信息化時代人事檔案信息管理的現(xiàn)狀與對策

謝燕清

摘 要：信息時代網(wǎng)絡計算機技術快速普及，各行業(yè)的工作效率顯著提升。在人事檔案管理中應用信息技術無論是對提高檔案管理水平還是工作效率均具有重要的顯示意義。但是從目前我國人事檔案信息管理的情況來看仍然存在諸多亟待解決的問題，接下來筆者以此為基礎探討了信息化時代人事檔案信息管理對策，以期能起到完善人事檔案管理的作用。

關鍵詞：信息化時代;人事檔案信息管理;現(xiàn)狀;對策

科學技術快速發(fā)展背景下信息技術已經(jīng)廣泛應用于各行各業(yè)。信息化水平提高的同時其在生活與工作中的應用也逐步凸顯。從我國檔案管理內(nèi)容分析，人事檔案是一大特色，記載了一個人生活、學習以及工作等經(jīng)歷，全面展現(xiàn)了個人檔案。人事檔案管理直接關系著社會對人才的選拔，有利于推動社會的進步與發(fā)展。當前背景下，人事檔案信息化管理應積極應用信息化管理，這符合時代發(fā)展方向，也有利于做好人事檔案信息管理工作。

1 信息化時代人事檔案信息管理現(xiàn)狀

1）監(jiān)督意識不強。部分企業(yè)在人事檔案管理過程中由于缺乏強有力的監(jiān)督，所以人事檔案管理效率并不理想，無法發(fā)揮信息技術在人事檔案管理中的價值;同時沒有明確規(guī)定檔案管理人員與檔案之間的關系，阻礙了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展[1-2]。還有部分企業(yè)僅依靠行政部門進行監(jiān)督，檔案管理效率不高，加上企業(yè)高層對其不重視，因此檔案管理很難變得制度化與規(guī)范化。

2）沒有意識到檔案管理的重要性。當前企業(yè)中從事人事檔案信息管理的工作人員對自身工作認識不足，沒有意識到檔案管理的重要性，并不利于企業(yè)長遠發(fā)展。各個部門沒有完善的人事管理體系，使得各個部門變成獨立個體，加之沒有有效溝通與交流，這一定程度上也會加大人事檔案信息管理工作難度[3]。此外，也有一部分檔案管理人員為其他部門臨時外調(diào)人員，這部分工作人員沒有專業(yè)的人事檔案信息管理知識，直接阻礙了檔案信息管理工作的順利開展。

3）沒有完善的人事信息檔案管理制度。當前是信息化時代，企業(yè)對人事檔案進行信息化管理是離不開制度的支撐。但是從當前的情況來看，檔案管理人員并不重視人事檔案信息化管理，導致信息化制度標準存在不完善與不統(tǒng)一的問題[4]。主要表現(xiàn)在制度標準與企業(yè)的實際情況以及發(fā)展方向不符合，在信息化管理人事檔案時沒有統(tǒng)一規(guī)范標準，并不利于提高企業(yè)但是檔案信息化管理能力。

4）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。對企業(yè)事業(yè)單位人事檔案進行信息化管理也是實現(xiàn)人事檔案信息管理改革與創(chuàng)新的關鍵。從傳統(tǒng)的教育分析，人事檔案管理人員基本上都掌握了基本的檔案管理知識，但對信息化管理模式的缺乏了解。同時，人事檔案信息管理主要依賴于計算機信息技術，這就需要工作人員除了掌握人事檔案管理相關的知識之外還要掌握一定的信息技術。

2 信息化時代人事檔案信息管理對策

1）提高管理人員綜合素質(zhì)。人事檔案具有很強的政治性、專業(yè)性以及機密性，材料份數(shù)多且復雜，要想實現(xiàn)信息化管理目標需要提高管理人員綜合素質(zhì)，要求其在具備較高專業(yè)素養(yǎng)與政治素養(yǎng)的基礎上掌握現(xiàn)代化操作技術、檔案業(yè)務知識等，如此才能做好人事檔案的存放與管理工作，提高人事檔案維護與管理效率?？梢?，只有建設一支專業(yè)的人事檔案管理人員，提高其管理水平才能滿足時代發(fā)展的需要。因此，企業(yè)事業(yè)單位人事檔案管理人員應主動學習，掌握現(xiàn)代化、信息化技術，提高自身綜合能力，成為雙重知識結構的復合型人才。因此，企業(yè)事業(yè)單位應壯大人事檔案管理隊伍，選擇專業(yè)知識過硬的工作人員作為檔案管理人員，同時加大對其培訓力度，給其更多學習機會，提高其綜合能力[5]。

2）建設信息化系統(tǒng)。當前是信息時代，企業(yè)事業(yè)單位在人事檔案管理者除了需要專業(yè)檔案管理人員記錄、查閱以及儲存檔案等，還需要將數(shù)據(jù)儲存于數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)信息化管理目標。因此，企業(yè)事業(yè)單位要制定完善的人事檔案信息化系統(tǒng)，這就需要企業(yè)事業(yè)單位以部門為基礎對人事檔案進行分類管理，同時在記錄、保存與查閱時有效應用信息化系統(tǒng)，為提高人事檔案管理工作效率奠定基礎。

3）完善檔案管理制度。當前人事檔案管理中仍然存在不適應新任務、新情況以及新形勢的規(guī)章制度，很有必要進行相關改革，通過建立科學的檔案管理制度，促進檔案管理更加規(guī)范化與制度化。在搜集檔案時要保證及時性，還要確保檔案完整;在鑒別檔案時應嚴格遵循“去偽存真”的原則;科學嚴謹?shù)恼頇n案;借閱檔案時應結合實際情況，將人力部門與其他部門區(qū)別對待，確保檔案安全;及時更新檔案，注意及時補充并搜集檔案內(nèi)容。只有保證企業(yè)事業(yè)單位人事檔案的有效性、真實性以及嚴肅性才能更好的促進人才流動，合理配置資源，為企業(yè)事業(yè)單位人力資源服務，為實現(xiàn)信息化人事檔案管理目標起到促進作用。

4）強化人事檔案管理人員保密意識。檔案管理過程中可能存在信息泄露的問題，一旦出現(xiàn)此類問題就會造成嚴重的后果，甚至給企業(yè)事業(yè)單位造成較大經(jīng)濟損失[6]。出現(xiàn)這種問題主要與檔案人員沒有形成強烈計算機保密意識有密切聯(lián)系。因此，企業(yè)事業(yè)單位要加大力度培養(yǎng)檔案管理人員保密意識，讓其學習計算機有關的保密技術，自覺規(guī)范檔案管理人員行為，切實做好信息保密工作。

5）科學實施內(nèi)部考評機制。企業(yè)事業(yè)單位應依據(jù)自身需要制定完善的規(guī)知制度，應用公正、規(guī)范以及協(xié)調(diào)的監(jiān)督體系考評人事檔案信息管理效率，建立完善的獎懲制度。建立考評制度需要以公益性為前提，之后再考慮經(jīng)濟效益。對于部分在工作中表現(xiàn)出色的員工應給予物質(zhì)與精神獎勵，根據(jù)企業(yè)情況適當擢升;對平時工作效率較低，且存在泄漏檔案或販賣檔案信息的工作人員進行降級、懲罰以及匹配;對工作中存在違法犯罪的人要依法追究其法律責任。

6）創(chuàng)新人事檔案信息管理工作。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵，只有創(chuàng)新檔案工作才能更好的適應社會的發(fā)展，推動其可持續(xù)發(fā)展。因此，可以通過幾點進行創(chuàng)新。首先，創(chuàng)新服務方式。檔案工作的宗旨是為人民服務，突出了檔案工作的作用[7]。傳統(tǒng)的檔案管理中服務內(nèi)容比較內(nèi)向，但是信息化時代下檔案服務內(nèi)容逐步擴大，因此必須要樹立市場經(jīng)濟意識，開辟檔案創(chuàng)新領域，確保檔案工作服務的全面性。其次，創(chuàng)新管理方式。傳統(tǒng)模式顯然無法適應社會的發(fā)展，因此很有必要進行創(chuàng)新。比如可以創(chuàng)設人事檔案微信群，為檔案工作人員搭建良好的交流平臺，搭建方便快捷的渠道。建立電子檔案后需要保管好實體檔案，之后將信息錄入計算機中，最后再綜合分析，提高檔案檢索、查詢等操作的便捷性。

3 結束語

信息技術快速發(fā)展背景下為推動人事檔案信息化管理提供良好的基礎，同時還有利于提高人事檔案管理效率。目前我國已經(jīng)明確了人事檔案管理信息化方向，在信息技術逐步先進的背景下很有必要科學合理管理人事檔案信息，給企業(yè)事業(yè)單位營造良好的發(fā)展環(huán)境，促進企業(yè)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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[6]張宏圖.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策探討[J].辦公室業(yè)務，2016，000（012）：153.

[7]龍彥.論大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].中國管理信息化，2017（21）：147-148.