外貿(mào)函電撰寫“三位一體”策略構(gòu)建探究

吳石梅

摘? 要：《外貿(mào)函電》課程作為商務(wù)英語(yǔ)專業(yè)的核心課程之一，其課程教學(xué)目標(biāo)是培養(yǎng)學(xué)生函電撰寫能力。函電撰寫能力是商務(wù)英語(yǔ)專業(yè)學(xué)生必備的專業(yè)核心能力之一。本研究依據(jù)外貿(mào)函電特點(diǎn)，從語(yǔ)言、語(yǔ)氣和內(nèi)容三個(gè)層面構(gòu)建“三位一體”函電撰寫策略，以期為提升外貿(mào)函電教學(xué)質(zhì)量提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)函電;三位一體;策略;構(gòu)建

中圖分類號(hào)：G640? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? ? ?文章編號(hào)：2096-000X（2020）24-0120-03

Abstract： As one of the core courses for business English majors， Foreign Trade Correspondence aims to cultivate students' ability of writing correspondence. The ability to write correspondence is one of the essential core competencies for business English majors. According to the characteristics of foreign trade correspondence， this study constructs the writing strategies of foreign trade correspondence from the three aspects of language， tone and content， hoping to provide some reference for improving the teaching of foreign trade correspondence.

Keywords： Foreign Trade Correspondence; the trinity; strategies; construction

《外貿(mào)函電》課程作為商務(wù)類專業(yè)的核心課程之一，其課程目標(biāo)是培養(yǎng)學(xué)生畢業(yè)后必備的核心能力，即函電撰寫能力。該課程內(nèi)容主要包含建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤、發(fā)盤、回復(fù)、銷售合同、包裝、保險(xiǎn)、賠償、仲裁等不同主題信函的撰寫?！锻赓Q(mào)函電》課程中的信函實(shí)際是指有著國(guó)際貿(mào)易關(guān)系的合作雙方由于彼此的業(yè)務(wù)往來(lái)而產(chǎn)生的信件。外貿(mào)函電信件是指用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確表達(dá)意愿，讓合作雙方非常清楚地了解寫信人的意圖。從某種程度上說(shuō)，外貿(mào)函電的溝通類似于一場(chǎng)馬拉松式的談判。[1]而外貿(mào)函電的基本要求則是主題明確、內(nèi)容簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言精煉、表述完整。同時(shí)，外貿(mào)函電也有其固定的語(yǔ)言特點(diǎn)、習(xí)慣用法、常用句型以及特定的寫作規(guī)范。本研究以《外貿(mào)函電》課程中的信件為語(yǔ)料，從語(yǔ)言、語(yǔ)氣和內(nèi)容三個(gè)層面構(gòu)建“三位一體”函電撰寫策略，為更好地達(dá)成貿(mào)易交易和提高教學(xué)質(zhì)量提供參考和借鑒。

一、外貿(mào)函電的語(yǔ)言表達(dá)策略

外貿(mào)函電寫作有別于其他類型的英文寫作。傳統(tǒng)的英文寫作格式靈活，作者可根據(jù)自身喜好和寫作習(xí)慣，選擇復(fù)雜句型結(jié)構(gòu)和詞語(yǔ)來(lái)表達(dá)情感。而外貿(mào)函電撰寫過(guò)程中，寫信人與收信人之間的關(guān)系是貿(mào)易合作伙伴關(guān)系，相互溝通和談判的目的旨在更好地促使雙方愉快、順利地交易。因此，寫作時(shí)需考慮雙方關(guān)系及利益，信函內(nèi)容兼顧目的與效率。成功的外貿(mào)函電應(yīng)達(dá)到兩個(gè)目的，一是收信人正確、全面地理解寫信人意圖;二是達(dá)成寫信人的目的。因此外貿(mào)函電寫作有其自身的語(yǔ)言特點(diǎn)。

（一）語(yǔ)言的專業(yè)性

外貿(mào)函電屬于專門用途英語(yǔ)（ESP）范疇，Duley Evans和St John（1996）指出，專門用途英語(yǔ)發(fā)展的最大領(lǐng)域當(dāng)屬商務(wù)英語(yǔ)，而外貿(mào)函電課程教學(xué)是我國(guó)商務(wù)英語(yǔ)教學(xué)的起源。[2]在對(duì)外交易中，處理不同的貿(mào)易環(huán)節(jié)時(shí)，都需要較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，這就必然導(dǎo)致《外貿(mào)函電》課程的專業(yè)性特點(diǎn)。[3]《外貿(mào)函電》教學(xué)也經(jīng)常會(huì)使用國(guó)際通用的專業(yè)詞匯和縮略語(yǔ)。如常用的專業(yè)詞匯如一般詢盤（general inquiry）、報(bào)盤（offer）、還盤（counter-offer）、支付條款（terms of payment）、保險(xiǎn)（insurance）、索賠（claim）等;常用的國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)縮略語(yǔ)有：離岸價(jià)格（FOB）、到岸價(jià)格（CIF）和成本加運(yùn)費(fèi)（CFR）等。在外貿(mào)支付中，應(yīng)用的縮略語(yǔ)，如付款交單D/P（Documents against Payment）、 承付交單D/A（Documents against Acceptance）、信匯M/T（Mail Transfer）、 電匯T/T（Telegraphic Transfer）、票匯D/D（Demand Draft）。在外貿(mào)運(yùn)輸中，常用縮略語(yǔ)為：提單B/L（bill of lading）、集裝箱貨運(yùn)站CFS（container freight station）、集裝箱堆場(chǎng)CY（container yard）、門到門D/D（door to door）等。 因此，在外貿(mào)函電撰寫中，應(yīng)該掌握相關(guān)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，準(zhǔn)確發(fā)表含義，達(dá)成寫作目的和交易目的。

（二）語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了

語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了實(shí)際是指在函電撰寫時(shí)，語(yǔ)言力求簡(jiǎn)介明了，表達(dá)內(nèi)容能夠使讀者快速捕捉和領(lǐng)會(huì)，并且能夠按著寫信人的意愿做出行事判斷。因此，寫信人在進(jìn)行函電撰寫時(shí)，首先需要考慮的問題是要了解讀信人的實(shí)際情況，在遣詞造句方面力求清晰明了、言簡(jiǎn)意賅。

1. 正確選用詞匯

初學(xué)寫作的人一般認(rèn)為詞越難越正式越好，殊不知一份晦澀難懂的信件只會(huì)浪費(fèi)對(duì)方時(shí)間，甚至因?qū)Ψ嚼斫獠涣诵藕囊鈭D和目的，而將其擱置一邊，失去雙方合作機(jī)會(huì)。通俗易懂、言簡(jiǎn)意賅的信函會(huì)提高彼此的工作效率。因此，外貿(mào)函電中盡量采用短的、廣為人知的單詞代替生僻的詞匯。但簡(jiǎn)潔不等于簡(jiǎn)單，簡(jiǎn)潔性在信函寫作中體現(xiàn)為：使用簡(jiǎn)潔的詞匯、少用陳詞濫調(diào)、避免冗長(zhǎng)的表達(dá)和不必要的重復(fù);信函中可以引入表格數(shù)據(jù)、實(shí)例、圖片等說(shuō)明觀點(diǎn)，突出寫作目的。

2. 避免模糊表達(dá)

外貿(mào)函電中模棱兩可的表達(dá)會(huì)讓讀者產(chǎn)生誤解，影響商務(wù)溝通。因此，信函措辭應(yīng)盡量選用具體詞匯，指代清楚。如“Does the radio advertisement have a positive effect？”這句話意思就比較模糊。應(yīng)該改為“Does the radio advertisement increase our sales？” 修改之后意思就會(huì)更加清晰明了。同時(shí)，應(yīng)該避免使用產(chǎn)生歧義的詞匯。如“As to the ship sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.”翻譯中文的意思就是“從香港到舊金山有直達(dá)船”，但是bimonthly 究竟是一個(gè)月兩次即半月一次呢，還是兩個(gè)月一次？很明顯，在句子中并不明確。因此，在信函中避免模糊，要清楚地說(shuō)明“一個(gè)月兩次”還是“兩個(gè)月一次”。第一個(gè)句子“We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.”意思為每月兩次直達(dá)船。第二個(gè)句子“We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.”意思為每半月一次直達(dá)船。第三個(gè)句子“We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco every two month.”意思為每?jī)蓚€(gè)月一次直達(dá)船。

3. 注意修飾詞位置

在外貿(mào)信函中，有時(shí)修飾詞的位置不同，會(huì)導(dǎo)致不同的含意。如句子“Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible.”和句子“Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter.” 以上兩句中“as soon as”所在的位置不同，所修飾的內(nèi)容就會(huì)不同，句子所表達(dá)的意思也就截然不一樣。如第一句可譯成“請(qǐng)告你們要我們?yōu)榇吮M快做些什么”。第二句的意思則是“請(qǐng)盡快告知，你們要我們?yōu)榇耸伦鲂┦裁础薄Ｓ纱丝膳袛?，修飾詞在句子中的位置，可以決定句子的意思。

4. 適當(dāng)架構(gòu)句群與段落

外貿(mào)函電中應(yīng)該避免使用復(fù)雜從句和太長(zhǎng)的句子。盡量使用簡(jiǎn)短的句子，這樣更加便于讀信人閱讀。如 “We are sending you our price list and catalogue for the new season， and you will find plenty to attract you in it and will notice that every product of ours is made from 100% natural ingredients.”將此句改為“We are sending you our price list and catalogue for the new season. You will find plenty attractive ones in it for every product of ours are made from 100% natural ingredients.”前句句型復(fù)雜，句子相對(duì)較長(zhǎng)，所包含的信息過(guò)多，不便于讀信人更好地理解句子內(nèi)容的表達(dá)。將前句修改后，句子由原句一句話變成了兩個(gè)句子。很顯然，修改后的句子，其中后半句是前半句的解釋說(shuō)明，使得讀信人能夠更好理解句意。此外，句子之間采用合適的銜接詞進(jìn)行連接也顯得尤為重要，例如“such as”“as soon as”等能更好地幫助讀信人理解句群關(guān)系。

（三）語(yǔ)言的非正式性

貿(mào)易交往中崇尚真誠(chéng)而自然地溝通和交流，而外貿(mào)函電作為交流的媒介，傳遞的是對(duì)彼此的關(guān)切與尊重，而關(guān)切和尊重則從語(yǔ)言的表達(dá)上體現(xiàn)出來(lái)。函電寫作中語(yǔ)言的表達(dá)則大多應(yīng)采用非正式或中性的語(yǔ)言。

二、外貿(mào)函電的語(yǔ)氣構(gòu)建策略

（一）體諒原則（Consideration）

在商務(wù)交往中，貿(mào)易的雙方應(yīng)該站在對(duì)方的角度思考問題。經(jīng)驗(yàn)豐富的商務(wù)工作者，往往能夠預(yù)判客戶需求和疑問，能夠及時(shí)地站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮問題。因此，在函電撰寫過(guò)程中，不僅要體現(xiàn)在禮貌的用語(yǔ)，而且更重要的是學(xué)會(huì)換位思考，體現(xiàn)體諒的原則來(lái)表達(dá)相互的尊重。對(duì)于信函給予及時(shí)的回復(fù)，字里行間體現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的關(guān)心和友好，以此建立良好的貿(mào)易伙伴關(guān)系。在函電撰寫過(guò)程中，我們可遵循兩個(gè)原則：第一，以對(duì)方為主的寫作態(tài)度（You-attitude）。通過(guò)這樣的語(yǔ)言表達(dá)，讓對(duì)方感到備受尊重。第二，措辭得體（Appropriate wording）。貿(mào)易交往中，合作雙方出現(xiàn)意見分歧和爭(zhēng)端是不可避免的問題。即使在這種情況下，貿(mào)易的雙方也不應(yīng)在信函中表達(dá)出現(xiàn)出言不遜、相互指責(zé)和惡語(yǔ)傷人的現(xiàn)象。我們應(yīng)保持禮貌和體諒的態(tài)度，冷靜處理問題，有禮有節(jié)的表明自身立場(chǎng)，維護(hù)良好的貿(mào)易合作關(guān)系。

（二）禮貌原則（Courtesy）

禮貌是貿(mào)易交往中的核心法則，禮貌的言語(yǔ)表達(dá)和謙虛的態(tài)度可有效促進(jìn)雙方之間的合作關(guān)系。因此，在信函中多用“thank you for”“We regret that…”“It will be highly appreciated that…”等禮貌用語(yǔ)。在商務(wù)關(guān)系處理中，不可避免的出現(xiàn)糾紛和摩擦，禮貌溫馨的言語(yǔ)表達(dá)將成為化解雙方僵局的潤(rùn)滑劑。當(dāng)處理索賠和拒絕接受信函時(shí)，措詞要力求委婉禮貌。在進(jìn)行函電撰寫時(shí)也可考慮使用適當(dāng)?shù)姆椒ê图记?。第一，采用被?dòng)句式。被動(dòng)語(yǔ)態(tài)能使請(qǐng)求的語(yǔ)氣顯得更加委婉禮貌。如“You made a very careless mistake.” 若改成“A very careless mistake was made.”會(huì)更好。其次，采用疑問句式。試比較以下三句話“Make payment by D/P”“We request you to make payment by D/P.”和“could you make payment by D/P？”通過(guò)分析比較得出，這三句話分別采用不能的句式來(lái)表達(dá)同樣的意思。但因?yàn)榫涫讲煌?，所表達(dá)的效果截然不同。第一句是祈使句，口氣太強(qiáng)硬，有命令對(duì)方接受之嫌;第二句為陳述句，語(yǔ)言表達(dá)太過(guò)直接，沒有委婉之意;第三句則是疑問句，表達(dá)效果最佳，即表達(dá)了自身的意愿，還避免了語(yǔ)言的過(guò)渡直率和咄咄逼人。由此可知，在信函中如果要向?qū)Ψ教岢稣?qǐng)求時(shí)，三種句式比較，疑問句的表達(dá)和使用會(huì)取得更好的效果。

三、外貿(mào)函電內(nèi)容構(gòu)建策略

（一）完整（Completeness）

信函的完整性不僅指對(duì)對(duì)方問題的一一回復(fù)，還就信函所要表達(dá)的重要內(nèi)容和目標(biāo)要強(qiáng)調(diào)清楚。信函內(nèi)容的完整有利于構(gòu)建良好的企業(yè)信用和形象，提高工作效率，避免不必要的糾紛，有助于建立良好的合作關(guān)系。一封信函寫得是否完整，可用五“W”對(duì)信函進(jìn)行檢驗(yàn)。即“Who， What， Where， When及Why（包括How）”如在定貨的信中，要明確闡述“需要什么商品”（What you want）、“什么時(shí)候需要”（When you need the goods）、“貨物發(fā)到何地何人收”（to Whom and Where the goods to be sent）和“如何付款”（How payment will be made）來(lái)檢查信函內(nèi)容的完整性。

（二）具體（Concreteness）

外貿(mào)函電中，信函內(nèi)容具體是指內(nèi)容具體、確定，言之有物，而不是籠統(tǒng)抽象。尤其是寫信人要求對(duì)方回應(yīng)解決糾紛、咨詢或提供幫助等信息時(shí)，更應(yīng)該講究具體原則。信函中可用具體數(shù)據(jù)、事實(shí)說(shuō)話。如此句話中“We thank you for receiving your letter yesterday.”，像類似“yesterday”和“today”這樣表示時(shí)間的詞匯在句子中就非常抽象模糊、不具體。此類表達(dá)時(shí)間的含糊詞匯不適合在外貿(mào)信函中使用，勢(shì)必會(huì)引起不必要糾紛和誤解，從而導(dǎo)致雙方合作的失敗。因此，這句應(yīng)改為類似下面的句子“We thank you for your letter of April 1st， 2017.”類似的另外一個(gè)例子，如“I will send the catalogs to you soon.”就不如“I will send the catalogs to you in three days.”

（三）準(zhǔn)確（Correctness）

對(duì)外貿(mào)函電而言，準(zhǔn)確是指信函中語(yǔ)法、單詞拼寫的正確和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用的規(guī)范。此外，它還包含語(yǔ)言的恰當(dāng)表達(dá)、良好的語(yǔ)言風(fēng)格和務(wù)實(shí)的態(tài)度。如“This product is absolutely the best one on the market.”此句的描述就太過(guò)夸張，不夠準(zhǔn)確。應(yīng)改為“This product is the best one we can supply.”兩句相比較，后一句明顯準(zhǔn)確具體，給人信任感。信函撰寫者應(yīng)該依據(jù)信函的內(nèi)容，來(lái)選擇信函的表達(dá)方式。如當(dāng)信息對(duì)收信人來(lái)說(shuō)是好消息時(shí)，在信函撰寫時(shí)，一般選擇直接告知的方式;如果不利于對(duì)方的信息或是壞消息時(shí)，信函內(nèi)容的邏輯則采取間接方式先解釋說(shuō)明。合適的告知方法則更有利于雙方交易的達(dá)成。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著國(guó)家“一帶一路”重大戰(zhàn)略部署的推進(jìn)，我國(guó)外向型經(jīng)濟(jì)的發(fā)展意味著日益頻繁的對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)與信息交往。[1]外貿(mào)函電在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中，起著重要的溝通交流媒介作用。本研究從外貿(mào)函電的語(yǔ)言特點(diǎn)、語(yǔ)氣的表達(dá)及函電內(nèi)容三個(gè)層面，構(gòu)建了如“三位一體”函電撰寫策略，以打造客戶至上的外貿(mào)函電信函內(nèi)容，構(gòu)筑和諧輕松的貿(mào)易合作關(guān)系，有效順利實(shí)現(xiàn)貿(mào)易交易目標(biāo)。

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