新時(shí)代高校教學(xué)檔案資源整合及服務(wù)研究

曾曉萍

摘 要：基于當(dāng)前高校教學(xué)檔案資源處于分散分布特點(diǎn)、其“生存狀態(tài)”及利用.嚴(yán)重影響到了該類檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。為此，文章試圖從整合對(duì)象、整合手段、整合機(jī)制等方面構(gòu)建高校教學(xué)檔案資源的整合框架，充分激活教學(xué)檔案資源的活力與動(dòng)力，積極為高校教學(xué)改革與人才培養(yǎng)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;資源整合;微觀管理

高校教學(xué)檔案資源客觀詳實(shí)記載了其在各個(gè)時(shí)期的辦學(xué)體制機(jī)制、辦學(xué)理念、教育教學(xué)改革、師資隊(duì)伍建設(shè)、人才培養(yǎng)和畢業(yè)生就業(yè)情況等真實(shí)面貌，是高校長(zhǎng)期辦學(xué)的重要寶貴財(cái)富，對(duì)教師科學(xué)研究、學(xué)校繼續(xù)深化體制機(jī)制改革、人才培養(yǎng)等中心工作以及教師教育教學(xué)、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等方面具有重要的參考研究?jī)r(jià)值?；诋?dāng)前高校教學(xué)檔案資源分布分散性特點(diǎn)、其“生存狀態(tài)”及利用效果均不樂(lè)觀，資政育人功能未被充分激發(fā)出來(lái)等問(wèn)題。文章以用戶需求為導(dǎo)向，以教學(xué)檔案資源為整合突破口，以互聯(lián)網(wǎng)為依托，將大數(shù)據(jù)技術(shù)深度融合于各種信息化教學(xué)系統(tǒng)，創(chuàng)新工作機(jī)制，積極整合各類教學(xué)檔案資源，以期構(gòu)建一種多元、精細(xì)化的教學(xué)檔案資源專題數(shù)據(jù)庫(kù)，精準(zhǔn)高效服務(wù)于利用需求，充分發(fā)揮該類檔案的資政育人價(jià)值。

一、高校教學(xué)檔案資源分布現(xiàn)狀

高校教學(xué)檔案資源是高校檔案館藏資源的重要組成部分，構(gòu)建了在各個(gè)時(shí)期教育教學(xué)、人才培養(yǎng)、服務(wù)社會(huì)的多維歷史記憶，客觀真實(shí)反映了高校特定時(shí)期的辦學(xué)精髓和精神風(fēng)貌。具體而言，高校教學(xué)檔案資源指的是學(xué)校教務(wù)管理部門(mén)或教學(xué)單位在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中擬定的各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理、教學(xué)檢查、教學(xué)督導(dǎo)、教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)競(jìng)賽、專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)方案、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)就業(yè)等活動(dòng)中直接形成的且具有保存價(jià)值的各種文字、圖片、聲像、視頻等不同載體的教學(xué)文件材料。這些文件材料具有來(lái)源廣泛性、內(nèi)容多樣性、組織無(wú)序性的特點(diǎn)，分散保管在不同單位和部門(mén)。從教學(xué)檔案文件材料形成的來(lái)源領(lǐng)域劃分，筆者認(rèn)為可從宏觀和微觀兩個(gè)層面進(jìn)行分析。

（一）宏觀管理的教學(xué)文件材料

從教學(xué)宏觀管理職能層面看，高校教務(wù)部門(mén)是教學(xué)檔案資源形成的重要主體之一，這主要是有其自身的職能性質(zhì)、地位以及所管理活動(dòng)所決定的。高校的辦學(xué)宗旨和任務(wù)就是為國(guó)家和社會(huì)培養(yǎng)優(yōu)秀合格的各類人才，中心任務(wù)就是全心全意辦好教育教學(xué)，這就決定了高校教務(wù)處在其組織體系中的重要地位與職責(zé)，代表學(xué)校履行學(xué)校有序組織開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)，確保各類教學(xué)活動(dòng)正常運(yùn)行。為此，教務(wù)部門(mén)在履行職能教學(xué)管理活動(dòng)中不斷產(chǎn)生不同載體、種類繁多的教學(xué)檔案材料。比如教務(wù)部門(mén)在履行管理各項(xiàng)教學(xué)管理過(guò)程中制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)中長(zhǎng)期建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置與調(diào)整、學(xué)科建設(shè)、教改研究、人才培養(yǎng)、學(xué)生學(xué)籍表、學(xué)籍信息變更、學(xué)生身份信息變動(dòng)、學(xué)生申請(qǐng)轉(zhuǎn)專業(yè)材料、在校生學(xué)生名冊(cè)、年度在校生統(tǒng)計(jì)、學(xué)生教師教學(xué)評(píng)價(jià)、教師教學(xué)競(jìng)賽和教學(xué)見(jiàn)習(xí)實(shí)習(xí)、學(xué)校教學(xué)評(píng)估、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等方面的文件材料，這些檔案材料既有來(lái)自教務(wù)部門(mén)全程管理和監(jiān)控教學(xué)活動(dòng)的材料，又有來(lái)自各教學(xué)單位、教師個(gè)體、受教育學(xué)生之間形成教學(xué)互動(dòng)的材料。比如學(xué)院專業(yè)建設(shè)、專業(yè)調(diào)整、專業(yè)人才培養(yǎng)方案、專業(yè)師資隊(duì)伍建設(shè)、舉辦各類學(xué)術(shù)講座、專業(yè)開(kāi)發(fā)建設(shè)公共資源課程、教師優(yōu)秀教學(xué)講義、教學(xué)實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)建設(shè)、學(xué)生期末考核材料、成績(jī)分析材料、各科任教師教學(xué)期末總結(jié)、組織學(xué)生舉辦各種科技藝術(shù)等活動(dòng)材料。這些材料對(duì)學(xué)?，F(xiàn)行教學(xué)管理、監(jiān)督、診斷與整改和未來(lái)各項(xiàng)工作均具有重要的查考和憑證價(jià)值。但在實(shí)際工作中，由于管理體制機(jī)制、思想觀念、人員配置等多方面原因，致使這些教學(xué)檔案文件材料分散管理狀態(tài)，存有遺失或損壞風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

（二）微觀管理的教學(xué)文件材料

從微觀管理層面看，高校二級(jí)教學(xué)單位及專任教師、學(xué)生活動(dòng)是教學(xué)檔案材料形成的另一廣泛領(lǐng)域。這一領(lǐng)域形成的教學(xué)文件材料種類繁多、內(nèi)容豐富。這些文件材料大致集中表現(xiàn)在實(shí)施教學(xué)組織集體和具體實(shí)施教學(xué)活動(dòng)的教師主體及教學(xué)對(duì)象活動(dòng)中的學(xué)生個(gè)體之間形成的材料。一方面，既有實(shí)施教學(xué)主體活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)形成的宏觀管理文件材料，又有組織實(shí)施微觀活動(dòng)的施教文件材料，比如二級(jí)學(xué)院在組織教師在教學(xué)管理過(guò)程中制定的教學(xué)規(guī)則、教學(xué)講義、優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源視頻課件、邀請(qǐng)校外專家作專題講座、督導(dǎo)聽(tīng)課記錄、反饋意見(jiàn)、整改措施、組織學(xué)生參加各項(xiàng)校園科技文化競(jìng)賽等方面的各種載體的文件材料;另一方面，實(shí)施教學(xué)個(gè)體的專任教師是教學(xué)檔案資源來(lái)源的重要途徑，比如教師在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中的各科多媒體課件、視頻課程、對(duì)學(xué)生教學(xué)課堂評(píng)價(jià)及總結(jié)材料等均成為教學(xué)檔案構(gòu)成的主要要素。但在實(shí)際管理過(guò)程中，教學(xué)組織機(jī)構(gòu)收集保管的教學(xué)文件材料往往“重組織輕個(gè)人”、“重典型輕普通人物”、“重物質(zhì)輕事物”等不良現(xiàn)象，二級(jí)教學(xué)單位收集管理的教學(xué)檔案資源種類不齊全、材料不完整和整理不規(guī)范等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到該類檔案價(jià)值的發(fā)揮。

二、高校教學(xué)檔案資源存在問(wèn)題及原因分析

高校教學(xué)檔案資源是由教學(xué)管理部門(mén)、具體實(shí)施教學(xué)主體院系的師生在各項(xiàng)教學(xué)管理活動(dòng)、教改研究、教學(xué)實(shí)踐工作中形成的各種載體文件材料，集中記錄和反映了高校教學(xué)管理部門(mén)、教學(xué)實(shí)施組織機(jī)構(gòu)、教師與學(xué)生在各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)之間的生動(dòng)記憶，既關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，又涉及到師生之間的切身利用。教學(xué)檔案材料來(lái)源質(zhì)量的高低與齊全完整性直接影響到檔案利用的信度與效度。高校教學(xué)檔案資源主要一般而言，教學(xué)檔案資源的查閱用戶大都來(lái)自學(xué)校教學(xué)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員及師生個(gè)人，他們既是教學(xué)檔案材料的形成者又是教學(xué)檔案利用的受眾者。從教學(xué)檔案資源的管理現(xiàn)狀及實(shí)際利用情況來(lái)看，高校教學(xué)檔案資源管理和利用主要存在以下幾個(gè)方面：

教學(xué)檔案資源的價(jià)值未得到充分發(fā)揮，利用的信度及效度均不樂(lè)觀，未能有效滿足高校師生不斷對(duì)教學(xué)檔案利用的迫切需求;

教學(xué)檔案資源分散管理突出。大多檔案材料分布分散管理在形成部門(mén)或個(gè)人手中，檔案文件材料“生存狀態(tài)”受到嚴(yán)重威脅;

教學(xué)檔案資源信息化管理滯后。難以有效整合信息資源再次;

教學(xué)檔案資源利用信度效度不高。無(wú)法滿足檔案利用需求，如教學(xué)檔案資源管理人員在提供查閱服務(wù)過(guò)程中，提供材料不完整、不齊全，應(yīng)歸未歸，材料缺乏有效性;提供檔案材料無(wú)序化，未按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化整理歸檔，嚴(yán)重影響到檔案利用的效率。

三、高校教學(xué)檔案資源“生存”及利用的瓶頸分析

由于管理層面多方原因，給檔案用戶利用帶來(lái)了一定的困難，其價(jià)值未得到應(yīng)有發(fā)揮，利用效度不高等問(wèn)題?；诋?dāng)前高校教學(xué)檔案資源普遍存在資源分布分散較突出、檔案管理松散、檔案利用信度與效度不高等問(wèn)題，文章主要從工作人員檔案意識(shí)、管理體制機(jī)制、利用平臺(tái)建設(shè)等方面展開(kāi)深入分析。

（一）管理人員檔案意識(shí)不強(qiáng)

意識(shí)決定觀念和行動(dòng)，具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)能對(duì)檔案文件材料進(jìn)行有序組織管理，為收集教學(xué)檔案材料齊全與完整奠定了基礎(chǔ)。在現(xiàn)實(shí)教學(xué)檔案材料管理過(guò)程中由于管理材料的人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的價(jià)值未有清晰認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致無(wú)法按檔案歸檔制度及整理規(guī)則按時(shí)對(duì)分散在眾多內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及個(gè)人手中的各種材料進(jìn)行收集整理歸檔，從致使一些應(yīng)歸未歸的文件材料處于無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，其“生存狀態(tài)”為得到有效保護(hù)。

（二）管理體制機(jī)制不健全

高校教務(wù)部門(mén)作為高校組織體系的核心重要部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌學(xué)校教學(xué)部署、管理與實(shí)施教學(xué)活動(dòng)與各類教學(xué)評(píng)估的全過(guò)程，產(chǎn)生了種類眾多的教學(xué)材料，已成為高校檔案資源建設(shè)的重要源泉。但由于檔案工作長(zhǎng)期受傳統(tǒng)觀念影響未得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素，使得高校教務(wù)部門(mén)長(zhǎng)期未建立起完善的檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制，導(dǎo)致教學(xué)文件材料收集困難，管理松散等不良現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案資源的增量建設(shè)。

（三）資源利用平臺(tái)建設(shè)滯后

長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)高校在不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模的卻忽視了教學(xué)檔案資源整合利用平臺(tái)在學(xué)校教育教學(xué)管理與教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中的重要作用和意義，教學(xué)檔案資源整合利用平臺(tái)未及時(shí)與眾多的信息化教學(xué)平臺(tái)建設(shè)同步推進(jìn)，使學(xué)校在實(shí)施信息化教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的各類具有保存價(jià)值的信息化教學(xué)資源成為一座信息孤島，無(wú)法與教學(xué)管理與教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)形成良性循環(huán)互動(dòng)，導(dǎo)致教學(xué)檔案資源難以優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)教育教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)。

四、高校教學(xué)檔案資源整合及服務(wù)的路徑構(gòu)建

高校教務(wù)部門(mén)既是高校實(shí)施教學(xué)管理與教學(xué)實(shí)踐的主體，又是產(chǎn)生一手教學(xué)檔案信息資源的重要聚集地，在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，高校教務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)管理觀念，以信息資源用戶為導(dǎo)向、以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)為抓手、以數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)為平臺(tái)，充分整合信息化教學(xué)產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種教學(xué)信息資源，積極為學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)和師生利用需求提供快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（一）提高管理人員檔案意識(shí)

管理人員檔案意識(shí)的高低直接影響教學(xué)檔案材料的質(zhì)量和管理水平。為此，做好教學(xué)檔案材料工作的前提是管理人員應(yīng)當(dāng)通過(guò)多種途徑不斷提高自身的檔案意識(shí)，比如既可采取參加上級(jí)檔案行政管理部門(mén)組織開(kāi)始的崗前培訓(xùn)班，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)視頻在線學(xué)習(xí)檔案專題知識(shí)來(lái)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解，以便能精準(zhǔn)做好各類教學(xué)文件材料的收集與整理工作。

（二）建立教學(xué)檔案管理體制機(jī)制

健全的教學(xué)檔案資源管理體制是確保做好教學(xué)資源檔案整合與利用工作的重要保障，學(xué)校應(yīng)將教學(xué)檔案資源建設(shè)納入部門(mén)工作的重要議事議程，建立由教務(wù)部門(mén)集中統(tǒng)一收集管理全校教學(xué)檔案資源，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)分管、專人負(fù)責(zé)管理的運(yùn)行機(jī)制，確保學(xué)校在開(kāi)展各類教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)競(jìng)賽、教學(xué)診斷與改進(jìn)等工作中產(chǎn)生的不同載體的文件材料及時(shí)收集整理歸檔，確保材料齊全完整和完全。

（三）建立教學(xué)檔案資源管理平臺(tái)

教學(xué)檔案資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要具有前瞻性統(tǒng)籌規(guī)劃，以互聯(lián)網(wǎng)+檔案為應(yīng)用背景，以符合當(dāng)前高校各類教育教學(xué)實(shí)踐需求為導(dǎo)向，以提升高校教育教學(xué)管理水平為目標(biāo)。堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)集成、信息過(guò)程集成、機(jī)構(gòu)組織和用戶個(gè)人集成的思路，將所有教學(xué)管理與教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的人和信息進(jìn)行重新整合，建立規(guī)律有序的專題數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建一種實(shí)時(shí)工作協(xié)同機(jī)制，使檔案用戶通過(guò)系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)跨地域共享利用平臺(tái)中的專題教學(xué)資源庫(kù)，努力實(shí)現(xiàn)為教學(xué)實(shí)踐和科學(xué)研究服務(wù)，不斷提高自身的教學(xué)質(zhì)量。