件利用、鑒定處理等方面內(nèi)容，可實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的自動(dòng)整理，提高檔案管理效率。

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門來說，檔案就是一種資源。如果事業(yè)單位將檔案資源通過內(nèi)部局域網(wǎng)或直接連接社會(huì)網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部人員和社會(huì)大眾可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲得檔案資源的共享權(quán)和使用權(quán)，這時(shí)檔案的價(jià)值就會(huì)充分發(fā)揮。為了強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的社會(huì)推動(dòng)作用，建議事業(yè)單位在完善檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將其與單位內(nèi)部系統(tǒng)、外部管網(wǎng)相銜接，進(jìn)一步妥善系統(tǒng)平臺(tái)，發(fā)揮檔案資源的共享價(jià)值。建立全業(yè)務(wù)檔案利用平臺(tái)，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理全過程的嚴(yán)格管控。在檔案歸檔方面，平臺(tái)支持上傳歸檔，由檔案管理員審批后才可以入庫到指定目錄;在檔案借閱方面，平臺(tái)可分成電子借閱和紙質(zhì)借閱兩種方式。提交借閱表單后，審批通過才可以查看或下載;在檔案鑒定方面，如果檔案過期失效，檔案管理員需要對檔案做鑒定處理;在檔案銷毀方面，對于鑒定結(jié)果為銷毀的檔案，進(jìn)行銷毀操作并記錄銷毀的原因。

OCR技術(shù)作為檔案錄入核心技術(shù)，在檔案數(shù)字化管理工作中意義重大。檔案管理人員將檔案掃描上傳到識別系統(tǒng)，系統(tǒng)對圖片進(jìn)行處理，利用OCR技術(shù)自動(dòng)讀取文檔內(nèi)容，并生成可編輯電子文本。該技術(shù)可對文本進(jìn)行掃描儀掃描，經(jīng)過光電轉(zhuǎn)換得到圖像信息，利用漢字識別技術(shù)完成文本自動(dòng)輸入，減輕了以往數(shù)據(jù)錄入的工作強(qiáng)度，提高錄入速度。

3.加工原有紙質(zhì)檔案，建設(shè)檔案數(shù)字化管理體系

事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)后就會(huì)遇到紙質(zhì)檔案如何處理的問題，原有紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，內(nèi)容繁雜，將這部分檔案融入檔案管理系統(tǒng)至關(guān)重要。針對原有紙質(zhì)檔案的處理問題，可以從三個(gè)階段進(jìn)行處理：第一階段，將分散在各個(gè)部門的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一收集并整合，對檔案內(nèi)容分類歸納，重新梳理編輯目錄，將其融入檔案數(shù)字化管理體系中，完善對檔案資源的統(tǒng)籌管理;第二階段，在電子檔案管理系統(tǒng)上線后，如果原有紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，可對利用率較高的檔案優(yōu)先托管，先處理這部分重要檔案資源，將其納入檔案系統(tǒng);第三階段，對已經(jīng)完成掃描的檔案認(rèn)真梳理，分批次銷毀沒有保存價(jià)值的檔案，針對有必要保存的檔案資源，可以選擇基礎(chǔ)留存，也可以進(jìn)行委托托管。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化體系建設(shè)與推廣是保障檔案管理數(shù)字化落實(shí)的關(guān)鍵。可以從以下幾方面入手推進(jìn)該項(xiàng)工作：首先，在事業(yè)單位內(nèi)部建立關(guān)于檔案數(shù)字化管理的項(xiàng)目方案，確立方案推進(jìn)計(jì)劃，對方案進(jìn)行成本預(yù)算，在系統(tǒng)上線后建立與之相適應(yīng)的管理組織架構(gòu)與管理制度體系，為數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用奠定基礎(chǔ);其次，事業(yè)單位在平臺(tái)上線之后開始培訓(xùn)檔案管理人員，要求檔案管理者學(xué)會(huì)對系統(tǒng)的正確操作，完成對各項(xiàng)系統(tǒng)的銜接，使專職檔案管理人員和其他崗位人員都能掌握正確應(yīng)用平臺(tái)的方法，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)的不斷優(yōu)化。

總而言之，數(shù)字化技術(shù)在各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，對促進(jìn)社會(huì)發(fā)展意義重大。機(jī)關(guān)事業(yè)單位是為我國現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)服務(wù)的重要單位，檔案管理工作效果直接關(guān)系到現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展，積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)有利于推動(dòng)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)，推動(dòng)檔案管理信息化水平的提升。

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