檔案管理存在的問題及對策分析

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一、目前檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理理念較為滯后。隨著全面深化改革的不斷深入，檔案管理也面臨著許多新的問題。主要是檔案管理理念滯后，對檔案管理工作的重要性認識不足、重視程度不高，許多檔案管理工作由行政職能科室非檔案專業(yè)人員兼職負責。由于檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓和學習，缺少扎實的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識，阻礙了檔案管理工作的科學化。

（二）缺乏科學化管理理念。檔案材料的形成與完善要求檔案管理人員嚴格按照《檔案法》、檔案管理有關(guān)規(guī)定和歸檔要求，及時完成材料的收集、鑒別、分類、整理和移交工作。但在實際工作中，由于缺乏檔案管理專職人員，工作量大，很容易造成檔案材料的缺失、遺漏、不齊全、不規(guī)范；加之檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，使檔案管理現(xiàn)狀無法適應(yīng)新時代檔案管理要求，更談不上檔案管理工作的科學化。

（三）檔案管理機制不完善。一是檔案管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確。受機構(gòu)編制及人員因素制約，有的只是設(shè)置了綜合檔案室，對重要的文書檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案和音像檔案等由綜合檔案室集中統(tǒng)一保管；對短期工作記錄、臨時性文書檔案資料等，更缺乏專責保管，很容易造成檔案管理職能不明確、分工不細、專業(yè)不精，影響檔案管理工作的規(guī)范化水平。二是檔案管理制度不完善，檢查督促考核落實不到位。目前，行業(yè)主管部門對涉及檔案管理方面的制度、職責規(guī)定較少，有些單位的檔案管理相關(guān)制度是結(jié)合本單位a情況，參照或借鑒其他單位自行制定，檔案管理工作制度依然不完善。三是缺乏專職檔案管理人員，檔案知識儲備不足。有些單位在檔案管理人員培養(yǎng)培訓上缺少投入，檔案管理人員的管理水平僅停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗和習慣做法上，跟不上時代發(fā)展[1]。

（四）信息化建設(shè)有待加強。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)的普及和應(yīng)用，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到了各行各業(yè)。檔案管理信息化還存在諸多問題：一是計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對滯后，跟不上時代發(fā)展需要。在檔案管理信息化中，缺少先進的設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)覆蓋不完全，信息資源無法共享，先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢沒有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，影響到檔案管理工作的信息化水平。二是檔案管理人員信息技術(shù)水平參差不齊，對信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用不熟練，給檔案管理工作造成不便。

二、檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）檔案管理思想的科學化。要實現(xiàn)檔案管理工作的科學化，首要的是樹立科學化的檔案管理理念和工作思維，增強依法治檔、從嚴管檔的意識。因此，我們要切實從黨的事業(yè)和人民需要的大局出發(fā)，突破傳統(tǒng)模式、找準職責定位、樹立新發(fā)展理念，使檔案管理工作適應(yīng)新時代需求，以良好的精神風貌和科學的理念做好檔案管理工作。

（二）優(yōu)化檔案管理方法。首先是管理模式的科學化。要切實改變以往的管理思維模式，設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊伍，充分利用資源優(yōu)勢，努力拓展服務(wù)業(yè)務(wù)和領(lǐng)域，變被動為主動，提供全面優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時，還要注重檔案管理的各個環(huán)節(jié)，運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加大檔案資源的開發(fā)利用力度，切實提高檔案管理效率和水平，使單位的檔案管理系統(tǒng)更科學、更完整。其次是要進一步提高檔案管理的信息化水平。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用已遍及人們工作和生活的方方面面，充分運用好信息化手段不僅可以提高工作效率，還可以增強檔案管理的完整性和安全性。再次是要切實提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]。新時代要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地管理和開發(fā)檔案資源奠定扎實的技術(shù)基礎(chǔ)。

（三）完善檔案管理制度。規(guī)章制度是規(guī)范檔案管理各項工作的前提和基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，首先要著眼檔案管理工作實際，從檔案資料的收集、分類、整理、交接、歸檔、查（借）閱及銷毀全過程入手，以健全和完善檔案管理工作程序為主要載體，建立科學規(guī)范、緊跟時代要求的檔案管理制度。同時，加大全員檔案法律法規(guī)、保密法及檔案管理能力提升培訓力度，進一步增強全體人員檔案意識，公開檔案管理制度及流程，在實際工作中對照執(zhí)行。

（四）檔案合理利用。首先是要切實加強檔案的基礎(chǔ)工作，檔案資料的收集、整理、分類、鑒別、移交、保管、利用、保密、銷毀等全過程都要嚴格按照《檔案法》及檔案管理程序辦理，既要確保檔案資料的絕對安全，又要最大化地方便檔案資料的利用。著眼長遠，就是要緊跟新時代檔案管理信息化建設(shè)的步伐，積極爭取和加大經(jīng)費投入，加強綜合檔案室的軟硬件建設(shè)，將已歸檔的紙質(zhì)檔案資料信息化并進行利用和管理。其次是在條件允許的情況下，引進或研發(fā)檔案信息管理相關(guān)軟件，創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，加強和規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，根據(jù)檔案利用工作的需要，通過局域網(wǎng)以數(shù)字化形式傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，進一步節(jié)省時間和人力資源成本，充分實現(xiàn)檔案信息共享，切實提高檔案信息管理和檔案信息利用率，確保檔案信息化建設(shè)與信息化社會同步發(fā)展。

結(jié)束語：檔案作為信息資源，是歷史發(fā)展和社會實踐活動的真實記錄，也是各項管理和業(yè)務(wù)活動中取之不盡的信息源，是立足新時代、適應(yīng)新形勢、取得新發(fā)展的重要參考和依據(jù)。因此，必須把檔案工作納入重要議事日程，加強領(lǐng)導，健全制度，規(guī)范管理，使檔案管理工作更加科學化，為各方面發(fā)展提供有力支持和保障。