試論如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)

李海濱

摘 要：現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在人們的生產(chǎn)、生活中得到了廣泛運(yùn)用，特別是在辦公領(lǐng)域中，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，極大的提高了辦公效率和質(zhì)量。在企業(yè)的日常管理之中，檔案管理是至關(guān)重要的部分，因而提高企業(yè)檔案管理信息化程度是未來檔案管理工作的開展趨勢(shì)。本文對(duì)企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)行研究分析，首先闡述了企業(yè)檔案管理信息化的重要意義，然后對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施進(jìn)行了探討，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)工作人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

1 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作

通過對(duì)傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行分析可以看出，其主要還是依靠人力進(jìn)行操作，這無疑增加了工作量，同時(shí)降低了工作效率?，F(xiàn)如今是高效率時(shí)代，通過將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，讓企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，工作人員只需要將企業(yè)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)設(shè)備之中，就能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存，不但極大的提高了檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，降低了工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也能夠在需要使用檔案時(shí)，快速進(jìn)行檢索，為后續(xù)工作提供便利條件。

1.2 促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展，提高市場(chǎng)競(jìng)爭力

通過讓企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，不僅能夠通過使用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行快速的檢索，極大的提高量工作效率，同時(shí)將企業(yè)檔案信息化也能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策提供幫助，為其提供詳細(xì)的資料，讓其決策更加準(zhǔn)確、科學(xué)，進(jìn)一步提高企業(yè)的核心市場(chǎng)競(jìng)爭力，也能夠幫助企業(yè)更好的關(guān)懷員工，激勵(lì)員工，開發(fā)員工的內(nèi)在潛能[1]。

2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的相關(guān)措施

2.1 建立并完善企業(yè)檔案管理信息化制度

企業(yè)需要給予檔案信息化管理高度重視，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，根據(jù)企業(yè)的自身情況，制定并完善檔案信息化管理制度，約束工作人員的工作行為，提高檔案信息化管理的整體水平。因此，企業(yè)第一步需要建立并完善檔案信息化管理工作制度，明確檔案管理個(gè)目標(biāo)，確定檔案管理工作的內(nèi)容，將檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。然后，明確劃分責(zé)任，將檔案信息化管理工作的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，當(dāng)工作中出現(xiàn)的各種問題時(shí)能夠第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人，并及時(shí)解決問題。最后，企業(yè)要提高內(nèi)部各部門的協(xié)同合作能力，要求各部門要配合檔案管理工作人員，進(jìn)而能夠充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)[2]。

2.2 優(yōu)化對(duì)電子檔案的管理工作

對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化來說，建立電子檔案是至關(guān)重要的任務(wù)，因此需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過程中，需要對(duì)電子檔案的接受、保存、使用等方面進(jìn)行嚴(yán)格的把控，保障管理的有效性，將對(duì)電子檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)代社會(huì)的信息量非常大，對(duì)于檔案管理也存在著多種形式，例如錄音檔案、視頻檔案等等，需要對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)換，強(qiáng)化對(duì)電子檔案的整理、保存等工作，為后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)[3]。

2.3 借助信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享

現(xiàn)代企業(yè)要想進(jìn)一步發(fā)展，提高自身競(jìng)爭力，離不開對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的全面利用，通過對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)的深度開發(fā)，共享各項(xiàng)資源。首先，就需要搭建起專業(yè)的檔案信息化管理平臺(tái)，讓企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)高效的信息交流和共享，為員工開展相關(guān)工作提供幫助[4]。其次，通過搭建對(duì)外檔案管理通道，積極的融入檔案市場(chǎng)，第一時(shí)間更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的貢獻(xiàn)，進(jìn)一步提高企業(yè)自身的競(jìng)爭力。

2.4 提高檔案管理信息化安全水平

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，但隨著科技的不斷發(fā)展，病毒技術(shù)以及黑客技術(shù)也在不斷的提高，因此在檔案管理信息化建設(shè)同時(shí)，也需要重視檔案管理信息化的安全建設(shè)。首先，檔案管理工作部門需要時(shí)刻保持安全意識(shí)，嚴(yán)格遵循相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)定期進(jìn)行維護(hù)檢查，當(dāng)出現(xiàn)問題、漏洞的時(shí)候，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)解決，避免造成更為嚴(yán)重的安全事故。其次，充分發(fā)揮先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，通過建設(shè)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，建立多道、全面的防火墻，對(duì)企業(yè)系統(tǒng)定期進(jìn)行殺毒維護(hù)，同時(shí)還需要設(shè)置相關(guān)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限，例如身份認(rèn)證、訪問權(quán)限等，對(duì)于十分重要的文件檔案數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)丟失，無法找回的情況[5]。

2.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案管理工作者是檔案管理信息化建設(shè)的主要參與者，因此其自身綜合素質(zhì)以及能力水平都對(duì)檔案管理信息化有著直接的影響?；诖饲闆r，企業(yè)首先需要對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，例如定期開展檔案管理知識(shí)技能培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)培訓(xùn)等，讓其能夠充分掌握相關(guān)的知識(shí)與技能，提高其工作能力，進(jìn)而增強(qiáng)其工作效率以及工作質(zhì)量。其次，需要加強(qiáng)檔案管理部門與企業(yè)其他部門的溝通聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理信息化水平。最后，需要針對(duì)檔案管理工作制定合理的考核、激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而提高檔案管理工作人員的責(zé)任感和積極性。

3 總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)如今的社會(huì)是信息化社會(huì)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在我國人們生產(chǎn)、生活中有著廣泛的運(yùn)用，企業(yè)檔案管理信息化是未來的發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，讓檔案管理工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案管理工作人員的工作效率以及工作質(zhì)量，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，保障企業(yè)檔案資源的安全，通過備份資源，避免出現(xiàn)丟失無法找回的情況，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]郭果.企業(yè)檔案的信息化管理[J].卷宗，2018，8（33）：21.

[2]嚴(yán)卉.企業(yè)檔案信息化管理淺析[J].信息通信，2018，（11）：191-192.

[3]陳靜.企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].科學(xué)與信息化，2018，（36）：181，183.

[4]王志平.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019，18（23）：260-261.

[5]鞠義軍.建筑施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的探析[J].中國民商，2019，（12）：38，46.