交通檔案管理的信息化探討

鄧益青

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）03- 106- 02

摘 要 在信息化技術(shù)水平不斷提升的背景下，社會各個領域的檔案管理工作在向信息化管理方向發(fā)展。傳統(tǒng)形式下的人工檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足信息化社會檔案管理的需求。尤其是針對交通檔案管理工作而言，想要提升檔案管理工作效率，就要通過正確運用信息化技術(shù)的方式，對檔案進行高效保存與管理，使交通檔案管理工作向信息化方向進行全面轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞 交通部門 檔案管理 信息化技術(shù)

城市的發(fā)展與進步離不開交通建設工作，運用信息化技術(shù)正確開展交通檔案管理工作，能夠為后續(xù)高效開展交通建設工作提供充足的數(shù)據(jù)資源。即便現(xiàn)階段，在實際開展交通檔案管理工作期間，已經(jīng)構(gòu)建了相應的檔案管理體系，但是在實際落實該項工作期間，仍然存在一些不足。本文就是開展交通檔案信息化管理工作的重要性入手，圍繞其實際管理現(xiàn)狀進行闡述，針對如何全面提升交通檔案管理信息化質(zhì)量進行深入探討。

一、開展交通檔案信息化管理工作的重要性

（一）緊跟信息化發(fā)展趨勢的重要舉措

交通檔案信息化管理工作，是我國交通部門提升服務質(zhì)量的重要工作環(huán)節(jié)。社會整體發(fā)展狀況不斷變化，信息化技術(shù)被交通部門開展檔案管理工作充分運用。通過正確開展該項工作，能夠提升交通部門檔案管理工作效率，保證檔案管理工作的精準性。傳統(tǒng)形式的交通檔案管理模式下，交通檔案都是都是紙質(zhì)版的，不利于查找和管理。而在充分利用信息化技術(shù)的狀況下，能夠?qū)煌n案管理模式進行創(chuàng)新，積極構(gòu)建交通檔案信息管理網(wǎng)站，這樣就可以直接到相應網(wǎng)站上查找檔案資料，既能提升交通檔案管理服務質(zhì)量，同時也能滿足信息化社會發(fā)展需求。

（二）創(chuàng)新交通檔案管理模式的具體表現(xiàn)

交通檔案管理工作量比較大，在實際開展該項工作期間，需要投入大量的時間和精力。而運用信息化技術(shù)開展交通檔案管理工作，能夠節(jié)省相應的人力資源和管理時間，對于全面提升交通檔案信息管理效率具有重要幫助[1]。交通檔案管理的內(nèi)容多種多樣，不能只是依賴人工方式對其進行管理；為了能夠有效提升管理質(zhì)量、提供檔案服務質(zhì)量，就要對交通檔案管理模式進行創(chuàng)新，將交通檔案管理的具體內(nèi)容與信息化技術(shù)進行融合，推動交通檔案信息化建設工作順利開展。

（三）提升交通部門服務質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

交通檔案是我國交通檔案管理部門執(zhí)法過程中運用的重要材料，在處理交通相關(guān)工作內(nèi)容期間，具有重要的應用價值。交通檔案管理工作質(zhì)量與交通部門開展各項管理工作具有緊密關(guān)聯(lián)，為了能夠為交通部門工作人員提供工作便利，在實際開展交通檔案管理工作期間，運用信息化技術(shù)，這樣能夠為其高效查找檔案、提供優(yōu)質(zhì)服務、樹立公信力提供重要幫助。

二、交通檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）信息化平臺運用效率低

交通檔案管理部門運用信息化技術(shù)，不僅能夠降低整體行政成本，同時也能讓交通檔案信息需求人員高效率的查找相關(guān)檔案。但是在實際開展交通檔案信息化管理工作期間，交通部門在投入相應資金構(gòu)建信息化平臺之后，交通檔案管理人員對信息化平臺的實際運用效率比較低，其并沒有參加專業(yè)性的信息化管理培訓活動，導致信息化平臺無法充分發(fā)揮功能作用，對交通檔案信息化管理水平的提升具有相應的阻礙作用。

（二）信息化平臺維護與更新速度緩慢

運用信息化技術(shù)開展交通檔案管理工作的過程中，經(jīng)常會因為信息老化的原因，影響檔案管理效率的提升。如：已經(jīng)建立好的交通檔案內(nèi)容經(jīng)過長時間的保存，如果沒有及時對其進行維護和更新，就會無法保證信息化交通檔案管理的有效性。一些信息化檔案管理人員，主觀認為該項工作無需對其進行后期維護與監(jiān)管，導致其信息化管理系統(tǒng)長時間沒有進行優(yōu)化和更新，久而久之就會產(chǎn)生系統(tǒng)故障問題，將無法為交通檔案需求者提供相應的服務，并會使檔案資料受損。

（三）信息化管理軟件缺乏統(tǒng)一性

在信息化社會不斷發(fā)展的影響下，我國交通部門實際開展的信息化檔案管理工作，正在向完善性進行轉(zhuǎn)變。但是與此同時，交通檔案管理信息化軟件缺乏統(tǒng)一性的現(xiàn)象普遍存在。交通檔案管理人員在運用信息軟件錄入檔案信息的過程中，因為其格式不統(tǒng)一，在后續(xù)查找并運用交通檔案的過程中，就會出現(xiàn)“檔案信息不兼容”的現(xiàn)象，這樣就會打亂交通檔案管理順序[2]。在實際開展交通檔案信息化管理工作期間，我國目前還沒有形成完全統(tǒng)一的軟件格式標準，其就會降低交通檔案管理的實際效果。

三、提升交通檔案信息化管理質(zhì)量的重要方式

（一）強化信息化管理宣傳力度，提升信息平臺利用率

在傳統(tǒng)檔案信息管理模式的影響下，實際開展交通檔案管理工作期間，都是以紙質(zhì)版的交通檔案為主，其存在不易保存、容易破損、不易查找的弊端；在對交通檔案信息進行記錄期間，需要耗費大量的時間和精力等。為了能夠全面提升交通檔案信息化管理效率，就要強化信息化檔案管理宣傳力度，讓人們認識到運用信息化技術(shù)開展管理工作的重要性，使信息化檔案管理模式成為主流發(fā)展趨勢。交通檔案管理部門針對信息化方案管理的優(yōu)勢，對工作人員進行詳細講解和宣傳，讓工作人員在實際工作期間積極配合交通檔案管理人員工作，進而減少工作阻力。此外，還要讓交通檔案信息化管理人員從思想觀念上進行轉(zhuǎn)變，緊跟信息化社會發(fā)展趨勢，提升信息化交通檔案管理平臺運用率[3]。交通檔案管理工作與其他部門管理工作相互協(xié)作，保證檔案信息資料的有效性；每一個信息化管理崗位都要配備具有專業(yè)性的信息軟件操作人員，在做好本職工作的基礎上，全面提升信息化交通檔案管理質(zhì)量。

（二）規(guī)范軟件操作流程，提升信息化建設效率

很多交通檔案管理人員在利用信息軟件開展管理工作期間，經(jīng)常會產(chǎn)生交通檔案信息錄入格式不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象。為了能夠有效解決這一問題，保證交通檔案信息管理的有效性，就要明確規(guī)定信息化檔案軟件操作流程，明確設定檔案信息錄入格式，保證信息化管理一致性。如：可以在全國范圍內(nèi)構(gòu)建相同的交通檔案信息納入標準，構(gòu)建統(tǒng)一性的檔案信息錄入規(guī)范的，這樣就能夠防止交通檔案信息產(chǎn)生混亂的現(xiàn)象；做好電子交通檔案與紙質(zhì)檔案的銜接工作，防止交通檔案信息產(chǎn)生丟失的現(xiàn)象[4]。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升交通檔案的可查找性和有效性；與IT部門積極溝通互動，信息軟件人員研發(fā)有利于交通檔案管理人員開展管理工作的數(shù)字化軟件；做好交通檔案信息管理人員培訓工作，保證實際工作崗位上的檔案管理人員具備準確使用信息化軟件的能力，進而使交通檔案信息化管理工作向標準化方向進行轉(zhuǎn)變。