探討新時期科技檔案管理存在的問題及對策

劉勁松 魚臺縣濱湖街道辦事處

一、新時期科技檔案管理概述

（一）科技檔案管理

首先，新時代的科技檔案管理是一種有效的檔案管理模式，可以解決與檔案管理有關(guān)的種種問題。檔案為我們社會提供了信息基礎(chǔ)，把新的科技檔案管理模式運用于檔案管理的目的是極大地提高檔案管理和查閱的效率，簡化工作過程并降低人力和物力的投入。其次，新時期的科技檔案管理是一種基于計算機技術(shù)和信息技術(shù)的有效操作方法來控制檔案管理，在操作期間，新時代的科技檔案管理能夠極好地提高信息輸入效率，減輕管理人員的工作量。然而傳統(tǒng)的檔案管理方式費神勞累，也需要大量的紙張，這與環(huán)境保護的概念不符，查閱時查找文件還要耗費很多時間，而且會出現(xiàn)錯誤率。新時代的科技檔案管理能夠解決這個問題，提高了存檔和審閱檔案的效率，還減少了人力和物力。

（二）新時期科技檔案管理的優(yōu)勢

1.提高查閱效率和精確性。在新時代，科技檔案管理能夠有效解決檔案查閱期間的某些問題，并在檔案系統(tǒng)中快速查找出對應(yīng)的檔案，并把檔案直接展示給查閱本人。管理人員能夠省掉復(fù)雜的查找過程，并提高查閱效率。在程序的幫助下，查閱者還能夠快捷的查找到本人所需的檔案，由于在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，查閱者在查看檔案時也許會發(fā)覺他們找到的檔案和自己的要求不相符，只能再一次查找。 在新時代，科技檔案的管理提升了檔案的準確性，查閱者只需在搜索系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字，就能夠輕快捷找到相應(yīng)的檔案，從而降低了反復(fù)的查找。

2.提高錄入效率。新時代科技檔案管理新的運用提升了檔案管理的輸入效率，簡化了錄入過程， 例如，檔案分類是由后臺程序智能完成的，這大大減少了管理人員的工作壓力，此方法與傳統(tǒng)檔案管理方法對比，管理人員可以更方便地控制檔案管理系統(tǒng)，管理人員能夠及時修正和檢查檔案系統(tǒng)的信息，并及時進行比較，展現(xiàn)了新時期科技檔案管理的強大優(yōu)越性。

3.符合環(huán)保理念。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，管理人員經(jīng)常使用大批紙張來給信息分類和注冊。這違背了我國倡導(dǎo)的環(huán)保理念，與社會的發(fā)展需求不相符。然而新時期科技檔案管理能夠解決這個問題，新時期科技檔案管理的運用不但減省了紙張，而且順應(yīng)了數(shù)字化辦公的趨勢。所以，新時期的科技檔案管理在實施環(huán)境保護方面也有很大的優(yōu)越性。

二、新時期科技檔案管理中存在的問題

（一）網(wǎng)絡(luò)安全

新時期科技檔案管理方法的運用意味著檔案需要通過網(wǎng)絡(luò)來處理和傳輸，而網(wǎng)絡(luò)傳遞信息有一定的危險性。 在檔案傳輸過程中，能夠被黑客攔截性非常高，所以某些重要信息可能會泄漏。 被阻止文件也許還能被黑客甚至偽造的文件惡意竄改，這導(dǎo)致檔案管理受到了一定的打擊。所以，網(wǎng)絡(luò)安全是最棘手的問題之一。

（二）電子檔案的完整性

在新時期科技檔案管理方法運用期間，管理人員必需使用計算機輸入檔案，即將其保存在硬盤或云盤中。所以，如果在使用計算機期間損壞了計算機的硬盤，則檔案信息將被破壞，這對檔案的管理非常有害。因此，新時期的科技檔案管理對管理人員的條件要比較高，若是管理人員在管理檔案時沒能嚴格遵循操作程序，則可能會損壞電子檔案。

（三）電子檔案的真實性

傳統(tǒng)檔案在封存過程中，需要由有關(guān)機構(gòu)的負責(zé)人進行審查，而且必須對檔案進行密封蓋章，以確保檔案信息的真實性。 然而電子檔案不能得到保障，以后很方便竄改電子檔案。 因此，很難確保電子檔案的真實性，這也是新時期科技檔案管理的重大困難。

三、新時期科技檔案管理問題的解決對策

（一）創(chuàng)建有關(guān)的管理制度。在新時期科技檔案管理運用期間，有關(guān)機構(gòu)務(wù)必擬定嚴格的管理制度， 在檔案信息輸入和管理的過程中專業(yè)人員必須嚴格遵循操作步驟，嚴禁無關(guān)人員進行錄用。此外，對檔案查閱必須嚴格要求，查閱者務(wù)必按照有關(guān)程序進行身份驗證，不然將不能給予查閱。 并且在查閱過程中，查閱者務(wù)必按照查閱程序進行，不能隨意復(fù)制或修改，這有助于防止電子檔案容易被竄改和泄漏的風(fēng)險。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)防火墻。在傳輸過程中，電子檔案通常容易被黑客和其他犯罪分子攔截和篡改，一些黑客乃至直接侵入檔案管理系統(tǒng)并獲得大量信息，這就需要有關(guān)機構(gòu)創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)防火墻，以最大程度地確保電子檔案不被外界取得，以防止信息泄漏。而且有些關(guān)鍵文件定要使用傳統(tǒng)的紙張記錄方法來防止重要檔案的泄漏。 所以，在檔案管理中使用網(wǎng)絡(luò)防火墻能夠最大程度地保護電子檔案。

（三）招納精通現(xiàn)代化、科技化的管理人員。在新時期科技檔案管理的運用中，管理人員素質(zhì)相對較高，所以，機構(gòu)在管理檔案時，務(wù)必招募通曉計算機和信息技術(shù)的管理人員，以確保管理工作的順利進行，具有專業(yè)技能的管理人員還能夠完善檔案管理系統(tǒng)。此外，在現(xiàn)實工作期間，單位務(wù)必對管理職員實行定期培訓(xùn)，使管理職員實時獲得最新的技術(shù)信息，確保管理職員的管理水平持續(xù)提升，檔案工作效率更高，管理得到根本改善。

結(jié)束語：盡管新時期的科技檔案管理發(fā)展存在一定的困難，盡管如此，新時期的科技檔案管理必將在將來檔案管理中發(fā)揮更重要的作用。擬定現(xiàn)代化和科學(xué)相適應(yīng)的管理理論體系，檔案管理和現(xiàn)代技術(shù)也將有效地貫串在一起，政府和相關(guān)部門的參與也將大力支持新時期檔案管理的發(fā)展。