新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新研究

張穎 濰坊市市政公用事業(yè)服務(wù)中心

隨著改革開放帶來的經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，我國的社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體系發(fā)展日趨完善。各個(gè)行業(yè)在高速發(fā)展中挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。事業(yè)單位在新的時(shí)代背景下也不斷進(jìn)行自我革新，重組優(yōu)化，提高核心競爭力。新時(shí)期的發(fā)展對事業(yè)單位的管理工作要求更高更嚴(yán)格。檔案管理是事業(yè)單位管理體系中的重要一項(xiàng)工作，它是事業(yè)單位的隱形資產(chǎn)，記錄了事業(yè)單位的歷史及職能演變過程。事業(yè)單位的檔案管理工作要全面認(rèn)識檔案管理的重要性，應(yīng)符合新常態(tài)下的創(chuàng)新發(fā)展需求，確定創(chuàng)新發(fā)展的方向，探索新的管理模式，建立與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相吻合的檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)緊跟時(shí)代步伐，提升事業(yè)單位管理的效益。

一、新時(shí)代下事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺少對檔案管理的重視

思路決定出路。管理理念是開展事業(yè)單位的基礎(chǔ)。先進(jìn)的、符合時(shí)代潮流的管理理念能促進(jìn)單位的發(fā)展，落伍的管理理念在一定程度上給單位發(fā)展設(shè)置了障礙。檔案管理在事業(yè)單位管理中是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它雖然沒有直接和事業(yè)單位的核心利益相關(guān)，但它的工作好壞，影響到事業(yè)單位運(yùn)作的效率。一些事業(yè)單位管理者看不到檔案管理的基礎(chǔ)性作用，覺得它只是一項(xiàng)簡單的記錄、保存工作，甚至認(rèn)為它可有可無。在這樣的管理背景下，檔案管理人員的工作得不到認(rèn)同，覺得工作無意義，也無法認(rèn)真對待檔案管理，導(dǎo)致整個(gè)單位的檔案管理基礎(chǔ)薄弱，在需要查找、調(diào)用檔案等關(guān)鍵時(shí)刻，常會(huì)出現(xiàn)“掉鏈子”情況，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下。

（二）檔案管理方式與時(shí)代脫軌

我國的檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)弱。在很多單位，檔案管理工作是一項(xiàng)“邊緣化”的工作，時(shí)代在進(jìn)步，但檔案管理的方式仍沿用傳統(tǒng)老、舊、破的形式，沒有高度重視相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理的流程標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。隨著時(shí)代推進(jìn)向前，檔案管理的事務(wù)更加細(xì)化、繁瑣，由于沒有實(shí)施科學(xué)管理策略，未采用檔案系統(tǒng)化、信息化的管理方式，現(xiàn)代科技的使用在檔案管理中沒有得到足夠的應(yīng)用，導(dǎo)致重要檔案規(guī)整延后或丟失，最終的結(jié)果是檔案管理不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

（三）檔案管理制度不健全

許多事業(yè)單位的檔案管理十分混亂，究其原因，是缺少健全的檔案管理制度，讓人有機(jī)可乘。一方面，事業(yè)單位管理者對檔案管理工作充耳不聞，領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理得不到足夠的資源進(jìn)行建設(shè)性的管理工作，致使檔案管理制度難以推進(jìn)。另一方面，檔案管理制度不健全，實(shí)操性不高，使得在實(shí)際應(yīng)用中，人們常常使用習(xí)慣性的操作方式，并不按照相關(guān)的要求執(zhí)行程序，導(dǎo)致檔案管理只剩形式，無法具體執(zhí)行。

二、新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究

（一）對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新性的信息化建設(shè)，利用信息化的管理手段擴(kuò)大檔案管理服務(wù)內(nèi)容

具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：一是根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌創(chuàng)新，確定檔案管理的服務(wù)模式，并細(xì)化實(shí)施環(huán)節(jié)，制定執(zhí)行計(jì)劃，確保檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。二是建立門戶網(wǎng)站，面向使用者全面開放。通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)群眾“足不出戶辦事”，快捷方便。特別是對常規(guī)性出現(xiàn)的問題或者一般性的資料查找工作，通過將資料進(jìn)行匯總，供群眾自由查詢，既為群眾提供便捷服務(wù)，也減少了事業(yè)單位工作人員的負(fù)擔(dān)。三是強(qiáng)化電子檔案管理。利用電子信息數(shù)據(jù)存儲能力強(qiáng)，存儲容量大的特點(diǎn)，將檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的信息，及時(shí)進(jìn)行整理，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔快、整理及時(shí)、提取快速。

（二）對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新性的體系構(gòu)建，發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能

創(chuàng)新性的構(gòu)建一套事業(yè)單位檔案管理的工作體系，能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，也是目前事業(yè)單位亟待改革的一部分工作。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，第一，事業(yè)單位要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，結(jié)合現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展對檔案管理提出的新的要求，進(jìn)行體系構(gòu)建，制定好一套科學(xué)的、具有可行性的管理制度。同時(shí)，配套制定檔案管理的落實(shí)機(jī)制和問責(zé)機(jī)制，特別是針對檔案管理部門和工作人員的管理體系要具體、完善，實(shí)現(xiàn)在原有制度上的創(chuàng)新。第二，明確檔案管理體系的使用范圍。遵循管理制度適用于所有工作人員且人人平等的原則，檔案管理體系不僅僅約束檔案部門及工作人員的行為舉止，對其他部門同樣具有約束作用，只有如此才能發(fā)揮檔案管理高效運(yùn)行、一致運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理的服務(wù)功能。第三，建立賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新及執(zhí)行能力發(fā)展。獎(jiǎng)懲制度具有導(dǎo)向性，能夠激發(fā)人才積極創(chuàng)新，提高工作效率，也能激勵(lì)人按規(guī)范行事，成為人人努力向上追求的動(dòng)力。同時(shí)，對于一部分不守崗位規(guī)范、能力欠缺的人，獎(jiǎng)懲制度明文規(guī)定處置辦法，形成“鲇魚效應(yīng)”，促使檔案管理工作蓬勃發(fā)展。

（三）對檔案管理進(jìn)行管理方法的創(chuàng)新，自上而下提高管理效率

對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)注重檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位管理者要從源頭上做好領(lǐng)頭羊的表現(xiàn)，重視檔案管理工作。管理者以身作則，嚴(yán)格按照規(guī)章執(zhí)行工作流程，同時(shí)加強(qiáng)對下屬的監(jiān)督和管理。檔案管理人員上行下效，在具體的工作實(shí)務(wù)中，具備良好的服務(wù)意識，主動(dòng)積極開展檔案管理工作，讓群眾感受到熱情、周到。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身修養(yǎng)，掌握好信息化技術(shù)和檔案管理的知識，利用信息化手段提升工作效率。對檔案進(jìn)行管理時(shí)，要再三加強(qiáng)檔案的安全管理，從檔案保存到檔案服務(wù)，都不能因疏忽導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失、信息泄露等安全問題。

三、結(jié)束語

時(shí)代的快速發(fā)展，要求事業(yè)單位檔案管理改變傳統(tǒng)的管理模式，不斷進(jìn)行自我改革，創(chuàng)新發(fā)展模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效、可持續(xù)性地發(fā)展。新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，不僅能提高事業(yè)單位的綜合管理能力，也為廣大群眾提供了便利。