推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化研究

嚴引娥

摘 要：在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該有序地建立起標準化的檔案管理工作流程和在檔案管理工作過程中的工作規(guī)范化行為，這對在機關(guān)事業(yè)單位在日常管理中起到了至關(guān)重要的作用。隨著政府部門和機關(guān)事業(yè)單位對信息化管理的系統(tǒng)性應(yīng)用和規(guī)范化的對檔案管理工作進行有序的管理，規(guī)范化的程度也在不斷地提高，已逐步的形成并完善了對檔案管理工作的規(guī)范化管理。本文就檔案管理工作的重要性方面并結(jié)合當(dāng)前在對檔案管理工作過程中的現(xiàn)實狀況來綜合的展開分析，努力探索可持續(xù)推進標準化的工作流程，規(guī)范化對檔案的管理工作等方面，促進可以直觀、有效地提高工作質(zhì)量和效率的方式和方法，以提高機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中的標準化和規(guī)范化的管理水平。

關(guān)鍵詞：推進;機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;工作;規(guī)范化;標準化;研究

機關(guān)事業(yè)單位維持著我國整體社會性組織的正常運轉(zhuǎn)，在促進社會的持續(xù)發(fā)展過程中發(fā)揮著極其重要的作用。機關(guān)事業(yè)單位在日常管理中對檔案管理的工作中，存在著一些問題。傳統(tǒng)的管理模式和對檔案管理工作老舊的工作方法，已經(jīng)嚴重的影響到機關(guān)單位對檔案管理的日常工作。隨著檔案數(shù)量的逐漸增多，對檔案管理的工作自然就造成了整體工作效率上的下滑。需要積極采取科學(xué)有效地方法來提升對檔案管理的分類歸納、數(shù)字化管理應(yīng)用、云儲存?zhèn)浞荨n案查閱和調(diào)檔流程的規(guī)范化操作、對檔案管理工作的標準化工作流程進行全面的優(yōu)化升級，便于適應(yīng)和強化機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作過程中面對的檔案文件數(shù)量持續(xù)增加以及促進并形成機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的規(guī)范化管理進程。

1 規(guī)范化檔案管理工作在機關(guān)事業(yè)單位的重要性

在我國近幾年來對機關(guān)事業(yè)單位中整體推行的行政一體化、便捷化便民服務(wù)一站式的工作要求與具體實施推進工作已經(jīng)進入到日常管理工作中，形成了常態(tài)化的工作流程。檔案管理工作對機關(guān)事業(yè)單位的具體工作內(nèi)容中占據(jù)著舉足輕重的地位，對工作進度和工作效率起到?jīng)Q定性的作用[1]。因機關(guān)事業(yè)單位對具體行政內(nèi)容的審核和批示，都是應(yīng)對提交的文件內(nèi)容是否符合國家規(guī)定的相關(guān)政策法規(guī)和實施細則進行對應(yīng)，在政策規(guī)定范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容進行審批。這就需要對展開檔案管理的工作中對文件的類別、相關(guān)事宜、審批流程和批復(fù)過程有一定的工作規(guī)范。有序、規(guī)范地對檔案進行審核和管理，是體現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位在日常管理工作中的工作效率和整體管理水平的顯現(xiàn)。因此，對檔案管理的標準化、規(guī)范化管理體系的應(yīng)用和對檔案管理工作的重視程度對機關(guān)事業(yè)單位整體的工作效率有著極大的促進和提高，同時也積極推動著我國社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展。

2 在檔案管理工作中存在的普遍性問題和改善性管理工作的相關(guān)策略

檔案管理在機關(guān)事業(yè)單位管理中具有重要的工作意義，機關(guān)事業(yè)單位需要從內(nèi)部管理和自身對檔案管理的具體工作過程中做出積極的改善性工作方式來優(yōu)化對工作中的檔案管理效率，降低并減少在工作時出現(xiàn)的誤差和在進行提檔、調(diào)檔工作時的高效性。這就需要直觀面對當(dāng)下在機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作中現(xiàn)實存在的相關(guān)問題進行綜合性的問題羅列、具有針對性的問題分析和明確出在進行檔案管理工作過程中的常態(tài)化問題進行有效地診斷，通過合理化的管理工作方式來進行管理工作的優(yōu)化、進一步改善和提升對檔案管理工作的工作策略。

2.1 管理滯后的普遍現(xiàn)象及對應(yīng)的檔案管理工作的改善方向

機關(guān)事業(yè)單位在對檔案進行管理的工作過程中，普遍的現(xiàn)象是對檔案管理工作內(nèi)容的重視程度較低、尤其是在管理意識上不夠。依舊遵循老舊的管理方式，收到紙制檔案后簡單的進行分類、歸檔存儲，導(dǎo)致檔案室的紙制檔案占用大量的公共空間[2]。在有需要進行查閱和提出檔案時，查找檔案工作的效率低下，又占用人力、精力和時間，由于長期對檔案進行存放或移動存放位置，甚至出現(xiàn)掉檔和丟檔的事件發(fā)生，在對檔案管理精細化的工作要求中未能達到檔案管理的工作指標，對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作造成了嚴重的管理滯后現(xiàn)象。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)逐漸普及和進一步完善，應(yīng)該積極采用互聯(lián)網(wǎng)對大數(shù)據(jù)的管理優(yōu)勢對檔案管理工作進行優(yōu)化，從而實現(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范化、數(shù)字化、標準化進程，整體提高管理效率。

2.2 意識上的認知程度不足對檔案管理工作造成的滯待及優(yōu)化管理建議

目前，有些機關(guān)事業(yè)單位還對檔案管理工作內(nèi)容的認知性不足，沒有意識到檔案管理在具體工作中的主要作用。尤其是在管理過程中，相對比較松散缺乏對檔案管理工作的核心意義。由于檔案管理工作的具體工作內(nèi)容相對比較單一、具有枯燥性和反復(fù)性。這就形成了負責(zé)檔案管理的一線工作人員的工作熱情相對都比較低下，面對內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作，機械化地進行對檔案管理的工作。長期以來將會導(dǎo)致工作人員不思考、不學(xué)習(xí)、缺乏緊迫感的工作現(xiàn)狀對工作的積極性整體都不高。對檔案管理工作的考核標準難以明確的界定和進行有效地激勵，直管的上級部門在進行考核時，也不會對具體管理檔案的部門及工作人員進行明確的考核[3]。這些現(xiàn)象的普遍性存在，其根本還是在對檔案管理工作內(nèi)容和重要性上形成的認識嚴重不足，應(yīng)該進行定期的強化管理培訓(xùn)和組織針對性的對檔案管理工作內(nèi)容的學(xué)習(xí)，加強對檔案管理部門和管理的工作人員，實行明確的考核制度來激勵機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作過程中的工作熱情，有序地推進專業(yè)化、規(guī)范化、標準化的檔案管理水平。

2.3 數(shù)字化管理應(yīng)用程度相對比較低，應(yīng)加強對檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的大面積普及，出現(xiàn)了大量的數(shù)字化檔案管理軟件，對檔案管理的工作帶來了極大的便利。不僅僅是提高了在檔案管理中的便捷化應(yīng)用，還解決了存儲空間不夠用、檔案查閱不及時的實際問題。在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)下，合理化應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息內(nèi)容技術(shù)和數(shù)字化檔案管理軟件的技術(shù)應(yīng)用特點，來實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作內(nèi)容的優(yōu)化和升級。及時、定期地進行對檔案文件的備份和云存儲空間的擴容。有效地規(guī)避計算機系統(tǒng)的不穩(wěn)定性造成的檔案數(shù)據(jù)文件丟失的問題，在綜合提升檔案管理的工作效率的過程中，有序地推進規(guī)范化檔案管理工作。

3 結(jié)束語

整體推進在機關(guān)事業(yè)單位中對檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化、精細化的實施過程中，應(yīng)該及時采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的數(shù)據(jù)管理應(yīng)用，引進數(shù)字化管理體系和完善規(guī)范化的檔案管理工作流程，包括對檔案管理有輔助性工作作用的管理軟件的應(yīng)用熟練度。納入對檔案管理人員的工作考核和工作績效中進行強化，進行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓檔案管理的工作人員能夠快速地掌握并應(yīng)用檔案管理的計算機軟件，來有強化管理工作人員對檔案管理工作的整體認知和工作意識。在日常的管理工作中，可以有利地推動對檔案管理的數(shù)字化管理應(yīng)用，可以大幅度的提高機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1]周本仙.推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：133-134.

[2]丁妍.如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標準化淺談[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（23）：161+163.

[3]李雪瑩.推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：84.