檔案信息資源開發(fā)利用的創(chuàng)新與思考

羅冠筠

摘 要：能否有效地開發(fā)和利用事業(yè)單位的檔案信息資源是衡量檔案部門工作效率和質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，因此，事業(yè)單位只有通過不斷提高檔案信息資源開發(fā)率、利用者的工作素養(yǎng)，正確認(rèn)識(shí)到檔案信息在單位工作中所處的特殊地位，不斷推進(jìn)檔案信息資源的信息化進(jìn)程，才能探索和發(fā)現(xiàn)檔案信息資源更多新的用途和作用。本文將對(duì)現(xiàn)如今事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用現(xiàn)狀進(jìn)行深入的思考，并根據(jù)我國(guó)檔案部門的特點(diǎn)提出具有創(chuàng)新性的措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;開發(fā)利用;創(chuàng)新;思考

檔案信息資源是事業(yè)單位信息資源中的重要組成部分，并且因?yàn)槠洫?dú)特的原始性和真實(shí)性等特點(diǎn)，其在推動(dòng)事業(yè)單位工作進(jìn)程和未來發(fā)展中具有越來越不可或缺的作用。檔案信息資源的開發(fā)和利用是指對(duì)檔案中存儲(chǔ)的信息資源進(jìn)行二次處理、篩選和加工，仔細(xì)篩選出可以再次或重復(fù)利用的信息資源，并將其切實(shí)應(yīng)用于日后的實(shí)際工作之中，以此提高信息資源的利用率，并體現(xiàn)其具有的文化內(nèi)涵等價(jià)值。在檔案信息資源開發(fā)利用過程中使用信息化手段也逐漸成為新的趨勢(shì)。

1 開發(fā)利用檔案信息資源的必要性

開發(fā)和利用事業(yè)單位檔案信息資源的必要性主要有兩個(gè)方面的體現(xiàn)。首先，開發(fā)和利用檔案信息資源是符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的舉措，充分利用檔案信息資源可以為社會(huì)各行各業(yè)的決策者提供一定的幫助，決策者少犯錯(cuò)或不犯錯(cuò)也能夠有利于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步增長(zhǎng)。再者社會(huì)廣大人民群眾隨著知識(shí)和文化水平的提高，對(duì)各類信息資源的公開度、透明度、真實(shí)性等都有了更高的要求標(biāo)準(zhǔn)，所以事業(yè)單位必須加大對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用力度，以此達(dá)成群眾對(duì)信息資源的期待和要求。

2 開發(fā)利用檔案信息資源中亟待解決的問題

2.1 事業(yè)單位開發(fā)利用檔案信息資源的意識(shí)薄弱

現(xiàn)如今，事業(yè)單位的檔案信息管理人員普遍都存在未及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念的問題，認(rèn)為檔案信息只需要保存好即可，無法通過利用信息資源獲取經(jīng)濟(jì)效益，并未樹立明確的開發(fā)利用檔案信息資源的意識(shí)。落后的工作思想和觀念將極大的影響檔案管理人員的工作積極性，也嚴(yán)重影響了檔案信息資源的使用率和價(jià)值體現(xiàn)。因此宣傳和強(qiáng)調(diào)檔案信息資源的開發(fā)和利用成為事業(yè)單位首先需要采取的舉措之一，只有檔案管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利益和起到至關(guān)重要的作用，才能切實(shí)有效的加快檔案信息資源開發(fā)和利用的速度。

2.2 事業(yè)單位對(duì)檔案的編研工作的重視程度不高

事業(yè)單位的檔案管理人員往往過分重視檔案的保管和儲(chǔ)存，而忽視了檔案信息的編研工作?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普遍使用加快了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，也使得檔案信息的編研難度呈直線式增加?，F(xiàn)如今，我國(guó)事業(yè)單位普遍都缺乏專業(yè)的檔案編研人才，導(dǎo)致檔案編研的進(jìn)度推進(jìn)的阻力十分大。因此，在職的檔案管理人員必須不斷適應(yīng)工作方式的轉(zhuǎn)變，熟練掌握管理電子檔案的各項(xiàng)操作，才能更加靈活和充分的開發(fā)利用電子檔案信息資源的價(jià)值。

3 開發(fā)利用檔案信息資源的舉措

3.1 更新事業(yè)單位工作人員的觀念

檔案信息管理傳統(tǒng)的“重藏輕用”觀念已經(jīng)不再適用于當(dāng)今社會(huì)，因此，事業(yè)單位必須及時(shí)轉(zhuǎn)變工作人員對(duì)檔案信息資源利用開發(fā)的觀念。檔案信息管理人員在先進(jìn)和正確的觀念引導(dǎo)下，才能探索出新的管理方法進(jìn)行檔案的開發(fā)利用工作。事業(yè)單位也需要適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行檔案信息資源的宣傳工作，通過鼓勵(lì)員工參加多樣的活動(dòng)形式，以達(dá)到了解和深入認(rèn)識(shí)檔案信息資源的目的。工作人員普遍了解檔案信息資源的內(nèi)容、價(jià)值和重要作用、使用方式等，也有利于檔案開發(fā)和利用更加順利的推進(jìn)。

3.2 提高對(duì)檔案信息資源的編研工作的重視程度

事業(yè)單位為提高檔案信息資源的編研工作質(zhì)量，首先應(yīng)當(dāng)著重提高編研工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力。因此，事業(yè)單位必須制定詳細(xì)全面的專業(yè)編研人員培養(yǎng)計(jì)劃和目標(biāo)，使得單位檔案編研團(tuán)隊(duì)的總體水平能夠得到有效提高。科技的發(fā)展影響著編研工作的轉(zhuǎn)變，所以檔案編研人員只有在檔案專業(yè)知識(shí)深入理解和掌握的前提下，不斷了解學(xué)習(xí)新興的技術(shù)和知識(shí)，才能不斷鉆研創(chuàng)新檔案編研工作的方法，以此成為檔案編研領(lǐng)域的高質(zhì)量、復(fù)合型專業(yè)人才。

3.3 不斷推進(jìn)檔案信息資源的信息化進(jìn)程

檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)信息化十分有利于其開發(fā)和利用深入進(jìn)行，信息化處理主要是指將檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理后，就能夠得到便于管理人員操作的電子化檔案信息，而后管理人員就可以利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息資源進(jìn)行傳輸和共享等。檔案信息資源智能化使得信息的搜索、輸入和導(dǎo)出都變得十分便利，它能夠使得檔案管理人員的工作步驟得到簡(jiǎn)化。因此，檔案信息資源的信息化能夠使得工作人員在更短的時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量完成工作，也極大的加快了事業(yè)單位的工作進(jìn)程。

4 事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用的創(chuàng)新措施

4.1 創(chuàng)新檔案信息資源的服務(wù)內(nèi)容

現(xiàn)如今社會(huì)廣大群眾可以通過網(wǎng)絡(luò)有選擇性的查找事業(yè)單位的檔案信息資源，而沒有必要獲取所有信息資源，這是檔案信息資源服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新點(diǎn)之一。因?yàn)樯矸?、職業(yè)、年齡等各方面都存在一定的差異，所以每個(gè)人想要了解的檔案信息也會(huì)存在一定的不同之處，高度發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)使人們可以準(zhǔn)確的篩選和獲得需要的信息。同時(shí)檔案信息資源的形式也更加多樣，如目錄或全文等文本、圖像、聲音等。檔案信息資源的載體也不再僅僅局限于傳統(tǒng)的紙張，而轉(zhuǎn)變?yōu)楦臃奖銉?chǔ)存和管理磁盤、光盤等。

4.2 創(chuàng)新檔案信息資源的服務(wù)方式

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得檔案信息更加開放化，事業(yè)單位檔案信息資源服務(wù)方式的創(chuàng)新能夠?yàn)樯鐣?huì)群眾查找信息提供更大的便利。例如傳統(tǒng)檔案管理人員只能為人們提供印刷的紙質(zhì)檔案，查閱者則需要根據(jù)一定的順序進(jìn)行線性的閱讀和查找，但是如果查閱者使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，則可以對(duì)檔案進(jìn)行迅速且準(zhǔn)確的無順序、網(wǎng)狀閱覽。同時(shí)檔案利用者的查閱場(chǎng)所也轉(zhuǎn)變?yōu)闊o限制，無需專門前往事業(yè)單位的檔案管理室，而可以隨時(shí)隨地進(jìn)行信息查找。

4.3 創(chuàng)新檔案信息資源的服務(wù)人群

傳統(tǒng)的檔案信息資源利用者范圍存在一定的局限性，而現(xiàn)如今的信息化檔案資源則可以突破傳統(tǒng)的圍墻，其服務(wù)對(duì)象可以擴(kuò)展到每一位網(wǎng)民。因此事業(yè)單位中檔案資源信息的使用率，利用者對(duì)檔案服務(wù)的滿意程度，針對(duì)存在的問題提出的相關(guān)建議等各方面的數(shù)據(jù)都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行準(zhǔn)確的調(diào)查，并且因?yàn)槔谜邤?shù)量的增加可以增加數(shù)據(jù)的數(shù)量，使得最終檔案信息資源的開發(fā)利用效果統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更具有說服力。

5 結(jié)束語

檔案信息資源的開發(fā)利用程度已經(jīng)成為我國(guó)事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門工作效績(jī)考核的重要內(nèi)容，因?yàn)闄n案信息資源的開發(fā)利用能夠影響對(duì)整個(gè)單位工作推進(jìn)的速度，以及社會(huì)服務(wù)工作的成果。事業(yè)單位必須及時(shí)轉(zhuǎn)變工作人員對(duì)檔案的態(tài)度和觀念，通過不斷深入思考檔案資源的開發(fā)和利用途徑，從而逐漸準(zhǔn)確的對(duì)檔案信息進(jìn)行定位，鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新工作方式和手段，共同為充分開發(fā)和利用事業(yè)單位檔案信息資源不懈努力。

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