辦公室工作精細化理念的應(yīng)用價值

閆婧芳

【摘要】以特定的場所為平臺，有條不紊地展開日常的協(xié)調(diào)參謀、溝通督辦、服務(wù)保障等工作內(nèi)容，是辦公室工作人員的職責所在。對于一個單位來說，辦公室不僅是各部門之間緊密聯(lián)系的樞紐，還是單位領(lǐng)導的重要助手。為了更好地發(fā)揮辦公室的樞紐和助手作用，許多機構(gòu)單位開始了辦公室工作方式、作風及服務(wù)的改革探索，其中，一個重要的改革探索方向就是“將精細化理念應(yīng)用于辦公室工作中去”。本文立足于此，試從應(yīng)用價值的視角，對辦公室工作中的精細化理念進行分析，希望精細化理念的應(yīng)用能夠為單位辦公室工作更好運轉(zhuǎn)注入活力。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作;精細化理念;應(yīng)用價值

辦公室工作本身就有著一定的標準流程，并且是一項對細節(jié)要求較高且內(nèi)容涵蓋范圍很廣的工作。除了要負責人員的登記接待、文件的傳收印發(fā)、資料的歸納整理、檔案的建立歸置等常規(guī)工作外，辦公室工作人員還要負責各類匯報材料的編輯撰寫、機要保密、單位的后勤保障，以及單位領(lǐng)導臨時交辦的任務(wù)等一系列工作，且上述各項工作內(nèi)容中又包含著多個環(huán)節(jié)。任何一個小環(huán)節(jié)的不到位或失誤，都會對辦公室工作的達成效率造成一定程度的影響，因此辦公室工作人員十分重視對細節(jié)工作的落實，力求將辦公室工作做到滴水不漏。這種對工作細節(jié)的把握實質(zhì)上是精細化理念的一種滲透，本文就其基本內(nèi)涵進行闡述。

一、精細化理念的基本內(nèi)涵

概括來說，精細化理念的基本內(nèi)涵主要體現(xiàn)在“精”

“準”“細”三個方面：1.精益求精的進取心和行動力。沒有最好，只有更好。在一項工作已經(jīng)做得很好或達到一定標準的情況下，依然保持不斷挑戰(zhàn)自我極限的決心，用心、努力地將其做到更好，便是“精”。此外，我們也可以從精簡（對辦公室工作過程中一些不是十分必要的環(huán)節(jié)或內(nèi)容進行精簡）的角度來解讀精細化理念的這一內(nèi)涵。2.規(guī)范、準確、準時的決策與判斷能力。事業(yè)單位辦公室工作要以相對固定的制度化規(guī)范為工作依據(jù)，更要遵循規(guī)矩，合乎標準。比如，在工作中，無論對事還是對人，都要有一個準確的判斷;要制定準確的政策與規(guī)劃;要有準確的數(shù)據(jù)支持、正確的量化方法、準確的時間銜接等等。工作上，不模棱兩可，不含糊其詞，不搖擺不定，便是“準”。3.細節(jié)處理的藝術(shù)。“小事成就大事，細節(jié)成就完美（戴偉·帕卡德）”，在辦公室工作中，不僅要注重從意識態(tài)度、書面計劃上細化工作任務(wù)，更要注重從具體執(zhí)行動作上細化工作。讓辦公室工作的細化效果“看得見，摸得著”，才是對精細化理念中“細”之內(nèi)涵的最佳展現(xiàn)。

二、辦公室工作中精細化理念的應(yīng)用價值

（一）推進日常工作，使辦公效率更高。將精細化理念引入事業(yè)單位辦公室工作之中，始終以推動辦公室工作的更好進行、使辦公室工作人員有更佳的工作體驗、使事業(yè)單位日常工作得更加順利為目標。因此，面對日常辦公室工作中的不足之處，單位領(lǐng)導及相關(guān)工作人員也要予以重視，以自查自省、共同探討的方式去發(fā)現(xiàn)工作中的優(yōu)勢與不足。比如，對于辦公室工作中可能存在的工作環(huán)節(jié)或內(nèi)容重復情況，我們可以根據(jù)實際需求，進行適當?shù)木唲幼?。通過省略或合并不必要的工作環(huán)節(jié)、整合相似或重復的工作內(nèi)容，可以從一定程度上減輕辦公室工作人員的任務(wù)負擔，還可以為辦公室工作人員在重要任務(wù)上精益求精而贏得更多的時間和精力。比如，在辦公室工作內(nèi)容繁雜細致，不成系統(tǒng)，與具體業(yè)務(wù)部門在工作時間安排方面，可能會存在不匹配的情況（如辦公室工作人員經(jīng)常在節(jié)假日期間收發(fā)各類文件、郵件，以及印章管理，或者需要就某些數(shù)據(jù)、資料與實際負責人進行核實對接時，實際負責人沒有時間等）。對此，各部門可以定期集中選擇一個合適的時間集中對接交流，同時，作為服務(wù)窗口，辦公室可根據(jù)業(yè)務(wù)部門具體需求協(xié)調(diào)時間進行各類文件、郵件的收發(fā)，以及印章管理等。這樣既有利于提高各部門之間工作銜接的黏合度，又有利于提高辦公室工作的效率和準確度。通過細節(jié)化的處理，能夠使辦公室工作落實更加精準，使日常辦公更加順暢，從而促進辦公室工作的持續(xù)高效運轉(zhuǎn)。

（二）梳理標準化流程，使員工成長更快。制度是基礎(chǔ)，流程是體系。優(yōu)化的工作流程能夠讓我們對日常工作有更好的掌控能力，減少我們思考的時間，簡化我們的行動步驟，讓我們更有效率。在辦公室工作中，工作人員每天都要完成一些日常工作任務(wù)，這些任務(wù)大多是相似的、重復的，且有一定標準流程的。在日復一日的工作中，工作人員越來越熟悉自己的工作內(nèi)容，也掌握了越來越實用的工作技巧。但在實際工作中，卻或多或少的存在著對同一工作反復確認如何做的情況。在這種情況下，若能發(fā)揮精細化理念的優(yōu)勢，從細節(jié)抓起，重復性的工作能夠總結(jié)提煉出標準化操作流程，使辦公室工作人員養(yǎng)成系統(tǒng)化、規(guī)范化的工作習慣，增強工作人員獨立完成工作任務(wù)的信心，將會產(chǎn)生事半功倍的效果。首先，作為辦公室工作中的前輩，事業(yè)單位的老人對待工作要更加精細認真，要為單位辦公室內(nèi)的新人樹立榜樣，嚴于律己、以身作則，將精細化理念轉(zhuǎn)化為實際行動，將自身的經(jīng)驗和閱歷總結(jié)傳授給年輕的辦公室工作者，使他們早日成長為能夠獨當一面的辦公室工作人才。其次，要將精細化理念應(yīng)用到工作流程的細節(jié)設(shè)計上，以具有豐富辦公室工作經(jīng)驗的人員為主體，以辦公室工作中資歷尚淺的年輕人為力量，在考慮到每一個工作細節(jié)的前提下，制定一份標準化的辦公室工作流程圖，供全體辦公室工作人員參考，為辦公室工作效果由數(shù)量到質(zhì)量的轉(zhuǎn)變奠定基礎(chǔ)。

（三）優(yōu)化辦公隊伍，使工作氛圍更好。人作為工作及管理活動中的主體，是第一資源，如果工作人員沒有了積極性和創(chuàng)造性，再精細化的理念也無從談起。辦公室工作中，一切工作都是靠人來完成的，因此在注重從工作內(nèi)容、流程細節(jié)上實現(xiàn)精細化理念應(yīng)用的同時，也應(yīng)該注重以人為本，將精細化具體到每一位辦公室工作員工個體——基層員工和管理干部。在實際的辦公室工作中，有許多優(yōu)秀的管理干部，他們始終堅守著自己的工作崗位，認真仔細地履行著相應(yīng)的工作職責，并取得了一定的成就。但也有許多基層員工，遇到了發(fā)展的瓶頸。對此，作為管理層，在管理的同時更要注重從專業(yè)技能、工作態(tài)度、規(guī)則意識等細節(jié)上的幫扶。通過老人帶領(lǐng)新人，新人相互助力的方式，幫助辦公室工作人員解決工作中的難題、調(diào)整工作中的態(tài)度;通過鼓勵的方式，將優(yōu)秀工作細節(jié)放大，并將經(jīng)驗分享給其他工作者們。作為單位領(lǐng)導，也要關(guān)心各辦公室部門的工作進展和工作人員的工作情況，激勵干部擔當。需要注意的是，在辦公室工作中，管理者要將執(zhí)行力從上貫徹到下，更多的用實際行動去幫扶。這樣，有利于將單位基層員工培養(yǎng)成高標準人才，也有利于調(diào)動工作人員的積極性，活躍辦公室的工作氛圍，使管理更和諧。從以人為本的角度，以精心的態(tài)度、精致的過程，落實細節(jié)管理，體現(xiàn)了對辦公室工作主體的細節(jié)尊重，同時也符合《專業(yè)技術(shù)類公務(wù)員管理規(guī)定（試行）》中關(guān)于加快完善人員分類管理制度，實現(xiàn)分渠道發(fā)展、精細化管理、專業(yè)化建設(shè)的倡導和要求。綜上所述，無論從辦公的效率上來看，還是從工作人員的成長和管理上來看，精細化理念在辦公室工作中都具有明顯的應(yīng)用價值。

三、結(jié)論

作為一個綜合性、政策性、服務(wù)性較強的部門，事業(yè)單位辦公室的工作范圍日益廣泛、工作內(nèi)容日益豐富、工作責任越來越重。新形勢下，人們對事業(yè)單位辦公室工作的履職期望也越來越高。在這種大環(huán)境中，要使事業(yè)單位辦公室工作人員更好地適應(yīng)新時代需求，就必須進一步提升事業(yè)單位辦公室工作人員“干一行、愛一行、精一行”的專業(yè)精神，以精細化理念為指導，結(jié)合工作實際，從服務(wù)意識、工作效率、人員管理等多個方面著手，將精細化理念轉(zhuǎn)化為精細化行動，幫助事業(yè)單位辦公室工作人員減輕負擔，自信前行，以最終推動單位整體的長足發(fā)展。

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