檔案規(guī)范化管理研究

宮新宇

摘要：當(dāng)下，網(wǎng)絡(luò)化、信息化逐漸在各事業(yè)單位全面發(fā)展。將信息化運(yùn)用到事業(yè)單位的管理工作中，在很大程度上推進(jìn)了事業(yè)單位的發(fā)展，而且信息化管理對(duì)檔案管理工作的要求更加嚴(yán)格，傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理工作需求，使得事業(yè)單位檔案資源未能得到有效、充分利用，進(jìn)而制約了事業(yè)單位管理工作有效開展。因此，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)施信息化管理手段，為事業(yè)單位的更好發(fā)展提供動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：檔案;規(guī)范化;管理研究

當(dāng)今時(shí)代是信息技術(shù)非常發(fā)達(dá)的時(shí)代，各單位的發(fā)展當(dāng)中，對(duì)電子信息的依賴程度日益增強(qiáng)。檔案是各單位發(fā)展過程中重要的數(shù)據(jù)記錄載體，對(duì)單位的發(fā)展有著重要影響，而隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，不斷與信息技術(shù)相結(jié)合，企業(yè)對(duì)檔案信息部門的管理要求也在不斷提高。此時(shí)需要求檔案管理部門提升對(duì)檔案的綜合管理質(zhì)量，檔案工作人員的服務(wù)質(zhì)量提高，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展;這就需要檔案管理部門將檔案管理過程進(jìn)行規(guī)范化管理，以提高管理過程的效率。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性

在事業(yè)單位的所有工作任務(wù)體系當(dāng)中，檔案管理是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，其雖然沒有直接參與服務(wù)群眾、社會(huì)治理的職能履行，但是卻詳細(xì)記錄了事業(yè)單位的職能履行情況、群眾服務(wù)情況、社會(huì)建設(shè)情況，能夠?yàn)槲磥砩鐣?huì)治理的不斷改進(jìn)、完善提供依據(jù)。從當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)情況來看，由于業(yè)務(wù)的復(fù)雜度增加各種需要處理的資料、信息數(shù)據(jù)量巨大，而且非常瑣碎，這就可能實(shí)際當(dāng)中檔案的管理工作導(dǎo)致各種問題出現(xiàn)，如檔案信息內(nèi)容不全、缺失、泄露等等，不利于檔案管理效率的提升，使得事業(yè)單位檔案管理的作用、價(jià)值大打折扣。為了突破這樣的檔案工作困境，事業(yè)單位必須要推行檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，即以更加規(guī)范、有序和嚴(yán)格的方式，來開展檔案管理工作，以此消除檔案管理工作中可能出現(xiàn)的各種問題。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)面臨的難題

（一）檔案管理方面的制度還不完善

檔案管理工作的程序、內(nèi)容復(fù)雜而煩瑣，尤其是在檔案信息、資料數(shù)據(jù)量不斷增多的情況下，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，都可能會(huì)面臨混亂的局面，影響檔案管理的效率與質(zhì)量。而要想規(guī)避各種混亂與問題，我們就必須要以嚴(yán)格的制度來做約束和指導(dǎo)。不過就目前事業(yè)單位檔案管理的工作實(shí)際來看，其在檔案管理制度方面的建設(shè)還并不完善，難以對(duì)檔案管理的實(shí)踐提供詳細(xì)的約束和指導(dǎo)，這就難以規(guī)避隨意、混亂的不良局面出現(xiàn)。

（二）管理手段陳舊

盡管近年來信息化技術(shù)已在檔案管理工作中得到應(yīng)用，但大多事業(yè)單位的信息化建設(shè)浮于表面，從而導(dǎo)致檔案管理信息化工作得不到落實(shí)，管理手段依舊落后，從而導(dǎo)致一系列問題。比如，組卷混亂、胡亂銷毀，檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。

（三）檔案管理信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

為了降低檔案管理工作的壓力，目前事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)開始逐步轉(zhuǎn)向了信息化技術(shù)平臺(tái)，不可否認(rèn)的是，信息化的檔案管理工作方式，確實(shí)提高了以往傳統(tǒng)人工方式的效率。不過其存在的一個(gè)突出問題是，很多事業(yè)單位在檔案管理信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，不論是硬件還是軟件方面的統(tǒng)一性、規(guī)范性，都滿足不了規(guī)范化的檔案管理工作需求，可能對(duì)檔案信息的開發(fā)、共享和利用，造成阻礙，影響檔案的作用、價(jià)值發(fā)揮。

三、完善檔案管理體制，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，明確檔案人員的職責(zé)

在事業(yè)單位部門的日常工作中，各部門的任務(wù)非常廣泛，機(jī)構(gòu)文件包括文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件、電子音頻和視頻文件、物理文件等各種文件（設(shè)備文件、研究文件、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)文件等）。業(yè)務(wù)部門要做好辦公室文件管理工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行文件管理系統(tǒng)，法律上保證文件管理得當(dāng)，制度文件工作程序性和規(guī)范化。在文件存檔中，管理員必須確保文件資源的安全性和完整性，以提供文件資源的適當(dāng)價(jià)值。

（二）提高認(rèn)識(shí)程度，樹立管理意識(shí)

檔案管理工作的有效性運(yùn)行離不開規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼J(rèn)識(shí)。因此，應(yīng)從根本出發(fā)，要求檔案管理人員從內(nèi)心樹立檔案意識(shí)。事業(yè)單位通過定期的檢查和宣傳，促進(jìn)各部門工作人員把檔案的重要性植入思想意識(shí)層面。提升檔案管理人員的管理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作逐漸規(guī)范化。其他部門相關(guān)工作者需積極配合檔案管理人員完成規(guī)范化管理，重視檔案資料的收集、整理，全面推進(jìn)檔案管理工作。

（三）強(qiáng)化檔案管理的保密工作

檔案管理人員在對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)以及保存的同時(shí)，務(wù)必按照我國相關(guān)的檔案管理制度規(guī)定，對(duì)事業(yè)單位重要文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，管理員不能親自進(jìn)行復(fù)制和拍攝。文件管理員在確定文件機(jī)密性級(jí)別的同時(shí)，必須根據(jù)文檔的特定使用對(duì)象來控制文檔文件的實(shí)際保密時(shí)間和保密范圍。

（四）提高檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化程度

檔案管理信息化，是一個(gè)必然和已經(jīng)形成的趨勢(shì)，當(dāng)前業(yè)務(wù)部門必須嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以滿足數(shù)字存檔資源數(shù)據(jù)和格式規(guī)范集成、數(shù)據(jù)共享安全等要求。國家/地區(qū)注冊(cè)表發(fā)布的三種歸檔行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)—“電子文件元數(shù)據(jù)方案”“電子文件長(zhǎng)期保留格式要求”和“基于XML的電子文件打包格式”—為構(gòu)建信息奠定了初步基礎(chǔ)。office automation（OA）系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)從最初的開發(fā)階段開始，應(yīng)根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)，確保文件專家參與OA系統(tǒng)的開發(fā)，根據(jù)文件管理要求和特性提出系統(tǒng)要求，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和文件管理軟件的無縫對(duì)接和文檔集成。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而言，單位若想獲得快速發(fā)展，則需要掌握更多、更全面的信息，以促使相關(guān)單位獲得合理的發(fā)展。檔案管理部門作為重要的信息收集、記錄部門，若實(shí)現(xiàn)檔案管理過程的規(guī)范化，對(duì)相關(guān)單位的發(fā)展而言，有著較大的積極作用，但這也需要一些檔案管理部門認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化管理的重要作用，掌握檔案管理規(guī)范化管理的策略，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的規(guī)范化管理。

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