提升遠程辦公工作效率的PTTM模型

譚明紅

摘 要：本文針對如何提高遠程辦公工作效率的問題，通過分析和總結(jié)常用工作效率提升方法，結(jié)合遠程辦公的特點，提出了將科學(xué)的工具（系統(tǒng)、流程）等客觀因素、有效的激勵手段等主觀方法整合應(yīng)用于遠程辦公團隊和遠程辦公工作人員，以系統(tǒng)提升遠程辦公的工作效率。據(jù)此建立了PTTM（Personal-Team/Tool-Motivation）模型，應(yīng)用該模型可分析影響具體遠程辦公團隊工作效率提升的因素，并制定針對性措施。

關(guān)鍵詞：遠程辦公? 工作效率? PTTM模型

隨著信息通信技術(shù)的飛速發(fā)展和社會的不斷進步，遠程辦公越來越普遍。傳統(tǒng)的遠程辦公指員工在基本工作地點以外所進行的工作，主要有在家辦公、異地辦公、移動辦公等多種形態(tài)。遠程辦公的采納，從企業(yè)的角度來講，既可以通過減少辦公樓宇的使用面積以降低租金、減少辦公設(shè)備的購買和維護費用、降低交通補貼和茶水福利等，達到降低企業(yè)辦公成本的目的，又?jǐn)[脫了對辦公地點的限制，增加了辦公的靈活性，從而達到提高辦公效率的目的;從員工個人的角度，節(jié)省了通勤的時間和體力支出，能夠更好地在家庭和工作之間取得平衡，也受到了越來越多員工的支持和歡迎。同時，遠程辦公也是特殊時期不得不采納的措施，比如2003年的“非典”，2020年的新型冠狀病毒感染的肺炎。

在享受遠程辦公帶來的成本節(jié)約、工作的靈活性和便利性提升的同時，也帶來了一系列的問題。如遠程辦公員工的管理和員工工作效率提升問題、員工的參與感和歸屬感降低帶來的員工忠誠度的問題、信息安全問題等。在這些問題中，最重要和本質(zhì)的問題就是遠程辦公的工作效率問題。急需深入分析遠程辦公的特點，明確制約其工作效率提升的限制性因素，并據(jù)此提出針對性建議和措施，以更好地促進遠程辦公的發(fā)展。

1 遠程辦公的特點和工作效率提升的因素分析

1.1 遠程辦公特點分析

由于地點的分離，遠程辦公人員的自我管理、參與遠程辦公團隊的建設(shè)、遠程辦公需要的支撐體系等與傳統(tǒng)的辦公方式存在較大的差距。首先，由于脫離了集中辦公的監(jiān)管，沒有“朝九晚五”的時間約束和管理者現(xiàn)場的指導(dǎo)、督促，遠程辦公人員可能會面臨一大堆工作無從下手，也可能把時間花在處理家務(wù)事或其他雜事上，導(dǎo)致工作完成質(zhì)量差、完成時間得不到保證，所以遠程辦公人員必須具有良好的自我管理能力，需要遠程管理人員能夠聚焦目標(biāo)、抵制誘惑，全身心地投入到工作中去。其次，由于團隊成員間主要通過網(wǎng)絡(luò)進行協(xié)作，當(dāng)面交流溝通機會較少，遠程辦公的同事之間關(guān)系往往較為淡漠，員工的歸屬感不強，同事之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間可能會產(chǎn)生信任危機，員工忠誠度也將接受較為嚴(yán)峻的考驗，所以遠程辦公團隊的團隊建設(shè)工作顯得尤其重要。最后，遠程辦公對信息、通信等基礎(chǔ)保障提出了更加嚴(yán)格的要求：一方面，要求網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)的IT系統(tǒng)具有很高的穩(wěn)定性，要求IT部門工作人員具有很高的靈活性，能夠隨時提供技術(shù)支撐和支持，保障其工作的進行;另一方面，遠程辦公在利用網(wǎng)絡(luò)便利性的同時，公司網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)等多項資源暴露在互聯(lián)網(wǎng)上，各項工作文檔及數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)等也將受到非法入侵、網(wǎng)絡(luò)攻擊等多種威脅，公司網(wǎng)絡(luò)、信息的安全性、穩(wěn)定性將是遠程辦公條件下的重大挑戰(zhàn)。

1.2 工作效率提升的因素分析

廣義的“工作效率”是指單位時間完成的工作量及工作量產(chǎn)生的作用，提高工作效率也就是讓單位時間內(nèi)完成更多的工作、產(chǎn)生更多的價值，可以從主觀和客觀兩個方面來提升工作效率：主觀方面，通過設(shè)置合理的報酬體系、明確的晉升體系、建立個人目標(biāo)和組織目標(biāo)相協(xié)調(diào)的共同愿景等手段，來調(diào)動員工的積極性，達到激勵其努力工作的目的，通過主觀方面的努力來提升的工作效率一般稱為主觀效率，提高主觀效率的兩個基本環(huán)節(jié)是建立有效的激勵機制和內(nèi)部控制體系;客觀方面，通過研究作業(yè)方法、作業(yè)過程、工作流程，建立更加科學(xué)的客觀標(biāo)準(zhǔn)，改善工作環(huán)境，并通過設(shè)定工作定額、規(guī)定工作時間等措施來提升單位時間內(nèi)的產(chǎn)出，通過主客觀方面的努力來提升的工作效率一般稱為客觀效率，提高客觀效率的兩個基本環(huán)節(jié)是建立科學(xué)的客觀標(biāo)準(zhǔn)和有效的外部控制體系。

參考楊文彩，蒙玉琴，伍佳，王大群等人的研究結(jié)論，也可以從對象和客體的角度將影響工作效率的因素分為個人、組織、項目、環(huán)境四個維度。針對工作者個人，既可以通過提升個人意愿、激發(fā)工作動機、增強責(zé)任心等主觀手段，也可以通過選擇知識儲備更豐富、學(xué)習(xí)能力更強、健康狀況更好、個人知識管理方式更佳的員工來達到更高效率的產(chǎn)出，還可以針對個人提供相應(yīng)的工具來提升其工作效率;在組織維度，組織的管理基礎(chǔ)、新技術(shù)的采納、管理機制、激勵機制、領(lǐng)導(dǎo)行為和企業(yè)文化等多因素對工作效率產(chǎn)生影響，企業(yè)一方面應(yīng)增加新技術(shù)投入來提升基礎(chǔ)水平，另一方面應(yīng)該建立更好的溝通機制，通過更加積極、主動、持續(xù)和頻繁的溝通激發(fā)工作人員的積極主動性，同時強化物質(zhì)激勵和非物質(zhì)激勵的聯(lián)合應(yīng)用，通過持續(xù)的企業(yè)文化打造等手段來激發(fā)遠程工作者的工作責(zé)任心和努力程度;在項目維度，項目的復(fù)雜度、明確性、連續(xù)穩(wěn)定性、項目與工作者能力的匹配度等因素也是影響工作效率的重要因素，更好的人崗匹配可以讓人的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，讓員工認(rèn)識到項目的重要性、明確項目的參與對個人發(fā)展的影響等可以提升員工參與項目的熱情度，從而提升工作效率;在環(huán)境方面，工作的溫度、濕度、照明、噪音及作業(yè)空間等物理因素，計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)情況等工作資源因素，以及同事、客戶、供應(yīng)商等組成的社會環(huán)境都對工作效率有影響，公司既要努力創(chuàng)造安全、舒適、經(jīng)濟、有益的辦公氛圍，不斷提升計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，又要通過營造良好的工作氛圍來不斷提升工作的人文環(huán)境，從而提升工作效率。

2 提升遠程辦公工作效率的PTTM模型

2.1 遠程辦公工作效率提升的關(guān)鍵措施

在影響工作效率提升的四個方面中，遠程辦公人員主要通過具體的團隊來感知組織和公司的環(huán)境，而針對具體的項目，除了通過溝通讓遠程辦公人員理解項目對公司的重要性、與其職業(yè)發(fā)展的關(guān)系之外，不再具有選擇性。所以針對遠程辦公，可以將影響工作效率的個人、組織、項目、環(huán)境四個維度歸納為遠程辦公人員和遠程辦公人員所在的直接團隊兩個方面。

結(jié)合對影響工作效率的主、客觀因素的劃分，即影響主觀效率的激勵機制和內(nèi)部控制體系，影響客觀效率提升的客觀標(biāo)準(zhǔn)和外部控制體系，結(jié)合遠程辦公的特點分析，尤其是遠程辦公與傳統(tǒng)辦公方式區(qū)別的三個主要方面，即遠程辦公人員的自我管理、參與遠程辦公團隊的建設(shè)、遠程辦公需要的支撐體系，可以概括出遠程辦公效率提升的關(guān)鍵措施：將科學(xué)的工具（含系統(tǒng)、流程）等客觀因素、有效的激勵手段等主觀方法作用于遠程工作團隊和遠程工作員工。

2.2 PTTM模型

基于遠程辦公工作效率提升的關(guān)鍵措施分析，提出基于個體-團隊/工具-激勵的PTTM（Peronal-Team/Tool-Motivation）模型，具體如表1所示。

在PTTM模型中，可以分為“P-T域”“P-M域”“T-T域”“T-M域”四個子域，每個子域側(cè)重于一個方面。“P-T域”側(cè)重于通過引入有效的個人輔助管理工具來達到培養(yǎng)個人工作習(xí)慣、提升個人工作能力的目的;“T-T域”強調(diào)通過統(tǒng)一團隊的工作習(xí)慣和工作風(fēng)格，增強團隊知識共享，達到團隊工作更加具體、更加具有計劃性;“P-M域”通過增強自我規(guī)劃、增加自我激勵，來達到遠程工作員工工作積極性的提升;“T-M域”強調(diào)通過事業(yè)吸引人，強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，以增強團隊凝聚力。通過四個子域的協(xié)同推進，來達到提升遠程工作效率的提升。

在“P-T域”，強調(diào)應(yīng)用工具和系統(tǒng)來提升個人工作能力，強調(diào)通過工具來達到自我管理和自我提升的目的。在這個過程中，最為關(guān)鍵的是良好的時間管理和結(jié)果導(dǎo)向的堅持，要堅持把最有效率的時間用來完成最重要而緊急的事情，要堅持“今日事、今日畢”?？梢圆捎萌諝v、“番茄鬧鐘”等進行個人整體的時間規(guī)劃，采用要事清單、便簽、工作核對清單等確保重要事項的不遺漏，采用思維導(dǎo)圖、印象筆記等工具提升思維和學(xué)習(xí)能力。每個遠程工作者要根據(jù)自己的工作特點、成長經(jīng)歷逐漸明確自己的輔助管理工具集，通過這些輔助工具的應(yīng)用來達到培養(yǎng)個人工作習(xí)慣、提升個人工作技能的目的。

在“T-T域”，強調(diào)組織和團隊?wèi)?yīng)充分考慮遠程工作的特點和需要，為遠程工作團隊配置工作臺，包括完善的網(wǎng)絡(luò)接入設(shè)備、良好的終端（臺式機、手機等）、完備的應(yīng)用系統(tǒng)（OA、CRM、PM、KM等），通過統(tǒng)一團隊的工作平臺，使遠程工作者更加方便、快捷的工作。同時，結(jié)合遠程工作的實際，還要突出知識共享、項目管理等系統(tǒng)的應(yīng)用，使遠程工作團隊便于制定明確而清晰的長期目標(biāo)、中短期目標(biāo)，便于分解這些目標(biāo)為月計劃、周計劃、日計劃，便于跟蹤計劃的完成情況，通過計劃與實際完成情況的跟蹤和管理以及團隊的知識共享，來達到團隊工作效率的提升。

在“P-M域”，要注重培養(yǎng)遠程工作員工的自身成長和自我規(guī)劃意識、自我激勵技巧，更要注重績效溝通和評價，通過引導(dǎo)員工對付出和收獲的實際比較和感知來增加獲得感，使遠程工作員工通過自我激勵來達到積極性、主動性的提升。要定期開展員工自我的職業(yè)生涯規(guī)劃、員工個人發(fā)展計劃及相關(guān)的培訓(xùn)，要建立遠程員工績效和回報的專門溝通機制，并將工作成績與績效回報強關(guān)聯(lián)，讓員工自動自發(fā)地提升工作效率。

在“T-M域”，強調(diào)溝通和團隊建設(shè)以增強團隊凝聚力，強調(diào)通過員工的個人價值觀和企業(yè)價值觀的協(xié)同來達到事業(yè)留人。團隊負責(zé)人要主動與遠程工作人員溝通，也要創(chuàng)造團隊內(nèi)部的溝通氛圍，讓遠程工作員工在加強與其他員工的分工協(xié)作中找到快樂，還要定期開展線下的團隊建設(shè)，避免讓遠程工作員工成為團隊里的陌生人。加強企業(yè)共同愿景的宣傳、企業(yè)文化的宣貫和企業(yè)形象的討論，鼓勵員工樹立個人愿景，鼓勵個人愿景與企業(yè)愿景的整合。

當(dāng)然，“P-T域”“P-M域”“T-T域”“T-M域”四個子域的邊界具有一定的模糊性，在某些情景下也可能相互滲透、相互關(guān)聯(lián)，更多的時候，四個子域之間往往會相互轉(zhuǎn)換、互相促進。在PTTM模型的實際應(yīng)用中，需要通過從個體、團隊兩個維度，從工具、系統(tǒng)、流程等客體的引入和從需求、價值觀等多方面的主觀激勵措施的同時應(yīng)用，來系統(tǒng)地分析影響遠程辦公效率的因素，找到提升工作效率的具體措施，并嚴(yán)格執(zhí)行和不斷優(yōu)化，才能促進辦公效率的不斷提升。

3 結(jié)語

從遠程辦公的特點出發(fā)，在分析和總結(jié)常用工作效率提升方法的基礎(chǔ)上，提出了將科學(xué)的工具（含系統(tǒng)、流程）等客觀因素、有效地激勵手段等主觀方法應(yīng)用于遠程辦公團隊和遠程辦公工作人員以提升遠程辦公的工作效率，并據(jù)此建立PTTM模型。通過應(yīng)用PTTM模型，可以系統(tǒng)性地分析影響遠程辦公工作效率的因素，找出遠程辦公環(huán)境下工作效率提升的具體舉措。

當(dāng)然，由于各類遠程辦公工作的特殊性，團隊組成人員的差異性，在具體的應(yīng)用實踐中，需要結(jié)合具體情況具體分析，以找出最適合此工作、此團隊的具體工具和方法，達到高效提升遠程辦公工作效率的目的，這也是進一步研究的重要方面。

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