不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與數(shù)字化管理對比分析

尚擁軍

摘 要： 在我國進入21世紀的新時期，經(jīng)濟在快速發(fā)展，社會在不斷進步，以及大數(shù)據(jù)的應用，我國不動產(chǎn)檔案管理已進入改革深水區(qū)。不動產(chǎn)的檔案管理也是一項基礎(chǔ)的管理工作，從原有的局面上，表現(xiàn)出了各項疲乏性，需要進一步不斷深化改革。本文從不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與集成化管理的性質(zhì)出發(fā)，研究二者內(nèi)涵，并結(jié)合基層不動產(chǎn)檔案管理對二者進行比較研究，分析不動產(chǎn)檔案的傳統(tǒng)管理與集成化管理在不同方面的異同，從法律和管理等方面梳理傳統(tǒng)管理與集成化管理的根本區(qū)別。通過比較，我們可以發(fā)現(xiàn)，在當今經(jīng)濟高速發(fā)展的社會，不動產(chǎn)檔案的傳統(tǒng)管理手段已經(jīng)明顯不能適應經(jīng)濟形勢的需要，集成化管理更加適用于如今經(jīng)濟高度發(fā)展的社會，滿足時代的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞： 不動產(chǎn)檔案;傳統(tǒng)管理;數(shù)字化管理

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）09-0295-01

引言：信息技術(shù)推動社會的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，傳統(tǒng)的檔案管理模式也受到挑戰(zhàn)，檔案事業(yè)要想獲得長足的發(fā)展，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，繼之以適應時代和市場需求的集成化管理模式進行管理。不動產(chǎn)檔案作為檔案的重要組成部分，是人們參與經(jīng)濟活動中物權(quán)交易形成的產(chǎn)物，對交易雙方的合法權(quán)益起到維護和保障安全的作用，不動產(chǎn)檔案相對于其他檔案來說，其利用頻率更高。因此，不動產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量不僅會影響檔案的日常利用和服務，而且還會影響不動產(chǎn)檔案作用的發(fā)揮，甚至會影響國家檔案事業(yè)的長遠有序發(fā)展及國家或地區(qū)的重大決策的頒布。因此，本文通過對不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與集成化管理進行比較，從而提出不動產(chǎn)檔案管理的模式。

1 不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理模式特點

①以紙張作為信息載體。在檔案管理中，檔案信息載體主要是制作成檔案所使用的材料，在建國之前主要使用宣紙，大部分是由人工進行手寫，復印材料、油印材料以及打印材料使用頻率底。比如在不動產(chǎn)權(quán)屬登記申請人所提交的不動產(chǎn)付款票據(jù)、不動產(chǎn)登記委托書、不動產(chǎn)登記申請書以及不動產(chǎn)買賣合同等，都是以紙張作為信息載體，同時在登記不動產(chǎn)權(quán)過程中所需要的審批意見以及調(diào)查意見都是通過筆墨在紙張中進行書寫。直至上世紀70年代初，部分格式較為固定的檔案文本被人們通過油印的手段印刷在紙張中，讓登記人員逐一填寫，極大提升了不動產(chǎn)檔案登記與管理的效率。隨著我國科學技術(shù)水平的不斷提升，各類機械化辦公設(shè)備已經(jīng)逐漸出現(xiàn)在日常生活中，不動產(chǎn)登記與管理也開始使用了這類辦公設(shè)備，通過膠印、鉛印、手工蠟紙刻板油印等方式來實現(xiàn)格式文本的呈現(xiàn)，相關(guān)登記人員以及管理人員則通過碳素墨水或藍黑墨水結(jié)合鋼筆在紙張中書寫相應的內(nèi)容。由此可見，在傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式中，構(gòu)成不動產(chǎn)檔案信息的實體材料是通過書寫來實現(xiàn)，在新時代符合年齡相對較大的人群特點，更容易被這類人群所接受。②手工抄錄查詢結(jié)果。在傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理模式中，當相關(guān)管理人員需要為客戶提供相關(guān)查詢業(yè)務時，往往需要讓客戶手寫不動產(chǎn)登記信息查詢申請書，并把客戶的基本信息、檢索條件、準備查詢的事項以及查詢信息用途登記在案。管理人員通過客戶所提交的準備查詢事項在紙質(zhì)目錄中進行檢索，并將不動產(chǎn)檔案的編號進行記錄，手寫完成提檔單，接著進入存放檔案的庫房，將符合條件的檔案提取出來。提取完畢之后，還要進行不動產(chǎn)檔案的出庫登記，并閱讀提取的不動產(chǎn)檔案，記錄下客戶想要查詢的信息，并就這類信息加蓋相應的印章。

2 不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與數(shù)字化管理對比分析

2.1 管理法律法規(guī)：分散與逐漸統(tǒng)一

傳統(tǒng)管理中，不動產(chǎn)檔案形成機構(gòu)有房產(chǎn)檔案交易管理機構(gòu)、農(nóng)林主管機構(gòu)、海洋管理機構(gòu)、土地管理機構(gòu)等，各個機構(gòu)或部門是根據(jù)自身業(yè)務的特點而遵循不同的法律法規(guī)和行業(yè)標準及制定本機構(gòu)或部門的業(yè)務指導辦法，按照各自的標準管理業(yè)務活動中形成的檔案。

2.2 管理主體的差異

在不動產(chǎn)的傳統(tǒng)管理中，管理的主體涉及政府，土地等各個部門，都會保存下檔案，只是各部門都有自己的職責，分布地不同?？梢哉f這些部門的檔案都是獨立的，但這些部門之間的檔案是密不可分的。這種差異性便導致了檔案管理上的不便性，檔案應用的阻塞性。集成化管理，在很大程度上會實現(xiàn)了相關(guān)機構(gòu)或部門實現(xiàn)相互共享、應用的目標，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的高效、有序管理。集成化管理特點主要表現(xiàn)在：一方面，建立網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)字資源共享檔案，實現(xiàn)便于管理的目的。另一方面，可對不動產(chǎn)檔案涉及的有關(guān)機構(gòu)或部門進行整合，形成統(tǒng)一的機構(gòu)或部門，實現(xiàn)有效管理。這兩方面的特性保證了集成化管理的便利性和流暢性。

2.3 推動不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展的策略。相關(guān)管理

人員應當構(gòu)建一個健全的不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理機制，以此促進檔案管理工作效率得到有效提升，這樣才能夠確保在管理房屋不動產(chǎn)相關(guān)信息時不出現(xiàn)紕漏，從而為人民群眾帶來最為優(yōu)質(zhì)的登記與查詢服務。在不動產(chǎn)檔案管理隊伍內(nèi)部，應當充分考核相關(guān)工作人員，讓其能夠具備優(yōu)秀的理論思維能力，并采取合理的措施來擴展其思想，讓其不斷吸收不動產(chǎn)檔案管理相關(guān)先進經(jīng)驗，進而充實自身。部分不動產(chǎn)檔案管理人員并不熟悉數(shù)字化管理方式與手段，針對這類人群應當采取相應的措施，讓其實踐能力得到有效的提升，并根據(jù)社會發(fā)展的實際情況，制定出相應的標準，讓管理人員給自身的實踐能力提出一個發(fā)展目標，并不斷進行提升，從而迎合信息時代對于數(shù)字化念，以此來提高他們的專業(yè)水平。其次，要重視科學技術(shù)的教育和培訓工作。

2.4 保管場所：實體與虛實結(jié)合

傳統(tǒng)管理中，紙質(zhì)檔案占絕大多數(shù)，數(shù)字化、電子化檔案極少，這就要求檔案館必須有足夠的庫房保存紙質(zhì)檔案。但是隨著信息化的快速發(fā)展，人們的物質(zhì)交易活動越來越頻繁，在交易活動中形成的檔案也越來越多，現(xiàn)有的檔案保管場所難以滿足日益增長的檔案的現(xiàn)實需要了，而檔案館能想到和做到的要么是保留舊館建立一個更大的新館，要么是摒棄舊館搬遷到更大的新館。這些做法遠不能從根本上解決不動產(chǎn)檔案急劇增長與保管場所不足之間的矛盾。

結(jié)語：隨著社會的不斷發(fā)展，以及信息化時代和大數(shù)據(jù)時代的來臨，自然對傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式做出了挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理模式體現(xiàn)出一定的落后性和不便性，集成化管理模式有著較好的優(yōu)勢和先進性，集成化管理更能滿足時代發(fā)展的需要。當前須充分運用集成化管理模式，提升不動產(chǎn)檔案管理的水平，實現(xiàn)集成化管理對不動產(chǎn)檔案管理和服務各個環(huán)節(jié)的充分保障。

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