當(dāng)前公文處理工作中的常見問題與對(duì)策分析

章春萍 光澤縣殘疾人就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)中心

引言：公文處理工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)容大致包含三個(gè)方面，即收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。借助公文處理工作可以使單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)有效的溝通和聯(lián)系，有利于促進(jìn)單位工作的規(guī)范化、精細(xì)化和科學(xué)化發(fā)展，屬于一項(xiàng)重要的經(jīng)營(yíng)管理手段。因此，要深刻認(rèn)識(shí)到公文處理的重要性，從多個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，提高公文處理的水平和質(zhì)量。

一、當(dāng)前公文處理工作存在的主要問題

第一，接收公文不及時(shí)。從實(shí)際工作來看，存在部分行政人員責(zé)任意識(shí)薄弱，不能按照要求及時(shí)接收公文，甚至出現(xiàn)滯后接收。造成上述情況發(fā)生的原因很多，例如，某些緊急文件是在下班后或者休息日發(fā)送過來的，由于溝通不及時(shí)或者無人值守，導(dǎo)致接收空擋的出現(xiàn)。除此之外，類似于網(wǎng)絡(luò)不通暢、操作不規(guī)范也會(huì)導(dǎo)致公文處理出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象發(fā)生。

第二，公文處理不規(guī)范。與以往不同，由于信息量的增加，當(dāng)前接收的公文種類多、事項(xiàng)雜，事情的緊急程度以及會(huì)議類通知的詳細(xì)信息無法得到良好體現(xiàn)。同時(shí)，由于在接收多份公文時(shí)，未及時(shí)進(jìn)行準(zhǔn)確的登記，從而導(dǎo)致出現(xiàn)混亂或無據(jù)可依，進(jìn)而影響工作進(jìn)度。

第三，公文分類不科學(xué)。公文處理人員未遵循秉承緊急的事先處理的原則對(duì)收文進(jìn)行分類歸納?，F(xiàn)實(shí)工作中，常有工作人員將公文混雜在一起辦理，不僅影響辦公效率，還可能致使緊要文件沒有在第一時(shí)間完成批示，造成更大的經(jīng)濟(jì)損失[1]。

第四，公文格式不明確。由于意識(shí)缺乏，有些同志不太注重格式要素，認(rèn)為只要能把內(nèi)容表述清楚就可以了，導(dǎo)致在實(shí)踐中，格式錯(cuò)誤的現(xiàn)象不斷發(fā)生，甚至重復(fù)發(fā)生。因公文格式不明確，不但會(huì)影響公文的美觀和規(guī)范，有時(shí)還會(huì)造成意思曲解。

第五，寫作水平待提高。在以往的工作中發(fā)現(xiàn)，部分公文存在觀點(diǎn)不夠鮮明、條理不清晰、字詞搭配不當(dāng)、標(biāo)點(diǎn)運(yùn)用不妥等現(xiàn)象，嚴(yán)重降低了公文整體質(zhì)量。

第六，密級(jí)文件未保密。對(duì)于密級(jí)文件，公文處理人員未能嚴(yán)格按照保密法規(guī)辦理，甚至沒有形成保密意識(shí)，將密級(jí)文件公布在社交軟件上，造成較為嚴(yán)重的后果，甚至還會(huì)對(duì)國(guó)家利益造成威脅。

二、問題存在的主要原因

經(jīng)討論分析，上述問題發(fā)生的主要原因主要?dú)w結(jié)于以下四個(gè)方面：

（一）業(yè)務(wù)能力不足

一方面，由于對(duì)辦事程序、單位相關(guān)規(guī)定的不熟悉，以及對(duì)部門職責(zé)和領(lǐng)導(dǎo)分工的不清晰，導(dǎo)致公文處理效率受到影響。另一方面，基礎(chǔ)文化知識(shí)薄弱，對(duì)于事情緩急程度把握不準(zhǔn)確，導(dǎo)致綜合業(yè)務(wù)水平?jīng)]有得到有效提升。

（二）缺乏公文管理經(jīng)驗(yàn)

因?yàn)槿狈?duì)公文處理工作業(yè)務(wù)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，在工作任務(wù)加重時(shí)，常常手忙腳亂、顧此失彼，無法規(guī)范性的處理每一件公文，致使相關(guān)信息的缺失，事倍功半。

（三）責(zé)任心不強(qiáng)

思想意識(shí)是工作有效開展的前提。缺乏工作熱情、對(duì)自身工作職責(zé)沒有清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，便很難進(jìn)入工作角色，無法肩負(fù)公文處理工作的重要責(zé)任。很多工作人員未結(jié)合實(shí)際情況對(duì)自身進(jìn)行合理的地位，缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致責(zé)任推諉現(xiàn)象頻發(fā)。

（四）意識(shí)環(huán)節(jié)薄弱

意識(shí)環(huán)節(jié)薄弱主要包含兩個(gè)方面：第一，工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)。缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，難以適應(yīng)較為精細(xì)的公文處理工作。第二，保密意識(shí)淡薄。由于未接受相關(guān)培訓(xùn)較少，致使保密手段和意識(shí)的缺乏，造成泄密事件的發(fā)生，難以確保公文處理工作的效率。

三、當(dāng)前公文處理工作的有效對(duì)策

（一）培養(yǎng)文書人員的責(zé)任意識(shí)

良好的工作態(tài)度是工作成功與否的第一步。公文處理工作因其細(xì)節(jié)繁多的自身屬性，需要責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的人員來負(fù)責(zé)，若沒有端正的工作態(tài)度，則很容易出現(xiàn)顧此失彼。對(duì)此，首先要選拔熱愛此項(xiàng)工作的人員，保證工作起來有足夠的熱情和動(dòng)力，然后在此基礎(chǔ)上，充分認(rèn)識(shí)公文處理的重要性，真正做到不因自身工作認(rèn)識(shí)不足而損害集體形象和阻礙政令通暢。其次，要加強(qiáng)自身能力的培養(yǎng)，做到學(xué)以致用。文秘人員要養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，認(rèn)真掌握黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)以及相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，特別注意公文處理常識(shí)的學(xué)習(xí)。最后，積極主動(dòng)的踐行職業(yè)行動(dòng)，縝密細(xì)致的完成好待辦事宜。

（二）明確公文處理時(shí)效

公文處理工作的首要特點(diǎn)是要求時(shí)效性，切記誤時(shí)則誤事，要求相關(guān)人員在處理公文時(shí)準(zhǔn)確把握時(shí)機(jī)、及時(shí)處理，以便公文發(fā)揮出應(yīng)有的效用。因此，文秘人員要及時(shí)、準(zhǔn)確的辦理每一份公文，做到跟蹤有序、件件有著落、事事有結(jié)果，總體原則為快速處理，個(gè)體要求要特事特辦[2]。普遍的公文處理規(guī)范為注明特急公文的正式文件應(yīng)爭(zhēng)取在兩個(gè)工作日內(nèi)完成；急件辦理需要在三個(gè)工作日內(nèi)完成。值得注意的是，在公文處理過程中，需具體情況具體分析，不能盲目的死板教條，要善于變通，結(jié)合工作環(huán)境，逐漸形成自己的辦公特色。

（三）規(guī)范公文處理程序

除緊急情況之外，行政領(lǐng)導(dǎo)一般不直接受理下級(jí)或同級(jí)部門遞交的公文，一律由辦公室主任提出擬辦意見后再送領(lǐng)導(dǎo)批閱。各部門、單位報(bào)送的公文，應(yīng)統(tǒng)一采用規(guī)范格式，不得通過內(nèi)部流轉(zhuǎn)的信函形式報(bào)送。

在發(fā)文時(shí)，要寫明發(fā)文的理由，附帶好相關(guān)法律文件和規(guī)章制度條例，并提供電子掃描文檔。行政專員在接收公文后要做好審核把關(guān)，對(duì)行文方式、內(nèi)容、格式等進(jìn)行初步審查，對(duì)不符合規(guī)范的公文在請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后實(shí)行退文制度。對(duì)批示后的文件，要做好轉(zhuǎn)交轉(zhuǎn)辦工作，然后歸檔保存原件。

（四）嚴(yán)格公文格式要求

公文辦理人員應(yīng)參考學(xué)習(xí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理手冊(cè)，再結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況，完善相關(guān)細(xì)節(jié)。在公文格式方面可參考以下兩個(gè)方面：

一方面，涉及到公文秘密等級(jí)的，用3號(hào)黑體字注明。頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角（眉首）第一行，兩字間間隔一字，如需寫清期限，與密級(jí)之間用★隔開。

另一方面，注意成段的頻次。公文不要隨意成段，以免造成行文不緊湊，影響閱讀的效果和效率。要善于用層次序號(hào)分段，使獨(dú)立性在整體輪廓之下得以良好體現(xiàn)。

（五）提高公文寫作質(zhì)量

提高公文寫作質(zhì)量應(yīng)該善于追求品質(zhì)，在寫作之前充分了解事情的脈絡(luò)、澄清模糊問題、做好材料收集，然后謀篇布局，必要時(shí)可先列出提綱，理清思路。公文內(nèi)容要觀點(diǎn)鮮明、語句簡(jiǎn)練，尤其注意是否符合領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際情況。除此之外，要精心潤(rùn)色語言，修補(bǔ)句子的殘缺成分，嚴(yán)格增減材料，刪繁就簡(jiǎn)，保證整體的連貫性，使公文讀起來順暢、聽起來順耳。

在滿足硬性要求的基礎(chǔ)上可以適當(dāng)豐富公文的文采，體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)又不乏活躍的精神風(fēng)貌，折射生機(jī)和激情。

（六）增強(qiáng)密級(jí)文件保密意識(shí)

所在單位要認(rèn)真開展密級(jí)文件保密工作建設(shè)。具體從以下五個(gè)方面進(jìn)行開展：一要提高保密意識(shí)。保密工作無小事，關(guān)乎企業(yè)利益和國(guó)家安全，對(duì)于密級(jí)文件要嚴(yán)格按照保密工作的有關(guān)規(guī)定做好公文處理工作，做到單獨(dú)辦理，領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)及時(shí)收起[3]。二要全范圍推廣保密建設(shè)。所有涉及接觸密級(jí)公文的科室要完善保密工作機(jī)制，加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，確保內(nèi)部信息只在相關(guān)科室傳遞。三要抓好涉密信息系統(tǒng)的安全防范工作。提高涉密計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密管理，防止內(nèi)部公文因互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)而外泄。四要抓好密級(jí)公文管理工作，提高管理水平。辦公室要專人負(fù)責(zé)密級(jí)文件的收發(fā)、登記、傳遞清退工作，凡需傳輸上網(wǎng)的有關(guān)材料要嚴(yán)格實(shí)行審批制度，并定期對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行保密檢查，及時(shí)填補(bǔ)漏洞，防止泄密。五要抓好公文處理人員的教育工作，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。積極參加保密培訓(xùn)及學(xué)習(xí)《保密法》、《保密工作業(yè)務(wù)指引》、《保密工作》、和《保密教育宣傳參考材料》等書籍刊物，提高自身業(yè)務(wù)能力。

結(jié)論：公文處理工作涉及的環(huán)節(jié)較多，不僅需要文職人員高度的負(fù)責(zé)，同時(shí)還要求較高的政治覺悟和文化水平，以便通過實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)更好的完善工作制度和操作方法，保證該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。