電力科研院所檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策研究

柯勝男

（國(guó)網(wǎng)湖北省電力公司電力科學(xué)研究院，湖北 武漢 430077）

0 前言

電力科研院所是服務(wù)電力事業(yè)發(fā)展的重要機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)其檔案管理的科學(xué)構(gòu)建，是提高科研服務(wù)等的重要保障，充分體現(xiàn)了檔案管理建設(shè)的必要性與重要性[1]。 當(dāng)前，電力科研院所在檔案管理建設(shè)中，形成了良好的管理效果，但管理環(huán)境、措施及人才等仍存在諸多不足， 對(duì)檔案管理質(zhì)量及檔案開(kāi)發(fā)利用形成了較大影響。因此，從發(fā)展的角度出發(fā)，電力科研院所全面推進(jìn)檔案管理建設(shè)，能夠更好地依托檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用，通過(guò)制度化、規(guī)范化管理，提高對(duì)檔案資源的收集、歸檔及開(kāi)發(fā)等效率，滿足電力科研院所的發(fā)展需求。因此，本文從問(wèn)題剖析出發(fā)，就電力科研院所如何推進(jìn)檔案管理建設(shè)，提出了幾點(diǎn)意見(jiàn)建議。

1 電力科研院所檔案管理的重要性

在新的歷史時(shí)期，檔案是電力科研所科學(xué)研究的重要工具， 也是實(shí)現(xiàn)檔案資源開(kāi)發(fā)及管理的重要基礎(chǔ)。在電力科研院所中，檔案管理工作的有效開(kāi)展，能夠?yàn)橛涗浛蒲谢顒?dòng)等重要信息，為科研院所開(kāi)展科研等提供信息資源保障。 因此，電力科研院所開(kāi)展檔案管理，有著十分重要的意義。

1.1 檔案管理是檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的重要保障

檔案資源是電力科研院所實(shí)施科研等活動(dòng)的重要載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效構(gòu)建，能夠進(jìn)一步推進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)及利用， 發(fā)揮好檔案管理工作的重要作用。 首先，檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的規(guī)范化、制度化管理，通過(guò)檔案資源系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，以滿足電力科研院所的科研需求；其次，檔案資源的高效利用是體現(xiàn)其價(jià)值的基礎(chǔ)。通過(guò)檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用，能夠?qū)⒖蒲袡n案資料更好地用于科研等領(lǐng)域， 發(fā)揮好檔案管理的重要作用。因此，檔案管理是檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的重要保障， 為電力科研院所優(yōu)化檔案資源利用效率，并形成了良好的檔案管理環(huán)境條件。

1.2 檔案管理為科學(xué)研究開(kāi)展提供信息資源保障

電力科研院所在科研等活動(dòng)中，檔案信息資源的完備性是促進(jìn)科研開(kāi)展的重要保障。 實(shí)際上，在科研檔案中，通過(guò)檔案資料的分析及利用，能夠繼承并利用前人科研成果，為科研活動(dòng)創(chuàng)新及發(fā)展提供檔案資源保障。 此外，檔案管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源的歸納、匯總，能夠更好地為科研院所數(shù)學(xué)交流、科研活動(dòng)等提供完備的信息資源，發(fā)揮好檔案管理在服務(wù)電力科研院所研究工作的重要作用。因此，在檔案管理中，加快信息化管理建設(shè)，建立完善的檔案資源庫(kù)，能夠更好地為科學(xué)研究等提供信息資源保障。

1.3 檔案管理為科研院所文化建設(shè)的重要保障

在電力科研院所的文化建設(shè)中，檔案管理的重要性尤為突出。文化建設(shè)涉及面廣，將科研院所的歷史、文化等要素以檔案形式記載，能夠?yàn)槲幕ㄔO(shè)提供歷史資料，這是文化建設(shè)的重要載體。 電力科研院所在檔案管理建設(shè)中，能夠更好地發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，為文化建設(shè)提供了歷史資料記錄。因此，在電力科研院所的發(fā)展中，文化建設(shè)的推進(jìn)需要檔案管理工作的有效開(kāi)展，為文化發(fā)展提供歷史檔案資料，這是更好推進(jìn)電力科研院所發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

2 電力科研院所檔案管理的問(wèn)題

近年來(lái)， 電力科研院所強(qiáng)化了檔案管理建設(shè)，并形成了良好的建設(shè)效果。 但是，在諸多方面也暴露出其存在的問(wèn)題，如檔案管理信息化不足、人才素質(zhì)偏低等問(wèn)題，對(duì)電力科研院所檔案管理效能形成了較大影響。因此，具體而言，電力科研院所在檔案管理建設(shè)中，主要存在以下突出問(wèn)題。

2.1 管理意識(shí)不強(qiáng)，管理環(huán)境不成熟

檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，在電力科研院所的內(nèi)部管理建設(shè)中，對(duì)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，且尚未形成成熟的管理環(huán)境，影響到檔案管理工作的全面開(kāi)展。 一是電力科研院所對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，缺乏足夠重視，在檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)等方面，工作力度不足，管理成效不顯著，削弱了檔案管理的重要性。二是檔案管理的主動(dòng)性不高， 被動(dòng)的檔案管理情形，導(dǎo)致管理工作的諸多內(nèi)容落實(shí)不到位。 例如，檔案管理歸檔、整理等工作執(zhí)行不嚴(yán)格，存在檔案歸檔不及時(shí)等情況，影響檔案資源的完整性。 三是檔案管理環(huán)境條件不成熟，在常態(tài)化管理工作構(gòu)建中，尚未形成良好的管理環(huán)境，導(dǎo)致檔案管理工作不全面、不及時(shí)，削弱了檔案管理在電力科研院所科研活動(dòng)、學(xué)術(shù)交流等方面的重要作用。

2.2 制度不完善，檔案管理效能不足

電力科研院所涉及檔案資源豐富，完善的管理制度建設(shè)，是保障檔案開(kāi)發(fā)及利用的重要基礎(chǔ)。但是，電力科研院所在檔案管理中，尚未建立完善的管理制度體系，檔案管理效能欠缺、持續(xù)性不足等問(wèn)題表現(xiàn)突出。首先，檔案管理在制度化建設(shè)方面，缺乏完善的制度體系，在檔案收集、整理及開(kāi)發(fā)利用等方面，缺乏完善的制度規(guī)范，工作表現(xiàn)出較大的隨意性，這也是影響檔案開(kāi)發(fā)管理的重要原因；其次，檔案管理責(zé)任制度不完善，缺乏明確責(zé)任管理約束，一些崗位工作人員責(zé)任態(tài)度不端正，工作積極性不高，直接影響到電力科研院所的檔案管理效能；再次，檔案開(kāi)發(fā)及利用管理不到位，特別是在檔案資料開(kāi)發(fā)等方面，尚未形成完善的管理制度，檔案管理的實(shí)效性不高，影響檔案管理工作質(zhì)量。

2.3 人員素質(zhì)偏低，檔案管理水平不高

檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性工作，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求高。但是，從實(shí)際而言，檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，面對(duì)數(shù)字化時(shí)代的檔案管理需求，表現(xiàn)出較大的不適應(yīng)性，這是當(dāng)前的電力科研院所在檔案管理中所面臨的突出問(wèn)題。 一方面，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足，人員年齡偏大，對(duì)數(shù)字化檔案管理工作不匹配；另一方面，在人才培養(yǎng)建設(shè)等方面，缺乏高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，人才隊(duì)伍素質(zhì)整體偏低等問(wèn)題有待進(jìn)一步解決，以提高電力科研院所的檔案管理水平。

3 電力科研院所檔案管理的對(duì)策

電力科研院所在檔案管理建設(shè)中，應(yīng)轉(zhuǎn)變僵化的管理思維，在數(shù)字化等管理維度，構(gòu)建新的檔案管理方式，這是全面深化檔案管理建設(shè)的重要保障。 在筆者看來(lái)，電力科研院所要夯實(shí)檔案管理地位，在優(yōu)化檔案管理環(huán)境，制度化管理建設(shè)等層面，推進(jìn)檔案管理科學(xué)構(gòu)建，以滿足電力科研院所的發(fā)展需求。因此，具體而言，可從以下幾個(gè)方面展開(kāi)。

3.1 優(yōu)化檔案管理環(huán)境，創(chuàng)設(shè)檔案管理?xiàng)l件

檔案管理涉及面廣， 是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的專(zhuān)業(yè)工作。為更好地促進(jìn)檔案管理建設(shè)， 形成良好的管理環(huán)境，需要對(duì)當(dāng)前的管理環(huán)境及模式進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案管理效率[2]。特別是在數(shù)字化時(shí)代，電力科研院所應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程， 這對(duì)于創(chuàng)設(shè)檔案管理?xiàng)l件，起到極其重要的作用。 一是強(qiáng)化檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)，從檔案管理科室建設(shè)出發(fā)， 明確檔案管理工作職責(zé)，明確工作細(xì)則，在規(guī)范化管理建設(shè)中，形成良好的檔案管理環(huán)境；二是加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，搭建檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源庫(kù)建設(shè)，為檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用，提供新的載體平臺(tái)；三是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，在新的管理環(huán)境之下，積極創(chuàng)設(shè)檔案管理?xiàng)l件，從人員保障到組織開(kāi)展，都形成積極有效的工作成效。因此，在環(huán)境條件的優(yōu)化中，提高檔案管理水平，這是電力科研院所深化檔案管理建設(shè)的內(nèi)在需求，也是重要保障，這體現(xiàn)了檔案管理的重要性。

3.2 加快制度化管理構(gòu)建，提高檔案管理效能

檔案管理的專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性，要求工作開(kāi)展應(yīng)著力于制度化管理構(gòu)建，提高檔案管理效能。首先，檔案管理應(yīng)推進(jìn)制度化建設(shè)，在檔案收集、匯總及開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)，形成明確的管理制度，以細(xì)化的管理制度要求，推進(jìn)檔案管理制度化建設(shè)。 例如，在檔案收集、匯總等方面，要建立檔案歸檔制度，提高檔案管理工作效率。其次，要建立完善的激勵(lì)考核制度，地檔案管理人員進(jìn)行綜合考評(píng)，并將其作為檔案管理人員職稱(chēng)評(píng)定等的重要依據(jù)。再次，建立檔案日常管理制度，明確崗位職責(zé)，在日常檔案規(guī)范化、制度管理中，更好地完善檔案信息資源，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以更好地運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，強(qiáng)化電力科研院所對(duì)檔案資源的利用效率。因此，在新的管理環(huán)境中，推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)，形成完善的檔案管理制度，是全面提高檔案管理效能的重要保障。

3.3 落實(shí)人才培養(yǎng)建設(shè)，提高檔案管理水平

實(shí)質(zhì)上，電力科研院所在檔案人才管理建設(shè)等方面存在一定的不足， 對(duì)檔案管理水平的提高影響較大。為此，一是要重視檔案管理工作，將檔案管理向?qū)I(yè)化領(lǐng)域發(fā)展，需要檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)建設(shè)，以滿足新的發(fā)展需求；二是要落實(shí)人才教育培訓(xùn)，特別是在信息化檔案管理進(jìn)程中， 需要強(qiáng)化檔案人員計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)平臺(tái)等的操作能力，適應(yīng)新的崗位工作需求；三是要強(qiáng)化高素質(zhì)人才的引進(jìn)等工作，解決檔案管理不專(zhuān)業(yè)、不規(guī)范等問(wèn)題。例如，電力科研院所在檔案管理人才的招錄中，可以招錄一批具有研究生以上學(xué)歷人才， 用于檔案信息化建設(shè)以及資源開(kāi)發(fā)，推進(jìn)電力科研院所檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。 因此，電力科研院所要夯實(shí)人才的重要地位， 在人才隊(duì)伍建設(shè)中，提高檔案管理水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述， 電力科研院所應(yīng)在新的時(shí)代背景之下，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，發(fā)揮好檔案管理在服務(wù)電力發(fā)展等方面的重要作用。 本文研究得出，電力科研院所在檔案管理建設(shè)中， 應(yīng)著力于管理環(huán)境條件的優(yōu)化，在優(yōu)化檔案管理環(huán)境、加快制度化管理構(gòu)建、落實(shí)人才培養(yǎng)建設(shè)等方面，全面夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，形成高效、高質(zhì)的檔案管理成效。