事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法及策略

摘 要：我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對人們的日常生活產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。信息化程度不斷加深的當(dāng)今社會，信息技術(shù)為人們的生產(chǎn)和生活起到極為重要的作用。但是，對于我國事業(yè)單位檔案管理來講，其信息化建設(shè)還處于一個初步的階段，低效率性的檔案管理對事業(yè)單位工作帶來了一系列的不便。因此，要不斷加快事業(yè)單位檔案管理信息化建水平，將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀妆４娴臓顟B(tài)。同時，我國事業(yè)單位檔案管理應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展的步伐，積極促進檔案管理的信息化發(fā)展。本文對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法進行詳細(xì)的探討，并提出了科學(xué)性的保障策略，希望對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);方法;策略

事業(yè)單位檔案管理是一項精細(xì)化的工作，將各種類型的檔案進行管理和分類，以實現(xiàn)其精細(xì)化的管理。檔案管理中包含許多文件和聲像等資料，為今后的事業(yè)單位的發(fā)展提供較大的價值。因此，檔案管理要遵循科學(xué)化、合理化的管理方法，加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐。事業(yè)單位是為社會服務(wù)的特殊單位，檔案管理工作也呈現(xiàn)一定的特殊性。我國信息化建設(shè)水平的不斷提高，使得事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展速度不斷加快，提高了檔案管理的工作效率，一定程度降低勞動力成本。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

現(xiàn)階段，事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)是十分必要的。主要是基于信息化建設(shè)的檔案管理可以一定程度上優(yōu)化檔案管理的流程。傳統(tǒng)的檔案一般都是紙質(zhì)版的，隨著時間的增長，其極易出現(xiàn)破損、老化等問題，同時，檔案管理人員在進行檔案整理的過程中，其工作數(shù)量極為龐大，對檔案進行分類、收集和整理時，很容易由于人工的失誤造成檔案丟失的情況。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理人員利用計算機網(wǎng)絡(luò)可以將檔案信息有效的錄入到計算機中，便于今后工作的利用。此外，通過信息化建設(shè)，在對檔案進行查詢時較為快速和便捷，無需翻閱大量的資料，只需要在檢索欄進行搜索即可，大大減輕了人工查閱所耗費的時間，還提高了檔案管理的效率[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

2.1 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障

檔案信息的安全對于事業(yè)單位檔案管理來講是至關(guān)重要的。檔案管理自身具有較強的隱蔽性，因此一旦發(fā)生信息泄露，就會造成極為嚴(yán)重的影響?；诖耍瑱n案信息管理部門要對檔案信息的安全問題給予高度的重視，在保護檔案信息安全性的基礎(chǔ)上，實施對檔案信息的管理。其中，事業(yè)單位檔案管理部門要對計算機系統(tǒng)進行定期的清理，還應(yīng)當(dāng)及時針對計算機的病毒庫進行更新，徹底將計算機潛在病毒從根源處消滅。根據(jù)我國事業(yè)單位的發(fā)展情況，應(yīng)建立符合自身管理條件的檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障，將一切垃圾信息隔絕起來，防止對檔案信息的入侵。同時，嚴(yán)格的借閱制度也是檔案信息管理必不可少的規(guī)則，借閱要有序的進行，才能確保檔案信息的安全。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理部門要定期對檔案系統(tǒng)進行管理，采取一定的安全防范措施，提高檔案管理的安全性，最大限度的實現(xiàn)檔案管理的有效性[2]。

2.2 改善檔案信息軟件、硬件基礎(chǔ)條件

數(shù)據(jù)庫作為事業(yè)單位檔案管理的重要工具，其充分實現(xiàn)了豐富的信息資源。要想提高事業(yè)單位檔案管理的軟件條件，加強檔案信息數(shù)據(jù)庫管理是極為重要的，有效實現(xiàn)資源的相互配合，從而提高檔案管理的效率。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門建立數(shù)據(jù)庫時，可以采取相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)手段，運用光學(xué)影像等技術(shù)，將不同類型的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榛A(chǔ)的數(shù)字信息，從而通過檢索模式實現(xiàn)對檔案信息的查閱。同時，事業(yè)單位檔案管理部門要改善檔案信息的硬件條件，不斷完善計算機網(wǎng)絡(luò)配置，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化條件。同時，事業(yè)單位在進行檔案信息軟件、硬件技術(shù)條件的改善時，要注意自身單位的真實需求，著眼于現(xiàn)實情況，從事業(yè)單位自身的角度出發(fā)，結(jié)合科學(xué)性和合理性的需要，更好的實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，促進檔案信息化建設(shè)水平不斷提高[3]。

2.3 加強檔案信息保密工作

檔案管理部門在事業(yè)單位中屬于特殊的部門，要想實現(xiàn)檔案管理的有效性，要將檔案，部門獨立與其他的部門之外，才能更好的保護檔案管理的安全。尤其是對于國家嚴(yán)格要求進行保密的檔案，管理部門一定要設(shè)置專門的檔案保護區(qū)，采取專門的人員對其進行有效的保密工作。檔案審查工作也是檔案信息保密工作的一部分，是重中之重的環(huán)節(jié)。在進行檔案審查工作的過程中，要將檔案的利用情況和類型進行精準(zhǔn)的判定，這就需要檔案管理人員具備專業(yè)的知識水平，必要時可以向?qū)＜疫M行求助，確保檔案審查工作的準(zhǔn)確性。在進行檔案審查工作之后，會產(chǎn)生一些無法進行判定的檔案，這時要選取具有較高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員進行進一步的判定。最終由單位檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)進行最后的核實，確保檔案審查的準(zhǔn)確性和真實性。根據(jù)《保密法》的相關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位檔案管理人員一定要依法辦事，認(rèn)真做好檔案管理的流程步驟，完成檔案保密工作，認(rèn)真履行國家所發(fā)布的相關(guān)規(guī)定[4]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的保障策略

從客觀的角度來講，事業(yè)單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者必須具備責(zé)任意識，不斷加強對檔案管理的信息化建設(shè)。同時，在進行檔案管理的過程中，要按照單位的實際情況來進行，不斷加強事業(yè)單位業(yè)務(wù)能力和水平。完善的信息化平臺對于檔案管理來講至關(guān)重要，能夠增強檔案管理的效率，利用計算機檢索功能，可以更好的實現(xiàn)高效、便捷的檔案查詢工作。此外，在進行具體的信息化建設(shè)的過程中，要加強對檔案信息化建設(shè)的宣傳，擴大其影響力，激發(fā)檔案管理員工積極的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息建設(shè)手段，并合理的運用到檔案管理中，實現(xiàn)對信息化平臺的利用。其中，事業(yè)單位檔案管理基本內(nèi)容就是對諸多檔案進行保存，以實現(xiàn)檔案管理的儲存目標(biāo)，由此可見，檔案信息的完整是最為重要的。因此，在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，進行檔案管理，事業(yè)單位可以更好的發(fā)揮自身的水平，不斷推進檔案管理向科學(xué)、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)前進[5]。

4 結(jié)論

綜上所述，面對當(dāng)前現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，信息化建設(shè)逐漸走入到各個領(lǐng)域中，能夠促進各個領(lǐng)域的發(fā)展和進步。檔案管理也不例外，對于事業(yè)單位來講，檔案管理是其發(fā)展的重要部分，應(yīng)充分意識到檔案管理的重要性。但是，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)處于初期發(fā)展階段，信息化建設(shè)還存在一定的不足之處，對檔案管理起到一定程度上的阻礙作用。因此，事業(yè)單位要意識到檔案管理中信息化建設(shè)的重要性，采取相對科學(xué)化的解決辦法，積極推進檔案管理的信息化建設(shè)步伐，幫助事業(yè)單位檔案管理走出固有的困境中，從而實現(xiàn)檔案管理的有效性發(fā)展。

參考文獻

[1]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究[J].智庫時代，2019（34）：294-295.

[2]孫輝.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略探析[J].中外企業(yè)家，2019（18）：108.

[3]叢迪陽.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：74-75.

[4]王楊，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（3）：71.

[5]劉迎迎.信總化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].城建檔案，2018（4）：62-63.

作者簡介

駱欣（1974-），女，漢族，江西省彭澤縣人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。