單位行政管理科學(xué)化和精細(xì)化的對策

李祝

摘? 要：行政管理是行政活動的重心，行政管理科學(xué)化以及精細(xì)化與否直接影響到行政活動的效能，也決定了行政活動能夠產(chǎn)出多少經(jīng)濟效益和社會效益?，F(xiàn)實生活中，要將這一復(fù)雜而又高度綜合的工作事項做好，十分考量辦公室行政管理人員的智慧。文章就行政管理科學(xué)化和精細(xì)化的必要性予以闡述，指出當(dāng)前行政管理工作中存在的不足，并從科學(xué)化以及精細(xì)化的角度提出建議，旨在進一步解決實踐問題，助益于相關(guān)單位解決行政管理動能不足、成本高的問題。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化;科學(xué)化;行政管理;不足;對策

一、單位行政管理科學(xué)化和精細(xì)化的必要性

（一）確保單位行穩(wěn)致遠(yuǎn)的必然要求

新的歷史起點，單位行政管理的內(nèi)容和目標(biāo)都有所調(diào)整，機遇與挑戰(zhàn)并存。在這種環(huán)境下，從科學(xué)化以及精細(xì)化的角度開展行政管理工作，不僅可以把握行政管理與單位其他工作之間的聯(lián)系，給單位各項工作改革提供更多的創(chuàng)新方向，而且可以促進單位整體的發(fā)展，激發(fā)單位發(fā)展活力。除此之外，發(fā)現(xiàn)并處理傳統(tǒng)行政管理中存在的問題，重視細(xì)節(jié)工作，可以營造良好的工作氛圍，更好地順應(yīng)時代的發(fā)展?？偠灾诋?dāng)前環(huán)境下，抓好行政管理工作，遵循規(guī)律和打破束縛，摒棄守舊思想，才能真正彰顯行政管理的價值，贏得單位領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門的認(rèn)可。

（二）協(xié)調(diào)組織內(nèi)外關(guān)系的內(nèi)在要求

辦公室在單位中主要扮演著“協(xié)調(diào)者”以及“傳聲筒”的角色，其能夠更好地協(xié)調(diào)組織內(nèi)外的關(guān)系。從科學(xué)化以及精細(xì)化的角度開展行政管理工作，不僅可以進一步落實上級機關(guān)部署的相關(guān)任務(wù)和政策，而且可以協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部各個部門之間的關(guān)系，真正起到“承上啟下”的銜接作用。相反，一味強調(diào)工作效率而忽視對工作內(nèi)容進行細(xì)化，則勢必影響任務(wù)完成、政策傳達以及關(guān)系協(xié)調(diào)工作，難以體現(xiàn)行政管理的服務(wù)職能。除此之外，細(xì)化相應(yīng)的內(nèi)容，可以更好地發(fā)現(xiàn)問題并加以整改，能夠避免問題再次發(fā)生，構(gòu)建科學(xué)化的事務(wù)處理格局。

（三）提升辦公室服務(wù)效能的必然舉措

作為事業(yè)單位的綜合性較強的管理部門，辦公室具有監(jiān)管、溝通、協(xié)調(diào)、管理等多項職能，是單位運行的核心軸動力。新形勢下，從精細(xì)化的角度開展行政管理工作， 不斷細(xì)化崗位職責(zé)、工作內(nèi)容、工作目標(biāo)，進一步按照規(guī)章制度管人、管事和管權(quán)，能夠提升辦公室整體的服務(wù)效能。一方面，各項行政管理事務(wù)被細(xì)化之后，各個崗位的人員就能夠擔(dān)起責(zé)任，實現(xiàn)崗位之間無縫對接，避免崗位之間職責(zé)重疊，進而呈現(xiàn)出嶄新的服務(wù)面貌。另一方面，推動行政管理事務(wù)科學(xué)化和精細(xì)化，能夠確保辦公室各項工作正常開展，實現(xiàn)行政管理向行政服務(wù)轉(zhuǎn)變，切實攻克日常行政管理工作中存在的難點，實現(xiàn)辦公室行政管理與辦公室服務(wù)的有機融合。

二、單位行政管理工作中存在的不足

（一）缺乏科學(xué)化和精細(xì)化的管理模式

當(dāng)前，部分單位開展行政管理工作模式缺乏創(chuàng)新，在一些方面無法做到面面俱到，更談不上行政管理科學(xué)化和精細(xì)化。一是尚未建立重大事項督辦機制，對相應(yīng)的事項缺乏硬性規(guī)定，導(dǎo)致許多行政管理事項無法高效展開。二是尚未建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制。實踐中，許多行政管理事項并不只是涉及辦公室的職責(zé)，還關(guān)系到其他部門的職責(zé)，如果缺乏相關(guān)部門配合，勢必會導(dǎo)致行政管理效能低下。然而，當(dāng)前部分單位在開展工作過程中沒有進一步量化和細(xì)化管理項目，容易出現(xiàn)責(zé)任推諉、工作推諉等情況。三是辦公室內(nèi)部缺乏團隊協(xié)作機制，難以在確保效率的情況下高質(zhì)量完成復(fù)雜性的行政事務(wù)。

（二）行政決策執(zhí)行和監(jiān)控不到位

單位任何一項決策如果不能落實下去，不僅會影響行政決策的公信力，甚至可能導(dǎo)致行政管理邊緣化。當(dāng)前，部分辦公室在履行行政管理職責(zé)時，過于重視從決策制定角度為單位以及其他部門提供意見，忽視行政決策執(zhí)行和監(jiān)控。一是尚未做好相應(yīng)的監(jiān)督檢查工作，政策制定出來后是否落實的情況不明，浪費人力、物力以及財力資源的同時，不利于行政管理科學(xué)化。二是尚未做好決策效果評估工作，難以為領(lǐng)導(dǎo)后續(xù)開展工作提供具有參考性的意見，無法突出精細(xì)化。

（三）缺乏科學(xué)化和精細(xì)化的行政管理體系

當(dāng)下，之所以部分辦公室行政管理不夠科學(xué)化和精細(xì)化，關(guān)鍵在于管理體系存在漏洞。一是行政管理流程過于繁雜，不同事項沒有標(biāo)準(zhǔn)的處理程序，可操作性不強。在這種環(huán)境下，不同員工習(xí)慣于按照個人的習(xí)慣開展工作。二是缺乏問題意識，沒有及時針對行政管理中存在問題加以改進，難以總結(jié)、探索行政管理工作的新特點以及新規(guī)律。三是沒有理清行政管理的具體內(nèi)容和崗位職責(zé)，難以形成目標(biāo)化管理，影響工作效率和質(zhì)量。

（四）文件流轉(zhuǎn)制度不健全，難以發(fā)揮行政管理的作用

辦公室作為單位的行政中樞，通常會負(fù)責(zé)對一些公文類、政策類、法規(guī)類文件進行處理。然而，當(dāng)下部分單位文件流轉(zhuǎn)制度不健全，許多政策精神無法及時傳遞，弱化了行政管理在單位決策中的作用。一是涉密文件與普通文件的管理不科學(xué)，部分涉密文件沒有及時移交檔案管理人員進行加密處理，存在一定的安全隱患。二是流轉(zhuǎn)程序不明確，相關(guān)的文件在OA辦公系統(tǒng)或者線下的流轉(zhuǎn)速度較慢，無法體現(xiàn)辦公室“傳聲筒”的功能。三是辦公室與檔案管理部門對相關(guān)文件的轉(zhuǎn)交職責(zé)不明確，部分文件沒有及時清退、銷毀、歸檔。

三、單位行政管理科學(xué)化和精細(xì)化的對策

（一）創(chuàng)新管理模式，明確管理目標(biāo)

思路決定出路，思路是開展工作的基礎(chǔ)。要實現(xiàn)科學(xué)化以及精細(xì)化的目標(biāo)，需要從體制機制層面發(fā)力，需要創(chuàng)新工作模式。一是要建立重大事項督辦機制，明確各重點事項的牽頭部門，由辦公室設(shè)置相應(yīng)的管理臺賬，便于后期考核、追責(zé)以及管理，提升整個單位的行政管理效能。二是建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制，強化全體員工的協(xié)同意識。一方面，要做好辦公室與其他部門的信息協(xié)同，充分利用OA辦公系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)郵件以及其他現(xiàn)代化通信技術(shù)實現(xiàn)信息共享，避免內(nèi)部出現(xiàn)信息孤島。另一方面，要進一步量化和細(xì)化管理項目。對于綜合性較強的行政管理事務(wù)，要明確辦公室以及其他職能部門在該事務(wù)中的責(zé)任，做到條塊管理與精細(xì)化管理相結(jié)合，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉、工作推諉等情況。三是要建立團隊協(xié)作機制，依托辦公室這一整體開展行政管理工作。對于復(fù)雜性、內(nèi)容多的行政管理事項，要合理科學(xué)地分配相關(guān)任務(wù)，節(jié)約時間并提升工作效率。

（二）做好行政決策執(zhí)行和監(jiān)控工作

無論多么科學(xué)和合理的決策，最終都需要落到實處，否則就會成為一紙空文。決策執(zhí)行階段是決策制定階段的繼續(xù)和延伸，不嚴(yán)格執(zhí)行或者不落實執(zhí)行，都會導(dǎo)致決策的無功而返，白白耗費大量的人力、物力和財力。為此，辦公室既要扮演好“參謀者”角色，也要扮演好“監(jiān)督者”角色。一是要做好相應(yīng)的監(jiān)督檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)決策執(zhí)行中存在的問題。二是要做好決策效果評估工作，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報相關(guān)情況，凸顯行政管理工作的價值。

（三）搭建科學(xué)化和精細(xì)化的行政管理體系

行政管理是一項宏觀的工作，涉及到公文處理、檔案管理、會議管理、制度管理以及其他方面，只有從宏觀上加強布局，搭建科學(xué)化和精細(xì)化的行政管理體系，才能真正實現(xiàn)行政管理有序化的目標(biāo)。具體而言：一是要優(yōu)化行政管理流程，明確不同事項的處理程序，在內(nèi)部形成一套可操作性強的管理規(guī)程。二是要建立閉環(huán)式的行政管理改進機制，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)建議以及其他部門反饋，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前行政管理中存在的不足，采取有針對性的措施，實現(xiàn)“低投入、高產(chǎn)出”的目標(biāo)。三是要明確不同事項的管理內(nèi)容，將每一項事項具體化、明確化，理清崗位職責(zé)，督促每一個員工為目標(biāo)的實現(xiàn)而盡責(zé)盡力。

（四）完善文件流轉(zhuǎn)制度

為了更好地發(fā)揮辦公室行政管理職能，推動行政管理工作創(chuàng)新化、規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化，必須要完善文件流轉(zhuǎn)制度。一是對涉密文件和普通文件進行區(qū)別化管理。涉密文件與普通文件具有本質(zhì)的差別，二者的管理要求也有所差異。為此，必須要制定嚴(yán)格的文件流轉(zhuǎn)機制，在充分保障不泄密的前提下，提升涉密文件的傳閱效率以及質(zhì)量。二是要完善文件流轉(zhuǎn)程序，遵守“嚴(yán)格程序，靈活處理”的基本原則，細(xì)化制度內(nèi)容，為辦公室行政管理人員提供更為明確的指引。三是要理清辦公室與檔案管理部門的職責(zé)，對文件傳輸、立卷歸檔等重點環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，對重點人員進行配置，切實保障文件在接收、登記、送批、傳閱以及抄錄過程中合規(guī)合法。同時，細(xì)化部門職責(zé)過程中要堅持標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化和科學(xué)化的基本要求，確保相關(guān)文件歸檔、清退以及銷毀的及時性。

四、結(jié)語

做好行政管理工作是適應(yīng)新時期科學(xué)行政、高效行政的內(nèi)在要求，是減少行政管理成本，實現(xiàn)單位精細(xì)化管理和科學(xué)化管理的必然要求。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)辦公室行政管理工作是一項復(fù)雜性、長期性以及系統(tǒng)性的工作。為此，辦公室行政管理人員必須要將行政管理工作作為一項根本性的工作來抓，創(chuàng)新管理模式，明確管理目標(biāo)，做好行政決策執(zhí)行和監(jiān)控工作，確保行政管理工作能夠與時俱進。除此之外，工作人員要注重細(xì)節(jié)，樹立責(zé)任意識以及規(guī)范意識，搭建科學(xué)化和精細(xì)化的行政管理體系，不斷應(yīng)用新思路解決新問題。

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作者簡介：

李? 祝（1990.07-）;性別：女;民族：漢族;籍貫：云南省景谷縣;學(xué)歷：本科;職稱：群文專技十一級、助理館員;研究方向：行政、辦公室管理、人事管理。