初探高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)

王革

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化也隨之不斷的發(fā)展變化，高職院校人事檔案管理模式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變是肯定的。在如今這個(gè)信息化高速發(fā)展的大背景下，著手研究目前高職院校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與建設(shè)的意義，了解限制其發(fā)展的原因，據(jù)此提出了幾點(diǎn)關(guān)于其信息化建設(shè)的建議，希望可以加快檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;信息化建設(shè);檔案管理;路徑

人事檔案可以將每個(gè)人的成長(zhǎng)與發(fā)展的過程真實(shí)客觀的記錄下來，可以反映出個(gè)人的經(jīng)歷、品格、綜合素養(yǎng)以及獲獎(jiǎng)狀況等等。它是在個(gè)人進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理、轉(zhuǎn)正評(píng)級(jí)或者職稱申報(bào)等活動(dòng)都需要用到的重要憑據(jù)，是高校開展人事工作之中不可缺少的一部分，具有重要作用。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展進(jìn)步，以往紙質(zhì)檔案的管理模式與保存已然無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展與需求，必須進(jìn)行創(chuàng)新。因此，高職院校信息化建設(shè)成為當(dāng)前人事檔案管理的必然趨勢(shì)，只有加快信息化建設(shè)，才可以有效提升管理的效率，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展步伐。

1 高校人事檔案管理信息化現(xiàn)狀與建設(shè)意義

1.1 信息化建設(shè)現(xiàn)狀

關(guān)于高校人事檔案管理信息化的建設(shè)，指的是在國(guó)家檔案行政管理的組織與規(guī)劃之下，在檔案管理之中應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與現(xiàn)代化的目標(biāo)。換言之，管理的信息化建設(shè)就是利用互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫等技術(shù)將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化材料的過程。近年來，檔案管理信息化建設(shè)的步伐加快，但是與實(shí)現(xiàn)全面信息化還是存在一些差距，特別是高職院校之中的人事檔案管理信息化建設(shè)，依然處于初級(jí)進(jìn)程，有許多難題尚未得到很好的解決，比如信息化技術(shù)設(shè)備的配置、專業(yè)人員的配置等。

1.1.1 檔案管理人員以及硬件配置

目前，在管理員工之中，缺少專職檔案管理工作的人員，即專職檔案員。通過某數(shù)據(jù)的研究我們可以知道專職檔案員只有百分之二，信息化專業(yè)的僅占百分之十七，而本科及以上學(xué)歷的員工只有百分之八，兼職員工達(dá)到了百分之九十二;在從檔案管理人員的年齡方面來看，30歲以下的管理人員只有百分之十二，占比很低。而且在人事檔案進(jìn)行信息化管理的普及之中，需要配備有電腦、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件作為其支撐，雖然在電腦配置這一點(diǎn)上達(dá)到了全面的普及，但是照相機(jī)等硬件配置還不足百分之十，這就在很大程度上限制了人事檔案信息化管理的發(fā)展步伐。

1.1.2 人事檔案管理模式

隨著社會(huì)的發(fā)展，電腦已經(jīng)全面遍及，大多數(shù)高職院校都會(huì)利用Word、Excel等辦公軟件進(jìn)行工作。但是許多高校之中負(fù)責(zé)檔案管理的員工年齡較大，對(duì)電腦的認(rèn)知較少，采取的管理方式依然是較為傳統(tǒng)的手工模式，占比達(dá)百分之十一，而使用電子信息化儲(chǔ)存信息資源的高職院校僅有百分之十五，而且在這之中電子化程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足現(xiàn)代化信息資源的管理工作。

1.1.3 檔案管理信息化系統(tǒng)

近幾年，雖然有一小部分高校建立了獨(dú)立的人事檔案管理系統(tǒng)，但是比重僅占百分之十五，而且在這些擁有獨(dú)立系統(tǒng)的高職院校之中，他們系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)資源也十分少，由于網(wǎng)絡(luò)安全等原因，網(wǎng)站之中也沒有為教職工提供相關(guān)的鏈接，因此在線檢索以及查詢功能更是少之又少。

1.2 高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.2.1 以往的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求

人事檔案之中包含著每位員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、職務(wù)晉升、綜合素養(yǎng)、獎(jiǎng)懲、工資變化等等，一份人事檔案就是一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，極其重要。但是目前，大多數(shù)人事檔案都是用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理、制作與保存，不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，還會(huì)在這一過程之中出現(xiàn)文件破損的現(xiàn)象。因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案管理不利于信息資源進(jìn)行傳遞、不方便攜帶且容易破損與遺失，從而影響到人事檔案管理的工作進(jìn)程，而實(shí)行信息化管理則可以避免上述問題的出現(xiàn)。

1.2.2 信息化管理可以最大化的利用資源

檔案進(jìn)行信息化管理就是通過現(xiàn)代化技術(shù)將信息資源以數(shù)字信號(hào)進(jìn)行展現(xiàn)出來，從而使得每一位員工的信息資源得以完整的儲(chǔ)存下來，包括員工個(gè)人的薪資管理、績(jī)效考核等，以此來實(shí)現(xiàn)人事資源信息的共享。它可以優(yōu)化檔案的結(jié)構(gòu)，將信息資源進(jìn)行加工與整合，這樣更加方便工作人員進(jìn)行分類管理，需要人事檔案資料時(shí)，可以通過檢索功能快速獲取所需要的信息資源。同時(shí)，信息化管理還可以提升檔案資源的使用率。信息化管理下的人事檔案材料方便大家進(jìn)行查詢與保存，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的傳遞，并且可以保障人事檔案數(shù)據(jù)材料的完整與一致性，可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間資源的共享，使得信息資源被最大化的使用。

1.2.3 信息化資源方便保存與檢索

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理非常容易出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，特別是在高溫高濕的環(huán)境之中，相對(duì)比而言，信息化管理之下的電子材料更加方便保存，不容易損壞，具備穩(wěn)定性且方便人們進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索與查閱。而且在傳統(tǒng)紙質(zhì)模式之中，內(nèi)容較為繁雜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而信息化建設(shè)則可以解放勞動(dòng)力，提升人事檔案管理的效率。

2 限制其信息化發(fā)展的原因分析

限制高校資源管理信息化建設(shè)主要有三個(gè)原因。其一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及基層員工對(duì)其重視程度不夠，一些邊緣的管理工作容易被忽略，使得人事檔案管理工作被認(rèn)為是不重要，人才隊(duì)伍的建設(shè)也不科學(xué)，從而影響到工作人員工作的積極性。其二，缺少復(fù)合型人才，檔案管理人員不僅要求其具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，還需要他們可以熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是當(dāng)前檔案管理的崗位之中，大多工作人員年齡偏大且學(xué)歷不高，已經(jīng)適應(yīng)了以往的檔案管理方法，缺乏創(chuàng)新精神。而其中一些兼職人員雖然可以熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化的管理，但是由于是兼職，因此沒有太多的精力與時(shí)間進(jìn)行信息化的建設(shè)。其三，高職院校缺少相應(yīng)的激勵(lì)制度來激發(fā)教職工工作的積極性?？己酥贫炔还剑镔|(zhì)與精神激勵(lì)不均衡，沒有約束力，導(dǎo)致員工信息化建設(shè)的積極性不高。

3 高職院校人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的路徑

3.1 提升對(duì)人事檔案建設(shè)的關(guān)注與重視

要想加快信息化建設(shè)的步伐，不僅需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視，基層員工也應(yīng)提升對(duì)其的重視。首先，建設(shè)進(jìn)程與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度密不可分，這就需要加大對(duì)信息化建設(shè)的宣傳與講解，通過一些會(huì)議的召開讓領(lǐng)導(dǎo)了解信息化管理與建設(shè)的重要性。而且信息化建設(shè)的過程比較長(zhǎng)，一些工作的進(jìn)行包括獨(dú)立的人事檔案管理系統(tǒng)以及電子化轉(zhuǎn)換都需要學(xué)校在制度、財(cái)力以及人力上作為支撐。只有高職院校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到其重要性，為信息化建設(shè)制定相關(guān)的制度，以此來規(guī)范約束管理人員，才可以推動(dòng)信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。其次，信息化建設(shè)離不開基層員工對(duì)其的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)重視起來，當(dāng)成一件大事來抓，通過宣傳，基層工作人員就會(huì)了解信息化建設(shè)所帶來的便利之處，可以提升工作效率。這樣，基層員工才會(huì)配合學(xué)校完成信息化建設(shè)的相關(guān)管理工作，促進(jìn)信息化的進(jìn)一步管理與建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

在信息化的背景之下，信息化檔案管理工作不僅需要員工具備很高的專業(yè)素養(yǎng)，還需要會(huì)熟練地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)。這就要求高校在進(jìn)行選聘之時(shí)要特別注意他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)，當(dāng)然也可以通過引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才進(jìn)行專業(yè)訓(xùn)練，專門進(jìn)行檔案管理的學(xué)習(xí)，從而更好的投入到信息化管理的工作之中。因此，高職院校需要引進(jìn)綜合型管理人員，為信息化管理建設(shè)出一支專業(yè)的人才隊(duì)伍。此外，高職院校也應(yīng)加強(qiáng)管理崗位專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，增強(qiáng)員工的專業(yè)素養(yǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)。可以通過舉辦相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)以及講座來提升檔案管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)。

3.3 建立有效的激勵(lì)制度

在信息化建設(shè)的過程之中，需要設(shè)立相關(guān)的量化考核機(jī)制，并且將其考核結(jié)果與員工的薪酬相聯(lián)系，這樣就可以實(shí)現(xiàn)按勞分配，多勞多得，獎(jiǎng)罰分明，避免出現(xiàn)不公平的現(xiàn)象，同時(shí)也可以將教職工的工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來，激發(fā)其工作的積極態(tài)度?？己说膬?nèi)容包括日常的打卡考勤、任務(wù)的難易以及完成情況等等，可以將教職工的實(shí)際工作狀況真實(shí)準(zhǔn)確的表達(dá)出來。其次，高職院校還可以采用多元的激勵(lì)方法來滿足員工的不同需求，這就需要對(duì)員工進(jìn)行了解，根據(jù)不同需求采取不同的激勵(lì)方式，切實(shí)發(fā)揮出人才的潛能與作用，激勵(lì)其為信息化建設(shè)作出最大的努力與貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案信息化建設(shè)是對(duì)管理制度、方法、技術(shù)以及理念的改革，不能只滿足于表面，應(yīng)當(dāng)提高信息化管理的意識(shí)，使得信息化建設(shè)與各大高職院校的實(shí)際狀況相結(jié)合，建設(shè)出一個(gè)符合院校規(guī)模與實(shí)際狀況的信息化管理模式。這不僅僅是學(xué)校發(fā)展的需求，更是關(guān)于人才方面的需求，必須與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展速度。

參考文獻(xiàn)

[1]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究——以濟(jì)南市高職院校為例[D].濟(jì)南：山東大學(xué)，2014.

[2]尹艷華.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策研究[J].才智，2016（7）：88-90.

[3]張麗娜，夏慶利.高職院校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策[J].學(xué)術(shù)論壇，2016（4）：157-161.

[4]張霞.大數(shù)據(jù)背景下高職院校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略探討[J].工作指導(dǎo)，2016（3）：165-166.