教學(xué)檔案電子化管理對(duì)新時(shí)代高校教學(xué)改革的意義

摘 要：教學(xué)檔案是高校檔案的有機(jī)組成部分，高校的教學(xué)檔案管理模式轉(zhuǎn)型是高校教學(xué)改革的重要環(huán)節(jié)，對(duì)高校教學(xué)改革具有重要意義。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式不能全面反映教學(xué)過(guò)程、不能有效反饋考核結(jié)果，而電子化管理教學(xué)檔案的模式長(zhǎng)期來(lái)看可以降低檔案管理的成本、提升檔案管理的質(zhì)量，是應(yīng)對(duì)新時(shí)代高校檔案管理工作挑戰(zhàn)的科學(xué)化管理方式。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;電子化管理;新時(shí)代高校;教學(xué)改革

在新時(shí)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景下，檔案電子化管理是我國(guó)社會(huì)多項(xiàng)工作的開(kāi)展趨勢(shì)。相比較而言，由于歷史觀念、檔案性質(zhì)、人員素質(zhì)等制約因素，高校的檔案管理仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主要方式，尤其是長(zhǎng)期沿用紙質(zhì)檔案保存方式的教學(xué)檔案，甚至明顯滯后于高校其他工作的檔案電子化發(fā)展進(jìn)度。實(shí)際上，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式不僅存在諸多弊端，更不適應(yīng)日新月異的高校教學(xué)活動(dòng)過(guò)程，而電子化管理教學(xué)檔案優(yōu)勢(shì)明顯，是應(yīng)對(duì)新時(shí)代高校檔案管理工作挑戰(zhàn)的科學(xué)化管理方式，對(duì)高校教學(xué)改革有著重要意義。

1 教學(xué)檔案的內(nèi)涵

廣義上的教學(xué)檔案是指教學(xué)活動(dòng)關(guān)涉的所有全部過(guò)程的原始記錄文件，包括招生、專業(yè)與學(xué)科建設(shè)、理論與實(shí)踐教學(xué)運(yùn)行管理、學(xué)生學(xué)籍與畢業(yè)管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與保障等各項(xiàng)教學(xué)相關(guān)工作的檔案。誠(chéng)然，最理想的情況是廣義上的教學(xué)檔案都能實(shí)現(xiàn)電子化管理，但改革顯然無(wú)法一蹴而就，需要根據(jù)實(shí)際情況有重點(diǎn)有布局地逐步推進(jìn)。因此，本文主要討論的教學(xué)檔案特指跟一般社會(huì)認(rèn)知相對(duì)應(yīng)的課堂內(nèi)外師生教學(xué)活動(dòng)的檔案。

本文討論的教學(xué)檔案，可以大致分為兩類：一類是教學(xué)過(guò)程檔案，比如課堂教學(xué)過(guò)程中的教師講義、學(xué)生課堂問(wèn)卷，實(shí)踐教學(xué)過(guò)程中的參觀照片、行程記錄等;另一類是教學(xué)考核檔案，比如期中、期末、緩補(bǔ)考等考試的試題與答卷等。這些教學(xué)檔案直接反映師生教與學(xué)的活動(dòng)過(guò)程與效果，關(guān)涉教學(xué)活動(dòng)最核心、最本質(zhì)的環(huán)節(jié)，若能優(yōu)化管理，將對(duì)高校教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生重要的積極效能。

2 傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式的弊端

囿于過(guò)去不夠先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)、計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)不夠熟練的基層管理人員、歷史積累的管理模式與觀念等因素，高校里教學(xué)檔案管理的傳統(tǒng)是以紙質(zhì)檔案保存為主要方式。這樣的管理方式，不僅要求專門的存貯空間，并不方便查找、調(diào)取有較久歷史的資料，更會(huì)隨著時(shí)間推移難以避免紙張蟲(chóng)霉等威脅。最關(guān)鍵的是，隨著高校教學(xué)活動(dòng)本身不斷改革發(fā)展，傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理的方式呈現(xiàn)出明顯的弊端：

第一，不能全面反映教學(xué)過(guò)程。早在2018年，教育部即制定印發(fā)了《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，鼓勵(lì)辦好網(wǎng)絡(luò)教育，積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”發(fā)展，加快教育現(xiàn)代化和教育強(qiáng)國(guó)建設(shè)。近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)教學(xué)風(fēng)生水起，各種新的教學(xué)手段運(yùn)用到高校教學(xué)改革活動(dòng)中，沖擊著傳統(tǒng)的“粉筆加黑板”、“講義加幻燈片”式教學(xué)。諸如線上慕課（MOOC）、線上線下混合式課堂（SPOC）、翻轉(zhuǎn)課堂、智慧教室課堂等現(xiàn)代教育技術(shù)支持下的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)活動(dòng)越來(lái)越受重視與提倡，逐漸被引入高校實(shí)際教學(xué)活動(dòng)。更是“強(qiáng)迫”線上教學(xué)提前在我國(guó)高校全面應(yīng)用，截至2月2日，教育部已組織22個(gè)在線課程平臺(tái)免費(fèi)開(kāi)放在線課程2.4萬(wàn)余門，覆蓋了本科12個(gè)學(xué)科門類、?？聘呗?8個(gè)專業(yè)大類。可以預(yù)計(jì)，網(wǎng)絡(luò)教學(xué)將在未來(lái)的高校教學(xué)中占有越來(lái)越重要的份額與地位。

在這樣的態(tài)勢(shì)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案已無(wú)法精準(zhǔn)地反映高校教學(xué)、尤其是高校網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的實(shí)際過(guò)程。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)教學(xué)涉及的“教”與“學(xué)”過(guò)程資料一般通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字信息展開(kāi)，若將這些網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的課件、學(xué)生的PPT作業(yè)或其他視頻音頻資料通過(guò)截圖打印的方式轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)版檔案進(jìn)行保存，將占用大量不必要的存儲(chǔ)空間，且無(wú)法全面反映實(shí)際教學(xué)過(guò)程。

第二，不能有效反饋考核結(jié)果。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一大劣勢(shì)是事后查找不便，這就降低了檔案的利用效率，不能充分發(fā)揮保存教學(xué)檔案應(yīng)有的作用。在高校的檔案管理工作中，鑒于各級(jí)各類教學(xué)評(píng)估的需要，尤其強(qiáng)調(diào)學(xué)期末教學(xué)考核檔案的管理，重點(diǎn)是每門課程期末考試檔案的保存。期末考試在課程總成績(jī)的占比一般都很高，學(xué)生往往全力以赴，教師經(jīng)常認(rèn)真批閱，若是論文、調(diào)研報(bào)告等形式的期末作業(yè)，學(xué)校一般都會(huì)要求教師撰寫一定字?jǐn)?shù)的評(píng)語(yǔ)。然而，按傳統(tǒng)的檔案管理方式，這些考核資料一經(jīng)歸檔，便收藏在教學(xué)單位的檔案室束之高閣，除非遇到教學(xué)評(píng)估等檢查，很少被調(diào)取利用，更勿論老師將這些考核評(píng)價(jià)反饋給學(xué)生，令學(xué)生不僅僅知曉考試分?jǐn)?shù)，更知其所以然，達(dá)到教學(xué)相長(zhǎng)的教學(xué)考核目的。

3 教學(xué)檔案電子化管理的方式與優(yōu)勢(shì)

教學(xué)檔案電子化管理是指利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以數(shù)字信號(hào)的方式保存檔案信息的管理模式。通過(guò)應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、照片及膠片檔案等可以轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制編碼的數(shù)字形態(tài)信息，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。實(shí)際上，從前些年開(kāi)始，在高校的諸多管理工作中已啟用了電子化管理系統(tǒng)，比如人事、科研、學(xué)籍管理、社會(huì)服務(wù)、教務(wù)管理等基本都實(shí)現(xiàn)了過(guò)程化的電子化系統(tǒng)管理。但一方面受傳統(tǒng)觀念影響，這些工作的痕跡往往最終仍被要求以系統(tǒng)導(dǎo)出的紙質(zhì)檔案為最終依據(jù)歸檔保存?zhèn)洳椋瑑H僅實(shí)現(xiàn)檔案目錄的電子化;另一方面，教學(xué)活動(dòng)與其他高校工作相比更習(xí)慣于依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式?？梢?jiàn)，進(jìn)一步發(fā)展教學(xué)檔案電子化管理，首要是改變觀念，充分認(rèn)識(shí)這一檔案管理方式轉(zhuǎn)型的優(yōu)勢(shì)。

長(zhǎng)期來(lái)看可以降低檔案管理的成本。雖然轉(zhuǎn)型初期需要開(kāi)發(fā)建設(shè)新型教學(xué)檔案電子化管理數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，并需要引進(jìn)能夠使用這些數(shù)字化工具進(jìn)行檔案管理的人才或開(kāi)展對(duì)原有員工的技能提升培訓(xùn)，相應(yīng)要求管理單位投入大量的資金支持，但長(zhǎng)期來(lái)看，一旦轉(zhuǎn)型完成，電子化管理模式將大為節(jié)省傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式占用的物理存儲(chǔ)空間、配套工具以及工作人員成本。因?yàn)殡娮踊芾硭蕾嚨墓芾砥脚_(tái)為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，檔案存儲(chǔ)空間為虛擬化的云空間或硬盤、磁盤等小型存儲(chǔ)器，而具備操作技能的檔案管理人員也能高效率地完成工作，實(shí)際上精簡(jiǎn)了人力成本。

第二，從利用效率來(lái)看可以提升檔案管理的質(zhì)量。如前所述，傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式的明顯弊端是不能全面、有效地反映教學(xué)動(dòng)態(tài)過(guò)程、反饋教學(xué)考核結(jié)果，教學(xué)檔案一旦收歸檔案室存儲(chǔ)除非教學(xué)檢查，往往束之高閣，很少被高校師生有效利用。電子化管理模式通過(guò)先進(jìn)的信息管理技術(shù)改變了教學(xué)檔案的存儲(chǔ)形態(tài)，只要是可以公開(kāi)的、不涉密的教學(xué)檔案，不僅是專門的檔案管理人員，普通的有需求的教師、學(xué)生甚至社會(huì)人士也能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)簡(jiǎn)易搜索、查詢、利用。流傳、利用不只是最好的檔案保存方式，更是檔案管理的意義所在。因此，從利用效率來(lái)看，電子化管理方能有效提升教學(xué)檔案管理的質(zhì)量。

4 教學(xué)檔案電子化管理對(duì)教學(xué)改革的意義

高校的教學(xué)檔案管理模式轉(zhuǎn)型是高校教學(xué)改革的重要環(huán)節(jié)，對(duì)高校教學(xué)改革具有重要意義。教育部《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》公布后，全國(guó)高校逐步推進(jìn)信息化校園建設(shè)，主動(dòng)改革人才培養(yǎng)模式與教學(xué)模式。在教學(xué)改革方面，首先啟動(dòng)的是用現(xiàn)代化教育技術(shù)引領(lǐng)的課堂教學(xué)改革創(chuàng)新，比如利用智能在線教學(xué)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)課程資源共享、線上授課聽(tīng)課等。隨著近年高校教學(xué)過(guò)程的信息化改革快速推進(jìn)，相應(yīng)的教學(xué)檔案管理改革也必須加快進(jìn)程，才能充分發(fā)揮高校檔案在高等教育教學(xué)事業(yè)持續(xù)改革發(fā)展中的作用。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向電子化檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，不僅在開(kāi)展教學(xué)模式創(chuàng)新、推進(jìn)教學(xué)研究、輔助學(xué)生發(fā)展等方面發(fā)揮著積極的作用， 而且對(duì)高校實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、深化教育教學(xué)改革有著重要的檔案參考和經(jīng)驗(yàn)借鑒作用。綜上，教學(xué)檔案電子化管理是應(yīng)對(duì)新時(shí)代高校檔案管理工作挑戰(zhàn)的科學(xué)化管理方式，對(duì)高校教學(xué)改革有著重要意義。

作者簡(jiǎn)介

譚杰丹（1988-），四川南充人，博士。