淺析新媒體背景下如何創(chuàng)新檔案管理工作

烏蘭浩特市都林街辦事處

我國的科技發(fā)展水平逐步提高，各行各業(yè)都在充分利用新媒體技術(shù)。其中公共服務(wù)領(lǐng)域?qū)π旅襟w技術(shù)的應(yīng)用較為頻繁。檔案管理工作需要處理的信息量大，工作較為閉塞，宣傳強度大，是企事業(yè)單位的工作重難點。新媒體技術(shù)為此項工作帶來新的發(fā)展契機，讓檔案信息工作效率大為提升，檔案服務(wù)質(zhì)量也有所增強。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

當前檔案管理工作包括8項內(nèi)容：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索以及利用、編研。隨著信息的豐富與復(fù)雜化，檔案資料受到管理者的重視。檔案管理工作受到時空條件限制，實際管理受到局限，工作效率難以提升。目前，檔案管理工作存在以下幾方面問題。

（一）認識存在誤區(qū)

檔案管理工作在單位屬于常規(guī)工作，過去的傳統(tǒng)的檔案管理者只需要做好檔案登記，確保各類資料存檔、調(diào)檔即可，過去的檔案工作較為落后，管理方式陳舊。

（二）信息化水平較低

檔案信息化目前正向著現(xiàn)代化方向邁進，然而檔案管理工作整體水平依舊不盡如人意。首先，檔案管理的方法不足，信息技術(shù)普及性不高，檔案管理的經(jīng)費有限，整體管理系統(tǒng)信息化程度不高。人工查閱效率低，紙質(zhì)檔案管理不妥當。檔案部門缺少專業(yè)設(shè)備，數(shù)字化程度不理想，檔案利用率較低。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平不高

由于受企事業(yè)單位的機制體制、政策等影響，各部門往往存在人員不足、管理人員專業(yè)性不強等問題。專業(yè)的檔案人員人手不足，檔案管理人員經(jīng)過較長時間熟悉了檔案管理工作，但因領(lǐng)導(dǎo)決策又出現(xiàn)工作調(diào)動，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理人員經(jīng)驗不足，影響了檔案管理工作的效率。檔案部門的資源由于沒有得到有效利用而出現(xiàn)資源浪費等問題。

新媒體技術(shù)還能實現(xiàn)檔案內(nèi)容的豐富化，更新檔案服務(wù)的理念。而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案與不再拘泥于紙質(zhì)資料，利用檔案的人員數(shù)量遞增，人們對信息的需求呈現(xiàn)爆炸式增長，這就要求檔案管理人員提升技能，尤其要增強服務(wù)水準，讓工作積極性與主動性逐步提升。

二、新媒體給檔案管理帶來的機遇

傳統(tǒng)意義上，每個單位檔案部門的資源都是相對封閉的，新媒體技術(shù)卻打破了這種桎梏，將檔案內(nèi)容虛擬化、電子化。大量檔案以虛擬的方式存在，不僅節(jié)省了管理空間，而且查閱者只需要輕點鼠標，就可以檢索自己需要的資料，提升閱讀效率，節(jié)省閱讀時間。新媒體技術(shù)讓交流更加快捷，方便檔案人員統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了檔案管理智能化目標。

目前，中國處于產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)高度化階段［13］，總體上，三大城市群第三產(chǎn)業(yè)占GDP比重變化都相對平穩(wěn)。2004—2007年，三大城市群第三產(chǎn)業(yè)在GDP中所占比重緩慢上升，但均在50%以下;2008年，因金融危機的沖擊，第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展速度降低，GDP占比有所下降;2009年起，第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展形成新的崛起，京津冀城市群中各個城鎮(zhèn)的第三產(chǎn)業(yè)平均占比邁進50%以上，長三角和珠三角城市群緊跟其后;至2015年，京津冀城市群第三產(chǎn)業(yè)占GDP比重為60.02%，長三角城市群第三產(chǎn)業(yè)占 GDP比重為57.68%，珠三角城市群第三產(chǎn)業(yè)占 GDP比重為53.62%。

（一）豐富檔案載體

傳統(tǒng)的檔案管理工作通常以紙質(zhì)材料為收集對象和主體，在內(nèi)容上并不豐富。檔案收集的方式采用上繳制度，手段被動且材料并不齊全。在新媒體技術(shù)的影響下，檔案所涵蓋的內(nèi)容應(yīng)該更加動態(tài)立體，包括文字、圖片、音視頻等內(nèi)容，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的帶動下，各單位之間可以互閱檔案，實現(xiàn)資源共享，有效利用檔案資源。

（二）打破空間的限制

隨著信息技術(shù)的普及，媒體類別也出現(xiàn)新的變化，目前主要有5種類別。第一類是傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體，也就是圖書、期刊等，其次是廣播，再次是電視，復(fù)次是互聯(lián)網(wǎng)媒介，最后是移動網(wǎng)絡(luò)。其中新媒體媒介目前發(fā)展勢頭最大，已經(jīng)成為依靠現(xiàn)代信息發(fā)展的全新媒體，新媒體技術(shù)以其句法的渲染力，影響了各行各業(yè)的發(fā)展。其中檔案管理工作也應(yīng)逐步適應(yīng)新媒體技術(shù)發(fā)展形勢，積極應(yīng)對新技術(shù)、新業(yè)態(tài)的發(fā)展的挑戰(zhàn)，逐步創(chuàng)新管理方式，積極推動檔案事業(yè)向前發(fā)展和進步，檔案管理從業(yè)人員更應(yīng)及時學(xué)習(xí)完善新媒體技術(shù)，積極迎接檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)、新機遇。

（三）實現(xiàn)觀念的變革

8月二銨市場收獲關(guān)鍵詞“穩(wěn)健”。內(nèi)銷市場上，秋季市場銷售流向已經(jīng)基本確定，經(jīng)銷商催貨回運為主。當前，企業(yè)9月份出口訂單已經(jīng)敲定，在出口和內(nèi)銷市場需求雙向支撐下，二銨國內(nèi)價格或有望在9月中旬前后調(diào)整，預(yù)計幅度50元/噸。

財務(wù)信息化建設(shè)水平體現(xiàn)了高校教育信息化的程度，是數(shù)字化校園建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，也是衡量學(xué)校辦學(xué)能力和教學(xué)科研平臺建設(shè)的重要標準之一。加強財務(wù)信息化建設(shè)，既能夠提升財務(wù)保障能力和管理水平，也能夠提高財務(wù)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，從而更好地助力高等學(xué)校的“雙一流”建設(shè)。

三、檔案管理的新思路

（一）利用新媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及帶給人們許多新鮮的詞匯：大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等。便捷的新媒體技術(shù)給人們的生產(chǎn)生活帶來便捷，檔案管理人員可以充分利用新媒體技術(shù)，建設(shè)完備的檔案信息發(fā)布機制，利用微博、微信公眾號等媒介，檔案部門主動作為，及時通過手機、計算機將檔案信息推送給用戶，優(yōu)化檔案查詢服務(wù)，讓用戶能夠迅速調(diào)取自己需要的信息。此外，新媒體技術(shù)也幫助管理人員細化業(yè)務(wù)流程，比如，按照檔案的加密情況，考慮公開程度，讓檔案服務(wù)工作擺脫時空限制，方便查詢者隨時調(diào)取檔案進行查閱。

（二）利用新媒體拓展檔案服務(wù)內(nèi)容

過去的檔案服務(wù)工作需要根據(jù)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進行復(fù)印、調(diào)檔，手續(xù)復(fù)雜又浪費時間。而通信技術(shù)的普及，讓檔案管理工作的范疇越來越廣，載體也變得較為豐富。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，可以在單位的各大公眾號上公布檔案室的二維碼，方便員工掃描獲取信息，利用大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)幫助他們高效獲得信息，讓用戶體驗人性化服務(wù)，繼而提升檔案服務(wù)的整體水平。

在翻轉(zhuǎn)課堂的實踐中，教師的角色不僅僅是課程內(nèi)容的傳授者，更多則轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)習(xí)過程的引導(dǎo)者，學(xué)生則由原來被動的接受者，轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動的參與者[3]。

四、結(jié)語

新媒體時代的到來，讓企事業(yè)單位對信息的需求也更加豐富、多元。檔案資料的重要性逐漸凸顯。檔案部門以及管理人員應(yīng)意識到新媒體時代是提升服務(wù)能力的絕佳時期，應(yīng)改善管理理念，注重提升工作思維和效率，依靠新媒體技術(shù)提升工作效率，讓檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)和流程能夠逐步完善?？傊瑱n案管理工作至關(guān)重要，要加大檔案宣傳力度，最大限度地發(fā)揮檔案價值，滿足社會公眾的檔案利用需求，提高檔案工作的社會影響力。