芻議網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理資源應(yīng)用方法

□ 太原 段建國(guó)

近年來(lái)，我國(guó)在科技信息的發(fā)展中有了重大的突破，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)人們的生活及工作都產(chǎn)生了巨大的影響，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)全球化的覆蓋，能夠幫助人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)信息資源進(jìn)行共享，促進(jìn)了文化與科技的交流。在各高校的發(fā)展中，檔案管理工作是重要的組成部分之一，能夠合理地應(yīng)用檔案資源，有利于為高?？蒲泄ぷ魈峁┯欣囊罁?jù)，從目前各高校檔案工作管理角度進(jìn)行分析，在對(duì)檔案資源進(jìn)行使用時(shí)，存在著一些嚴(yán)峻的問(wèn)題，不僅會(huì)對(duì)高校檔案管理工作具有一定的影響，而且使高校整體的發(fā)展水平無(wú)法上升，最終達(dá)到的效果不佳。因此，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，需要對(duì)高校檔案管理中的信息資源進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深入的研究，使高校檔案資源能夠發(fā)揮出最大化的作用與價(jià)值。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下高校對(duì)檔案資源應(yīng)用存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案資源管理不夠重視。目前，大多數(shù)的高校對(duì)檔案資源管理不夠重視，對(duì)檔案資源存在的價(jià)值不能充分的了解與掌握。這樣會(huì)對(duì)高校的檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響，將造成檔案資源的流失。雖然我國(guó)相關(guān)政府部門對(duì)此給予了大力的支持，但是整體的效果并不理想，在政策、資金、物力、人力等方面，都對(duì)資源造成了嚴(yán)重的浪費(fèi)。因此，需要對(duì)高校的檔案資源管理工作加強(qiáng)重視，加強(qiáng)管理，是目前亟需解決的問(wèn)題之一。

2.缺乏創(chuàng)新理念。在對(duì)高校檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用時(shí)，大多數(shù)的高校還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行管理，并且處于分散的狀況，由職能部門進(jìn)行管理，雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理形式確保了對(duì)檔案資源的細(xì)致性管理，但是在實(shí)際的應(yīng)用中，未能把檔案資源的作用最大化發(fā)揮處來(lái)，檔案資源的利用率也不高，尤其是對(duì)檔案資源進(jìn)行查詢時(shí)，需要多個(gè)部門共同的參與，整體的工作效率都比較低。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展中，對(duì)檔案資源進(jìn)行共享，但是形式都比較簡(jiǎn)單，所面臨的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)持續(xù)上升，對(duì)高校檔案資源的安全造成了嚴(yán)重的威脅。

3.存儲(chǔ)空間不足。對(duì)檔案資源的管理，如果高校依然是采用傳統(tǒng)式的紙質(zhì)文件，那么對(duì)檔案的儲(chǔ)存需要足夠的空間，才能夠確保所有的紙質(zhì)檔案完整的儲(chǔ)存，但是，隨著高校的逐漸發(fā)展，產(chǎn)生的檔案信息資源越來(lái)越多，不僅儲(chǔ)存空間上會(huì)受到限制，而且在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行查詢時(shí)，也加大了難度，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行查詢時(shí)，需要加大人員查找，使整體的成本增加。最主要的是無(wú)法確保信息資源的完整性，如果受到了儲(chǔ)存空間環(huán)境的影響，會(huì)使紙質(zhì)的檔案受到損壞，無(wú)法為高校未來(lái)發(fā)展提供有利的依據(jù)。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下對(duì)高校檔案管理資源應(yīng)用方法的創(chuàng)新

1.構(gòu)建檔案資源保障體系。首先，對(duì)檔案室的管理具有嚴(yán)格的要求，能夠把分散的檔案資源進(jìn)行整理與統(tǒng)一的管理，確保檔案資源的完整性；其次，能夠?qū)n案資源的質(zhì)量進(jìn)行提升，在高校的發(fā)展中對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與整理，對(duì)存在空缺的信息進(jìn)行科學(xué)的補(bǔ)充；再其次，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行共享，有利于與各部門之間的相互溝通，體現(xiàn)出檔案資源在高校發(fā)展中具有的重要價(jià)值。

2.在管理技術(shù)與方法上進(jìn)行創(chuàng)新。在現(xiàn)代化的發(fā)展中，檔案信息資源在各行各業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，成為了必不可少的工作內(nèi)容，使用傳統(tǒng)式的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足高校的發(fā)展。因此，在檔案管理工作中，對(duì)管理技術(shù)與方法進(jìn)行創(chuàng)新，用最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行管理，既滿足了高校的發(fā)展，又對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了合理的應(yīng)用，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索，提升了整體的工作效率，使檔案管理的功能向著多樣化的形式進(jìn)行發(fā)展，對(duì)檢索工具進(jìn)行不斷的優(yōu)化，構(gòu)建檔案目錄，對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用。在此需要注意的是，要對(duì)檢索工具提高隱藏性，明確查找與指導(dǎo)之間的關(guān)系，確保檔案信息資源的安全性，使其能夠發(fā)揮出自身最大的作用。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)。采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理與應(yīng)用，最主要的影響因素就是檔案管理人員，需要高校在對(duì)管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，提出嚴(yán)格的要求，在人員上崗前進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)與管理，要求檔案人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)都進(jìn)行提升，由專業(yè)的人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，正確應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在系統(tǒng)內(nèi)可以獨(dú)立的對(duì)檔案資源進(jìn)行整理與歸納，不僅對(duì)檔案管理工作的效率進(jìn)行了提升，而且還對(duì)高校檔案管理人員提出了更高的要求，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展，確保資源的合理應(yīng)用。

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展中，需要對(duì)高校檔案加強(qiáng)管理，構(gòu)建管理系統(tǒng)，制定科學(xué)的管理機(jī)制，對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提升，對(duì)檔案資源進(jìn)行共享，使檔案資源在利用過(guò)程中具有一定的安全性，提升檔案資源的利用率，促進(jìn)高校的穩(wěn)定發(fā)展。