工程項(xiàng)目實(shí)行財(cái)務(wù)共享的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

郭志雄

摘要：目前，越來(lái)越多的建筑施工企業(yè)開(kāi)始了財(cái)務(wù)共享的探索之路，但是新的管理模式在執(zhí)行過(guò)程中必然會(huì)存在一些問(wèn)題。本文主要是從建筑企業(yè)工程項(xiàng)目基層財(cái)務(wù)人員的角度，對(duì)實(shí)行財(cái)務(wù)共享后發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;財(cái)務(wù)共享;問(wèn)題;應(yīng)對(duì)措施

引言

2013年12月6日財(cái)政部頒布的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》第三十四條明確指出子（分）公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中，逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。共享服務(wù)即是將分散的、重復(fù)性高且易于標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)集中并重新進(jìn)行流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于企業(yè)統(tǒng)一的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、信息分享，加強(qiáng)流程可視度及風(fēng)險(xiǎn)管理。由此可見(jiàn)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)給建筑施工企業(yè)帶來(lái)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、財(cái)務(wù)行為規(guī)范化、降低各種風(fēng)險(xiǎn)、強(qiáng)化資金管控等一系列優(yōu)勢(shì)，所以越來(lái)越多的建筑施工企業(yè)開(kāi)始了財(cái)務(wù)共享的探索之路，但是新的管理模式在執(zhí)行過(guò)程中必然會(huì)存在一些問(wèn)題。

一、工程項(xiàng)目實(shí)行財(cái)務(wù)共享后存在的問(wèn)題

（一）項(xiàng)目?jī)?nèi)部溝通、學(xué)習(xí)成本提升，部分員工存在抵觸情緒

實(shí)行財(cái)務(wù)共享之前，工程項(xiàng)目員工的報(bào)賬手續(xù)較為簡(jiǎn)單，員工只需要將審批單附上合法合規(guī)的票據(jù)并經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后交由財(cái)務(wù)部門核算支付即可。以上流程容易掌握，但是實(shí)行財(cái)務(wù)共享后員工需用自己的共享系統(tǒng)賬戶填寫和發(fā)起業(yè)務(wù)的表單，所填表單涉及會(huì)計(jì)科目、支付方式、資金計(jì)劃類別引入、票據(jù)類型、稅率、摘要等一系列內(nèi)容，這些內(nèi)容的填列在財(cái)務(wù)共享的初期給非財(cái)務(wù)人員帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。由于施工企業(yè)人員流動(dòng)性較大、年齡結(jié)構(gòu)不一致以及文化層次不同，導(dǎo)致員工操作起來(lái)比較困難且容易出錯(cuò)，即使表單填列正確，還需要掃描報(bào)銷資料并進(jìn)行編號(hào)上傳至財(cái)務(wù)共享中心，這些報(bào)銷流程走下來(lái)會(huì)給項(xiàng)目財(cái)務(wù)工作帶來(lái)較為消極的評(píng)價(jià)，部分人員會(huì)認(rèn)為項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)銷流程過(guò)于麻煩及煩瑣，以至于在業(yè)務(wù)開(kāi)展時(shí)會(huì)存在消極怠慢的情況，尤其是涉及需要員工事先墊付部分資金的業(yè)務(wù)。項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員針對(duì)以上出現(xiàn)的情況，一是需要花費(fèi)足夠的耐心和時(shí)間給非財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通和解釋;二是需經(jīng)常組織非財(cái)務(wù)人員對(duì)相關(guān)共享業(yè)務(wù)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致學(xué)習(xí)成本的上升。

（二）項(xiàng)目基層財(cái)務(wù)人員與共享中心人員在遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)的溝通成本較高

在財(cái)務(wù)共享的模式下，項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員作為一線人員，直接與現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)人員接觸，對(duì)分包結(jié)算付款、材料采購(gòu)、機(jī)械租賃、竣工結(jié)算等信息掌握得更為全面。但共享財(cái)務(wù)人員遠(yuǎn)離現(xiàn)場(chǎng)，且需按照既定的流程節(jié)點(diǎn)來(lái)操作各項(xiàng)業(yè)務(wù)，使得有些較急的付款、賬務(wù)調(diào)整等業(yè)務(wù)處理需要現(xiàn)場(chǎng)財(cái)務(wù)人員花費(fèi)較多時(shí)間與共享財(cái)務(wù)進(jìn)行及時(shí)溝通和詳細(xì)解釋，這些都會(huì)給工程項(xiàng)目基層財(cái)務(wù)人員帶來(lái)較高的溝通成本。

（三）財(cái)務(wù)共享模式下部分業(yè)務(wù)的審批流程較多，操作復(fù)雜

建筑施工企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)共享中心的目的之一是有利于提高企業(yè)財(cái)務(wù)工作的效率、降低財(cái)務(wù)工作的成本，但就當(dāng)前工程項(xiàng)目基層財(cái)務(wù)工作來(lái)看，財(cái)務(wù)共享中心部分業(yè)務(wù)的審批流程較多，操作較為復(fù)雜。現(xiàn)以項(xiàng)目安全生產(chǎn)費(fèi)支出的業(yè)務(wù)結(jié)算為例，在實(shí)行財(cái)務(wù)共享之前，一項(xiàng)安全生產(chǎn)費(fèi)結(jié)算的入賬需要合約部從協(xié)作單位取得發(fā)票，并附上相對(duì)應(yīng)的安全生產(chǎn)費(fèi)結(jié)算單及安全生產(chǎn)費(fèi)投入清單，依次由協(xié)作單位負(fù)責(zé)人、安全部、合約部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目經(jīng)理等簽字就可以交到項(xiàng)目財(cái)務(wù)作為入賬依據(jù)。但是實(shí)行財(cái)務(wù)共享之后，以前的全套紙質(zhì)版資料依然需要提供，并且需掃描提單到財(cái)務(wù)共享中心，在這個(gè)過(guò)程中要生成一筆安全生產(chǎn)費(fèi)結(jié)算的憑證需要經(jīng)過(guò)如下流程：

合約部門制單員在共享系統(tǒng)填寫安全生產(chǎn)費(fèi)結(jié)算表并提交→掃描資料并根據(jù)編號(hào)命名上傳至共享系統(tǒng)→提交項(xiàng)目財(cái)務(wù)初審→合約部門主管審核→財(cái)務(wù)主管審核→項(xiàng)目安全負(fù)責(zé)人審核→項(xiàng)目經(jīng)理審核→共享中心稽核→共享中心復(fù)核→生成憑證。

以上流程中的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都需要相關(guān)人員進(jìn)行操作，其實(shí)這筆安全生產(chǎn)費(fèi)的結(jié)算，項(xiàng)目部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)在紙質(zhì)版文件會(huì)簽并審核過(guò)，但是實(shí)行財(cái)務(wù)共享后還需在財(cái)務(wù)共享流程上再審核一遍，造成一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批流程重復(fù)化。又比如在項(xiàng)目部月末、季末、年末出具報(bào)表時(shí)，根據(jù)完工百分比法確認(rèn)收入、成本也都需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理審批，由于此類業(yè)務(wù)處理的專業(yè)性，在成本已經(jīng)確定的情況下，確認(rèn)期間主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和成本是項(xiàng)目基層財(cái)務(wù)人員的職責(zé)，項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員提單，共享中心審核即可。

（四）基層財(cái)務(wù)人員在基礎(chǔ)工作方面耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力

實(shí)行財(cái)務(wù)共享的目的之一就是能較大幅度的提升財(cái)務(wù)工作的效率，讓基層財(cái)務(wù)人員從煩瑣、重復(fù)的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)進(jìn)行更深層次的財(cái)務(wù)管理工作，從而進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)人員的價(jià)值創(chuàng)造?，F(xiàn)以某財(cái)務(wù)共享中心2019年9月份付款時(shí)效性舉例（見(jiàn)表1）：

2019 年 9 月，某財(cái)務(wù)共享中心完成資金付款單、通用報(bào)銷單及差旅費(fèi)報(bào)銷單付款共計(jì) 4385 筆，付款流程平均總時(shí)間為 8.33 天。單據(jù)流程的時(shí)效性會(huì)影響原始憑證整理歸檔的時(shí)效性，一筆單據(jù)發(fā)起后原始資料就已經(jīng)給到了項(xiàng)目財(cái)務(wù)，隨著時(shí)間的推移，由于記賬憑證沒(méi)能及時(shí)生成導(dǎo)致原始資料不好整理歸類，造成原始憑證越積越多，財(cái)務(wù)人員后期需要耗費(fèi)較大精力來(lái)整理憑證。當(dāng)一筆業(yè)務(wù)有誤中途被共享中心退單則會(huì)比較麻煩，需要財(cái)務(wù)人員從原始資料中找出對(duì)應(yīng)附件給單據(jù)發(fā)起人進(jìn)行補(bǔ)充掃描，實(shí)際操作過(guò)程中更多的情況是財(cái)務(wù)人員幫忙實(shí)現(xiàn)這個(gè)任務(wù)，一是因?yàn)橐箜?xiàng)目部業(yè)務(wù)人員從施工現(xiàn)場(chǎng)趕回來(lái)補(bǔ)掃不現(xiàn)實(shí)，二是因?yàn)樾柩a(bǔ)掃情形及出現(xiàn)的問(wèn)題，項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員更清楚，由財(cái)務(wù)人員操作效率會(huì)更高。如是退單情形，項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員則需要把附件資料全部找出來(lái)退回單據(jù)發(fā)起人，重新走共享流程。

所以，基層財(cái)務(wù)人員在繁重的資料上報(bào)、掃描、單據(jù)流程跟進(jìn)、原始資料及會(huì)計(jì)憑證的整理歸檔中耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，難以進(jìn)行深層次的財(cái)務(wù)管理工作，不利于企業(yè)和個(gè)人的發(fā)展。

二、工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)共享的應(yīng)對(duì)措施

（一）鼓勵(lì)沖突領(lǐng)域的對(duì)話和全員參與，加強(qiáng)人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)