試論辦公室人員如何做好行政事務(wù)管理

毛謙

摘 要 辦公室是一個聯(lián)系上下級部門、傳達指令文件的紐帶，在企業(yè)或者單位中起著很大的協(xié)調(diào)作用。在科學技術(shù)廣泛應(yīng)用到社會各個方面的情況下，做好企業(yè)辦公室行政管理工作有著比較大的挑戰(zhàn)，其工作內(nèi)容和工作形式也需要有一些改變，所以，企業(yè)辦公室有關(guān)人員認識到行政管理工作的緊迫性，從中知道新時期下工作中存在的問題，從而制定合理措施，促進新時期企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理水平的上升。因此文章重點就辦公室人員如何做好行政事務(wù)管理展開分析。

關(guān)鍵詞 辦公室人員;行政事務(wù);管理

辦公室部門是一個系統(tǒng)化、綜合化、全方位的工作機構(gòu)，對于宣傳企業(yè)形象、協(xié)調(diào)部門工作、輔助決策等事務(wù)有重要作用，對應(yīng)的發(fā)展過程中，辦公室逐漸成為綜合性的管理服務(wù)部門，是單位企業(yè)組織的重要構(gòu)成部分，在一定程度上對企業(yè)的發(fā)展都有很大的影響。但是，從日常的工作情況來說，現(xiàn)有的辦公室行政事務(wù)管理工作有著一定的問題，單位聯(lián)系周邊、上傳下達的紐帶，辦公室工作人員面對的工作氛圍和內(nèi)容都比較復雜，辦公室工作涉及檔案、文秘、值班、人事、督查、宣傳等，工作靈活性強度大、要求高、任務(wù)重，并且牽扯整個單位的運行和管理，所以新時期要做好單位辦公室的管理工作，提高行政事務(wù)的管理質(zhì)量，為單位提供助力。行政辦公室是單位的對外窗口，體現(xiàn)了單位的形貌形象，在內(nèi)部則起到著重要樞紐的作用，在各個部門的傳達和溝通工作中實現(xiàn)溝通和配合，體現(xiàn)了其行政職能工作責任。除此，辦公室還是幫助領(lǐng)導決策和監(jiān)察的部門，是單位的核心部門，具有服務(wù)中心、信息中心、參謀中心和指揮中心的職能，其行政工作質(zhì)量會關(guān)系單位的正常發(fā)展和高效管理，因此，我們應(yīng)該正確選擇辦公室工作方法。

1企業(yè)辦公室管理工作的目標

明確行政事務(wù)的工作目標是做好辦公室管理工作的基礎(chǔ)。目標能為工作人員提供清楚的方向，更加深入認識到自身工作的意義。這樣才能保證行政事務(wù)工作得到有效開展。首先，提高行政管理人員的素質(zhì)水平。行政事務(wù)工作需要工作人員具備高素質(zhì)，不僅應(yīng)該強化服務(wù)意識，還應(yīng)該不斷學習更加先進的服務(wù)手段。使工作人員能從思想和情感方面熱愛自己的工作。其次，提高工作體系的完善程度。保證企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的有效協(xié)作是辦公室行政管理工作體系中的一項基本組成部分。每一項工作都應(yīng)該對應(yīng)相應(yīng)的規(guī)范，為工作人員提供工作目標，也將各個人員的權(quán)利和責任規(guī)劃清楚。針對辦公室行政管理工作細節(jié)較多的特點，完善的工作體系能為其提供保障作用。最后，提高企業(yè)的核心競爭力。相比于其他部門，辦公室行政事務(wù)并不會直接參與經(jīng)營以及管理工作，更多的是發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，為其他部門做表率。要想達到企業(yè)核心競爭力的目標，就需要設(shè)定合理的辦公室行政事務(wù)工作目標[1]。

2企業(yè)辦公室管理工作的現(xiàn)狀

首先，行政管理制度亟待完善。辦公室的行政事務(wù)較為零散，具有冗雜性。為了與新時代的發(fā)展步伐相一致，滿足企業(yè)的發(fā)展要求，在政府部門的督促下實行企業(yè)辦公室工作改革，達到了較為理想的成果。但是，在我國社會經(jīng)濟水平不斷提高的背景下，辦公室行政管理制度改革仍然存在滯后性，管理模式中的一些不足之處也凸顯出來。這樣的情況在很大的程度上對企業(yè)的發(fā)展形成了一定的阻力。其次，作風建設(shè)有待整頓。長久以來，辦公室作風建設(shè)一直是企業(yè)的一項戰(zhàn)略任務(wù)，在實踐中達到了基本的目標。但是，在企業(yè)的辦公室當中，仍然存在一些帶著負面情緒參與工作的人員，這是工作作風問題的一種表現(xiàn)。一些工作人員堅持比較保守的思想，沒有形成自我意識;一些工作人員缺乏務(wù)實精神，在工作中不夠沉穩(wěn);一些工作人員在生活作風方面不夠嚴謹，自律能力較弱等。這些問題成為作風建設(shè)和整頓的重點對象[2]。

3企業(yè)辦公室行政管理工作特點

首先，辦公室行政管理工作在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著重要的信息傳達作用，也就是上傳下達。信息在傳達的過程中不僅要保證其高效性，還應(yīng)該重視保密性。這就對辦公室人員的素質(zhì)提出了較高的要求。信息傳達應(yīng)該落實到相關(guān)的人，應(yīng)該了解信息的人應(yīng)該及時得到通知。負責傳達的人員不能根據(jù)自己的主觀想法而擅自刪減或者增加所傳遞的信息。其次，辦公室行政事務(wù)具有組織服務(wù)的核心性。其工作范圍涉及的內(nèi)容較多，不僅包括單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，還包括一些與其他單位之間的交流工作。從這個角度來看，辦公室負責重要的溝通和交流工作，應(yīng)該保證每項工作得到細致完成。最后，辦公室行政事務(wù)工作應(yīng)該體現(xiàn)創(chuàng)新性。無論是管理者，還是部門工作人員都應(yīng)該具備創(chuàng)新意識。企業(yè)的辦公室行政事務(wù)工作具有多元化和動態(tài)化的特點，這就需要在實際的經(jīng)營中能通過創(chuàng)新有效應(yīng)對各項工作的變化。辦公室人員在完成自己工作的同時，應(yīng)該積極思考和觀察，針對提高辦公室服務(wù)和管理水平提出新建議，使各個部門和崗位能得到有效的協(xié)調(diào)。十九大針對機構(gòu)改革所提出的新要求，使得企業(yè)應(yīng)該保持改革思想和創(chuàng)新的步伐[3]。

4做好辦公室工作，必須牢固六種意識

4.1 發(fā)展觀念

辦公室作為溝通上級和下級的橋梁紐帶，我們必須重視它發(fā)展工作中的作用。思想發(fā)展的前進性在新時期具有競爭力，思想保守化不利于個人發(fā)展; 世界上一切事物都在發(fā)展運動，辦公室人員也要深刻理解發(fā)展的本質(zhì)，并付諸到實際行動中去踐行。

4.2 大局觀念

辦公室工作人員需要有大局觀念，政治敏感度要很高。在實際工作中應(yīng)始終有一顆清醒的頭腦。努力做到堅持看新聞聯(lián)播、學習馬克思主義，從中發(fā)現(xiàn)新感悟，新的體會，通過學習了解最新政策，從中獲取各種信息，用以指導工作。想問題應(yīng)當站得更高一些，辦事情應(yīng)當更上進一些。要善于把本單位的工作與國內(nèi)宏觀形勢改革和發(fā)展來思考謀劃。不能走一步看一步，沒有全部通盤考慮，要懂得三思而后行，想問題看事務(wù)要考慮全面。這樣才能在實際工作中把握正確的政治方向。

4.3 積極參謀

辦公室是領(lǐng)導管理者科學決策化的智囊團。要想領(lǐng)導所想，急領(lǐng)導所急，解領(lǐng)導之所解。當前的工作重點和解決問題的關(guān)鍵，文秘要了熟于心，相應(yīng)做好準備工作，從而使自己的工作具備超前和預測性。辦公室人員要下基層，從實踐中尋求新的思路，聽取各反面意見，及時向領(lǐng)導反映人民最新的狀況，為領(lǐng)導提出建設(shè)性參考意見，為領(lǐng)導解決后顧之憂，真正當好領(lǐng)導的左臂右膀，貼心幫手。

4.4 服務(wù)意識

辦公室工作最大的特點在于它的服務(wù)性。辦公室人員要提高思想認識的高度去理解和加強服務(wù)意識，將服務(wù)意識貫穿到點滴的事情細節(jié)上。辦公室人員堅持樹立正確的服務(wù)意識，是不斷提升工作質(zhì)量的重要保證。更重要的是要提升服務(wù)創(chuàng)新機制，改變傳統(tǒng)的服務(wù)意識，加強現(xiàn)代主動服務(wù)意識，提升服務(wù)應(yīng)有的水平。

4.5 勇于創(chuàng)新

進入新時代，辦公室工作人員要緊隨時代步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式觀念，建立以服務(wù)理念為中心，提高工作效率意識的工作方針。科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力，服務(wù)觀念建立在科學技術(shù)的基礎(chǔ)上，辦公要盡可能利用現(xiàn)代科技的成果，實現(xiàn)辦公的信息化和數(shù)字化，智能化。要圍繞社會熱點問題，提出辦公室工作的新思路、新對策，新方法; 利用科技開闊視野，不局限于自己的一方之地，將手延伸到世界各地，吸取國內(nèi)外先進的思路和看法，觀點。

4.6 無私奉獻

辦公室工作內(nèi)容涉及方方面面，哪一個部分都不能忽視，一個環(huán)節(jié)懈怠，就會影響全部。辦公室人員沒有認真負責的態(tài)度和無私奉獻的精神，沒有強烈的事業(yè)心、榮譽感和責任感是難以做好辦公室工作的。工作人員要經(jīng)受得起各種考驗，來自家庭和孩子的生活壓力，因此需要有緩解壓力的辦法，主動承擔起相關(guān)的任務(wù)，努力完成上級下達的命令，做好應(yīng)該做的本職工作。以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和出人的工作成績，使領(lǐng)導滿意、同事滿意、人民滿意[4]。

5企業(yè)辦公室行政事務(wù)工作優(yōu)化方法

5.1 提高行政事務(wù)管理人員的工作能力

要想達到理想的企業(yè)辦公室行政事務(wù)工作效果，就應(yīng)該重視提高行政事務(wù)管理人員的工作能力，這是一項必要的工作舉措。首先，在辦公室人員的選拔方面，應(yīng)該進行嚴格控制，重點考察工作人員的工作態(tài)度和個人素質(zhì)。其次，對于選拔進入辦公室的人員，應(yīng)該對其提供教育培訓，幫助其在復雜的工作環(huán)境當中建立清晰正確的工作思路，強化其工作能力，從而逐漸達到每個工作人員都能獨立完成辦公室行政管理工作的目的。最后，重視辦公室人員的思政教育。在實際的工作中，辦公室人員應(yīng)該形成服務(wù)意識和責任意識，能從思想層面將自身的工作與社會發(fā)展相結(jié)合，將自己的工作價值充分發(fā)揮出來。

5.2 設(shè)定清晰明確的行政事務(wù)職務(wù)定位

通過設(shè)定清晰的行政事務(wù)職務(wù)定位，使每個辦公室人員都能清楚自己的職責是一項非常重要的工作。應(yīng)該改一改長期以來形成的隨意安排辦公室崗位的工作方式，從深入化的角度對行政事務(wù)工作情況進行調(diào)查，主要是查找是否在辦公室中存在無人管理的事項，或者是交叉管理的業(yè)務(wù)等。一旦發(fā)現(xiàn)這樣的情況，應(yīng)該及時改正和重新安排，使每個辦公室人員都能在自己的崗位上發(fā)揮自己的價值，以負責的態(tài)度投入到自己的工作當中。在進一步明確辦公室行政事務(wù)的條件下，能在很大的程度上降低辦公室中的人力和物力投入，節(jié)約管理成本。另外，應(yīng)該適當提高辦公室行政事務(wù)的針對性，使其能更好的服務(wù)于企業(yè)的正常運行。

5.3 融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式

辦公室在整個企業(yè)中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，如果工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，就會使得企業(yè)的整體工作效率下降。從管理學理論的角度來看，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)比較緊密，呈金字塔形，上級能完全控制下級。這樣的組織結(jié)構(gòu)方式很難使部門之間發(fā)生有效的溝通和互動，無法發(fā)揮其自主性。因此，應(yīng)該對行政管理工作模式實施創(chuàng)新。要想實現(xiàn)辦公室行政管理模式創(chuàng)新的目標，就應(yīng)該將管理模式改革作為著手點，一改傳統(tǒng)的多層次、幅度小的科層式管理模式，而應(yīng)用于現(xiàn)代化時代發(fā)展相適應(yīng)的扁平式行政管理模式。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有較少的管理層次，其管理的幅度也較大，有利于信息在各個部門之間的有效傳遞，也能更加便捷為決策測層提供依據(jù)。另外，這樣的管理模式也具有較強的靈活性，能使得企業(yè)的整體工作效率得到提高。

5.4 強化工作人員的思想作風建設(shè)

綜合管理處于辦公室行政事務(wù)管理工作的核心地位。辦公室人員的職業(yè)能力以及思想觀念都能影響其工作質(zhì)量，不僅應(yīng)該具備處理公共關(guān)系的能力和技巧，還應(yīng)該掌握扎實的專業(yè)知識，能在實際的工作中表現(xiàn)出良好的工作作風和政治素養(yǎng)。所以，在實際的工作中，強化辦公室工作人員的思想作風建設(shè)具有非常關(guān)鍵的意義。首先，加強開展辦公室人員的政治理論學習，提高其政治思想水平。在辦公室這個工作環(huán)境中，無論是撰寫工作報告，還是處理一些日常的事務(wù)，都需要工作人員表現(xiàn)出較強的學習能力。并且，辦公室人員應(yīng)該嚴格遵守企業(yè)所制定的相關(guān)管理制度，形成正確的思想觀念，能在實際的工作中踐行社會主義核心價值觀。其次，應(yīng)該組織辦公室人員深入到基層當中，能切實體會實事求是的工作意義。辦公室人員的工作范圍不應(yīng)該僅僅局限于辦公區(qū)域，而是應(yīng)該走出辦公室，獲取更多資料，并將其如實匯報給領(lǐng)導，能嚴格按照企業(yè)的政策和制度解決問題。在處理內(nèi)務(wù)和外訪工作中，辦公室人員都應(yīng)該保持謙虛的態(tài)度。

5.5 培養(yǎng)辦公室行政管理人員的團隊精神

在企業(yè)中，每一項工作都有明確的分工，辦公室人員應(yīng)該清楚認知自己的職責。一些行政事務(wù)可以由辦公室單獨完成，但是有些事務(wù)需要互相配合和合作。從這個角度來看，培養(yǎng)辦公室人員的團隊精神具有非常重要的意義。所以，企業(yè)的辦公室行政事務(wù)工作應(yīng)該重視團隊協(xié)作，使工作人員能從深入的角度在思想層面形成合作意識。以團隊精神建設(shè)為基礎(chǔ)，應(yīng)該強化對崗位的管理，將每個人員的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，形成內(nèi)部合力。首先，應(yīng)該將崗位分配作為基礎(chǔ)，對辦公室人員實施合理化配置，使工作效用達到最大化。這樣的方式有利于充分調(diào)動工作人員的積極性。其次，將每個辦公室人員的性格和興趣作為主要的依據(jù)，制定具有針對性的培訓計劃，提高其專業(yè)技能和個人綜合素養(yǎng)。當前，越來越多的新理念和新知識不斷得到應(yīng)用，這就使得企業(yè)的辦公室人員應(yīng)該時刻更新自身的知識和思想體系，從而更好的滿足崗位的需求。最后，建立工作人員之間的有效溝通平臺，鼓勵其互相學習，互相交流，積累更多優(yōu)秀的辦公室行政事務(wù)處理經(jīng)驗。

5.6 抓好制度建設(shè)

俗話說說得好： “沒有規(guī)矩不成方圓”，制度化建設(shè)，科學規(guī)范化管理是做好辦公室工作的有效手段。首先，要及時改變不合時宜的制度規(guī)范，積極融入適應(yīng)新形勢下的管理方法。除此之外，還要建立健全工作激勵的評價機制，將處罰公示以示警誡，凈化工作環(huán)境氛圍，提高員工工作的積極性。最后，自身建設(shè)也需要得到加強，目的使辦公室形象得到充分提升。制度建設(shè)的建立健全，為提高服務(wù)水平、工作效率會提供一個良好的保障。

5.7 精簡辦公室機構(gòu)，提高辦事效率

根據(jù)有關(guān)調(diào)查研究結(jié)果表明，當前辦公室機構(gòu)設(shè)置復雜、重復，有著職責交叉重疊問題，并且造成工作效率不高。為了解決這一問題，目前我們應(yīng)該努力簡化辦公室機構(gòu)，減少行政職責交叉，提升行政辦事效率，明確部門和人員職責，加大問題解決和服務(wù)質(zhì)量的針對性。精簡辦公室機構(gòu)，提升辦事效率，需要我們注意以下問題：第一，保證本職工作質(zhì)量，提高每一個工作環(huán)節(jié)操作的正確度，部門協(xié)調(diào)一致，共同完成行政職務(wù)管理工作，為基層人員服務(wù)，提升辦公室工作質(zhì)量和辦事效率。而且，我們在精簡部門的同時也要注意人力資源配置問題，保證物盡其用、人盡其責，提升資源應(yīng)用效率，節(jié)約單位開支。第二，在部門精簡的同時也要對辦事環(huán)節(jié)和步驟進行精簡，避免辦事流程復雜，降低行政管理工作效率，不利于辦公室服務(wù)質(zhì)量提升和單位的可持續(xù)發(fā)展。第三，建立科學的部門精簡意識，主動減少中間部門設(shè)置，確保命令下達和精神傳達的有效性，為辦公室行政管理工作有效性提升提供機會[5]。

綜上所述，經(jīng)濟迅猛發(fā)展，中國已走進了新時代，邁向了新征程，對辦公室人員也提出更高的要求，作為行政事務(wù)管理的中樞，要有更高的責任意識，意識感，為適應(yīng)新情況，要抓好行政工作的重點項目建設(shè)，協(xié)調(diào)處理好各工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌兼顧各方關(guān)系，提升服務(wù)質(zhì)量，搞好辦事的效率。同時，在企業(yè)的日常工作中，相關(guān)部門的管理者應(yīng)該明確辦公室行政事務(wù)的工作目標和特點，分析辦公室管理工作的現(xiàn)狀，并通過提高行政事務(wù)管理人員的工作能力;設(shè)定清晰明確的行政事務(wù)職務(wù)定位;融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式;強化工作人員的思想作風建設(shè);培養(yǎng)辦公室行政管理人員的團隊精神的方式優(yōu)化辦公室行政事務(wù)工作效果;抓好制度建設(shè);精簡辦公室機構(gòu)，提高辦事效率。通過本文對企業(yè)辦公室行政事務(wù)工作優(yōu)化方法展開的一系列淺談，希望能為提高企業(yè)的工作效率提供一些參考。

參考文獻

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