辦公設(shè)備銷售企業(yè)銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化與風(fēng)險(xiǎn)控制

陳莉蓉

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展空間得到了較大的提升，很多企業(yè)在銷售過(guò)程中應(yīng)用了ERP、RPA等先進(jìn)的信息化軟件，實(shí)現(xiàn)了銷售財(cái)務(wù)流程的自動(dòng)化，但在銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些管理問(wèn)題，這些問(wèn)題增加了銷售財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，因此要加大對(duì)銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化風(fēng)險(xiǎn)控制的研究力度。本文以辦公設(shè)備銷售企業(yè)為例，從銷售流程自動(dòng)化出發(fā)，分析了銷售財(cái)務(wù)的日常財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并提出了幾點(diǎn)銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化和風(fēng)險(xiǎn)控制的對(duì)策，目的在于提高銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化水平，規(guī)避銷售財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升辦公設(shè)備銷售企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

關(guān)鍵詞：銷售財(cái)務(wù)流程;自動(dòng)化;風(fēng)險(xiǎn)控制

一、銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)銷售模式正面臨IT新技術(shù)的挑戰(zhàn)，大量新技術(shù)的廣泛應(yīng)用給企業(yè)的管理人員和員工工作帶來(lái)了較大的沖擊。軟件流程自動(dòng)化，也被稱作RPA，是指用軟件自動(dòng)化方式實(shí)現(xiàn)各個(gè)行業(yè)中本來(lái)是人工操作的業(yè)務(wù)由計(jì)算機(jī)完成。它讓軟件機(jī)器人自動(dòng)處理大量重復(fù)的、基于規(guī)則的工作流程任務(wù)。比如：在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中，通常有紙質(zhì)文件錄入、證件票據(jù)驗(yàn)證、從電子郵件和文檔中提取數(shù)據(jù)、跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移、企業(yè)IT應(yīng)用自動(dòng)操作等，而軟件機(jī)器人能準(zhǔn)確快速地完成這些工作，減少人工錯(cuò)誤，確保零失誤，提高效率，大幅度降低運(yùn)營(yíng)成本。RPA依靠先進(jìn)的軟件自動(dòng)化技術(shù)，極大降低了開(kāi)發(fā)成本，縮短了開(kāi)發(fā)周期，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部跨系統(tǒng)及工作流程的自動(dòng)化，提高了生產(chǎn)效率，因此很多企業(yè)在銷售過(guò)程中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)流程的自動(dòng)化，并取得了顯著的效果。企業(yè)銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化的應(yīng)用效果主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）申報(bào)增值稅方面

某辦公設(shè)備銷售企業(yè)在應(yīng)用RPA之前并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、稅務(wù)軟件之間的無(wú)縫銜接，因此該企業(yè)希望在發(fā)票開(kāi)具、稅務(wù)信息錄入、納稅申報(bào)方面實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，避免人工錄入失誤問(wèn)題。在該企業(yè)引入RPA之后，填報(bào)、匯總一家公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)僅僅需要十分鐘時(shí)間，既提高了該企業(yè)的財(cái)務(wù)工作效率，還可以對(duì)原來(lái)的稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行完善，降低人為填報(bào)出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率，也大大簡(jiǎn)化了稅務(wù)申報(bào)工作，規(guī)避了可能出現(xiàn)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）核對(duì)報(bào)銷單據(jù)方面

辦公設(shè)備銷售企業(yè)在財(cái)務(wù)報(bào)銷的過(guò)程中有很多費(fèi)用要審批、單據(jù)要核對(duì)，工作量大，若不謹(jǐn)慎細(xì)致，極有可能出錯(cuò)。在應(yīng)用RPA之后，有效解決了重復(fù)審核問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員可以從重復(fù)性的審核工作中解脫出來(lái)，有足夠時(shí)間來(lái)完成其他財(cái)務(wù)分析工作，也大大提高了核對(duì)報(bào)銷單據(jù)工作的效率與水平。

（三）合并財(cái)務(wù)報(bào)表方面

某辦公設(shè)備銷售企業(yè)在月末合并財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，希望利用現(xiàn)有軟件快速完成匯總報(bào)表、抵消合并財(cái)務(wù)報(bào)表，提升合并財(cái)務(wù)報(bào)表的工作效率。在應(yīng)用RPA之后，該企業(yè)從原來(lái)合并財(cái)務(wù)報(bào)表需要花費(fèi)一個(gè)小時(shí)，縮短為兩分鐘內(nèi)完成，并且可以隨時(shí)更改合并財(cái)務(wù)報(bào)表，大大緩解了財(cái)務(wù)人員月結(jié)的工作壓力，為管理者提供了及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)表。

二、銷售財(cái)務(wù)管理的日常風(fēng)險(xiǎn)

（一）實(shí)際銷售數(shù)據(jù)與預(yù)算差異較大

銷售財(cái)務(wù)的一個(gè)突出問(wèn)題是銷售額的提升以及如何控制市場(chǎng)銷售費(fèi)用，將有限資金的效力發(fā)揮到最大。然而，在完成預(yù)算和批準(zhǔn)報(bào)告之后，內(nèi)部各個(gè)部門對(duì)費(fèi)用進(jìn)行自行控制，由于未得到相關(guān)預(yù)算系統(tǒng)的鏈接與控制，在報(bào)銷實(shí)際費(fèi)用時(shí)缺少了預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)控制，這就會(huì)導(dǎo)致實(shí)際費(fèi)用大大超出預(yù)算。

（二）增加成本，浪費(fèi)大量存貨

一些企業(yè)在加快存貨周轉(zhuǎn)速度時(shí)，雖然使資金使用率得到了提升，但也對(duì)存貨報(bào)廢的數(shù)量進(jìn)行了非正常削減。例如：將長(zhǎng)期庫(kù)存積壓率作為業(yè)績(jī)考核指標(biāo)，為降低庫(kù)存占用，企業(yè)對(duì)存貨的入庫(kù)量進(jìn)行了嚴(yán)格的控制，同時(shí)為減少庫(kù)存積壓，將長(zhǎng)期存貨申報(bào)報(bào)廢處理，這樣反而增加了成本，造成大量資源浪費(fèi)，不利于辦公設(shè)備企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）線上銷售的競(jìng)爭(zhēng)壓力大

企業(yè)的線下銷售正面臨線上銷售的競(jìng)爭(zhēng)壓力，因此現(xiàn)階段急需解決的問(wèn)題是如何為線上客戶提供高質(zhì)量的服務(wù)，提升線上商鋪的信譽(yù)水平。例如，某公司作為世界排名第三的打印機(jī)銷售公司，為適應(yīng)國(guó)際經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要，提高了線上銷售的比率，但也隨之出現(xiàn)了一些問(wèn)題，如七天無(wú)理由退貨導(dǎo)致二手商品較線下銷售翻倍增加，延遲開(kāi)具發(fā)票或延遲退款的現(xiàn)象頻發(fā)，這會(huì)引發(fā)經(jīng)營(yíng)性罰款、降低企業(yè)商鋪信譽(yù)等。

三、銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化和風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)策

（一）銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化一攬子解決方案

一方面，搭建ERP系統(tǒng)。通過(guò)ERP預(yù)算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自下到上地填報(bào)財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)，細(xì)分每一項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用的性質(zhì)，如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)促銷費(fèi)用、廣告制作費(fèi)用、會(huì)展費(fèi)用、裝修店鋪費(fèi)用等，在經(jīng)過(guò)逐層審批后，把最終確認(rèn)的預(yù)算管理數(shù)據(jù)嵌入到日常報(bào)銷費(fèi)用的系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理和費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的融合控制。

對(duì)銷售型企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)來(lái)說(shuō)，其日常報(bào)銷中最復(fù)雜的工作就是審核單據(jù)以及網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬工作，因此可以將預(yù)算系統(tǒng)與報(bào)銷系統(tǒng)直連、SAP系統(tǒng)與報(bào)銷系統(tǒng)直連，實(shí)現(xiàn)銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化。具體流程如下：首先，預(yù)算數(shù)據(jù)自動(dòng)聯(lián)入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，對(duì)實(shí)際報(bào)銷進(jìn)行自動(dòng)控制，保證報(bào)銷不超出預(yù)算;其次，為了日后比較分析預(yù)算與實(shí)際，實(shí)際報(bào)銷使用的明細(xì)科目應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)費(fèi)用明細(xì)目錄保持一致;再次，經(jīng)過(guò)審核之后未完成支付的單據(jù)，需要采用銀企直連的方法自動(dòng)上傳到網(wǎng)銀，在生成數(shù)據(jù)包后進(jìn)行審核支付;最后，對(duì)于支付成功的數(shù)據(jù)，要實(shí)現(xiàn)SAP賬務(wù)系統(tǒng)的自動(dòng)對(duì)接，財(cái)務(wù)部門可以通過(guò)系統(tǒng)來(lái)糾正人工出現(xiàn)的偏差。

另一方面，靈活應(yīng)用RPA人工智能。近年來(lái)，人工智能（AI）已經(jīng)是一個(gè)熱度很高的名詞，很多企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了人工智能，企業(yè)在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中也要靈活應(yīng)用RPA人工智能，例如：財(cái)務(wù)部門可以利用RPA系統(tǒng)完成發(fā)票抵扣聯(lián)的掃描和認(rèn)證以及收款清賬工作，實(shí)現(xiàn)客戶訂單與網(wǎng)銀系統(tǒng)的對(duì)接，自動(dòng)進(jìn)行清賬處理。

（二）做好防控風(fēng)險(xiǎn)的日常工作

首先，對(duì)于存貨，要把長(zhǎng)期庫(kù)存占有率納入到業(yè)績(jī)考核中，對(duì)庫(kù)存報(bào)廢進(jìn)行嚴(yán)格審批，這樣可以防止一些人員為了業(yè)績(jī)考評(píng)而出現(xiàn)虛假報(bào)廢的問(wèn)題。

其次，加大對(duì)信用的控制力度。企業(yè)在銷售過(guò)程中為避免發(fā)生壞賬，需要制定相關(guān)的信用控制計(jì)劃。第一，設(shè)置控制信用崗位，采用實(shí)地拜訪客戶的方法了解其實(shí)際情況，這樣可以合理判定其信用額度，提高應(yīng)收賬款期限的合理性;第二，構(gòu)建信用控制系統(tǒng)，合理使用天眼查、企業(yè)查等追蹤信用軟件，增加信用維度，如客戶近期是否有抵押、客戶自身風(fēng)險(xiǎn)情況、抵押的實(shí)際情況、客戶是否存在重大訴訟、客戶變更工商登記情況、客戶法人變動(dòng)情況、客戶高管人員的變化情況等，也要從企業(yè)年報(bào)、客戶公司的新聞?shì)浨椤⑿姓幜P等緯度透析該公司的潛在信用風(fēng)險(xiǎn)情況;第三，與第三方評(píng)估公司簽訂合約，這樣可以直接取得客戶的信用評(píng)級(jí)報(bào)告，降低壞賬損失發(fā)生的概率。

再次，對(duì)于線上銷售管理，銷售型企業(yè)可建立一個(gè)集中管理平臺(tái)，即ECP管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的及時(shí)服務(wù)，如微店、京東、蘇寧易購(gòu)、淘寶、天貓等將所有銷售訂單都匯入到ECP系統(tǒng)中進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)推送電子發(fā)票。如果客戶提出特殊要求，如改變快遞接收地址、要求開(kāi)具增值稅發(fā)票、退款等，可以將要求傳送到ECP系統(tǒng)中，這樣就可以大大降低投訴量，提高商鋪的好評(píng)率。

同時(shí)，企業(yè)不應(yīng)忽視流程上線后對(duì)系統(tǒng)的持續(xù)監(jiān)督。數(shù)字化操作與人工操作一樣，都需要監(jiān)督。如果銷售財(cái)務(wù)自動(dòng)化系統(tǒng)投入使用，就需要持續(xù)進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督涉及管理工作隊(duì)列、日程安排、執(zhí)行規(guī)則以及系統(tǒng)的端到端可視性、系統(tǒng)活動(dòng)的實(shí)時(shí)儀表板，還要實(shí)施自動(dòng)化與控制和調(diào)度的職責(zé)分離。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化人才

鑒于銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化是一項(xiàng)相對(duì)較新的技術(shù)，企業(yè)能雇傭到的有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人才非常有限。一個(gè)有效的選擇是引入外部咨詢公司力量，以應(yīng)對(duì)銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化實(shí)施初期的挑戰(zhàn)。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)，也可以借助外部咨詢力量對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)和IT人員進(jìn)行培訓(xùn)，并建立自己的人才儲(chǔ)備。

四、結(jié)語(yǔ)

銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化是辦公設(shè)備銷售企業(yè)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然選擇，也是其提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，因此，企業(yè)管理者要認(rèn)識(shí)到銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化的重要性，從銷售財(cái)務(wù)日常問(wèn)題入手，積極采用合理方法來(lái)防控銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，這樣才能充分發(fā)揮出銷售財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化的作用，提升辦公設(shè)備銷售企業(yè)的管理水平。

參考文獻(xiàn)

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