推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的建議研究

摘 要：在現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)逐漸完善，被廣泛應(yīng)用到社會(huì)人們生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域中。黨政機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，結(jié)合信息化技術(shù)，也正面臨著全面的升級(jí)和轉(zhuǎn)型，向著現(xiàn)代化、信息化檔案管理的方向發(fā)展，大大提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。本文對(duì)推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的重要意義進(jìn)行了探討，詳細(xì)分析了推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的路徑策略。

關(guān)鍵詞：黨政機(jī)關(guān);檔案管理;信息化;計(jì)算機(jī)

前言

我國(guó)社會(huì)在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用下，正在發(fā)生著巨大的轉(zhuǎn)變，在各項(xiàng)工作中借助信息化辦公系統(tǒng)和先進(jìn)的信息化軟件，給各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的工作帶來(lái)了全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。黨政機(jī)關(guān)單位中的檔案管理工作，涉及到大量的檔案材料，內(nèi)容繁多復(fù)雜，融入現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作有著重要的意義，促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作效果的提高，為黨政機(jī)關(guān)單位未來(lái)的長(zhǎng)足發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的重要意義

（一）提高檔案管理工作的效率

在黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作中結(jié)合信息化技術(shù)，促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案管理的信息化發(fā)展，對(duì)于黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作人員工作效率的提高，起著重要的推進(jìn)作用。在黨政機(jī)關(guān)中涵蓋了大量的檔案資料，采取傳統(tǒng)的人工管理紙質(zhì)檔案的方式，工作效率較低，對(duì)于黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展形成限制。建設(shè)信息化的黨政機(jī)關(guān)檔案管理模式，有效節(jié)省了大量的時(shí)間投入和人力物力成本，在計(jì)算機(jī)客戶端上可以實(shí)時(shí)獲取相關(guān)資料，為打印檔案、調(diào)入檔案、調(diào)出檔案等工作需求提供完善的服務(wù)，促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作效率的提升[1]。

（二）實(shí)現(xiàn)分類和即時(shí)檢索查詢檔案資料

黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化，給檔案管理工作人員的工作開展提供了更多的便利，針對(duì)黨政機(jī)關(guān)所需的相關(guān)資料，可以通過(guò)關(guān)鍵詞搜索、模糊搜索等方式將資料調(diào)出。實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)換，電子檔案能夠確切的分類整理，方便工作人員及時(shí)檢索和查詢到相關(guān)資料。根據(jù)黨政機(jī)關(guān)實(shí)際的資料需求，檔案管理工作人員能夠在電腦客戶端上直接調(diào)出所需內(nèi)容，不需要進(jìn)入資料室即可查詢和閱覽相關(guān)檔案。

（三）加強(qiáng)了黨政機(jī)關(guān)對(duì)檔案資料的控制

黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化管理使黨政機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案資料的掌控加強(qiáng)，隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件的不斷開發(fā)，檔案的借閱、歸還等工作都實(shí)現(xiàn)了信息化、自動(dòng)化處理。工作人員可以自助完成資料的查詢和管理，通過(guò)對(duì)重要的檔案文件設(shè)置密碼權(quán)限，拒絕沒有訪問權(quán)限的人查詢和閱覽資料。針對(duì)到期未還的檔案，在信息化系統(tǒng)中可以進(jìn)行自動(dòng)催還，加強(qiáng)了黨政機(jī)關(guān)對(duì)檔案資料的控制效果[2]。

二、推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的路徑分析

（一）強(qiáng)化黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化的意識(shí)

在目前的黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于信息化普及和推廣的時(shí)間較短、力度不足，導(dǎo)致很多工作人員對(duì)于黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化的認(rèn)知不足，缺少黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的意識(shí)。針對(duì)這一問題，應(yīng)針對(duì)黨政機(jī)關(guān)檔案管理人員、普及信息化檔案管理的重要性，樹立起黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的意識(shí)。由責(zé)任部門組織和開展有關(guān)檔案管理信息化的相關(guān)培訓(xùn)和講座，緊跟現(xiàn)代化、信息化的時(shí)代發(fā)展步伐，強(qiáng)化檔案管理信息化人才的技能，促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化未來(lái)的長(zhǎng)足發(fā)展。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理信息化人才

在黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作中，需要引進(jìn)和應(yīng)用最新的信息化技術(shù)，因此離不開高素質(zhì)的信息化檔案管理綜合型人才，這就要求相關(guān)工作人員具備電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件應(yīng)用較高的技術(shù)水平。對(duì)基層檔案管理工作人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，建立完善的信息化檔案管理考核制度，促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的提升。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)管，遵循公平、公正的原則，監(jiān)管信息化檔案管理工作，激發(fā)相關(guān)工作人員的工作積極性，提高信息檔案管理工作效率。將職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，關(guān)注信息檔案管理的安全性，全面強(qiáng)化檔案信息化管理的效率[3]。

（三）建立規(guī)范、嚴(yán)格的檔案管理信息化制度

黨政機(jī)關(guān)檔案管理的工作量大、信息涵蓋范圍廣，在現(xiàn)代化黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化發(fā)展中需要依托嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理信息化制度開展各項(xiàng)工作，保證電子檔案的兼容性和安全性。由政府相關(guān)部門對(duì)檔案信息進(jìn)行分類和集中管理，確立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，遵照國(guó)家相關(guān)的指導(dǎo)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)換。以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)意見為著手點(diǎn)，黨政機(jī)關(guān)部門根據(jù)檔案管理信息化制度管理檔案信息，避免發(fā)生檔案重復(fù)、混亂、信息交叉等問題的出現(xiàn)。

（四）引進(jìn)和應(yīng)用新型數(shù)字化技術(shù)

在促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化的過(guò)程中，將更多新型的數(shù)字化技術(shù)手段引進(jìn)和應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作中。使現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用充分發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)電子檔案的數(shù)字化建設(shè)，體現(xiàn)電子檔案高效的使用性能。引進(jìn)多種適用性較強(qiáng)的先進(jìn)儀器和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的數(shù)字化信息處理，借助數(shù)字化技術(shù)，優(yōu)化電子檔案的檢索功能，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，使黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作形成一個(gè)完整性較強(qiáng)的系統(tǒng)，保證檔案信息化管理工作的順利展開[4]。

結(jié)論

綜上所述，在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展中，黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作作為維護(hù)黨政機(jī)關(guān)單位正常運(yùn)行和發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容，受到了越來(lái)越多的關(guān)注。結(jié)合信息化技術(shù)開展檔案管理工作，對(duì)于相關(guān)工作人來(lái)來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn)、也是機(jī)遇，應(yīng)在日常的檔案管理工作中，重視信息化管理的重要性，緊跟現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展腳步，將信息化技術(shù)的作用充分發(fā)揮到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張盛超.基層黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)路徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：6+8.

[2]劉宗澤.黨政機(jī)關(guān)綜合檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)[D].天津大學(xué)，2016.

[3]董鵬飛.試論如何有效推進(jìn)和加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)檔案的信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014（13）：88.

[4]孫露.推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的建議[J].管理觀察，2014（16）：18-19.

作者簡(jiǎn)介：

云玉梅（1986.2）女，蒙古族，興安盟人，本科學(xué)歷，職員，從事檔案管理工作