企業(yè)物資采購(gòu)管理審計(jì)初探

李靜 兗州煤業(yè)股份有限公司

一、企業(yè)物資采購(gòu)工作的流程

采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)-采購(gòu)計(jì)劃的批準(zhǔn)-采購(gòu)價(jià)格的擬定-招標(biāo)或議價(jià)采購(gòu)-合同的簽訂-質(zhì)檢-驗(yàn)收-發(fā)票與合同核對(duì)-貨款的結(jié)算

二、重點(diǎn)審計(jì)環(huán)節(jié)

（一）關(guān)注采購(gòu)計(jì)劃

強(qiáng)化對(duì)計(jì)劃進(jìn)行審計(jì)?，F(xiàn)實(shí)生活中，使用單位通常需要擬定采購(gòu)計(jì)劃，才會(huì)進(jìn)入下一個(gè)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)。這就決定了采購(gòu)計(jì)劃是物資采購(gòu)審計(jì)的第一個(gè)關(guān)口。一方面，通過(guò)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格的審核，能夠更好地發(fā)現(xiàn)其中存在的典型問(wèn)題，進(jìn)而核實(shí)企業(yè)是否存在資金鋪張浪費(fèi)、物資不合理羈押等問(wèn)題。另一方面，相關(guān)審計(jì)人員通過(guò)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中有關(guān)事項(xiàng)的審查，可以更好地發(fā)現(xiàn)漏洞，落實(shí)相應(yīng)的物資采購(gòu)政策。例如，核實(shí)采購(gòu)計(jì)劃是否與政府采購(gòu)制度、招投標(biāo)法等對(duì)標(biāo)?？偠灾?，在這一環(huán)節(jié)的審計(jì)中，通過(guò)抽查“物資需求計(jì)劃表”，也發(fā)現(xiàn)了許多較為典型和常見(jiàn)的問(wèn)題。例如，事先已經(jīng)明確指定了相關(guān)的供應(yīng)單位，事后直接在該單位予以采購(gòu)。同時(shí)，甚至有部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)采用明示、暗示的方式預(yù)設(shè)采購(gòu)對(duì)象和價(jià)格，影響了采購(gòu)的公正性、合理性。

（二）關(guān)注采購(gòu)價(jià)格的審計(jì)

采購(gòu)價(jià)格直接與企業(yè)利益息息相關(guān)，過(guò)高的價(jià)格容易產(chǎn)生審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，也容易滋生腐敗。通常惹眼，采購(gòu)人員采購(gòu)物資前，需要填寫(xiě)《價(jià)格調(diào)整備忘錄》、《物資采購(gòu)價(jià)格申報(bào)表》以及其他的資料，并報(bào)送相關(guān)的分管領(lǐng)導(dǎo)。所以，審計(jì)人員在審計(jì)過(guò)程中可以重點(diǎn)關(guān)注審計(jì)價(jià)格與市場(chǎng)公允價(jià)的差額，評(píng)價(jià)是否存在價(jià)格高估、價(jià)格續(xù)保的問(wèn)題。此外，審計(jì)人員也需要綜合考量售后服務(wù)、質(zhì)量保證等因素，了解采購(gòu)人員是否及時(shí)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的物資供求關(guān)系與外部市場(chǎng)行情對(duì)申報(bào)架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，提升審計(jì)工作的規(guī)范性、可行性以及科學(xué)性。經(jīng)過(guò)抽樣對(duì)比，我們發(fā)現(xiàn)部分采購(gòu)部門(mén)存在一定的不合規(guī)問(wèn)題。例如，在供應(yīng)商上調(diào)物資價(jià)格時(shí)沒(méi)有提出異議，而在供應(yīng)商不具備競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、企業(yè)內(nèi)部供過(guò)于求、市場(chǎng)過(guò)分競(jìng)爭(zhēng)等情況下也沒(méi)有降低申報(bào)價(jià)。同時(shí)，部分采購(gòu)人員甚至存在“特殊照顧”等情況，嚴(yán)重?fù)p害了采購(gòu)的合理性和企業(yè)利益。

（三）關(guān)注招標(biāo)環(huán)節(jié)的審計(jì)

實(shí)踐中，可以通過(guò)查閱招標(biāo)資料的方式了解招標(biāo)方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)漏洞。同時(shí)，通過(guò)審計(jì)發(fā)現(xiàn)，并非所有的物資都能進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。典型表現(xiàn)為：石油、煤炭等能源型資源和其他資源短缺類物資，無(wú)法通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)的方式進(jìn)行采購(gòu)，而是需要通過(guò)代理商訂貨、全國(guó)訂貨會(huì)等方式來(lái)進(jìn)行訂貨。但由此也產(chǎn)生了新問(wèn)題，即容易在發(fā)布招標(biāo)信息之前出現(xiàn)惡意串通等情況，甚至出現(xiàn)預(yù)設(shè)標(biāo)段后進(jìn)行定向邀標(biāo)的情況，將會(huì)嚴(yán)重違背物資采購(gòu)管理的基本原則。

（四）關(guān)注采購(gòu)合同的審計(jì)

從現(xiàn)有制度來(lái)看，對(duì)于所有物資采購(gòu)，采購(gòu)合同是采購(gòu)環(huán)節(jié)必須要經(jīng)過(guò)的環(huán)節(jié)。這是因?yàn)?，不論采?gòu)物資的金額是多少，如果沒(méi)有正式的合同，那么采購(gòu)雙方的權(quán)力義務(wù)關(guān)系無(wú)法明確，采購(gòu)的規(guī)范性、公正性與合理性也大大降低，甚至滋生經(jīng)濟(jì)糾紛。通過(guò)審查供貨方信譽(yù)及履約能力，我們發(fā)現(xiàn)部分簽訂合同的供應(yīng)商并不具備相關(guān)的實(shí)力、信譽(yù)、資源、供貨能力、履約能力。部分供貨商甚至存在轉(zhuǎn)讓合同、一貨二賣(mài)等情況。除此之外，部分企業(yè)內(nèi)部退休人員、下崗人員利用之前在企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系承攬、介紹相關(guān)的業(yè)務(wù)，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。

（五）關(guān)注供應(yīng)商管理的審計(jì)

供應(yīng)商管理作為物資采購(gòu)的前端管理環(huán)節(jié)，對(duì)其進(jìn)行審計(jì)，能夠更好地為后期供應(yīng)商管理工作提供參考。在審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，部分供應(yīng)商管理中仍然存在些許問(wèn)題。例如，少數(shù)物資由中間商壟斷、中間商所占比例較高、中間商準(zhǔn)入門(mén)檻低、中間商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)單一、中間商通過(guò)非法手段進(jìn)入物資供應(yīng)體系等問(wèn)題的存在，嚴(yán)重影響了供應(yīng)商管理，甚至進(jìn)一步導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)成本上升。除此之外，部分采購(gòu)部門(mén)出于平衡多方關(guān)系的考量，在對(duì)供應(yīng)商管理過(guò)程中過(guò)于零星分散，欠缺嚴(yán)謹(jǐn)性，導(dǎo)致供應(yīng)商管理無(wú)序化等情況的發(fā)生。

三、物資采購(gòu)管理審計(jì)的作用及效果

審計(jì)揭露和反映的上述問(wèn)題，不僅得到了領(lǐng)導(dǎo)層的重視，而且立即著手從制度上進(jìn)行整改。從某種意義上來(lái)看，此次物資采購(gòu)管理審計(jì)的作用和效果是比較顯著的。一是有效提升了企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平，增強(qiáng)了企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的能力。通過(guò)物資采購(gòu)管理審計(jì)，有效規(guī)范并改進(jìn)了原有的物資采購(gòu)招投標(biāo)和比價(jià)采購(gòu)等程序。二是能夠進(jìn)一步理順供貨渠道，確保企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)文件發(fā)展，增強(qiáng)物資采購(gòu)工作的科學(xué)性、可行性和公正性。三是找到了企業(yè)降低成本、提高效益的有效途徑。通過(guò)開(kāi)展物資采購(gòu)管理審計(jì)，在保證物資同等質(zhì)量的前提下，使采購(gòu)價(jià)格得到了控制，取得了明顯的經(jīng)濟(jì)效益。四是可以助力于企業(yè)廉政文化建設(shè)，營(yíng)造良好的風(fēng)氣。通過(guò)開(kāi)展物資采購(gòu)管理審計(jì)，進(jìn)一步彌補(bǔ)了物資采購(gòu)中存在的漏洞，完善了相關(guān)的制度，規(guī)范了相關(guān)的程序。同時(shí)，也進(jìn)一步增強(qiáng)了采購(gòu)的透明度、規(guī)范度、科學(xué)度，大幅度減少了外來(lái)干預(yù)和暗箱操作的現(xiàn)象?？偠灾?，此次物資采購(gòu)管理審計(jì)有利于抑制物資采購(gòu)管理中的不正之風(fēng)和腐敗現(xiàn)象，凈化了物資采購(gòu)渠道。

結(jié)束語(yǔ)：作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)性工作之一，在實(shí)際的采購(gòu)過(guò)程中總是會(huì)出現(xiàn)各種各樣的漏洞和問(wèn)題。為了有效利用企業(yè)各項(xiàng)資源，充分遏制采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，必須要充分應(yīng)用好審計(jì)工具，完善審計(jì)內(nèi)容，創(chuàng)新審計(jì)模式，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)的情況。