“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案管理的創(chuàng)新思路

劉園園

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）02-115-01

摘 要 隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)利益的不斷增加，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，人類就此迎來(lái)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，目前，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案已經(jīng)被淘汰，新型電子版檔案逐漸進(jìn)入市場(chǎng)，它不僅可以節(jié)省大量時(shí)間，同時(shí)提高檔案歸類的效率。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，開(kāi)放共享的基本理念受到重視，信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化成為時(shí)代主旋律，也使得電子檔案得以出現(xiàn)，作為檔案管理的新形式。如何更好的展現(xiàn)出“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案的優(yōu)勢(shì)，規(guī)范管理是關(guān)鍵。本文從電子檔案管理的視角，提出檔案管理新思路，從管理思維、管理機(jī)制、系統(tǒng)安全和人員素質(zhì)等方面著手，提高電子檔案管理實(shí)效。

關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng)+ 電子檔案管理 創(chuàng)新思路

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，更多電子檔案出現(xiàn)，如何對(duì)這一類檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，成為每一個(gè)檔案管理工作者要關(guān)注的問(wèn)題。電子檔案本身優(yōu)勢(shì)明顯，成為新時(shí)期各機(jī)構(gòu)檔案歸檔的主要選擇，為此電子檔案大量出現(xiàn)。作為各單位發(fā)展的核心組成部分，做好電子檔案規(guī)范化管理十分必要。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案的優(yōu)勢(shì)

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，檔案歸檔更便捷。電子檔案，顧名思義就是以數(shù)字化方式存儲(chǔ)的檔案信息。相比于傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容和歸檔工作，電子檔案的歸檔更便捷。當(dāng)前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也開(kāi)始了電子備份，作為新時(shí)期下的新要求和新變化，電子檔案將成為未來(lái)檔案的主要形式；第二，提高檔案利用率。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的差別，這一類檔案的查找過(guò)程相對(duì)繁瑣，且需要明確的使用需求[1]。電子檔案的使用效率更高，利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)搜索和查找即可，能夠準(zhǔn)確定位檔案的位置，并通過(guò)模糊搜索來(lái)篩選所需要的內(nèi)容，最終成功調(diào)取檔案，并得以應(yīng)用；第三，電子檔案管理工作效率更高。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，電子檔案的模式，無(wú)需過(guò)多人力資源的支持，在歸類、整合方面只需要使用計(jì)算機(jī)完成相關(guān)操作即可，同時(shí)電子檔案的保存方面，也相較于紙質(zhì)檔案的保存更簡(jiǎn)單。但需要注意的問(wèn)題是，電子檔案雖然優(yōu)勢(shì)明顯，對(duì)電子檔案管理工作人員也有著嚴(yán)格的要求。總的來(lái)說(shuō)，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案成為新時(shí)期的主要檔案形式，優(yōu)勢(shì)顯著。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）管理思維創(chuàng)新

開(kāi)展電子檔案管理的過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)對(duì)管理思維的創(chuàng)新[2]。相關(guān)單位要對(duì)電子管理有著高度的重視，有效實(shí)現(xiàn)檔案工作的具體管理，從內(nèi)部給到管理工作最大的重視，明確電子檔案管理對(duì)于自身發(fā)展的重要意義。思維模式的創(chuàng)新，帶來(lái)的是更多的資源傾斜，使得檔案管理工作得以順利推進(jìn)。同時(shí)，對(duì)于檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，也要在管理思維上尋求創(chuàng)新，重視檔案管理工作，并能夠掌握電子檔案的管理方式，將檔案管理落到實(shí)處。只有思想上高度重視電子檔案的管理工作，才能夠確保檔案管理工作的有序展開(kāi)[3]。

（二）建立管理機(jī)制

任何工作開(kāi)展的前提都需要管理機(jī)制的支持和規(guī)范，以規(guī)章制度來(lái)為管理工作有效性提供保障。管理機(jī)制的形成，不單單作用于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，更關(guān)乎于電子檔案管理工作的有效性。為此，各單位要結(jié)合自己的實(shí)際情況，從檔案的運(yùn)用維度和內(nèi)容切入，做到管理機(jī)制的針對(duì)性，適合本單位的工作要求。宏觀層面，檔案管理要適合《檔案法》當(dāng)中的相關(guān)規(guī)定，也要在電子檔案錄入方式、保存方式、使用方式、借閱方式以及危機(jī)管理等具體層面優(yōu)化細(xì)節(jié)，形成完備的管理機(jī)制，應(yīng)對(duì)各類突發(fā)問(wèn)題和情況。除了管理制度之外，還要制定專門的監(jiān)督管理隊(duì)伍，用以做好電子檔案管理的具體監(jiān)督，從而達(dá)到最佳效果。

（三）保障系統(tǒng)安全

雖然電子檔案帶來(lái)了諸多便捷性的優(yōu)勢(shì)，但也不可避免的出現(xiàn)了一些安全隱患和相關(guān)問(wèn)題，具體表現(xiàn)為電子檔案的安全管理問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，會(huì)受到不可抗力等因素和時(shí)間的消磨，最終導(dǎo)致檔案受損，使用起來(lái)不夠方便。而電子檔案的存儲(chǔ)和保存工作，多依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全，足夠的技術(shù)和良好的存儲(chǔ)環(huán)境，是電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。為了保證電子檔案的有效性，要在系統(tǒng)安全上下足功夫。一方面，要做好電子檔案的備份工作，一旦出現(xiàn)電子檔案的損壞問(wèn)題，則可以利用備份保證電子檔案的完整性；另一方面，及時(shí)的處理好機(jī)房的線路老化、設(shè)備老化等問(wèn)題，并及時(shí)的利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)完成電腦病毒的預(yù)防，避免因?yàn)榘踩珕?wèn)題不到位而出現(xiàn)電子檔案管理失效的問(wèn)題。

（四）提高人員素質(zhì)

電子檔案的管理工作，核心是要工作人員發(fā)揮出自身的作用和價(jià)值。為此，需要提高管理人員的綜合素質(zhì)[4]。一方面，在內(nèi)部開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)工作。對(duì)檔案管理人員，普及和開(kāi)展有關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)講座，以便于檔案管理人員能夠掌握電子檔案的管理方法；另一方面，鼓勵(lì)單位內(nèi)的檔案管理人員去參與學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的電子檔案管理方案，并將其帶回到本單位。以這樣的方式，最大限度上的提升人員素質(zhì)，為電子檔案的管理有效性打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，電子檔案的管理工作備受關(guān)注，電子檔案本身有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，如何放大這一優(yōu)勢(shì)，則需要電子檔案管理發(fā)揮作用。只有這樣，才能夠確保電子檔案的價(jià)值最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳小磊.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理模式探究[J].課程教育研究，2018（07）：2.

[2]趙軼群.互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的路徑研究[J].企業(yè)改革與管理，2018（18）：62-63.

[3]胡涵.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子發(fā)票管理研究[D].安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)，2017.

[4]鄒凡.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)世界，2016（13）：44-46.