政府檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略

孫淑芳

【摘? 要】隨著社會的發(fā)展，我國越來越重視檔案的管理，在進行檔案管理工作時一定要具有專業(yè)化的知識，才能保證檔案管理工作的切實可行。尤其是隨著信息化社會的到來，政府部門在檔案管理方面，需要利用信息化手段，來進行檔案資源的整合和管理，提高資源的利用效率，檔案信息化管理能夠增強工作的實踐經(jīng)驗，這也是未來政府部門檔案管理的必然趨勢。

【關(guān)鍵詞】政府部門;檔案管理;應(yīng)對策略

引言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理形式不斷的創(chuàng)新，越來越的組織和部門更加倡導(dǎo)信息化檔案管理方式，其中政府作為我國的行政機關(guān)，其檔案資源極為的復(fù)雜和豐富。政府檔案管理信息化指的是通過結(jié)合當下的信息技術(shù)與檔案資源管理有效結(jié)合，將一般的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過大數(shù)據(jù)的有效手段，對相關(guān)部門的檔案資源進行整合，實現(xiàn)有效保護檔案管理，提高相關(guān)部門日常的辦事效率。當前，檔案管理工作人員通過積極地構(gòu)建數(shù)字化管理模式，將內(nèi)部信息管理數(shù)據(jù)化，最終實現(xiàn)網(wǎng)上檔案管理的資源共享。

1.政府檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案管理人員的整體素質(zhì)不高

政府內(nèi)部檔案管理相關(guān)人員的整體素質(zhì)不高，專業(yè)能力相對較弱，在對管理人員的技能培訓(xùn)上也存在嚴重不足的現(xiàn)象。而在互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下，檔案管理是一項重大的工程，這就要求相關(guān)檔案管理人員具有較高的職業(yè)意識和能力。而當前政府部門檔案管理工作方式相對落后，需要不斷地提升管理人員的專業(yè)化，緊跟時代的步伐，與時俱進，向前發(fā)展，提升現(xiàn)代政府部門檔案管理的效率。除此之外，在相關(guān)部門工作的檔案管理人員流動性較大，檔案管理的質(zhì)量參差不齊，有所差異，最終影響到了檔案管理的效果。

1.2檔案管理的方法過于單一

面對當前信息化的時代，政府內(nèi)部檔案系統(tǒng)的部分檔案管理管理方法和理念較為落后，沒有行之有效的檔案管理體系，工作不能落實。加上管理人員的流動性較大，導(dǎo)致管理的難度較大，管理效率極低，所以要從創(chuàng)新管理方法入手，在方式方法上面給予高度的關(guān)注，對檔案管理的工作進行全面的改革，從而在一定程度上增強效果。除此之外，檔案的管理是一項龐大的工作，在進行管理時，更新管理方法和理念，不斷創(chuàng)新，與時俱進。創(chuàng)新數(shù)據(jù)管理方法和方式，多元化地管理措施，可以實行線上線下同步管理，將大數(shù)據(jù)移動至移動終端，同時及時更新數(shù)據(jù)，管理資源現(xiàn)代化。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員也要重視檔案管理的工作，促進管理方式的豐富性，增強相關(guān)檔案資源的完整性，使得檔案管理工作的有效進行。

1.3檔案管理信息技術(shù)缺失

信息技術(shù)是進行檔案管理重要的基礎(chǔ)支撐，沒有技術(shù)管理工作就會很難得到開展。由于我國的信息技術(shù)發(fā)展起步較慢，相關(guān)人員在信息技術(shù)方面有著很大的缺陷，另外一方面就是現(xiàn)在在內(nèi)部管理系統(tǒng)中，信息技術(shù)的軟件設(shè)備較為落后，信息資源嚴重缺乏，許多的信息還是停留在紙質(zhì)版的統(tǒng)計上。對于現(xiàn)代化信息技術(shù)不夠重視，導(dǎo)致了部分管理人員對于信息化管理的認知水平低，平時不注重技術(shù)的開發(fā)和學(xué)習(xí)，導(dǎo)致目前政府內(nèi)部檔案管理的效率過低。

1.4管理信息化人才不足

優(yōu)秀的檔案管理人才是促進檔案管理高效化的保障，但就目前來看，政府相關(guān)部門迄今為止的信息化人才是相對來說比較少，原因主要有以下幾點：第一是因為互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)信息管理是近幾年才開始興起的，市場人才供小于求，信息化專業(yè)人才比較缺少，導(dǎo)致管理部門招收不到相應(yīng)信息專業(yè)技術(shù)的人才來管理檔案資源;第二，是因為內(nèi)部沒有加強重視信息化人才的培養(yǎng)，也不重視檔案信息化的管理，過于故步自封，沒有根據(jù)時代發(fā)展的特點來實施相應(yīng)措施，也沒有加強信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗，缺少相關(guān)信息管理技術(shù)研究，沒有做到傳統(tǒng)信息管理資源和信息技術(shù)的深度融合。

2.檔案管理的應(yīng)對策略

2.1重視檔案管理

相關(guān)管理工作人員在檔案的管理工作時，必須要將檔案管理納入日常的行政工作中。高度重視檔案管理，并制定一些有效的舉措來規(guī)范檔案管理工作，政府部門的檔案信息大多涉及人民群眾的利益，所以在檔案的整理中，保密性很強，不能肆意泄漏信息，做好檔案的保管工作。適當?shù)膶ο嚓P(guān)工作人員進行保密教育，詳細的檔案管理條例，可以參照國家檔案質(zhì)量的管理要求，明確檔案管理的基本邏輯框架，有效促進檔案管理的工作。重視檔案的管理是相關(guān)工作人員的職責(zé)之一，必須明確檔案對于管理部門的重要性，切實落實檔案信息的維護和管理，高度重視檔案信息的管理，才能樹立政府部門認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，創(chuàng)造良好的形象，為人民全心全意服務(wù)。

2.2建立檔案管理制度體系

通過建立政府內(nèi)部檔案管理制度體系，有利于進一步保障檔案管理工作的開展，制度的建立能夠有效促進工作人員的合理分工。詳細劃分自身的工作內(nèi)容，及時完成相關(guān)檔案管理的任務(wù)，積極落實檔案管理工作的開展。如何建立行之有效的檔案管理體系，可以依據(jù)國家相關(guān)法律政策來制定，也可以參照國家的一些準則。但是需要注意在制定檔案管理體系必須要建立在適合我國國情的基礎(chǔ)上，也要適宜相關(guān)部門的工作效果。這樣建立一套體系使得檔案管理工作人員加強落實檔案管理的力度，提升部門內(nèi)部的效率。同時也可以建立工作人員的獎懲制度，明確相關(guān)工作的內(nèi)容和方向，讓工作能夠有效的展開和落實。制度的建立有利于相關(guān)工作人員積極地展開工作，在制度的規(guī)范下能夠明確自身的工作職責(zé)，落實工作任務(wù)，加大對信息的保護和管理。

2.3完善信息化管理建設(shè)

檔案作為政府內(nèi)部重要的信息資源，所以在面對當下互聯(lián)網(wǎng)的沖擊，必須要開始提升信息的管理水平，能夠更好地滿足人民的需求。展開便捷化和高效化的服務(wù)方式，通過信息技術(shù)的運用，能夠加強檔案管理和服務(wù)的速度，提高日常的工作效率，節(jié)約時間成本。通過將一些紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能有效防止信息的丟失和避免人為的破壞，這樣檔案管理更具有實效性。除此之外，依托于電腦客戶端的檔案管理信息資源不再過于單一，工作人員對于信息的采集不再停留在文字信息上，互聯(lián)網(wǎng)可以將文字、語音、圖片和視頻結(jié)合在一起，構(gòu)成檔案信息資源龐大資源體系。

2.4培養(yǎng)信息化管理人才

人才的培養(yǎng)在一定程度上有利于促進信息化檔案資源的管理，所以相關(guān)部門要引起高度重視，通過創(chuàng)新各種方式，不斷地促進檔案管理人才的學(xué)習(xí)，更新他們的知識大腦，熟練地操作信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理資源的高效化;領(lǐng)導(dǎo)要高度重視加強管理人才的信息技術(shù)培訓(xùn)，合理的配置資源，通過有效的途徑讓管理人才獲取更多的培訓(xùn)方法，同時也可以向上級部門申請，各個部門之間開展信息技術(shù)人才交流分享會，提高大家對信息技術(shù)知識的掌握和促進，共同進步和推動內(nèi)部檔案信息管理的有效實施。

3.結(jié)語

政府作為我國的行政機關(guān)，其內(nèi)部的檔案資源非常的重要，尤其是涉及人民群眾和企業(yè)的檔案信息，必須要加強保護。在當前大數(shù)據(jù)時代背景之下，通過對檔案資源信息化的管理，不斷地優(yōu)化信息統(tǒng)計，能夠順應(yīng)時代的變化，將資源數(shù)據(jù)化，并且結(jié)合部門內(nèi)部的實際情況，通過注重檔案資源的管理、加強建設(shè)檔案資源管理體系、完善當前信息化管理，都能有效地促進政府部門工作的有效落實，這也是對當下檔案管理工作人員管理意識提高的表現(xiàn)。檔案管理人員要不斷地創(chuàng)新資源管理意識，更新管理方法，有效地提高資源的管理理念，擴大檔案信息資源、整合檔案資源、注重保護檔案信息資源的安全性和有效性，才能有助于推動內(nèi)部工作的實施。

參考文獻

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