基于信息時(shí)代下的文秘工作及檔案管理新探

唐梓杰 湖南省有色地質(zhì)勘查局二一七隊(duì)

引言：隨著5G時(shí)代的來(lái)臨，我國(guó)的信息技術(shù)水平再次提高，企業(yè)進(jìn)行信息化改革已經(jīng)刻不容緩。在企業(yè)管理中，文秘工作與檔案管理工作作為企業(yè)運(yùn)行的保障，需要運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行快速查詢、任務(wù)分配、工作交流等工作，加大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，使企業(yè)向著現(xiàn)代化企業(yè)的目標(biāo)快速發(fā)展。

一、信息時(shí)代中的文秘工作

（一）文秘人員工作方法的轉(zhuǎn)變

文秘是一個(gè)特殊的職位，其與領(lǐng)導(dǎo)的接觸非常頻繁，領(lǐng)導(dǎo)的行為、決定、策略都需要文秘人員進(jìn)行記錄整理，其任務(wù)量比較大。而信息技術(shù)在不斷的發(fā)展中，文秘的工作模式也隨之出現(xiàn)變化，需要使用紙筆的方面越來(lái)越少，需要運(yùn)用電子設(shè)備的方面越來(lái)越多，文秘人員的任務(wù)量雖然在增加，但是使用的時(shí)間反而更少，說(shuō)明文秘人員的工作效率正在提升。其工作模式的轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行講話之前，文秘人員需要先對(duì)會(huì)議室內(nèi)的投影儀、電腦、音箱、話筒等設(shè)備進(jìn)行檢查，保證領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)不會(huì)出現(xiàn)故障。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表觀點(diǎn)時(shí)，文秘會(huì)在一旁用電腦進(jìn)行記錄，用攝像機(jī)、收集拍攝視頻資料，保證領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的政策可以被完整記錄，為檔案管理工作提供便利。

第二，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令，文秘人員要及時(shí)傳達(dá)，此時(shí)，運(yùn)用信息技術(shù)可以最快速的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令，對(duì)于重要決策，文秘人員可以使用打印機(jī)、傳真機(jī)進(jìn)行復(fù)印，將文件及時(shí)下發(fā)到其他部門手中。此外，在文秘跟隨領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)，文秘人員要運(yùn)用手機(jī)、電腦的通訊功能為領(lǐng)導(dǎo)安排車輛、餐飲、住宿等，為領(lǐng)導(dǎo)的衣食住行提供便利。

（二）文秘人員工作技術(shù)的優(yōu)化

在企業(yè)中，文秘人員的主要功能是為領(lǐng)導(dǎo)者提供輔助，因此，很多人認(rèn)為，當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，原因是領(lǐng)導(dǎo)者出現(xiàn)問(wèn)題。但是，每個(gè)錯(cuò)誤的發(fā)生不能只止在領(lǐng)導(dǎo)身上，文秘人員沒(méi)有做好自己的本職工作也會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生錯(cuò)誤的決策。所以，文秘人員的工作能力應(yīng)當(dāng)不斷提升，從而發(fā)揮出其自身的功能性。如，文秘人員可以運(yùn)用office來(lái)進(jìn)行PPT的制作，用表格與圖形功能進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，使人們更加直觀的了解數(shù)據(jù)信息，從而進(jìn)行分析。為了提升文秘人員的信息技術(shù)水平，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)。例如，2018年湖南省有色地質(zhì)勘查局二一七隊(duì)為了提升文秘人員的綜合素質(zhì)，其對(duì)內(nèi)部文秘人員進(jìn)行了細(xì)致的信息技術(shù)培訓(xùn)，企業(yè)為文秘人員報(bào)名參加了文秘培訓(xùn)班，培訓(xùn)內(nèi)容包括了PS基礎(chǔ)應(yīng)用、WPS軟件應(yīng)用、PPT制作、視頻剪輯等信息技術(shù)，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，文秘人員對(duì)信息技術(shù)掌握更加全面，文秘工作的效率也得到提升。

二、信息時(shí)代下的檔案管理

（一）檔案管理的保密化

檔案是一個(gè)企業(yè)的根本，其涉及了很多的企業(yè)機(jī)密，這些機(jī)密文件如果泄露會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與未來(lái)發(fā)展造成巨大影響。在信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)對(duì)于檔案的保存不再局限于實(shí)體文件保存，為了提升檔案的保密程度，企業(yè)將信息儲(chǔ)存在云端中，同時(shí)做好備份工作，即使電腦被攻擊，文件也不會(huì)丟失，其安全性對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保存更高[1]。企業(yè)應(yīng)當(dāng)使用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)保證企業(yè)信息的完整性，可以邀請(qǐng)專業(yè)信息技術(shù)人員設(shè)置電子檔案保密措施，如，先進(jìn)的AES標(biāo)準(zhǔn)算法，運(yùn)用此種技術(shù)可以利用128、256、192的密鑰將數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，同時(shí)還可以使用DES以及IDEA技術(shù)進(jìn)行信息加密，工作人員在需要信息使要使用RSA來(lái)獲取密鑰。

（二）檔案管理的數(shù)據(jù)化

在信息時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)更加數(shù)據(jù)化。企業(yè)要分為兩個(gè)步驟實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化的目標(biāo)。

第一，建立檔案管理系統(tǒng)。在大型的企業(yè)中，企業(yè)需要管理的檔案較多，管理的內(nèi)容也較多，因此，一個(gè)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)可以有效提升檔案人員的管理效率。如，九思檔案管理系統(tǒng)，其擁有的信息采集。檔案分類、檔案跟蹤、信息利用、注銷登記等功能可以幫助檔案人員開(kāi)展工作，工作人員只需要在座位上就可以實(shí)現(xiàn)檔案從收集到歸檔的全過(guò)程管理，提升企業(yè)運(yùn)作效率。

第二，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案的儲(chǔ)存可以更加數(shù)據(jù)化，企業(yè)進(jìn)行檔案儲(chǔ)存時(shí)，如果進(jìn)行紙質(zhì)版檔案儲(chǔ)存，其不僅需要檔案管理人員進(jìn)行手動(dòng)分類，浪費(fèi)工作時(shí)間，還會(huì)占據(jù)企業(yè)的內(nèi)部空間作為儲(chǔ)存室，浪費(fèi)了企業(yè)的資源，所以不利于企業(yè)發(fā)展。因此，工作人員可以將檔案信息全部數(shù)據(jù)化，將其全部?jī)?chǔ)存在云端當(dāng)中，隨時(shí)需要隨時(shí)提取，使檔案管理更加高效、迅速。

（三）檔案管理的共享化

檔案管理不能只局限在一個(gè)區(qū)域內(nèi)，應(yīng)當(dāng)從縱向與橫向兩個(gè)方面進(jìn)行發(fā)展，將企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門緊密聯(lián)系在一起，使檔案信息的獲取更加方便，管理更加全面。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，僅憑借檔案管理一個(gè)部門無(wú)法完成，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)使檔案管理變得共享化，實(shí)現(xiàn)各部門信息的共享，企業(yè)可以建立檔案信息共享平臺(tái)，提高電子檔案的整體價(jià)值，構(gòu)建完善的檔案管理體系[2]。企業(yè)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變固有的檔案管理模式，拋棄傳統(tǒng)的人工查詢方式，建立全新的檔案管理信息平臺(tái)，各個(gè)部門的工作人員只要使用手機(jī)、電腦登錄平臺(tái)進(jìn)行檔案信息管理，檔案信息只需要一鍵就可以發(fā)送到檔案管理部門，需要檔案時(shí)也只需要簡(jiǎn)單的下載就可以獲得，檔案信息的傳遞會(huì)更改快捷、信息，檔案管理水平也得到提升。

結(jié)論：綜上所述，信息時(shí)代的背景下，文秘工作人員與檔案管理人員應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行工作。經(jīng)過(guò)上述內(nèi)容可知，文秘人員運(yùn)用信息技術(shù)可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式，運(yùn)用信息技術(shù)的特點(diǎn)提升工作效率，而檔案管理經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)也可以更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為企業(yè)的管理與發(fā)展提供良好的支持。