數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設的方法

聶丹萍

[摘? ? 要] 數(shù)字化技術的高速發(fā)展為檔案管理信息化建設提供了條件與發(fā)展方向?；诖?，文章結(jié)合數(shù)字化背景下進行檔案管理信息化建設的優(yōu)勢，提出信息化建設主要有轉(zhuǎn)變工作職能、創(chuàng)新工作部門、優(yōu)化工作流程等內(nèi)容，并對數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設方法進行分析，以實現(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范化管理。

[關鍵詞] 數(shù)字化;檔案管理;信息化建設

0? ? ? 前? ? 言

隨著我國網(wǎng)絡技術以及數(shù)字化技術的不斷發(fā)展，當前我國已經(jīng)進入了信息社會。在這樣的發(fā)展形式下，產(chǎn)生了海量的信息內(nèi)容，同時也增加了信息需求量。這就需要通過信息化建設，來滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設工作，可以有效推動檔案管理工作的改革進程。圍繞數(shù)字化核心技術，在檔案管理工作中加強應用與推廣信息化建設，成為了現(xiàn)代化檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

1? ? ? 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設優(yōu)勢分析

檔案信息內(nèi)容，必須要長期進行保存，傳統(tǒng)檔案文件都是以紙質(zhì)文檔的形式保存，容易受到蟲蝕、氣候以及火災等方面的影響。此外，傳統(tǒng)檔案管理工作，對于存儲環(huán)境、檔案維護等工作需要投資大量的人力與物力。紙質(zhì)檔案在長期反復調(diào)閱過程中，還會造成一定程度的損壞或丟失。因此，針對檔案管理進行信息化建設，可以有效解決這些問題。通過合理利用服務器，對相關檔案數(shù)據(jù)進行存儲，不僅增加了檔案管理工作效率，還可以為檔案信息化管理工作提供較大的發(fā)展空間。檔案管理信息化建設示意圖見圖1。

2? ? ? 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設主要內(nèi)容

2.1? ?促進工作職能轉(zhuǎn)變

數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設，可以促進檔案管理工作職能向著服務型進行轉(zhuǎn)變，從而可以最大化與當前的服務型政府發(fā)展策略相貼合。在此環(huán)節(jié)中，必須要做好以下幾個方面的職能轉(zhuǎn)變工作：①突顯檔案管理工作人員的職責任務。例如，在當前的檔案數(shù)字化工作，讓檔案實現(xiàn)了遠程利用的功能。這也是數(shù)字化背景下檔案管理部門的一項重要任務。②突顯檔案管理工作范圍的轉(zhuǎn)變[1]。例如，隨著社會民眾對檔案信息的重視，與民眾相關的民生檔案工作力度日益增加，需要將原來沒有列入檔案的信息內(nèi)容，重新納入到檔案管理工作中。這也就意味著以往無法實現(xiàn)的檔案管理任務必須要在信息化建設中得以進行。③突顯檔案管理工作格局轉(zhuǎn)變。我國當前正處于是社會轉(zhuǎn)型的關鍵階段，許多企業(yè)、單位面臨著改革。這樣的發(fā)展形勢需要通過檔案信息化建設來給予支持。通過檔案管理信息化建設與檔案工作職能之間的相互促進，推進檔案管理機構(gòu)不斷對自身的管理與服務職能進行創(chuàng)新。

2.2? ?促進檔案管理工作部門創(chuàng)新

檔案管理信息化建設，需要得到檔案信息化工作部門的支持。數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設，還需要合理地分配檔案信息化部門與數(shù)字化部門的職責。通過這樣的創(chuàng)作方式，才能夠確保檔案管理信息化建設的順利開展。部分地區(qū)的檔案行政指導以及檔案管理等工作，已經(jīng)開始形成了分化的工作格局，并在此基礎上成立了服務性質(zhì)的檔案利用部門。這也意味著，未來的檔案管理工作部門，是一種具有職能的工作載體，并能夠為社會大眾提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。

2.3? ?促進檔案工作流程的優(yōu)化

數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設，實現(xiàn)了檔案信息在網(wǎng)絡中以開放的方式存在。對于傳統(tǒng)檔案開放公布方式，尤其是傳統(tǒng)檔案公布方式已經(jīng)不能滿足當前人們的檔案信息使用需求。同時，檔案利用方式也從現(xiàn)場查檔向遠程查檔以及遠程利用的方向發(fā)展。數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設，打破了傳統(tǒng)檔案管理人員重復性、機械性掃描工作，讓其崗位以及職能得到了重新劃分。

2.4? ?促進檔案管理工作模式的創(chuàng)新

數(shù)字化背景下的檔案信息化建設，本質(zhì)上是一種檔案管理工作的創(chuàng)新。例如，檔案信息文件中的“主題詞”，可以通過檔案信息化建設來提供相關的信息檢索，改變了以往手動查閱讀的方式，實現(xiàn)了計算機檢索功能，而且還可以通過全文檢索、模糊查找的方式來快速、高效地查詢到所需要的檔案信息文件。同時，開展檔案管理信息化建設，還給檔案管理工作提出了更高的要求，需要從技術、設備、系統(tǒng)開發(fā)等各個層面來拓展。此外，所提供的服務范圍也有了較大程度的擴大，促進了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3? ? ? 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設的方法

3.1? ?合理配備信息化建設相關設備

數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設，其主要目的是促進檔案信息內(nèi)容的流動性，讓原本紙質(zhì)的檔案信息文件成為一種具有“生命力”的信息資源。想要實現(xiàn)這一建設目的，必須得到網(wǎng)絡技術的支持。在具體的信息化建設過程中，必須合理分配信息化建設的所需硬件設備，實現(xiàn)對檔案機構(gòu)計算機的統(tǒng)一管理以及系統(tǒng)全覆蓋，這樣才能夠為信息需求者提供精準、完整的檔案信息文件[2]。在這些硬件設備中，計算機作為一種較為可靠的應用工具，可以為檔案管理工作提供相應的管理系統(tǒng)，并通過利用計算機來對相關的檔案信息進行自動編目以及檢索。同時，還可以針對所管理的檔案信息進行自動全文存儲、檢索以及檔案業(yè)務相關管理。此外，通過合理配備信息化建設設備，還能夠借助計算機來進行立卷、檔案自動標引等較為繁雜的檔案管理事務，最終實現(xiàn)對文檔信息系統(tǒng)的統(tǒng)一化管理。

為了滿足日益增長的檔案信息內(nèi)容，需要在信息化建設過程中配備高容量載體對檔案信息進行存儲。通過數(shù)字化檔案信息存儲，可以有效解決檔案管理機構(gòu)所面臨的庫房壓力、檔案資料老化等問題。通過高容量存儲設備，能夠解決檔案信息存儲難的問題，并有效提高檔案管理工作效率。

3.2? ?構(gòu)建規(guī)范化的管理制度

想要確保檔案信息化建設工作的順利開展，必須要明確檔案管理工作每一個環(huán)節(jié)的管理責任。就信息化建設工作而言，確保檔案數(shù)據(jù)安全性、高效運行是目前的一個建設重點。因此，需要根據(jù)檔案管理工作實際情況，構(gòu)建一套適用性較強且規(guī)范化的管理機制，并認真做好以下幾個方面的工作：①檔案管理標準的統(tǒng)一化。要想真正實現(xiàn)檔案信息化管理，必須要制定一套標準化管理模式，其中需要包含檔案統(tǒng)計標準、整理標準、提供服務標準以及不同類型的信息化建設技術標準。通過構(gòu)建統(tǒng)一的標準，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化管理，確保整個檔案信息網(wǎng)絡的暢通，最終完成檔案信息管理工作的資源共享任務。②檔案資源數(shù)字化。數(shù)字化建設是檔案信息化建設工作的重點，也是當前檔案管理信息化建設的首要任務。隨著人們對檔案信息的重視，許多機關、單位以及企業(yè)檔案信息化建設也會得到規(guī)范化發(fā)展。檔案信息的數(shù)字化建設，可以促進檔案信息資源服務工作效率的提升，并能為信息需求者提供更優(yōu)質(zhì)、精準的檔案信息內(nèi)容。

3.3? ?進一步增強檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，部分相關工作人員的綜合素質(zhì)并不高，甚至還存在能力偏低的問題。因此，想要實現(xiàn)檔案管理信息化建設，必須要針對性地提高相關工作人員的綜合素質(zhì)與能力。督促其通過不斷加強自身學習，使其不僅具有完備的檔案管理知識，還能夠掌握檔案管理系統(tǒng)操作技能。相關部門需要定期對檔案管理工作人員開展培訓，特別對于新入職的檔案管理工作人員，必須要嚴把質(zhì)量關[3]。通過構(gòu)建綜合素質(zhì)強、技術過硬的檔案管理工作隊伍，為檔案管理信息化建設奠定基礎。此外，還可以按照具體的工作需要，針對工作人員定崗定位，讓其具有的管理優(yōu)勢得到有效發(fā)揮。還需要為檔案管理工作人員制定合理化的考核機制，督促相關工作人員對檔案管理知識進行不斷地更新，有效提升其信息化管理工作的能力，確保檔案管理信息化建設工作的順利完成。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

綜上所述，信息時代，對于檔案管理工作提出了更高的要求。要求檔案管理工作與時俱進，順應時代發(fā)展需求及時開展信息化建設，以此來滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求。通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，為檔案管理信息化建設提供條件。通過檔案管理信息化建設，實現(xiàn)與其他行業(yè)同步發(fā)展的目標，并為社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務。

主要參考文獻

[1]李釗.檔案信息化建設與檔案管理分析[J].科技經(jīng)濟導刊，2019（28）：27.

[2]王麗.檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].中外企業(yè)家，2019（28）：114.

[3]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質(zhì)[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠程教育，2010（15）：156-157.