如何做好檔案管理工作

摘 要：電子信息技術(shù)推動(dòng)著社會在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，讓各個(gè)行業(yè)都有了一個(gè)嶄新的面貌。如果把其應(yīng)用在傳統(tǒng)的行業(yè)中，可能會興起新一輪的改革。就如檔案管理來說，如果通過電子信息技術(shù)來進(jìn)行整理檔案，就可以大大增加檔案管理的效率，并且讓檔案管理工作不再那么的繁瑣。同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)更加重視檔案管理工作，給予充實(shí)的人力物力進(jìn)行提升，促進(jìn)檔案管理向著更好的方向發(fā)展。本文主要闡述在新形勢下的檔案管理工作中普遍存在的一些問題，并提出了相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;常見問題;解決辦法

伴隨科技的發(fā)展，檔案管理工作與人們更是密不可分。檔案管理是一種范圍很廣的復(fù)合型服務(wù)管理，它具有很強(qiáng)的延伸性，要求各個(gè)領(lǐng)域的都需要去主動(dòng)參與，檔案管理員則需要去詳細(xì)調(diào)查了解用戶的需求，協(xié)助用戶進(jìn)行深一層的挖掘，了解用戶的潛力并為其尋找其想要的研究方向，減少不必要的損失，為用戶提供工作所需的檔案，方便客戶的使用，盡最大可能給予用戶方便快捷的檔案流程，提高用戶的滿意度[1]。

1 檔案管理的工作現(xiàn)狀及常見問題

1）檔案管理體制需要完善。就目前而言，很多檔案管理員并沒有意識到科技發(fā)展的同時(shí)，管理理念也在向著創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變。所以部分檔案工作中，檔案管理員仍會用原來的管理方法，再加上檔案管理員整體的素質(zhì)并不高，工作中也缺乏競爭意識，在沒有完善的獎(jiǎng)懲措施下，讓檔案的管理結(jié)果并不理想。雖然許多檔案管理結(jié)構(gòu)為了用戶的使用都已經(jīng)使用先進(jìn)的儲存系統(tǒng)，但是檔案管理模式并沒有發(fā)生根本性的改變。因?yàn)樗麄內(nèi)狈n案本質(zhì)的了解，在沒有新型管理培訓(xùn)下，只會做一些單一的服務(wù)，由于還沒有完善獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致他們的整體業(yè)務(wù)能力跟不上新型檔案管理服務(wù)的更替，工作缺乏主動(dòng)性，沒有危機(jī)意識[2]。所以積極主動(dòng)地去了解新時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)與優(yōu)勢，建立一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新的管理理念，摒棄傳統(tǒng)管理模式中的劣勢，才能確保檔案管理工作跟上時(shí)代的腳步。檔案管理工作的改進(jìn)，可能并不會創(chuàng)造出太多實(shí)際上的效益，然而如果不去重視企業(yè)檔案的管理，那將會使管理人員在工作中無法認(rèn)識到檔案的重要性，認(rèn)為這份工作僅僅就是整理整理文件，在需要時(shí)能及時(shí)找到這份文件就可以，這種工作理念在某種方面上是抑制管理水平的提升，難以讓企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

2）檔案資源的更新跟不上需求。由于科技的迅速發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)大大失去了其原本的作用，而且傳統(tǒng)的檔案管理工作中會接觸很多照片以及紙質(zhì)材料等，無形之中給檔案管理人員增添了很大的工作量，相比而言，網(wǎng)上尋求自己所需要的信息成為現(xiàn)在的主流，通過多種渠道就可以獲取自己想要的信息，而且還減少紙質(zhì)的利用率。這就使檔案管理也不得不與時(shí)俱進(jìn)，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，讓檔案資源數(shù)據(jù)化、電子化，通過網(wǎng)絡(luò)平臺讓所有用戶可以根據(jù)導(dǎo)航進(jìn)行尋找所需求的檔案，但是大多數(shù)檔案的管理都忽視了一個(gè)問題，那就是電子信息的更新速度達(dá)不到用戶的要求，無法有效使用平臺進(jìn)行查找自己所尋找的新檔案，大大降低了用戶的使用體驗(yàn)，無法滿足自己的需求，甚至還耽誤了自己的時(shí)間，不但降低了檔案的使用率，還無法充分利用平臺的資源[3]。

3）缺乏專業(yè)人才的培訓(xùn)。我國的檔案管理也隨著時(shí)代發(fā)生了很大的變化，然而我國檔案管理人才培養(yǎng)時(shí)，并不能體現(xiàn)出檔案管理人才也隨著變化。目前，在我國檔案管理人才培養(yǎng)中，信息檔案管理過程的培訓(xùn)還處于初步狀態(tài)，不足以滿足我國日益增長的檔案信息管理需求。而且檔案管理工作在企業(yè)管理中成立的比較晚，很多檔案管理人員并不是管理專業(yè)出身，甚至沒有經(jīng)過正規(guī)專業(yè)培訓(xùn)，因此對檔案管理工作的認(rèn)識也不到位。如果企業(yè)也不重視檔案管理工作，給予不了足夠的人力與物力的支持，讓其他崗位員工進(jìn)行兼職處理，那就會導(dǎo)致檔案管理這部分的專業(yè)素養(yǎng)不足。這對于我國想要進(jìn)一步的升級檔案管理工作帶來了很大的難度，因此必須要從根本上解決這個(gè)問題[4]。

4）檔案管理體系存在隱患。就目前而言，我國的文件管理系統(tǒng)還是會存在一些安全風(fēng)險(xiǎn)。如今電子信息技術(shù)的普及，互聯(lián)網(wǎng)是最大的贏家，在為我國檔案資料上傳的同時(shí)，也帶來了新的隱患。雖然在某種條件下進(jìn)行調(diào)查檔案數(shù)據(jù)的存取記錄，但是仍防不住高級黑客的“隱身”訪問。因此在信息管理系統(tǒng)的安全性方面，需要要走的路還很長。

2 檔案管理工作的改進(jìn)及措施

1）加強(qiáng)檔案的管理及應(yīng)用。以往的借還檔案早已無法滿足廣大用戶的需求，檔案機(jī)構(gòu)如果想要進(jìn)行長期的管理模式，就需要拓展更好的服務(wù)理念，借助新技術(shù)提供開放式的服務(wù)，與時(shí)俱進(jìn)。在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代下，各個(gè)領(lǐng)域中都已經(jīng)有了計(jì)算機(jī)的存在，而且很多檔案機(jī)構(gòu)也從人工轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)查找，在服務(wù)領(lǐng)域上有了很大的突破。但與此同時(shí)，也給服務(wù)提出了很高的要求，不但需要檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)施上進(jìn)行資金投入，還需要一個(gè)性能優(yōu)越的服務(wù)器、質(zhì)量略好的資源數(shù)據(jù)庫。才可以利用平臺來實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，為廣大用戶提供方便有效的使用。檔案管理還需要制定合理有效的服務(wù)方案，引領(lǐng)用戶學(xué)會如何搜尋所需要的信息，如何使用這些資源。在用戶使用的過程中，讓服務(wù)平臺充分發(fā)揮檔案管理的作用[5]。

2）數(shù)據(jù)應(yīng)實(shí)時(shí)上傳。檔案數(shù)據(jù)的變化是當(dāng)今信息化檔案管理的一大難事。不但需要在海量的文件當(dāng)中找到要更新替換的文件，而且在達(dá)到目的前還有一些列的手續(xù)需要完成，這無不給管理人員帶來了很大的困擾，而且還會浪費(fèi)過多的時(shí)間與精力。但是結(jié)合了現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，就可以很方便地修改和查詢想要的檔案數(shù)據(jù)，真正地實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)上傳。新技術(shù)的應(yīng)用，不但增加了文件處理的準(zhǔn)確性，還確保儲存文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，從而提高對檔案信息的管理。

3）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在當(dāng)今科技時(shí)代中，需要注意的是對于有意在檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的人才中，必須增加有關(guān)計(jì)算機(jī)的使用、檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用及信息化檔案工作的信息。只有掌握這方面的技能，才能使檔案管理人才最快速地進(jìn)行信息檔案管理工作，使新技術(shù)在應(yīng)用中達(dá)到最大的使用效率。同時(shí)檔案整理人員還需具備以下素質(zhì)：扎實(shí)的相關(guān)專業(yè)知識、工作中所能接觸到的平臺系統(tǒng)使用、了解新時(shí)代的信息化檔案管理、具備一定數(shù)據(jù)處理能力還需要有著良好的交流能力。在用戶搜索出現(xiàn)困難時(shí)，能及時(shí)為廣大用戶提供有效可靠的幫助。檔案管理人員能力的提升離不開他們責(zé)任感，只有激發(fā)他們對工作的熱情，學(xué)會自主提升專業(yè)水平，才能有效促進(jìn)檔案管理水平的全面提升。

4）完善系統(tǒng)，提升平臺的安全性。隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，必然會利用互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案管理，但同時(shí)也給檔案信息的安全帶來了隱患。雖然在某種程度上可以進(jìn)行查找瀏覽記錄，但技術(shù)畢竟是有限的，并不能保證信息的安全性，所以有必要吸取大型互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)并進(jìn)行學(xué)習(xí)。不光要有自己針對漏洞的措施，還要有專門的防護(hù)措施。如果能學(xué)習(xí)到成功的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，來提高數(shù)據(jù)的安全性，那將會對檔案的管理上起到很大的幫助。

3 結(jié)束語

無論是現(xiàn)在還是將來，無論科技發(fā)展到什么程度，在所有的領(lǐng)域當(dāng)中，檔案管理工作都是不可或缺的。因此，需要檔案管理人員建立新時(shí)代的檔案管理理念，摒棄傳統(tǒng)管理的思想，主動(dòng)學(xué)習(xí)，接受新的思想和技術(shù)幫助，通過信息化技術(shù)提高管理的效率，讓檔案管理工作充分發(fā)揮自身應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

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[5]劉蓓，趙靖云.企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)思考[J].企業(yè)改革與管理，2017（3）：45-45.

作者簡介

李文媛（1972-），山西定襄，漢族，本科，助理管員。