新時期下檔案管理現(xiàn)狀以及完善措施

摘 要：加大檔案資源管理力度可以提高社會服務(wù)的效率。本文基于新時代背景下，探究出檔案管理現(xiàn)狀，找尋存在的問題，并在提高資源整合力度，加大管理程度等幾方面提出優(yōu)化對策。希冀可以為我國檔案資源有效管理提供發(fā)展思路。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;開發(fā)對策

一、檔案資源開發(fā)和管理的重要性

檔案是社會信息資源至關(guān)重要的一部分。檔案屬于還原，記錄社會歷史發(fā)展的主要模式之一，如若沒有精準的記錄社會歷史演變的資料文檔，無疑是對數(shù)據(jù)的一種浪費，也無法實現(xiàn)檔案開發(fā)管理制定的目標(biāo)。因此在新時代背景下，提高檔案資源管理力度迫在眉睫。這就需要對應(yīng)檔案部門要創(chuàng)新原有工作方式，在調(diào)查民眾對信息檔案資源需求基礎(chǔ)上，融入相關(guān)信息技術(shù)，為檔案開發(fā)管理提供技術(shù)支持。

二、新時期檔案資源管理存在的問題

其一，理念不夠創(chuàng)新。如今在檔案資源管理上，受到原始管理思想較大的影響，一定程度上也限制了檔案資源的準確管理。比如傳統(tǒng)的資源管理是紙質(zhì)文件，在空間和時間上受限，管理效率低下，很多檔案部門的人員也缺少資源開發(fā)和管理的新型理念。其二，相關(guān)人員沒有認知做好檔案資源開發(fā)管理的重要意義。在實際發(fā)展中，雖然各級政府針對管理現(xiàn)狀出臺了較多法規(guī)政策，但依舊有不少管理人員在對檔案價值認知上存在誤區(qū)，一定程度上都阻礙了檔案開發(fā)管理工作的有序進行。其三，任務(wù)量較多，工作質(zhì)量效果不佳。檔案資源開發(fā)和管理信息數(shù)據(jù)多，任務(wù)總量龐大，如若依舊采取傳統(tǒng)的管理模式，會引發(fā)較多弊端。具體表現(xiàn)如下：很多人員在收集，分類，總結(jié)數(shù)據(jù)和資料上，浪費大量的時間和精力，也會對檔案的應(yīng)用程度和效率造成影響。在此背景之下，亟需創(chuàng)新檔案資源管理和開發(fā)模式，融入新技術(shù)和新方法，來推進檔案管理工作的順利進行。

三、新時期促進檔案管理工作有效發(fā)展的措施

（一）構(gòu)筑創(chuàng)新，正確的管理理念

推進檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)條件是相關(guān)人員樹立明確，創(chuàng)新的資源管理理念。首先要對過往工作歸納，總結(jié)，找到在開發(fā)管理中存在的誤區(qū)和缺陷，做好反省，為未來發(fā)展指明方向。第二，找尋影響檔案資源管理理念的各個要素，剖析不足之處。第三，要求員工和管理人員要明確檔案管理的理念。各個機關(guān)和單位也可以學(xué)習(xí)其他企業(yè)成功管理經(jīng)驗，并加以借鑒，為檔案管理工作的順利進行提供保障。

（二）整合優(yōu)化檔案資源

（1）在新時代背景下，構(gòu)筑檔案資源管理模式，相關(guān)機構(gòu)要設(shè)立資源管理中心，并以此中心為載體，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。構(gòu)筑一站式服務(wù)平臺，在各個平臺中增添利用，查詢和搜索等功能，在服務(wù)平臺上實時共享檔案資源信息。這樣可以在本質(zhì)上優(yōu)化管理效率，提升工作質(zhì)量。建議各個部門也要提高橫向聯(lián)動的力度，對檔案數(shù)據(jù)庫予以健全，開發(fā)社會可利用到的檔案資源，也可以應(yīng)用時下自媒體平臺，微博賬號，微信公眾號等，在多種媒介上對外發(fā)布準確的檔案資源目錄，讓人們依據(jù)個人需求選擇對應(yīng)的信息。

（2）檔案資源管理隸屬于社會整體系統(tǒng)，但在新時代下，其被分離成各個獨立的系統(tǒng)，雖說將檔案資源分為各個獨立系統(tǒng)屬于社會逐步經(jīng)濟化的改革產(chǎn)物，但毋庸置疑，也為檔案資源有效管理帶來了極大的沖擊。為了在后續(xù)減少資源浪費等現(xiàn)象，可在實踐階段，各個社會活動主體強化彼此之間的聯(lián)系，定期溝通互動，保持社會部門之間的獨立，為大眾提供對應(yīng)的需求服務(wù)。為檔案資源開發(fā)和管理奠定基礎(chǔ)。

（3）適當(dāng)調(diào)節(jié)檔案資源開發(fā)和檔案資源保密彼此之間的關(guān)系。表面上，檔案保密和檔案開發(fā)管理工作存在矛盾性，但在現(xiàn)實，兩者是可以互存的，主要原因是檔案資源開發(fā)和管理的前提根基是做好保密工作，只有做好保密工作，才會有效地促進資源開發(fā)和管理。同時，還要調(diào)節(jié)“繼承”和“創(chuàng)新”之間的關(guān)系，在檔案管理中嚴格的堅守創(chuàng)新和繼承的原則，在現(xiàn)實工作中采集，分析和總結(jié)需要的信息資源，營造良好的外部環(huán)境，實現(xiàn)檔案資源的實時更新。

（4）在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案資源碎片化，底層化，很多零散的資源分布在錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫中，成為了信息孤島，如何串聯(lián)這些數(shù)據(jù)庫，整合檔案資源，實現(xiàn)資源的優(yōu)化，將最大價值發(fā)揮出來，也是新時期對管理部門的一個主要挑戰(zhàn)。建議檔案部門要和不同的群體展開合作，一是檔案機構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部之間的互聯(lián)，二是檔案機關(guān)要尋求圖書館和文化館等其他學(xué)科之間的互助，三是檔案機關(guān)可以和數(shù)據(jù)開發(fā)公司建立合作關(guān)聯(lián)，四是檔案機關(guān)可以在社會市場領(lǐng)域招募人才，吸引技術(shù)，應(yīng)用較強的技術(shù)，引進更專業(yè)的人才，來賦予檔案資源最優(yōu)化。結(jié)合時下先進的云計算，大數(shù)據(jù)等技術(shù)，構(gòu)筑“中國檔案云”，提高檔案資源管理的集聚效應(yīng)。

（三）提高大眾參與力度

在新時代背景下，引導(dǎo)社會民眾廣泛參與檔案管理也非常重要，可以通過如下措施來實施：

（1）強化檔案資源和民眾日常生活的融合力度。提高大眾主觀能動性。這就需要檔案機構(gòu)在整合當(dāng)下檔案數(shù)據(jù)資源前提下，從中選擇貼切公眾日常生活的內(nèi)容，交由制作人員編輯處理，經(jīng)微博，微信公眾號等多種渠道發(fā)布給社會大眾，讓此種模式成為連接民眾和檔案機構(gòu)的橋梁，調(diào)動社會公眾對信息資源管理的興趣。

（2）構(gòu)筑社會公眾檔案文化。很多民眾表示：不主動參與檔案管理和開發(fā)的原因和民眾缺少信息資源渠道有直接關(guān)系。這就需要檔案部門可以培育社會公眾檔案文化，做好檔案的宣傳普及工作。也可以和教育機構(gòu)展開合作，適當(dāng)?shù)耐貙挋n案資源的渠道，例如，可以將檔案資源和高效課堂進行融合，豐富教師授課的內(nèi)容。也可以在服務(wù)平臺增添檔案志愿服務(wù)職位，通過構(gòu)筑文化，拓寬渠道，來鼓舞社會民眾自主參與檔案管理志愿活動，推進檔案管理工作效率的發(fā)展。

（四）加強對檔案信息資源的保障力度

在新時期背景之下，效率高，耗時短，準確率高是檔案管理具備的優(yōu)勢，而這些優(yōu)勢也成為了部分人員忽略檔案資源安全問題的主要原因。歷年來很多電腦病毒的侵襲，黑客的侵入也讓檔案信息資源流失，所以，需要強化相關(guān)人員的安全意識，加強對檔案資源的防護力度，具體措施如下：其一，可以定期對計算機進行殺毒，安裝防火墻和各種軟件。定期升級計算機的軟硬件設(shè)備，盡最大可能的杜絕病毒侵襲，降低安全隱患。其二，檔案機關(guān)和各部門也要構(gòu)筑健全完善的檔案管理體系，融入現(xiàn)今信息安全防護技術(shù)，第一時間監(jiān)控，識別和預(yù)防存在的風(fēng)險問題，來保障信息管理的安全。

（五）創(chuàng)新工作模式

受到傳統(tǒng)思想的影響，相關(guān)工作人員在工作中處于被動地位，甚至還有不少管理人員在征集大眾發(fā)布的檔案信息后，僅負責(zé)等待檔案到達所屬部門，不會過于干預(yù)。此種被動的管理模式在新時期背景下，背離了社會不斷發(fā)展的趨勢，所以應(yīng)在之后予以改革。建議相關(guān)部門改被動為主動，負責(zé)人可以將傳統(tǒng)過于被動的檔案征集模式，改變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)平臺在線征集，也可以采取上門和電話征集等多種模式。同時，還有不少檔案部門受到職能權(quán)限和工作模式的影響，在接收檔案信息資源上流于形式。在之后要由專業(yè)人士加以指導(dǎo)，面向有關(guān)機構(gòu)開展檔案資源信息的接收，以更加高效的速度完成檔案的立卷和分類等多項工作。

四、結(jié)束語

在新時期背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法順應(yīng)當(dāng)代市場的發(fā)展需求，所以有必要進行檔案資源管理和開發(fā)的改革，這不但是社會改革的新需求，更是新時期下賦予人們的使命和職責(zé)。建議檔案機構(gòu)在之后要改革管理理念，梳理職能和未來方向，認知檔案管理的重要價值，做好反省，找尋存在的問題，剖析不足，加強公眾參與力度，完善資源安全機制，做好檔案資源的整合，為檔案工作順利進行保駕護航。

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作者簡介：

蘭春紅（1978-），中共黨員，本科學(xué)歷，檔案館員，張家界市中心血站??湖南 張家界 427000