文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用研究

王薇

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，當(dāng)前文書檔案管理必須要緊跟時代的步伐不斷的進(jìn)行改革和創(chuàng)新。其中文書檔案管理辦公自動化具備一定的優(yōu)勢，有利于節(jié)省操作時間，提高文書檔案管理的工作效率，滿足當(dāng)前現(xiàn)代化辦公的需要。因此本文主要結(jié)合目前文書檔案管理中辦公自動化存在的實(shí)際問題，從而針對性的提出文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：文書;檔案管理;辦公;自動化

結(jié)合實(shí)際調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作主要是通過人手工進(jìn)行操作，從而達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，其耗費(fèi)的時間相對較長，成本較高，因此在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，我們必須要注重辦公自動化系統(tǒng)的有效運(yùn)用，從而提高處理信息的效率，滿足現(xiàn)在辦公的實(shí)際的需求[1]，因此我們必須注重辦公自動化系統(tǒng)的不斷推廣，從而優(yōu)化資料收集等一系列的工作。

1 文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用優(yōu)勢

1.1 有利于提高辦公效率

結(jié)合實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，通過在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化，有利于方便對文書檔案進(jìn)行管理，提高了辦公效率[2]。在充分運(yùn)用辦公自動化的過程中，能夠?qū)⑽募蜕蛇^程中的信息納入相關(guān)的文檔中，從而使文檔管理的資料更加節(jié)省時間，使得辦公效率不斷提升。

1.2 有利于實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)存儲

目前，在運(yùn)用辦公自動化的過程中，我們能夠?qū)ξ募n案管理中，加強(qiáng)對電子文件數(shù)據(jù)方面的存儲，這與傳統(tǒng)的文件檔案管理來講有一定的優(yōu)勢，便于文書檔案的傳遞和使用，同時也能夠避免文書檔案出現(xiàn)損壞或丟失等各種現(xiàn)象出現(xiàn)，使得文書檔案的安全性較高，從而為文檔資源實(shí)現(xiàn)共享奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.3 有利于降低管理難度

在文書檔案管理的過程中，充分利用辦公自動化，使得在文書檔案整理的過程中分類更加便捷，有利于建立信息數(shù)據(jù)庫，在對文書檔案搜集的過程中，其檢索時間有效的縮短[3]。同時，也能夠保證檔案信息和檔案載體不斷分離，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵信息共聯(lián)的目標(biāo)，保證服務(wù)功能的不斷優(yōu)化。

2 文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用問題

2.1 電子檔案應(yīng)用中隱藏問題較多

目前結(jié)合實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化具有較多的優(yōu)勢，但同時也存在著一定的問題，在實(shí)際應(yīng)用的過程中，由于工作人員通過計(jì)算機(jī)操作可能會出現(xiàn)一定的失誤，那么會使電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題最終帶來一定的影響。同時電子檔案資源屬于開放狀態(tài)，所以，如果文件不能夠很好的進(jìn)行隱藏，那么也會受到外界各種客觀因素的影響，最終導(dǎo)致電子文檔可能會被病毒損害，導(dǎo)致信息丟失[4]。除此之外，目前由于網(wǎng)絡(luò)病毒相對較多，且存在黑客侵入等各種狀況，因此，這使得檔案信息的安全性受到較大威脅，我們必須要注重電子檔案的安全性研究，避免各種重要文件被損壞或者是被盜用。最后，當(dāng)前的電子檔案在信息存儲的過程中，其載體呈現(xiàn)出多元化，在信息讀取的過程中，只有通過指定的計(jì)算機(jī)設(shè)備才可以獲得，所以電子檔案信息對計(jì)算機(jī)的軟硬件，常常存在依賴性，我們必須避免計(jì)算機(jī)軟件出現(xiàn)問題，否則可能會出現(xiàn)信息丟失等狀況，使得電子檔案的使用壽命過短，無法達(dá)到預(yù)期的使用時限。

2.2 文書檔案管理人員自身素質(zhì)較差

目前在信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，由于文書檔案管理人員不能夠很好的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作等各方面的技巧，導(dǎo)致對文書檔案進(jìn)行管理中并不能夠從容的使用辦公自動化系統(tǒng)[5]。而相關(guān)部門對于文書檔案管理人員也不能夠及時的進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，不能夠完成電子檔案管理工作。除此之外，文書檔案管理人員常常受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，難以勝任運(yùn)用辦公自動化技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理，管理人員綜合素質(zhì)水平不達(dá)標(biāo)。

3 文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)對策略

3.1 重視電子檔案存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全

目前，檔案管理單位必須要結(jié)合存在的問題，對內(nèi)部的計(jì)算機(jī)軟硬件不定期的進(jìn)行檢查和更新，避免出現(xiàn)信息泄露等各種狀況。同時，檔案管理單位可以在內(nèi)部設(shè)置文件管理的監(jiān)察專員，能夠?qū)Υ鏅n的文件不斷的進(jìn)行更新和備份，提高文檔的安全性，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，避免黑客的侵入，做好相關(guān)的隔離防護(hù)措施，可以利用路由器方式對檔案的IP地址等進(jìn)行隱藏或屏蔽，選擇性的允許部分地址訪問網(wǎng)絡(luò)，并對相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)及時的進(jìn)行篩查和過濾，對于出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)攻擊也要及時的進(jìn)行警告，提高電子檔案存儲過程中設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全程度。

3.2 重視提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

目前，檔案管理單位必須要對辦公自動化的各種環(huán)境進(jìn)行改變，加大內(nèi)部硬件設(shè)施的有效投入，不定期的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握設(shè)備的熟練操作，提高檔案管理水平[6]。同時，檔案管理部門必須要加強(qiáng)工作人員的自學(xué)能力，保證他們在接受專業(yè)培訓(xùn)的前提下保證管理人員能夠樹立終身的教育機(jī)制，激勵管理人員通過自主學(xué)習(xí)來獲取新的知識，掌握操作辦公自動化系統(tǒng)的技能，提高和培養(yǎng)管理人員的綜合素養(yǎng)。最后，我們要重視檔案管理部門和區(qū)域之間的緊密合作，從而讓管理人員與其他單位內(nèi)部的人員建立緊密溝通的關(guān)系，并吸取進(jìn)行文書檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，突破傳統(tǒng)文書檔案管理當(dāng)中存在的弊端，從而在文書檔案管理中應(yīng)用自動化時不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，保證檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升，最大限度的提高文書檔案的使用效率。

4 小結(jié)

綜上所述，辦公自動化在文書檔案管理過程中扮演著重要的角色，有利于方便歸檔，提高工作效率，同時也能夠加強(qiáng)電子文件數(shù)據(jù)的存儲，從而使文書檔案傳遞和利用更加方便，能夠減少對檔案的管理難度。但是，檔案管理部門也要重視應(yīng)用過程中存在的各種問題，積極的采取應(yīng)對措施，保證文書檔案管理應(yīng)用辦公自動化水平的不斷提升，實(shí)現(xiàn)推動文書檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最終目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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