創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理完整性

陳怡怡

【摘要】在創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市過程中形成的創(chuàng)國衛(wèi)檔案，是城市創(chuàng)建全過程內(nèi)容的呈現(xiàn)，是考核、技術(shù)評估環(huán)節(jié)必查內(nèi)容，同時也是考核檢查、后期參考利用的重要依據(jù)，創(chuàng)國衛(wèi)檔案的完整性和規(guī)范性是檔案管理者需要重視的問題。本文以創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理實踐為基礎(chǔ)，對創(chuàng)國衛(wèi)檔案的重要作用、影響創(chuàng)國衛(wèi)檔案完整性因素、提升創(chuàng)國衛(wèi)檔案完整性與規(guī)范性的策略展開討論，以提升創(chuàng)國衛(wèi)檔案歸檔效果、提高檔案管理水平、為檔案資源的高效利用奠定基礎(chǔ)，更好地發(fā)揮其服務(wù)社會的功能。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生城市;檔案管理;完整性

創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案是指城市在創(chuàng)建過程中形成的各種文檔資料，是國家衛(wèi)生城市考核、技術(shù)評估、審定等環(huán)節(jié)的必查項目內(nèi)容，具有不可替代的佐證和憑據(jù)作用。創(chuàng)國衛(wèi)檔案是展示創(chuàng)國衛(wèi)成果的基本依據(jù)，也是檢驗衛(wèi)生城市創(chuàng)建過程的重要資證。檔案的完整性與規(guī)范性關(guān)乎后期的考核驗收、開發(fā)利用，需給予高度的重視。

一、檔案在國家衛(wèi)生城市創(chuàng)建中的重要性

（一）檔案材料審核的分值占比大，影響考核總分。在《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》10大項中，組織機構(gòu)健全、目標(biāo)責(zé)任簽訂、創(chuàng)國衛(wèi)工作計劃、制度、方案、總結(jié)、會議記錄、宣傳教育的知曉率、健康宣傳內(nèi)容記錄、城市垃圾運行處理記錄、病媒生物監(jiān)測分析、全年空氣API指數(shù)監(jiān)測等等指標(biāo)須提供檔案材料供考核組查閱，檔案的完整性關(guān)乎創(chuàng)國衛(wèi)工作的結(jié)果。

（二）創(chuàng)國衛(wèi)檔案是對整個城市創(chuàng)建的工作的真實反映。創(chuàng)國衛(wèi)檔案是第一手參考材料，是測評指標(biāo)的驗證證據(jù)，是上級機關(guān)檢查、考評的重要依據(jù)，可以使驗收組對創(chuàng)國衛(wèi)活動有較全面的把握和了解，作為原始記錄真實保留了創(chuàng)國衛(wèi)的歷史痕跡，具有可靠的資證作用。由于國家衛(wèi)生城市驗收相對嚴(yán)格，在評價中會受到多因素的影響，驗收時一些創(chuàng)建成果難以實現(xiàn)，所以，檔案的證明資質(zhì)也就顯得十分重要。

（三）創(chuàng)國衛(wèi)檔案便于后期創(chuàng)建中參考、利用和總結(jié)提高。收集完整的檔案是創(chuàng)建過程中全部內(nèi)容的匯總，便于參考今后城市建設(shè)中工作計劃的制定、問題的處理、保持工作的延續(xù)性。同時，可以通過比較分析數(shù)據(jù)、各項工作的總結(jié)，使創(chuàng)建工作有效地進行，及時總結(jié)創(chuàng)建工作經(jīng)驗，使城市建設(shè)管理水平進一步提高，具有重要的研究價值。

二、影響創(chuàng)國衛(wèi)檔案完整性與規(guī)范性的因素

（一）創(chuàng)國衛(wèi)檔案管理缺乏健全的制度。在創(chuàng)國衛(wèi)過程中，一些創(chuàng)建單位缺少對檔案管理工作的重視，存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”“重實體輕程序”“重結(jié)果輕過程”現(xiàn)象。檔案管理中，資料管理者為臨時抽調(diào)人員，未專業(yè)培訓(xùn)，檔案專業(yè)水平不高，導(dǎo)致檔案質(zhì)量不高。因檔案人員對各相關(guān)類目的專業(yè)性內(nèi)容不熟悉，存在對創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的收集及積累的漏洞，降低檔案管理的整體質(zhì)量。有些單位過于注重檔案的裝訂，缺少對檔案內(nèi)容以及質(zhì)量的審定，降低了檔案管理的有效性。

（二）創(chuàng)國衛(wèi)資料收集與歸檔缺少同步性。根據(jù)《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》，全市創(chuàng)建單位涉及部門較多，各相關(guān)專業(yè)性檔案由各相關(guān)單位派人整理收集，不可避免地會出現(xiàn)材料、數(shù)據(jù)調(diào)整變更的情況，不及時補充到全市創(chuàng)國衛(wèi)檔案管理部門，會造成檔案資料的脫節(jié)，影響檔案資料的真實性與完整性，影響考核結(jié)果。

（三）創(chuàng)國衛(wèi)資料的收集存在不完整性。紙質(zhì)文字資料、圖片、錄音錄像以及通過電子數(shù)據(jù)方式保存的信息都應(yīng)當(dāng)全面納入收集范圍。檔案人員未全程參與創(chuàng)建辦的相關(guān)會議、活動，創(chuàng)建辦人員對這些相關(guān)資料的收集具有不專業(yè)性，導(dǎo)致一些工作照片、領(lǐng)導(dǎo)的講話錄音、專題會議的講話稿等未及時收集完整。

三、如何提升創(chuàng)國衛(wèi)檔案的完整性與規(guī)范性

（一）建立健全的檔案管理機制。按照創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理規(guī)定，建立相應(yīng)的管理機制。一是建立健全的組織機構(gòu)，實現(xiàn)“三同時”，即檔案工作的開展應(yīng)該與創(chuàng)國衛(wèi)工作實現(xiàn)同時部署、同時安排、同時開展。市級層面，抽調(diào)檔案局專業(yè)人員、創(chuàng)建辦專業(yè)人員數(shù)名，組成全市創(chuàng)建辦檔案資料組，負責(zé)對各單位創(chuàng)國衛(wèi)建檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督導(dǎo)檢查。市直各單位要安排專人具體負責(zé)本部門、本單位創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的日常收集整理工作。有下屬單位的部門負責(zé)系統(tǒng)內(nèi)的資料收集整理、指導(dǎo)、監(jiān)督、規(guī)范和檢查;鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處負責(zé)轄區(qū)內(nèi)各社區(qū)、單位創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料收集整理工作的督導(dǎo)落實。根據(jù)《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》制定規(guī)范的檔案收集、整理標(biāo)準(zhǔn)。如《<國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)>工作任務(wù)分解明細表》《國家衛(wèi)生城市創(chuàng)建檔案資料收集整理指南》等。二是明確職責(zé)，確保檔案管理制度化。在工作一開始就落實檔案工作，明確負責(zé)人與相關(guān)職責(zé)，檔案人員全程跟進工作的開展，全面了解創(chuàng)建工作，更好地進行創(chuàng)國衛(wèi)資料的收集、整理及歸檔工作。三是建立督導(dǎo)考核制度。將檔案工作納入市創(chuàng)建辦組織實施的區(qū)塊結(jié)合的月排名考核機制中，月底排名，連續(xù)末位排名2次，責(zé)令主要領(lǐng)導(dǎo)作出書面檢查。四是建立檔案達標(biāo)、示范制度。針對市區(qū)社區(qū)、居民委員會（村）和各單位，分區(qū)、分街道開展檔案達標(biāo)、示范單位創(chuàng)建活動。各單位根據(jù)《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，分共性檔案和專業(yè)檔案建檔，市創(chuàng)建辦對創(chuàng)建單位進行現(xiàn)場培訓(xùn)指導(dǎo)，各地培育1-2家達標(biāo)示范單位，在全區(qū)范圍內(nèi)召開現(xiàn)場會，在轄區(qū)內(nèi)進行推廣。

（二）檔案資料完整的收集與歸檔同步。?檔案的收集應(yīng)該具有時效性，即檔案收集應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時間內(nèi)進行。創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市一般收集時間為近四年的工作，作為一個跨度時間長、涉及范圍廣的工程，如果檔案收集工作無法在單位時間內(nèi)有效開展，可能會導(dǎo)致部分檔案的流失。全市每年定時、定期開展創(chuàng)國衛(wèi)專業(yè)檔案收集歸檔，由市級創(chuàng)國衛(wèi)管理機構(gòu)負責(zé)審定、接收，及時做好查漏補缺工作。檔案資料分為共性檔案和專業(yè)性檔案資料。各街道、社區(qū)和企事業(yè)單位負責(zé)整理本單位的共性創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料，在本單位歸檔保管。各牽頭單位負責(zé)定時收集本系統(tǒng)、本單位的專業(yè)技術(shù)資料，統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)的目錄，規(guī)范目錄的分類、字體、子目錄的序號等，如創(chuàng)國衛(wèi)共性檔案分為街道辦事處、社區(qū)居委會、行政機關(guān)、企事業(yè)單位等多類;專業(yè)性檔案則分類、分部門收集，統(tǒng)一歸檔。衛(wèi)健委負責(zé)標(biāo)準(zhǔn)十大類中愛國衛(wèi)生組織管理、健康教育、公共場所、生活飲用水衛(wèi)生、傳染病防治、病媒生物防制、社區(qū)和單位這些大類的檔案收集和歸檔;住建局負責(zé)市容環(huán)境衛(wèi)生、城中村及城鄉(xiāng)接合部衛(wèi)生這兩大類檔案的收集和歸檔，環(huán)保局負責(zé)環(huán)境保護類的資料收集和歸檔;市場監(jiān)管局負責(zé)食品安全類檔案歸檔。同時，創(chuàng)建工作的照片、影像檔案須收集完整歸檔。各類創(chuàng)國衛(wèi)照片要及時準(zhǔn)確，如創(chuàng)國衛(wèi)會議、重要領(lǐng)導(dǎo)講話、城中村整治、農(nóng)貿(mào)市場整治、“五小行業(yè)”整治等照片的收集，要體現(xiàn)及時、真實、直觀。要做好檔案的數(shù)字化掃描工作，同步做好電子檔案的歸檔。創(chuàng)國衛(wèi)資料要嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，上下對應(yīng)，符合邏輯，有據(jù)可查。所有資料要有所依據(jù)，有出處、經(jīng)得起推敲。一二三級檔案資料中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)要上下統(tǒng)一，所陳述的內(nèi)容須在二三級檔案資料中找到依據(jù)，檔案資料要如實反映創(chuàng)建工作的真實情況。完整的檔案才能充分體現(xiàn)出檔案記錄的優(yōu)越性，準(zhǔn)確的檔案才能更好地資證創(chuàng)國衛(wèi)工作的開展，時效性能夠兼顧檔案收集的完整性和準(zhǔn)備性。

（三）提升檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)與要求的審定。對市級各部門、各單位提交的全市性創(chuàng)國衛(wèi)專業(yè)檔案，市級層面的檔案專業(yè)人員須對其檔案和全面性、完整性、收集的內(nèi)容、數(shù)據(jù)的邏輯性進行審定，且對歸檔的專業(yè)性進行審定。紙質(zhì)檔案整理方面，規(guī)范文件性材料按正式紅頭文件收集整理、紙質(zhì)文件按A4紙打印，要注意文件行文的規(guī)范，如成立各類工作領(lǐng)導(dǎo)小組、實施方案、制度等有關(guān)發(fā)文，要鑒別行文是否規(guī)范，注意體現(xiàn)文號、是否有簽發(fā)單位、責(zé)任者、簽發(fā)時間、單位印鑒、簽發(fā)份數(shù)等。要正確劃分檔案保管期限、合理組卷、規(guī)范擬寫案卷標(biāo)題、文件標(biāo)題，規(guī)范編寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等。照片檔案要彩色打印、均附注簡單說明，音像資料，編號貼簽單獨建檔等。同時，要確保檔案資料的真實性，即檔案管理要以事實為依據(jù)，檔案作為一種客觀的記錄，應(yīng)當(dāng)建立在尊重事實的基礎(chǔ)上;確保全市創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的完整性與規(guī)范性。

（四）建立規(guī)范的檔案移交制度。創(chuàng)國衛(wèi)資料檔案是城市四年創(chuàng)建工作的全貌反映，創(chuàng)建工作完成后，創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料要按照檔案館的要求，及時與檔案館對接，做好檔案規(guī)范的移交工作，同時做好電子檔案的移交。填寫創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的移交登記，做好檔案的整理、排列、鑒定、編目、分類、裝具、統(tǒng)計等工作，按規(guī)范的移交制度進行移交，便于檔案的開發(fā)和利用，充分發(fā)揮其社會價值。

（五）強化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案人員綜合素養(yǎng)的提升是十分重要的。需要通過對檔案管理人員，進行系統(tǒng)化檔案專業(yè)知識培訓(xùn)以及對創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的詳細研讀，提升檔案人員的收集、整理專業(yè)能力。同時，要增強檔案管理人員的責(zé)任意識，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)束語

在國家衛(wèi)生城市檔案管理建設(shè)中，為了提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，應(yīng)該將檔案資料收集的完整性與規(guī)范性作為重點，確定科學(xué)化的檔案管理工作，以保證創(chuàng)建工作的科學(xué)性、有效性。對于檔案管理者，應(yīng)該逐漸提高自身的綜合素養(yǎng)，通過新技術(shù)以及新手段的運用，創(chuàng)新國家衛(wèi)生城市檔案管理工作的方法，提高檔案管理的整體質(zhì)量，保證創(chuàng)國衛(wèi)工作的穩(wěn)步、有效地進行。

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