新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探究

張焰

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)席卷各大行業(yè)，事業(yè)單位也在不斷發(fā)展和完善信息化建設(shè)，在過(guò)程中會(huì)遇到一些阻礙，與傳統(tǒng)的檔案管理產(chǎn)生沖突，但集成化的處理數(shù)據(jù)，無(wú)疑會(huì)為后續(xù)的檔案管理帶來(lái)了一定的便利，為后續(xù)發(fā)展提供實(shí)用經(jīng)驗(yàn)。目前的檔案管理模式守舊，導(dǎo)致在進(jìn)行信息化應(yīng)用過(guò)程中，不能充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，所以，信息化發(fā)展中要充分做好有關(guān)問(wèn)題的落實(shí)和解決。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

1 引言

信息化體現(xiàn)了現(xiàn)代化，隨科技發(fā)展其影響力不斷加深，輻射范圍逐漸擴(kuò)大。目前的事業(yè)單位變革，涉及的范圍較廣，其中檔案的創(chuàng)新模式搭建，提高了信息交流頻率，為事業(yè)單位的各項(xiàng)管理發(fā)揮出了巨大的作用。為了能夠有效的保障檔案管理，將相關(guān)的各項(xiàng)工作進(jìn)行合理接洽，促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，確保信息化的利用價(jià)值。

2 信息化建設(shè)重要性

信息化檔案建設(shè)，是新時(shí)代事業(yè)單位求變求發(fā)展的必然需求，主要原因在于，檔案信息數(shù)字化管理的其他對(duì)接手段也在不斷的發(fā)展和更新，為更好地與各需求單位合作，更好的為單位人員服務(wù)，更好的進(jìn)行事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步，必須進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，從相關(guān)業(yè)務(wù)入手，利用信息化管理平臺(tái)，逐步完善事業(yè)單位的服務(wù)體系。數(shù)字信息技術(shù)，不斷地整合發(fā)展，使得事業(yè)單位檔案的管理無(wú)論從形式還是從管理模式以及管理手段上都能進(jìn)行徹底的、適應(yīng)信息化發(fā)展的變革，從根本上對(duì)事業(yè)單位的檔案資料分類(lèi)整合，從存儲(chǔ)形式、檢索機(jī)制、檔案維護(hù)管理等方面入手，提高事業(yè)單位的工作效率，便利信息處理，更加規(guī)范的處理檔案工作。以往的事業(yè)單位檔案管理，由于傳統(tǒng)管理模式的一定缺陷性，平時(shí)維護(hù)需要的人手較多，但是檔案管理中存在的漏洞較多，很多信息不完善，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理的效率低下，所以，無(wú)論從客觀的檔案管理需求，滿足時(shí)代對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展要求，還是對(duì)求穩(wěn)求發(fā)展的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，都是目前極為迫切的需求。事業(yè)單位有別于其他企業(yè)，對(duì)待信息化成熟技術(shù)應(yīng)該加以甄別，選擇或改進(jìn)適合的信息處理技術(shù)，否則百害而無(wú)一利，反而妨礙事業(yè)單位發(fā)展。所以盲目的借鑒并不能改善檔案管理的缺陷問(wèn)題，必須探究適合事業(yè)單位特點(diǎn)的信息化發(fā)展道路。目前事業(yè)單位在檔案進(jìn)行信息化改革發(fā)展的前期階段進(jìn)行了充分的參與，對(duì)于改革中的有關(guān)問(wèn)題有所感悟，同時(shí)，信息化改革之后帶來(lái)的工作效率提升也是有目共睹的，說(shuō)明了進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是具有十分必要的現(xiàn)實(shí)意義的工作。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的問(wèn)題

3.1 缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人才

傳統(tǒng)與先進(jìn)的模式碰撞，首先要重視的就是人才，事業(yè)單位檔案管理變革不僅需要管理人才還需要信息化人才，并將兩者融合的新人才，也就是，對(duì)于檔案管理人才的要求更高，比如要求有關(guān)人員不僅要具備良好的檔案管理知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)要對(duì)于數(shù)字化、信息化操作技術(shù)能夠具有一定的技術(shù)素養(yǎng)，能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理改革中的有效過(guò)渡和內(nèi)容方式的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)傳統(tǒng)管理模式向信息化、技術(shù)化、規(guī)范化的平穩(wěn)過(guò)渡。從目前來(lái)看，事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案管理人員稍顯不足，而且大部分對(duì)于信息化技術(shù)掌握程度不高，缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人才使是目前的一大難題。

3.2 對(duì)于檔案信息化發(fā)展的不重視

事業(yè)單位日常的管理工作較多，而且人員的選拔、任用等需要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選和錄用，所以，在信息化管理綜合人才的選用上會(huì)遇到一些阻礙，自身認(rèn)知程度不足的原因，其信息化技術(shù)掌握程度較低，其發(fā)展借助的信息化優(yōu)勢(shì)不高，從而對(duì)信息化信任程度較低，間接的阻礙了事業(yè)單位轉(zhuǎn)型。目前的事業(yè)單位受到時(shí)代的發(fā)展沖擊，暴露了許多問(wèn)題，檔案管理效率低，其檔案作用價(jià)值不能充分的發(fā)揮出來(lái)，其實(shí)用價(jià)值被埋沒(méi)，尤其是在數(shù)字化檔案應(yīng)用及管理中，相關(guān)的接洽部門(mén)不對(duì)接，或者搭建的溝通橋梁不通暢。

3.3 管理設(shè)備存在不配套問(wèn)題

信息化技術(shù)依托專(zhuān)業(yè)的設(shè)備，事業(yè)單位的發(fā)展和轉(zhuǎn)型需要一定的資金支持，用于人才選拔和配套設(shè)備選購(gòu)，目前事業(yè)單位資金有限，不能做到及時(shí)采購(gòu)有關(guān)配套設(shè)備，不能科學(xué)規(guī)劃性的指導(dǎo)檔案管理工作，所以，調(diào)查事業(yè)單位管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，存在諸多的應(yīng)付行為，只有部分設(shè)施，完成信息化建設(shè)平臺(tái)搭建可以說(shuō)相當(dāng)困難，應(yīng)用起來(lái)缺乏實(shí)用性，始終不能有效的滿足管理過(guò)程中的高效化、科學(xué)化要求。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展建議

4.1 做好人才隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展

技術(shù)的發(fā)展最終還是依賴人才，所以，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，融合型、綜合型的人才對(duì)其發(fā)展也極為重要。這就需要做好專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)工作，保障信息化建設(shè)能夠在科學(xué)人才隊(duì)伍的支撐下，開(kāi)展科學(xué)有效的檔案管理革新工作。這些人才引進(jìn)的同時(shí)，也要充分做好單位原有檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其技術(shù)，確保進(jìn)行檔案管理的有關(guān)參與人員具備良好的信息化操作技能。因?yàn)榭萍夹畔⒌牟粩喟l(fā)展，加強(qiáng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才應(yīng)該作為指導(dǎo)性的人事目標(biāo)，而且對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)應(yīng)該是常態(tài)化的，將人才隊(duì)伍進(jìn)行補(bǔ)充擴(kuò)大，充分發(fā)展事業(yè)單位優(yōu)勢(shì)力量。

4.2 完善檔案管理制度

事業(yè)單位的制度構(gòu)建是其未來(lái)發(fā)展的一個(gè)良好縮影，只有正確的結(jié)構(gòu)性索引，才能最終達(dá)到理想的發(fā)展結(jié)果。制度優(yōu)勢(shì)是事業(yè)單位發(fā)展的先天有利條件，能夠更好的保證其信息建設(shè)，使得具體管理行為能夠在制度的管理下進(jìn)行，將各項(xiàng)管理事務(wù)推動(dòng)發(fā)展，步入正軌。所以，制度保駕護(hù)航才能確保信息化發(fā)展。不過(guò)信息化風(fēng)險(xiǎn)存在，這導(dǎo)致了檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也在增加。通過(guò)完善的安全管理制度形式，加強(qiáng)檔案密匙性管理，能夠有效的提升檔案管理的安全性。制度的構(gòu)建應(yīng)該具備一定的屬性特點(diǎn)。比如，要具備適用性特點(diǎn)，能夠針對(duì)本單位的具體客觀情況進(jìn)行有關(guān)措施制度的制定，確保檔案管理過(guò)程具備良好的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。要具備規(guī)范化屬性，制定科學(xué)合理的制度，并使其真正對(duì)于信息化建設(shè)行為進(jìn)行有效規(guī)范和指導(dǎo)約束。

5 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的發(fā)展，依托社會(huì)的力量，并服務(wù)于大眾，其便利性、安全性、科學(xué)性都尤為重要，目前所暴露出的各種問(wèn)題隱患亟待解決。所以，不斷發(fā)展、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、不斷完善，才是正確發(fā)展之道。

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