基于疫情場景的遠(yuǎn)程辦公思考

張昱馨

[摘? ? 要] 一場突發(fā)性的新冠肺炎疫情，完全打亂了人們傳統(tǒng)的工作模式。基于防控疫情“人傳人”的空間距離要求，傳統(tǒng)集中現(xiàn)場辦公成為首先被禁止的方式。此時(shí)作為替代性工作模式的遠(yuǎn)程辦公就有了充分施展其功能的條件。在疫情防控與正常工作兩不誤的環(huán)境下，遠(yuǎn)程辦公很快走進(jìn)了更多人的工作中。文章從應(yīng)用技術(shù)視角闡述常見遠(yuǎn)程辦公的整體態(tài)勢和技術(shù)模式，并進(jìn)一步從財(cái)務(wù)線的應(yīng)用視角分析其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，期待對未來財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程辦公的合理應(yīng)用提供參考與借鑒。

[關(guān)鍵詞] COVID-19;遠(yuǎn)程辦公;財(cái)務(wù)工作

1? ? ? 遠(yuǎn)程辦公的整體態(tài)勢

遠(yuǎn)程辦公隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的縱深發(fā)展而滲透進(jìn)入傳統(tǒng)的職場辦公領(lǐng)域。2018年Global Workplace Analytics調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，美國約有430萬遠(yuǎn)程工作者，至少有一半工作時(shí)間在家辦公，占總勞動人口的3.2%。而這次突如其來的新冠肺炎疫情也給中國遠(yuǎn)程辦公帶來了巨大的應(yīng)用群體。據(jù)艾媒咨詢數(shù)據(jù)顯示，2020年新春復(fù)工前后，中國有超過1 800萬家企業(yè)采用了線上遠(yuǎn)程辦公模式，共計(jì)超過3億用戶使用遠(yuǎn)程辦公應(yīng)用。2月10日，58同城招聘發(fā)布的復(fù)工大數(shù)據(jù)報(bào)告稱，受疫情影響，在采取延時(shí)復(fù)工的企業(yè)中，55%企業(yè)采取在家辦公的方式[1]。簡單地說，疫情之下，遠(yuǎn)程辦公成為大多數(shù)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)選擇。與傳統(tǒng)的集中辦公模式相比，遠(yuǎn)程辦公擺脫了空間和時(shí)間的約束，可以保證員工在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)處理與工作相關(guān)的任何事情。遠(yuǎn)程辦公有很多不同的實(shí)施方案，核心都是通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)安全、高效的非本地化辦公。

2? ? ? 遠(yuǎn)程辦公的技術(shù)模式

目前，常見的遠(yuǎn)程辦公模式依照其技術(shù)路線可分為以下3種。

2.1? ?VPN開通——訪問公司系統(tǒng)的權(quán)限

虛擬專用網(wǎng)（Virtual Private Network，VPN），通過特殊加密的通訊協(xié)議連接到互聯(lián)網(wǎng)上，相當(dāng)于在不同地點(diǎn)之間建立了一條私有的通訊線路，是公司內(nèi)部網(wǎng)的一種擴(kuò)展。通過VPN建立加密網(wǎng)絡(luò)通道，可以和傳統(tǒng)辦公模式一樣，使用電腦登錄公司的業(yè)務(wù)和管理系統(tǒng)，進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。VPN缺點(diǎn)也很明顯，在家通過VPN參加過視頻會議的人最熟悉的詞就是“卡頓”了，不可訪問、延遲大、傳輸質(zhì)量差、VPN掉線等問題不僅影響員工辦公的效率，還影響心情。

2.2? ?VDI接入——遠(yuǎn)程桌面連接、QQ的遠(yuǎn)程控制等

虛擬桌面基礎(chǔ)架構(gòu)（Virtual Desktop Infrastructure，VDI），將數(shù)據(jù)處理、操作、存儲等都放在遠(yuǎn)程虛擬化的服務(wù)器上，通過網(wǎng)絡(luò)將虛化后的個(gè)人桌面推送到客戶的終端設(shè)備上。通過VDI實(shí)現(xiàn)的遠(yuǎn)程辦公，比如遠(yuǎn)程桌面連接、TeamViewer、向日葵等，為員工提供了安全可控的桌面計(jì)算環(huán)境，不僅能節(jié)約成本、集中監(jiān)管、災(zāi)難恢復(fù)，還能有效保證應(yīng)用環(huán)境安全可信，有效防止信息、惡意攻擊。但部分遠(yuǎn)程軟件商用不免費(fèi)，長期支持遠(yuǎn)程工作需考慮成本。

2.2? ?專業(yè)遠(yuǎn)程辦公軟件——釘釘、企業(yè)微信、云盤等

遠(yuǎn)程辦公軟件行業(yè)已具備一定規(guī)模，這次受疫情影響，遠(yuǎn)程辦公需求短期迅速增加，專業(yè)遠(yuǎn)程辦公工具和系統(tǒng)提供商紛紛加大宣傳和推廣力度。企業(yè)微信、釘釘、飛書等都吸引了大批客戶。在5G到來時(shí)，基于云計(jì)算、云存儲等技術(shù)，將邊緣計(jì)算、AR/VR等技術(shù)融入的遠(yuǎn)程辦公服務(wù)將成為未來趨勢。

3? ? ? 財(cái)務(wù)人遠(yuǎn)程辦公的特征分析

利用遠(yuǎn)程辦公來實(shí)施會計(jì)核算與財(cái)務(wù)管理并不是今年才全新開始的，對于一些財(cái)務(wù)部門來說，已一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與體會。不過，全面遠(yuǎn)程并不再是可選擇模式的，這屬于第一次，也就是說，疫情之下的年終決算和預(yù)算等專項(xiàng)工作需要全面、唯一地通過遠(yuǎn)程辦公來完成。基于近期在遠(yuǎn)程辦公環(huán)境下的操作實(shí)務(wù)與交流體會，現(xiàn)將與十多位財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程方方面面的實(shí)戰(zhàn)人士的縱深分析進(jìn)行集中思考，初步梳理遠(yuǎn)程辦公在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

3.1? ?財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)點(diǎn)

3.1.1? ?消除流程推進(jìn)空間限制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公流程

最現(xiàn)實(shí)的狀況就是疫情期間，員工不用遠(yuǎn)距離、大跨度集中到辦公室工作，也同樣可以實(shí)現(xiàn)各種辦公操作，同時(shí)符合疫情防護(hù)對人“宅在家”的剛性要求。這是唯一的既符合疫情防護(hù)需要，又能完成工作的技術(shù)手段。這種不受空間限制的優(yōu)越特性實(shí)現(xiàn)了兩大效用。一是節(jié)約通勤時(shí)間。極光大數(shù)據(jù)發(fā)布的《2018年中國城市通勤研究報(bào)告》顯示，北京市平均通勤時(shí)間達(dá)56分鐘。遠(yuǎn)程辦公可改善城市通勤現(xiàn)狀，提高工作效率。二是實(shí)現(xiàn)大城市與中小城市的良性互動。中國地方金融發(fā)展報(bào)告（2019）指出，2019年地方金融機(jī)構(gòu)布局失衡加劇，主要金融資源高度集中在廣東、上海和北京三地。遠(yuǎn)程辦公支持異地辦公，打破地區(qū)限制，可以解決專業(yè)人才因個(gè)人原因無法實(shí)地工作的問題。

3.1.2? ?革新傳統(tǒng)財(cái)務(wù)憑據(jù)傳遞方式，提高財(cái)務(wù)處理效率

傳統(tǒng)企業(yè)仍實(shí)行員工將實(shí)體票據(jù)、供應(yīng)商發(fā)票等統(tǒng)一交給財(cái)務(wù)驗(yàn)證報(bào)銷的方式，財(cái)務(wù)工作比較煩瑣。通過每刻報(bào)銷等遠(yuǎn)程辦公軟件，員工通過個(gè)人手機(jī)終端即可上傳電子行程單/OCR拍照掃描發(fā)票，將報(bào)銷工作量分?jǐn)偟絺€(gè)人，提高報(bào)銷效率，減輕費(fèi)用會計(jì)負(fù)擔(dān)。大華的費(fèi)用報(bào)銷借助每刻報(bào)銷SaaS云平臺，抓取周邊生態(tài)有關(guān)的吃住行、銀行刷卡數(shù)據(jù)，與國稅總局底賬庫打通，支持實(shí)時(shí)驗(yàn)真，自動生成憑證，定時(shí)批量打款[2]。

3.1.3? ?避免集中辦公，節(jié)約有關(guān)管理開支

關(guān)于降低人力成本，大華股份CFO魏美鐘[2]認(rèn)為通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的共享，未來操作性的會計(jì)崗位完全可以在家辦公，管理性財(cái)務(wù)崗位50%可實(shí)現(xiàn)在家辦公?？偡纸Y(jié)構(gòu)的大型公司及全球化公司，往往地方機(jī)構(gòu)會設(shè)置地方財(cái)務(wù)人員處理地方財(cái)務(wù)工作。利用信息化財(cái)務(wù)共享中心、SaaS云平臺等實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，可為公司削減不必要的財(cái)務(wù)崗位。大華技術(shù)股份有限公司通過遠(yuǎn)程辦公實(shí)現(xiàn)將全國出納崗削減至一人，將全球總賬崗削減至10余人。同時(shí)，遠(yuǎn)程辦公可減少出差頻率，嚴(yán)格把控差旅費(fèi)支出。漢得、恒生等金融軟件公司，原本為拓展系統(tǒng)銷售需要異地出差，現(xiàn)在推廣遠(yuǎn)程辦公，可向潛在用戶推薦釘釘線上視頻會議，通過共享屏幕遠(yuǎn)程展示項(xiàng)目操作，節(jié)約差旅費(fèi)。

3.2? ?財(cái)務(wù)角度下遠(yuǎn)程辦公的缺點(diǎn)

總體而言，多數(shù)單位的財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程辦公是一個(gè)新生事物，經(jīng)過初步嘗試，有許多優(yōu)點(diǎn)，也存在一些缺點(diǎn)，需要持續(xù)完善。

3.2.1? ?安全性問題需要關(guān)注

安全性問題，既有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全問題， 也有數(shù)據(jù)的安全問題。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)安全性方面，金融機(jī)構(gòu)出于安全考慮禁止遠(yuǎn)程訪問相關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。如何在保障安全性的同時(shí)能支持傳統(tǒng)金融業(yè)財(cái)務(wù)從業(yè)人員遠(yuǎn)程辦公值得思考。陳亞茹[3]提出，雖然近年WiFi的安全性有所提升，但是大量非法移動終端可以偽造合法用戶身份入侵企業(yè)服務(wù)器，向服務(wù)器實(shí)施上傳病毒、越權(quán)訪問等非法操作。遠(yuǎn)程辦公模式中，公司一般都允許員工使用個(gè)人設(shè)備進(jìn)行辦公，這些個(gè)人設(shè)備可能無法保證及時(shí)更新安全補(bǔ)丁，可能成為竊取企業(yè)數(shù)據(jù)和滲透內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的突破口。而在數(shù)據(jù)安全性方面，崔旭 （2013）指出，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境并不是絕對的安全，員工在信息傳輸過程中還存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，可能會受到病毒的入侵或黑客攻擊[4]。如果員工缺乏保護(hù)公司數(shù)據(jù)資產(chǎn)的意識和識別安全威脅、判斷高風(fēng)險(xiǎn)行為的能力，比如識別釣魚郵件、禁止隨意拷貝存儲公司數(shù)據(jù)等，數(shù)據(jù)被篡改或者泄露，公司的核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)將受到侵害。同時(shí)遠(yuǎn)程終端如手機(jī)很容易丟失，丟失后終端中的數(shù)據(jù)安全性難以保證，商業(yè)機(jī)密存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。

3.2.2? ?遠(yuǎn)程操作層面的問題

一是溝通協(xié)作障礙。視頻會議、微信語音溝通和面對面交流存在差距，耗時(shí)耗力效率低下。協(xié)同軟件支持多人協(xié)同，但不同版本、不同配置的軟件存在兼容性問題，可能對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造成影響。二是員工效率難以監(jiān)管。遠(yuǎn)程辦公與傳統(tǒng)辦公模式不同，如何確保員工自覺制訂工作計(jì)劃并高效工作，需要各個(gè)企業(yè)結(jié)合具體的公司情況進(jìn)行管理。三是與云服務(wù)商之間的信任問題。在5G到來時(shí)，基于云計(jì)算、云存儲等技術(shù)的遠(yuǎn)程辦公服務(wù)將成為發(fā)展趨勢。但對一家企業(yè)而言，內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保密性較強(qiáng)，上云是否合適值得思量。一旦上云，后續(xù)需服務(wù)商支持維護(hù)，考慮更換服務(wù)商移植其他平臺的可能性較小，云服務(wù)商的穩(wěn)定性也需要考慮。

3.2.3? ?前期投入較高且無法支持全部財(cái)務(wù)操作

雖然目前各個(gè)遠(yuǎn)程辦公軟件都推出了限時(shí)免費(fèi)試用的優(yōu)惠政策，但長期支持穩(wěn)定的遠(yuǎn)程辦公的投入不可小覷。信泰保險(xiǎn)表示，疫情發(fā)生以來，公司高層撥出專項(xiàng)預(yù)算，加強(qiáng)數(shù)字化方面的軟硬件投入，今后會投入更多資源進(jìn)行平臺建設(shè)[5]。此外部分企業(yè)使用的軟件，仍實(shí)行實(shí)體掃描儀掃描入庫，若會計(jì)家中沒有掃描儀，則無法遠(yuǎn)程報(bào)銷。工行企業(yè)手機(jī)銀行發(fā)放工資、銀企對賬等服務(wù)暫時(shí)只支持之前實(shí)體簽過服務(wù)協(xié)議的企業(yè)。不同的個(gè)人終端遠(yuǎn)程操作同一財(cái)務(wù)系統(tǒng)，也可能存在兼容性問題。

4? ? ? 財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程辦公的展望

在此次疫情的特殊條件下，遠(yuǎn)程辦公展示了其特有的便利特征。本文通過對疫情之下利用遠(yuǎn)程辦公進(jìn)行財(cái)務(wù)處理的實(shí)戰(zhàn)情形進(jìn)行交流、分析，總結(jié)其優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)。面對未來的財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程辦公趨勢，本文相信，未來將會更加廣泛、更加科學(xué)地應(yīng)用遠(yuǎn)程辦公技術(shù)。對此，以下兩點(diǎn)值得關(guān)注。

4.1? ?數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加速財(cái)務(wù)更新?lián)Q代

疫情下的遠(yuǎn)程辦公使傳統(tǒng)企業(yè)加速線上轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型同時(shí)往往帶動財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，整體趨勢是單純手工錄入憑證、手貼發(fā)票的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)崗位會被加速淘汰，企業(yè)財(cái)務(wù)部門逐漸向智能財(cái)務(wù)方向發(fā)展。同時(shí)遠(yuǎn)程辦公條件下消除了地域限制，全球化財(cái)務(wù)人才競爭激烈，財(cái)務(wù)從業(yè)人員需加強(qiáng)自身競爭力，從單純的核算會計(jì)轉(zhuǎn)向管理會計(jì)、智能財(cái)務(wù)，積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)及IT相關(guān)知識，成為跨領(lǐng)域復(fù)合型人才，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

4.2? ?興利除弊，持續(xù)前行

雖然遠(yuǎn)程辦公對企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作有提高財(cái)務(wù)工作效率、節(jié)約成本、消除地域限制等優(yōu)勢，但缺點(diǎn)也不可忽略。如何選擇實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公的方式，如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程辦公轉(zhuǎn)型及相關(guān)培訓(xùn)，如何在保障系統(tǒng)安全性、數(shù)據(jù)安全性的前提下實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，并解決績效管理、溝通協(xié)作等遠(yuǎn)程辦公帶來的一系列問題，值得財(cái)務(wù)從業(yè)人員及相關(guān)部門思考。

主要參考文獻(xiàn)

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[2]魏美鐘.新冠肺炎疫情下大華公司財(cái)務(wù)在家辦公模式[EB/OL].https：//mp.weixin.qq.com/s/FlGYo88JxpCNm31pcvWzug，2020-02-19.

[3]陳亞茹. 基于CPK遠(yuǎn)程身份認(rèn)證的研究[D].重慶：重慶理工大學(xué)，2019.

[4]崔旭.公共政策框架下的節(jié)能增效與信息技術(shù)應(yīng)用[M].北京：社會科學(xué)文獻(xiàn)出版社， 2013.

[5]中國銀行保險(xiǎn)報(bào).疫情下的壽險(xiǎn)“一季度”：新單受挫和線上轉(zhuǎn)型[EB/OL].https：//mp.weixin.qq.com/s/UwMR3cdGf4MLYzk2ayUdCw，2020-02-18.