大數(shù)據(jù)背景下高校行政管理信息化思路探究

李超

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校行政管理;信息化建設

基金項目：本文系華中師范大學中央高校基本科研業(yè)務費管理科學類研究項目《面向一流學科建設的黨政（管理）服務保障研究》（CCNU18ZY0019）研究成果。

在大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)作為高校行政管理活動的客體始終貫穿于整個管理過程，行政管理人員是通過收集數(shù)據(jù)了解用戶對象，對數(shù)據(jù)進行加工處理有助于制訂計劃，輔助決策，行政管理人員還可以通過指令信息進行整改控制，通過信息反饋來檢驗工作成果[1]。高校推行行政管理信息化建設，簡單來說就是要求各行政管理部門梳理、優(yōu)化工作流程，把已經(jīng)形成的標準化工作模式轉(zhuǎn)化成線上管理。高校通過推行行政管理信息化，可以將高校的各個部門的信息進行集成，方便統(tǒng)一管理，大大提高了工作人員的效率以及整體的管理水平，也能更好地服務于教學科研，提升學校的綜合實力和科研水平。面對在行政管理過程中急劇增加的數(shù)據(jù)，如何規(guī)范且高效地處理數(shù)據(jù)是高校順應大數(shù)據(jù)潮流并得以長久穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵。

一 大數(shù)據(jù)時代背景下高校行政管理信息化建設現(xiàn)狀

我國高校在信息化建設方面已經(jīng)持續(xù)了幾十年的時間，其建設成果是非常顯著的。在這幾十年時間里，許多高校從單機應用系統(tǒng)逐步發(fā)展出各個職能部門的管理系統(tǒng)，并且建立了信息化中心和數(shù)字化校園網(wǎng)絡。當下，智慧校園這一熱門課題在很多高校實施，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為智慧校園建設中非常重要的一環(huán)[2]。由此可見，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，高校的管理模式發(fā)生了巨大的改變。數(shù)字化、信息化是當前發(fā)展的主流，加強信息化建設是高校主動適應時代發(fā)展潮流的需要。

然而，我國高校信息化建設工作仍處于初級階段。研究數(shù)據(jù)顯示，目前我國已有85%的高校建立了電子校務系統(tǒng)，為高校教學、科研、管理與生活等方面提供服務，但僅有不到30%的高校實現(xiàn)了教學與科研管理、人事管理和財務管理等多方面的信息化建設工作，成功建立了集成、統(tǒng)一的校級行政管理信息平臺的高校占比更少，不到8.9%[3]。另外傳統(tǒng)的管理理念和思維方式也嚴重制約了高校信息化的建設和發(fā)展。

二 大數(shù)據(jù)背景下高校行政管理信息化的意義

規(guī)范高校行政管理。高校推行信息化行政管理能夠有效地提高高校的整體管理水平，促進管理的規(guī)范化和智能化。高校通過運用信息化手段能夠在最大程度上將行政管理各部門以及部門內(nèi)部各個環(huán)節(jié)都結(jié)合起來[4]，管理人員能依照固定的流程對數(shù)據(jù)進行收集、整理、傳遞和利用，用戶也能及時的查閱到自己需要的信息，大大提高了數(shù)據(jù)的利用效率。

提升高校行政管理水平。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及與應用，高?？衫酶黜椥畔⒓夹g(shù)來輔助行政管理工作的開展。當前，數(shù)字化校園建設也在穩(wěn)步推進，許多高校都著手于利用信息技術(shù)，建立統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)、應用平臺以及各項數(shù)據(jù)庫，升級完善校園網(wǎng)絡，通過校園網(wǎng)絡平臺直接發(fā)布信息。高校在大數(shù)據(jù)時代的背景下實現(xiàn)行政管理信息化，有助于提高管理人員的工作效率，全面提高行政管理水平，從而實現(xiàn)對各項行政事務的有效管理。

促進高校發(fā)展，提升高校綜合實力。在大數(shù)據(jù)和教育信息化的背景下，我國高等院校正處于一個快速發(fā)展的新時期。高校只有重視應用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)行政管理信息化，才能順應時代發(fā)展潮流。高校行政管理信息化不僅能在大數(shù)據(jù)的背景下為教學和科研提供支撐，推動高校行政管理順利進行，從長遠發(fā)展的角度出發(fā)，高校行政管理信息化有助于提升高校的教學質(zhì)量、辦學影響力，從而提升高校的整體綜合實力。

三 大數(shù)據(jù)背景下高校行政管理信息化存在的問題

（一）高校行政管理人員信息化意識淡薄

目前，高校存在行政管理人員信息化意識薄弱、業(yè)務不熟練、工作效率低下等情況。部分人員受傳統(tǒng)觀念的影響，習慣了傳統(tǒng)的工作方式，特別是年紀較大的行政管理人員，他們信息技術(shù)和知識儲備都不夠，不懂得如何應用信息技術(shù)展開具體的工作，無法適應快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代，不能投入到全新的信息化行政管理建設中來。還有一個原因是多數(shù)高校的行政管理處于吃大鍋飯的狀態(tài)，行政管理工作做的多與少不與收入直接掛鉤，這種環(huán)境更容易滋生管理人員懶惰的心理，不愿主動學習思考，提高自身的學習素養(yǎng)[5]。實際上一些高校的行政管理工作在很長一段時間內(nèi)都處于停滯不前的狀態(tài)，要想改變行政管理人員的心態(tài)，提高管理人員的信息意識，還有很遠的路要走[6]。

（二）高校對行政管理信息化建設重視程度不夠

建設高校的行政管理信息化是一項長期且艱巨的系統(tǒng)工程，覆蓋面很廣，要想順利完成行政管理信息化技術(shù)的改革創(chuàng)新，并全面地推行并應用于高校各個部門，就必須深刻意識到行政管理信息化對高校的建設與發(fā)展的重要性。如果沒有學校管理層的大力支持與長遠規(guī)劃，學校很難真正落實行政管理信息化。要完成此項工程，非一日之功。然而目前有許多高校雖然成立了信息化工作辦公室，但卻是“表面工程”，并沒有配備足夠的信息化管理專職工作人員或設備。由于高校行政管理信息化革新不受重視，高校管理者的支持力度不足，這項建設工程流于表面，行政管理人員參與行政管理信息化建設的積極性不高，這項工程也就僅僅流于表面，并沒有起到優(yōu)化優(yōu)化高校行政管理工作的作用，致使高校行政管理信息化建設發(fā)展遲緩。

（三）各行政管理部門間存在“信息孤島”現(xiàn)象

目前，我國高校的行政管理工作幾乎都是是分部門進行的，各個部門之間存在“信息孤島”現(xiàn)象。這是由于高校各個部門的信息化建設的具體情況與進程是不同的，比如各個部門使用的軟硬件不同，各部門管理信息系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)標準也可能不同，從而造成各個部門之間的信息溝通交流存在障礙，數(shù)據(jù)無法互通和共享，信息管理集成難度大，也極容易出現(xiàn)重復建設和資源浪費的情況。比如師生在辦理多項業(yè)務時，需要進入不同的信息管理系統(tǒng)，學生要選課需要進入教務管理系統(tǒng)，辦理黨員組織關(guān)系需要進入黨務系統(tǒng)，交學費或辦理財務報銷則需要進入財務系統(tǒng)等。所有的信息管理系統(tǒng)各自為政，形成了一座“信息孤島”，如何打破信息孤島，是高校信息化建設過程中的重中之重。

四 大數(shù)據(jù)背景下高校行政管理信息化思路探究

（一）增強高校行政管理人員信息化意識

高校要想將成功推行行政管理信息化建設，就一定離不開學校管理層的重視與支持。高?？梢酝ㄟ^制作宣稱片、組織講座等方式對行政管理信息化建設進行宣傳，由此提高行政管理人員的信息化意識。同時，要想升級并拓展行政管理業(yè)務系統(tǒng)的功能，還需要高校行政管理人員主動思考，積極發(fā)揮在其在信息化建設中的主體作用，從而全面推進高校行政管理信息化進程。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃高校行政管理信息化建設

行政管理信息化是一項系統(tǒng)的工程，需要涵蓋高校的各個部門，在建設過程中需要大量信息技術(shù)、設備與專業(yè)人員與的投入，同樣也要有大量的經(jīng)費支持。高校如何把經(jīng)費合理地分配在硬件設施、軟件系統(tǒng)以及人才隊伍建設等方面，是行政管理信息化能否成功實施的關(guān)鍵[7]。學校管理層需要加強對信息化建設工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，綜合考慮多項因素，著力構(gòu)建一個統(tǒng)一的行政管理業(yè)務平臺，以發(fā)展的眼光有計劃、分步驟地進行。另外在選擇系統(tǒng)和設備時要制定統(tǒng)一的規(guī)范和標準，確保高校各個部門業(yè)務系統(tǒng)能實時有效交流，實現(xiàn)資源共享。

（三）完善高校行政管理信息化相關(guān)制度建設

為保障實現(xiàn)行政管理信息化，高校還應制定并落實行規(guī)范、科學的相關(guān)管理制度建設。制度建設，可由高校的管理層領導牽頭，明確行政管理信息化建設的目標與流程，成立專門的行政管理信息化建設小組，妥善解決管理過程中出現(xiàn)的各類問題，規(guī)范行政管理，從而提升管理效率。

完善行政管理信息化制度建設還包括需要充分明確各行政管理部門的責任與分工。行政管理人員按照相關(guān)要求開展各項工作，嚴格執(zhí)行并落實行政管理信息化制度，形成一支團隊協(xié)作力強、專業(yè)技術(shù)高的行政管理隊伍，為高校行政管理信息化建設助力[8]。例如高?？梢砸?guī)定相關(guān)技術(shù)人員定期對高校的信息設備和管理信息系統(tǒng)進行檢查、維護和更新，及時排除故障。相關(guān)制度建設能為高校的行政管理信息化提供有力的保障。

（四）打破各行政管理部門間“信息孤島”現(xiàn)象

目前，“信息孤島”現(xiàn)象在高校各個部門之間普遍存在，要想解決“信息孤島”問題，實現(xiàn)資源共享，可以從以下兩個方面進行解決。

首先，高校應當成立行政管理信息化建設小組，由該小組領導，對本校的行政管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一規(guī)劃和集中建設，這種“自上而下”的方法能有效解決“信息孤島”問題，但是該方案實現(xiàn)周期較長，需要投入大量的資金、設備以及專業(yè)技術(shù)人員，這就必須有高校管理層的大力支持，實現(xiàn)高校行政管理信息化任重而道遠。

另外還有一種方案是通過“自下而上”的方式實現(xiàn)行政管理信息化。具體來說就是讓高校信息化辦公室參與到高校各個行政部門的業(yè)務系統(tǒng)建設中，通過考察現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)，指導各行政管理部門進行升級，例如規(guī)范數(shù)據(jù)標準、統(tǒng)一經(jīng)費管理和實現(xiàn)項目化管理，這樣可以統(tǒng)一規(guī)范高校的行政管理信息化建設，有效避免重復建設和資源浪費，實現(xiàn)各部門間的資源共享。

（五）加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓

培養(yǎng)專業(yè)基礎知識扎實、行政管理能力強的專業(yè)人員能為高校推行行政管理信息化提供人才資源保障。高素質(zhì)的信息化人才應當具備系統(tǒng)建設與維護能力，能熟練應用信息化設備并能自主進行檢測和維修，并有較高的信息化管理能力[9]。高校應當加強對行政管理人員的培訓，制定并積極推行規(guī)范的行政管理信息化培訓機制，重視利用信息技術(shù)和設備，增強管理人員的信息化意識，從而全面提高該校行政管理人員的綜合素質(zhì)和行政管理信息化的整體水平。

面對如今數(shù)據(jù)呈爆炸式增長的情況，高校如何對行政管理工作中的大量數(shù)據(jù)進行有效管理十分重要。高校行政管理信息化是一場是以現(xiàn)代信息技術(shù)為工具的管理變革，這不僅僅是技術(shù)上的變革，更是管理模式上的改革與創(chuàng)新[10]。其建設過程不僅需要高校的大力支持和統(tǒng)一規(guī)劃，也需要管理人員不斷學習，提升學習素養(yǎng)。高校應結(jié)合自身的情況，制定合理的方案穩(wěn)扎穩(wěn)打，實現(xiàn)高校各部門資源共享，提升資源利用效率，促進高校行政管理良性運行，推動高校教育事業(yè)蓬勃發(fā)展。

參考文獻

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