淺議房屋管理數(shù)字檔案室的建設(shè)

文/王侃

近年來得益于信息技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化辦公已成為新的辦事模式。政府部門大力發(fā)展電子政務(wù)服務(wù)，企業(yè)在市場(chǎng)中大力推廣電子商務(wù)，既方便了政府、企業(yè)與市民百姓的日常工作、學(xué)習(xí)和生活，又極大地提高了全社會(huì)的辦事效率，提升了城市精細(xì)化管理的水平，隨之也產(chǎn)生了大量的數(shù)字文件。為應(yīng)對(duì)這一新情況，2016年，經(jīng)市委、市政府同意，《上海市檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》正式印發(fā)，明確到2020年底上海40%的市級(jí)機(jī)關(guān)檔案室建成數(shù)字檔案室，50%的市級(jí)機(jī)關(guān)向市檔案館移交電子檔案或檔案數(shù)字副本，同時(shí)要求全市各單位加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，積極創(chuàng)造資金、技術(shù)等有利條件，切實(shí)完成“十三五”數(shù)字檔案室的創(chuàng)建任務(wù)，提升上海檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平。由此可見，完善數(shù)字檔案的建設(shè)、管理與利用，已經(jīng)是包括房屋管理檔案部門在內(nèi)的所有檔案管理者必須正視的挑戰(zhàn)。

一、我國(guó)數(shù)字檔案室的建設(shè)與特點(diǎn)

自2004年青島市檔案局出臺(tái)《青島市機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》以后，全國(guó)部分地區(qū)、部分部門也先后進(jìn)行了有益的數(shù)字檔案室建設(shè)的探索與實(shí)踐。2013年，上海市檔案局提出了全市數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)：以先進(jìn)的信息化技術(shù)為手段，以“文檔一體化管理”為原則，以電子文件歸檔管理為重點(diǎn)，兼顧傳統(tǒng)載體，開發(fā)和應(yīng)用符合實(shí)際的規(guī)范的檔案管理信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理自動(dòng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。2014年國(guó)家檔案局制定的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》明確了數(shù)字化檔案室的定義和建設(shè)的原則，在基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源以及保障體系等四個(gè)方面，對(duì)全國(guó)數(shù)字檔案室的建設(shè)提出了極為詳細(xì)的要求。

相較傳統(tǒng)的檔案部門，數(shù)字檔案室具有以下三大鮮明的特性：

1.檔案資源數(shù)字化。檔案部門對(duì)在電子政務(wù)和電子商務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的新增電子文件，包括文本文件、圖像文件、視頻文件等，運(yùn)用統(tǒng)一的數(shù)字形式加以收集、整理、加工、存儲(chǔ)，既規(guī)范了電子檔案保存的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，又壓縮了存儲(chǔ)空間。同時(shí)，通過對(duì)經(jīng)數(shù)字化加工過的紙質(zhì)、照片、音像等傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行一并管理和規(guī)范，使傳統(tǒng)檔案的元數(shù)據(jù)以數(shù)字化形式得到更完整的保存，起到豐富數(shù)字檔案資源及完好保存檔案實(shí)體的作用。

2.信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案室因網(wǎng)而產(chǎn)生，因網(wǎng)而發(fā)展。依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，檔案部門與管理部門等機(jī)構(gòu)的數(shù)字檔案可以更便捷的收集、管理和移交，可提高檔案部門的工作效率。同時(shí)，查詢與利用檔案的用戶，也能通過網(wǎng)絡(luò)快速地獲取自己需要的檔案信息，從而加快檔案信息交流與反饋的速度，提高檔案的利用效率。

3.檔案利用知識(shí)化。借助數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，可以打破檔案信息原有載體之間的物理隔離，將分散于文書檔案、照片檔案、音像檔案中的信息有機(jī)組織起來，形成特定的知識(shí)集合，實(shí)現(xiàn)由檔案查詢向知識(shí)提供的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案的利用。

二、房屋管理檔案部門的數(shù)字化實(shí)踐

房屋管理檔案，是政府行業(yè)管理部門在參與房屋管理各類活動(dòng)中產(chǎn)生的具有法律憑證價(jià)值和參考價(jià)值的各種原始記錄，涉及房屋建設(shè)、交易、登記、抵押、使用、維修、征收等各個(gè)過程，其中房屋交易、住房保障和房屋征收等相關(guān)信息是極為重要的民生檔案。適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，管理好各類房屋管理檔案，使之更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于民生，提高房屋管理檔案的整體利用效率，也是房屋管理檔案部門孜孜以求的目標(biāo)。

2010年，上海房屋檔案的管理部門為制定全市房屋管理檔案的發(fā)展規(guī)劃，曾對(duì)全市市區(qū)兩級(jí)房管系統(tǒng)實(shí)體檔案的狀態(tài)作過一次較為全面的調(diào)研。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2010年底，全市房管系統(tǒng)專業(yè)實(shí)體檔案(含征收檔案、房產(chǎn)登記檔案、物業(yè)管理檔案、保障性住房檔案)總量約為1200萬(wàn)卷。

上海市住房保障和房屋管理部門在制定《上海市房管系統(tǒng)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》時(shí)提出，“十二五”期間，全市房屋管理檔案部門要以“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，共享資源，深化利用”為核心目標(biāo)，穩(wěn)步推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)上海市房管檔案信息資源的高度共享和利用。從上海市進(jìn)一步減化政府部門辦事流程、優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境、開啟辦事只跑一次的“一網(wǎng)通辦”模式以來，電子政務(wù)服務(wù)得到了大面積的推廣與應(yīng)用，全市房屋管理部門也為之出臺(tái)了諸多有針對(duì)性的便民辦事政策，大量的事務(wù)性工作可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速解決。

由于這種無(wú)紙化辦公的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理已迫在眉睫。目前，市房屋管理檔案部門的檔案管理系統(tǒng)，與國(guó)家檔案局和上海市檔案局最新出臺(tái)的關(guān)于數(shù)字檔案室和電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在不小的差距。對(duì)照國(guó)家及上海市對(duì)于數(shù)字檔案室在基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理、安全保護(hù)等方面的要求，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)存在明顯不足。另外，檔案系統(tǒng)還沒有形成與在線文件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)換的運(yùn)行機(jī)制，檔案歸檔工作仍以手工錄入為主。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)電子政務(wù)的需要，近兩三年來上海市區(qū)兩級(jí)房屋管理機(jī)構(gòu)的檔案部門也在不斷探索數(shù)字檔案室的建設(shè)，如長(zhǎng)寧、崇明等區(qū)房屋管理檔案部門在樣板檔案室的創(chuàng)建過程中成功地開展了數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐。市住建委也在積極申報(bào)上海市示范數(shù)字檔案室建設(shè)的試點(diǎn)，借以推動(dòng)上海市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會(huì)數(shù)字檔案室的建設(shè)走向規(guī)范化、信息化、數(shù)字化。

三、房屋管理數(shù)字檔案室建設(shè)的建議

筆者認(rèn)為，房屋管理部門開展數(shù)字檔案室的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局提出的“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”的原則，從既要適應(yīng)將來房屋管理數(shù)字檔案的發(fā)展又要兼顧滿足實(shí)際需求的角度出發(fā)，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。

1.爭(zhēng)取資金保障。房屋管理數(shù)字檔案室的建設(shè),是項(xiàng)著眼現(xiàn)在面向未來的重大工程。前期的開發(fā)建設(shè)涉及大量的人力、物力和財(cái)力，其中資金的保證與持續(xù)，是建成房屋管理數(shù)字檔案室的關(guān)鍵。這就亟須在各級(jí)主管部門的積極支持下，在建設(shè)房屋管理數(shù)字檔案室之前，做好調(diào)研工作，掌握建設(shè)需求，科學(xué)地測(cè)算建設(shè)資金和項(xiàng)目建成后維持房屋管理數(shù)字檔案室所需的費(fèi)用，做到適度超前，滿足房屋管理數(shù)字檔案室的建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)的需要，使房屋管理數(shù)字檔案室的建設(shè)與運(yùn)行真正體現(xiàn)實(shí)效，不流于形式，充分發(fā)揮其功能與作用。

2.規(guī)范建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案室的建設(shè)，對(duì)于房屋管理行業(yè)來說是全新的事物。建設(shè)和運(yùn)行過程中難免會(huì)遇到些意想不到的情況與問題，需要制定執(zhí)行統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。2019年，上海市就“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)中的電子文件歸檔管理出臺(tái)了管理技術(shù)規(guī)范，對(duì)歸檔流程、數(shù)據(jù)組織、歸檔格式和歸檔接口提出了明確的要求。從統(tǒng)籌房屋管理數(shù)字檔案的管理、方便政府與社會(huì)查詢利用出發(fā)，借鑒國(guó)家與地方出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，充分研究房屋管理的特性，制定統(tǒng)一的房屋管理數(shù)字檔案室技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。以此為基礎(chǔ)，規(guī)范房屋管理系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)與今后的維護(hù)。

3.開發(fā)優(yōu)化應(yīng)用系統(tǒng)。房屋管理檔案部門，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)有的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)條件，充分參考數(shù)字檔案文件的特點(diǎn)，將數(shù)字檔案室的建設(shè)積極融入管理部門的信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子公文信息與數(shù)字檔案的有效轉(zhuǎn)化，涵蓋檔案接收、檔案整理、檔案保管、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案移交與銷毀、檔案?jìng)浞菖c遷移、系統(tǒng)管理等技術(shù)內(nèi)容。這樣既能方便快捷地保存歸檔，又能實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的全程一體化信息管理。對(duì)于目前暫時(shí)沒有條件實(shí)現(xiàn)文檔一體化的房屋管理部門，檔案部門可以在保證電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的前提下，通過開發(fā)具有檔案歸檔功能的嵌入模塊，實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)的對(duì)接。

4.建立健全檔案信息資源。房屋管理數(shù)字檔案室的出現(xiàn)，為房屋管理專業(yè)檔案的管理提供了一個(gè)新的高效平臺(tái)。數(shù)字檔案室的出現(xiàn)，可以使檔案的整理工作更加細(xì)化，從而使檔案信息形成特定主題的知識(shí)匯集，大大方便檔案的查詢利用。此外，房屋管理電子檔案室的建設(shè)，還有可能整合分布于不同單位與部門的數(shù)字檔案資源，在將來形成檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)。這樣，一方面可以有效緩解現(xiàn)在大量產(chǎn)生的增量檔案與有限庫(kù)房之間的矛盾，緩解庫(kù)房容量的壓力，另一方面便于搭建區(qū)域電子檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)房屋管理檔案資源的共享，極大地縮短使用者搜索檔案的時(shí)間，從而使檔案利用更加高效便捷。

5.提供個(gè)性化檔案服務(wù)。政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及市民百姓對(duì)于檔案的需求不盡相同，個(gè)性化特征鮮明。數(shù)字檔案室的出現(xiàn)，可以使房屋管理檔案部門借助數(shù)字檔案室查詢平臺(tái)，對(duì)不同類型的檔案利用者行為進(jìn)行長(zhǎng)期不間斷的跟蹤，記錄其查看的內(nèi)容、搜索的關(guān)鍵詞，從而通過后臺(tái)數(shù)據(jù)分析，掌握不同用戶利用檔案的習(xí)慣與偏好，使檔案工作改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，圍繞特定用戶的需求，在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，主動(dòng)提供他們希望得到的檔案信息，發(fā)揮房屋管理檔案部門的社會(huì)作用。

6.完善安全保障體系。數(shù)字檔案室的優(yōu)勢(shì)雖然明顯，但是其檔案信息的安全性也是極為重要的，尤其在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下。為此，首先要通過合理的規(guī)范要求來保證數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)的完整，其次要通過網(wǎng)絡(luò)的安全來保證數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，最后要運(yùn)用可靠的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)作有效防范，并適時(shí)實(shí)行重要檔案異地異質(zhì)備份保存，落實(shí)數(shù)據(jù)備份，全方位無(wú)死角地保證檔案信息的真正安全。

7.培養(yǎng)引進(jìn)新型人才。數(shù)字檔案室的出現(xiàn)，是檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然，但在實(shí)踐過程中，各檔案管理部門在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、設(shè)備設(shè)施上存在差異，尤其是人員的儲(chǔ)備。以房屋管理檔案部門為例，具有檔案專業(yè)知識(shí)的管理人員數(shù)量已經(jīng)很少了，既有檔案專業(yè)背景又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)秀人才更是缺乏，若想要適應(yīng)檔案信息化的需要，就必須采取“兩條腿走路”的方式，一方面積極引進(jìn)熟悉房屋管理業(yè)務(wù)、懂檔案管理、精通信息技術(shù)的優(yōu)秀人才，另一方面要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案員工的技能培訓(xùn)，優(yōu)化檔案從業(yè)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和運(yùn)用信息技術(shù)的技能，積極應(yīng)對(duì)，改變現(xiàn)有檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為薄弱的狀況，補(bǔ)足管理數(shù)字檔案能力的短板，以適應(yīng)未來房屋管理行業(yè)中開展數(shù)字檔案室建設(shè)的需求。

得益于當(dāng)代信息技術(shù)的普及與運(yùn)用，在各級(jí)政府減化辦事流程、優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境的大背景之下，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量電子文件，需要有與之相應(yīng)的數(shù)字檔案室對(duì)其加以數(shù)字化管理。當(dāng)然，為確保數(shù)字檔案真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用，以適應(yīng)在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的要求，房屋管理數(shù)字檔案室的建設(shè)還有許多路要走，房屋管理檔案部門應(yīng)以此為契機(jī)，推動(dòng)房屋管理系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)逐步走向規(guī)范化、信息化、數(shù)字化。