大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展

胡靜

[摘要] 大數(shù)據(jù)時代背景之下，檔案管理工作還存在很多問題，不能確保相關的檔案管理效果。而電子檔案在實際應用的過程中，可有效提升檔案數(shù)據(jù)存儲效果，有效增強檔案管理的工作效果，改善目前的工作現(xiàn)狀。鑒于此，在大數(shù)據(jù)時代背景之下，應重視電子檔案管理工作，樹立正確觀念意識，有效改善相關的電子檔案管理工作現(xiàn)狀，為其后續(xù)的發(fā)展夯實基礎。

[關鍵詞] 大數(shù)據(jù)時代;電子檔案;管理現(xiàn)狀;發(fā)展措施

[Abstract] Under the background of the era of big data， there are still many problems in archives management， and the related archives management effect cannot be guaranteed. And in the process of practical application of electronic archives， it can effectively improve the archival data storage effect， effectively enhance the work of archives management， and improve the current work status. In view of this， in the context of the era of big data， we should attach importance to the management of electronic archives， establish a correct sense of awareness， effectively improve the status of related electronic archives management work， and lay a solid foundation for its subsequent development.

[Key words] Big data era; Electronic archives; Management status; Development measures

隨著科學技術的快速發(fā)展，標志著大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)在各個領域中被廣泛應用，給人們的工作和生活均帶來了極大的便利。大數(shù)據(jù)本身具有一定的價值，對未來的科技及經濟發(fā)展均產生了巨大的影響。檔案事業(yè)作為管理工作中的重要組成部分，其管理效果直接關系到數(shù)據(jù)庫的正常使用。但是傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理方法存在諸多的弊端，無法滿足新時期的數(shù)據(jù)管理要求。大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理具有高速度、大量化、多樣性及價值密度低等特點，促進了數(shù)據(jù)管理效果及管理質量的提升。大數(shù)據(jù)的背景之下，電子檔案管理中應打造優(yōu)質人才隊伍，統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標準，加大各方面管理工作力度，有效增強檔案管理工作效果，滿足當前的電子檔案管理工作要求，達到預期的工作目的。

1? 大數(shù)據(jù)概念

近年來我國計算機技術快速發(fā)展，已經開始融入到現(xiàn)實生活中，信息爆炸不僅會誘發(fā)技術的變革，還會對人們的生活造成影響。在龐大數(shù)據(jù)的影響之下大數(shù)據(jù)的概念應運而生，其特點主要表現(xiàn)為：①高速運行的特點。大數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)生成還有處理的環(huán)節(jié)速度很快，甚至具有“一秒定律”的相關特點，也就是在1 s之內就能完成相關數(shù)據(jù)處理任務。而在大數(shù)據(jù)時代之下進行電子檔案的管理，也可以實現(xiàn)1 s之內完成檔案存儲和管理的目的，有效提升相關的檔案管理水平。②大量化的相關特點。主要就是在大數(shù)據(jù)的背景之下，數(shù)據(jù)信息的存儲數(shù)量很大，尤其在互聯(lián)網和云計算大范圍應用的背景之下，拓寬了數(shù)據(jù)信息的存儲空間，存儲數(shù)量也有所提升。③多元化特點。大數(shù)據(jù)時代之下，數(shù)據(jù)的格式、來源渠道與類型具有多元化特點。其中，數(shù)據(jù)主要就是關系類型與非關系類型兩種，非關系類型的數(shù)據(jù)，就是搜索引擎、社交論壇還有互聯(lián)網日志等相關的非結構性數(shù)據(jù)。而數(shù)據(jù)信息格式方面的多元化，主要表現(xiàn)為文本格式、圖片格式、音頻格式等。④價值密度低的特點。通常情況下大數(shù)據(jù)的信息來源渠道很多，這也使得其中的信息量非常龐大，經常會出現(xiàn)信息重復的現(xiàn)象，導致有價值的數(shù)據(jù)密度相對較低，這屬于難以避免的問題。

2? 傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間的差異性

近年來在大數(shù)據(jù)的背景之下，傳統(tǒng)的檔案和電子檔案之間有一定的共同點，同時還存在差異性，主要表現(xiàn)為 如下方面。

2.1? 共同點分析

兩種檔案管理形式的共同點在于：①兩種檔案均屬于實體性的存在，可存儲各種檔案數(shù)據(jù)信息。②可將活動信息、個人信息等真實的記錄其中，有助于為日后的工作提供依據(jù)。③記錄信息還有事件主體之間存在直接的聯(lián)系，在兩種檔案實際管理的工作中，可以達到取長補短的目的，在共同創(chuàng)新發(fā)展的情況下，電子檔案能夠進一步改善傳統(tǒng)檔案管理形式，推動相關的檔案管理工作合理實施，將社會發(fā)展信息真實記錄下來，為用戶供應較為便利的服務，營造出良好的發(fā)展條件。

2.2? 差異性

兩種檔案管理方式存在的差異性主要表現(xiàn)為：①存儲載體存在差異。對于電子檔案而言，主要存儲在計算機中，所占有的空間量很小，查閱起來十分方便。而在傳統(tǒng)的檔案管理方面，信息存儲載體是紙張，占有的空間很大，查閱起來有不便性。②一般情況下，對于電子檔案而言，可以將很多數(shù)據(jù)信息存儲在系統(tǒng)中，利用圖像形式、語音形式等存儲。而在傳統(tǒng)的檔案存儲中，內容與存儲形式單一。③對于電子檔案而言，在查詢方面具有便利性的特點，只需將關鍵詞、個人信息等輸入其中就可以實現(xiàn)信息的查詢，操作的便利性很高，能夠全面提升相關的檔案管理工作效率。而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關資料的查詢需要結合用戶操作需求，查找紙張中的內容，在一定程度上會出現(xiàn)嚴重的操作問題，浪費操作時間。

3? 大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理的優(yōu)化措施

目前在大數(shù)據(jù)時代之下電子檔案管理還存在很多問題，不能確保相關的檔案管理工作效果，嚴重影響各方面工作水平。因此在實際的工作中應總結豐富經驗，對電子檔案的管理進行優(yōu)化改革，有效增強工作效果。具體措施如下。

3.1? 打造優(yōu)質人才隊伍

從本質上來講，檔案管理的工作質量在一定程度上取決于檔案管理工作人員的專業(yè)化素養(yǎng)，所以，在工作中必須打造優(yōu)質的人才隊伍，有效提升相關的工作質量。①聘用專業(yè)的工作人才。要求在日常的工作中聘用專業(yè)素質較高、綜合能力較強的工作人員，要求工作人員在日常的工作中不再局限于對檔案數(shù)據(jù)信息的整理，而是按照實際情況明確電子檔案接收格式、數(shù)據(jù)信息存儲格式與修改格式，合理進行監(jiān)控系統(tǒng)的分類處理。在此過程中，相關的檔案管理工作人員，應該掌握專業(yè)性的管理知識、計算機技術知識，考核綜合素養(yǎng)，這樣在一定程度上可以聘用專業(yè)素質符合標準的人才。②定期進行教育培訓。在相關的電子檔案管理方面，可針對既有的工作人員進行專業(yè)知識和電子技術的教育培訓，利用培訓方式引導人員充分意識到電子檔案管理的重要性，將先進技術的檔案篩選功能、分析功能等充分發(fā)揮出來，全面提升各方面的檔案管理質量和水平。在此過程中，需要階段性地開展教育培訓活動，普及相關信息技術知識，全面提升其專業(yè)水平和技術水平，增強綜合素養(yǎng)，在網絡信息時代下培養(yǎng)出優(yōu)秀的電子檔案管理人才隊伍。③創(chuàng)建完善的競爭機制。在電子檔案管理崗位合理設置的同時，還需營造出良好的競爭環(huán)境，使得各個崗位的工作人員能夠實現(xiàn)互通與相互配合的目的，將人才的價值和優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，從根本上調動每位人員的工作積極性還有自主性，以此優(yōu)化相關的工作模式，滿足目前的發(fā)展需求[1]。

3.2? 統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)信息采集標準

從本質上來講，數(shù)據(jù)信息采集的規(guī)范性和原始數(shù)據(jù)的真實性，對相關電子檔案的管理會產生直接影響，尤其在大數(shù)據(jù)的時代環(huán)境之下，應合理采用先進信息技術進行檔案數(shù)據(jù)的存儲，保證數(shù)據(jù)的質量符合要求，在標準化采集數(shù)據(jù)的情況下，提升各方面的工作水平，有效改善目前的工作現(xiàn)狀。與此同時在實際工作中應提出具體的數(shù)據(jù)存儲標準，要求電子檔案的管理工作人員，按照具體標準對數(shù)據(jù)進行存儲，有效提升相關的電子檔案管理工作水平，達到預期的工作目的。除此之外，在電子檔案的數(shù)據(jù)信息采集環(huán)節(jié)中，應按照具體的檔案管理要求，針對所采集的信息準確性進行嚴格分析，一旦發(fā)現(xiàn)有信息不準確的現(xiàn)象，必須合理整改相關操作方式，有效增強各方面信息采集準確性和合理性，優(yōu)化工作模式，達到預期的工作目標[2]。

3.3? 加大日常管理力度

一般情況下，電子檔案系統(tǒng)的建設，可以將檔案數(shù)據(jù)信息傳入到網絡平臺，加大相關電子檔案管理力度，除了能夠合理存儲重要數(shù)據(jù)信息，還能實現(xiàn)電子檔案的管理價值，有效提升信息內容的安全性，預防出現(xiàn)泄漏的問題。鑒于此，為有效提升電子檔案管理工作效果，應該加大日常管理工作力度，全面提升相關的工作質量水平[3]。①創(chuàng)建出專業(yè)化的電子檔案信息維護與管理的機構，負責進行檔案資源的管理，保證技術水平符合要求。且在工作中還需編制出相應的歸檔制度，明確電子檔案的歸檔要求和標準，有效提升各方面工作質量。②在相關電子文檔的管理工作中，要求相關的工作人員還是對電子文檔內容進行接收、處理和保存，必要的時候還可以按照要求進行電子文檔格式的修改，保證相關檔案的真實性和有效性，便于用戶進行查閱和應用。

3.4? 完善相關網絡查詢系統(tǒng)

從本質上來講，電子檔案的網絡查詢系統(tǒng)，是相關用戶直接接觸電子檔案的主要媒介，如若不能明確進行檔案信息的分類與查詢，將會導致操作面臨難題，對電子檔案的管理造成影響，不能確保相關工作效果。因此，在電子檔案的管理工作中，應積極建設相關的網絡查詢系統(tǒng)，建設網站系統(tǒng)，明確進行檔案信息分類處理，簡化電子檔案的查詢環(huán)節(jié)，在相關的頁面中設置查詢指導的信息。如果檔案查詢期間需要進行紙張檔案的查閱，就應該提供相關的查閱地址，并進行時間的預約。對于一些需要進行數(shù)據(jù)信息分析還有預測的用戶，可以利用專家系統(tǒng)為操作人員提供相互匹配的專家，以便于正確指導進行檔案的查閱管理。建立較為完善的網絡系統(tǒng)，除了可以增強電子檔案的管理效果，還能形成人性化還有智能化的工作模式，有效改善目前的工作現(xiàn)狀，促使電子檔案的合理管理。

3.5? 樹立正確的服務觀念意識

醫(yī)院在電子檔案的管理工作中，要求電子檔案管理工作人員，樹立正確的服務觀念意識，提供優(yōu)質的電子檔案服務，提升工作效果和水平。通常情況下，在電子檔案的管理工作中，并非將原來的紙張檔案全部都轉變成為數(shù)字化內容，而是要充分利用數(shù)字化技術的優(yōu)勢，將各種檔案數(shù)據(jù)資料輸入到網絡平臺中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享目的[6]。在此期間，相關的檔案管理人員，需要樹立正確觀念意識，確保促使相關工作質量的提升。對于電子檔案的工作人員而言，在實際工作中需要促使自身工作質量的提升，及時發(fā)現(xiàn)工作缺陷問題，予以一定的重視，創(chuàng)建出相應的工作方案，采用有效措施增強各方面工作效果，不斷提升相關的工作質量。同時，還需為檔案的查閱者和需求者提供良好的檢索服務，完善各方面的工作流程，優(yōu)化相關的管理模式。

4? 結語

大數(shù)據(jù)時代之下電子檔案管理工作受到廣泛重視，應結合電子檔案管理特點和需求，正確開展相關工作，編制完善的工作制度，統(tǒng)一標準執(zhí)行相關的任務，確?？梢杂行г鰪婋娮訖n案管理工作效果，提升電子檔案管理工作質量和水平，優(yōu)化各方面工作模式。

[參考文獻]

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（收稿日期：2020-01-11）