基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理及優(yōu)化策略探究

沙依拉·托留別克

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理主要是對(duì)文件與檔案進(jìn)行保管，以及對(duì)檔案進(jìn)行合理使用，是辦公室管理工作的重要組成部分。新時(shí)期辦公室檔案管理伴隨著年代的不斷發(fā)展，面臨著新機(jī)遇和考驗(yàn)。因此，為了更好地切合新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展辦公室檔案管理要謀求新的發(fā)展。本文旨在根據(jù)對(duì)辦公室檔案管理的意義，以及存在的不足，提出新對(duì)策，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位更加好的發(fā)展壯大。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化策略

伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的傳統(tǒng)的模式已經(jīng)難以滿(mǎn)足現(xiàn)階段管理工作需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理中不能缺少的部分。承擔(dān)對(duì)所有檔案的管理工作，具備內(nèi)容多、工作量大等特征?，F(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理在具體工作上存在著某些問(wèn)題，影響到辦公室檔案管理的效率和水平。針對(duì)新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理提出優(yōu)化策略，從而推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理及其意義

1.1 檔案管理

檔案資料是相應(yīng)的產(chǎn)生者直接運(yùn)用的各種各樣文獻(xiàn)資料的轉(zhuǎn)換物，可觀的體現(xiàn)了人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的全過(guò)程和風(fēng)貌，并不是過(guò)后撰寫(xiě)或搜集的文獻(xiàn)資料、檔案資料;檔案資料自產(chǎn)生過(guò)后不可以開(kāi)展內(nèi)容上邊的改動(dòng)，刪掉和更改，不然會(huì)嚴(yán)重破壞其時(shí)間特性;檔案資料并不是指不著邊際的文獻(xiàn)資料，反而是指以便調(diào)查運(yùn)用而存檔、存放的一些資料。

檔案管理是對(duì)檔案資料實(shí)體和檔案資料信息內(nèi)容開(kāi)展管理，并給予運(yùn)用服務(wù)。包含搜集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和給予運(yùn)用等重要環(huán)節(jié)。檔案管理是一類(lèi)管理型的工作任務(wù)和服務(wù)型的工作任務(wù)。檔案管理主要對(duì)檔案資料開(kāi)展管理和運(yùn)用，負(fù)責(zé)管理各部門(mén)產(chǎn)生的文檔資料的一類(lèi)專(zhuān)業(yè)性管理，因此是管理型的工作任務(wù)。檔案管理是管理系統(tǒng)中不能缺乏的構(gòu)成部分。好的檔案管理是檔案信息資源的整合和利用更加便捷，能夠加快對(duì)信息的整合和利用，否則如同大海撈針，資源整合和利用的工作量要成倍的增加，大大的降低資源整合和利用的效率，也就更談不上方式方法上的創(chuàng)新了。根據(jù)給予檔案資料信息內(nèi)容為單位服務(wù)，為能夠更好地融入單位的發(fā)展壯大需要。

1.2 意義

檔案管理有著很高的價(jià)值，檔案管理在公務(wù)活動(dòng)中能夠加強(qiáng)工作任務(wù)的效率。優(yōu)良的檔案管理有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位提升優(yōu)秀人才和知識(shí)儲(chǔ)備，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位留住人才和相關(guān)知識(shí)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展給予強(qiáng)大的保證;有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高抵擋風(fēng)險(xiǎn)的工作能力，并在緊要關(guān)頭充分發(fā)揮檔案資料的重要依據(jù)和憑據(jù)功能，維護(hù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)權(quán)益和正當(dāng)權(quán)益。

檔案管理是在長(zhǎng)期性的各類(lèi)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國(guó)家、社會(huì)的發(fā)展壯大有著調(diào)查和存放價(jià)值的各種各樣文本、數(shù)據(jù)圖表、聲像、電子、實(shí)體等不一樣形式的紀(jì)錄。是紀(jì)錄和反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位個(gè)依次得到和歷史風(fēng)貌的第一手資料，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文化積累。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的不足

2.1 對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的觀念不足

目前階段，許多 的機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于辦公室檔案管理的觀念不高，沒(méi)有深刻的了解到機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的重要意義，大多數(shù)都只重視對(duì)檔案資料的管理而不是運(yùn)用。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的觀念傳統(tǒng)式，受舊的檔案管理觀念的直接影響較強(qiáng)。在相關(guān)工作人員在開(kāi)展辦公室檔案管理時(shí)，將關(guān)鍵放到了檔案資料的搜集存放上，而忽略了檔案資料運(yùn)用時(shí)的狀況，促使在開(kāi)展檔案資料的查詢(xún)與運(yùn)用時(shí)導(dǎo)致相應(yīng)的艱難。

2.2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的信息化水平低

目前還有很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在“互聯(lián)網(wǎng) +”的時(shí)代背景下，仍然固守老一套的辦公室檔案管理方式。這一點(diǎn)給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作和管理產(chǎn)生了局限性，在管理中依然使用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行檔案管理，不敢做出對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的創(chuàng)新與改變，不順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的方向，最終導(dǎo)致檔案管理的水平和效率低下。還有一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，只強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的管理，沒(méi)有對(duì)檔案管理的分類(lèi)和方法做好調(diào)查，根據(jù)實(shí)際的情況進(jìn)行管理。在時(shí)代改變與發(fā)展中，和社會(huì)之間產(chǎn)生脫軌現(xiàn)象，這樣的檔案管理如果不能大膽果斷的開(kāi)展創(chuàng)新，很容易在時(shí)代快速發(fā)展的背景下遠(yuǎn)遠(yuǎn)的落后于其他單位對(duì)檔案的管理。

2.3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理人才匱乏

專(zhuān)業(yè)人才是檔案管理工作的核心所在。近些年來(lái)社會(huì)的發(fā)展速度都有目共睹，但是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理中，擁有高水平和高能力的辦公室檔案管理人員較少，不能滿(mǎn)足機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理在新時(shí)代背景下的變化和需求，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作缺乏行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，所以管理人員的能力和水平得不到很好的鍛煉和提高。伴隨著社會(huì)信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室檔案管理模式下的工作人員已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展變化對(duì)辦公室檔案管理提出的新要求。

3 優(yōu)化策略

3.1 健全管理規(guī)范

新時(shí)期檔案管理方面的有效開(kāi)展，核心就是具備健全的檔案管理規(guī)范。健全辦公室檔案管理規(guī)范，制訂發(fā)展規(guī)劃，明確檔案管理工作人員的工作任務(wù)。除此之外，在健全公司檔案管理規(guī)范時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理應(yīng)該充足把握單位員工的具體情況，注重檔案管理的保密性，避免發(fā)生檔案泄露的情況，造成不好的后果。

3.2 增強(qiáng)監(jiān)督管理

新時(shí)期檔案管理方中，增強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督是為了更好地確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位理順利開(kāi)展管理工作。因而規(guī)定辦公室檔案管理人員不斷地提高本身的知識(shí)水平和工作能力，提高和嚴(yán)格執(zhí)行辦公室檔案管理監(jiān)督。采取有效的辦公室檔案管理方法，開(kāi)展各項(xiàng)任務(wù)，做好對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的服務(wù)。

3.3 提高綜合素質(zhì)

新時(shí)期為了更好地、盡快地、嚴(yán)格地執(zhí)行檔案管理的相關(guān)事宜，還要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，豐富知識(shí)文化，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，提高自身的管理水平。在工作上要遵守檔案管理的要求，做到保密而且在不斷地的實(shí)踐過(guò)程中積累經(jīng)驗(yàn)，提高辦公室檔案管理的水平和能力。

3.4 信息化管理

新時(shí)期檔案管理面對(duì)的內(nèi)容更多，范圍更廣泛。機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理想要達(dá)到可持續(xù)性發(fā)展，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)開(kāi)始信息化管理。創(chuàng)建信息化辦公室檔案管理平臺(tái)。以此來(lái)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理提高比較全方位的數(shù)據(jù)信息支持。借助辦公室檔案管理信息化管理平臺(tái)，能夠立即地把握機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的具體情況，增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的管理質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期快速發(fā)展的背景下，社會(huì)的變革日新月異，機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理必須要適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的新要求，不能墨守成規(guī)。為了更好地切合新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，辦公室檔案管理要謀求新的發(fā)展思路。為此，要在意識(shí)、工作能力、規(guī)章制度、管理水平上緊跟時(shí)代的步伐，改革創(chuàng)新，準(zhǔn)確、有效、科學(xué)推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，更好的為國(guó)家、社會(huì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

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