醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的電子化管理研究

廖曉靜

【摘? 要】本文以檔案電子化概念為入手點(diǎn)，闡述了檔案電子化管理開展的意義，剖析了當(dāng)前醫(yī)務(wù)人員檔案電子化管理過程中存在的問題。并提出了幾點(diǎn)檔案電子化管理水平提升措施，以期為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案電子化管理工作順利開展提供一定參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu);檔案;電子化管理

【中圖分類號】R473.32????? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A????? 【文章編號】1672-3783（2020）01-0270-01

前言：

在信息化技術(shù)應(yīng)用范圍不斷拓展的背景下，綜合型醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中醫(yī)務(wù)人員工作負(fù)擔(dān)不斷增加，針對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的檔案信息也不斷增多。而通過醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部實(shí)施檔案電子化管理，不僅可以提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理效率，而且可以保證醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案準(zhǔn)確率。因此，對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中醫(yī)務(wù)人員檔案電子化管理進(jìn)行適當(dāng)研究具有非常重要的意義。

1 檔案電子化的概念

檔案電子化主要是通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備，進(jìn)行檔案信息儲存的一種方式。相較于紙質(zhì)檔案而言，檔案電子化主要以相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合的形式存在，基礎(chǔ)單位為案卷。

2 檔案電子化管理開展意義

檔案電子化管理工作的開展，可以依托計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)歸檔、整理、入庫、收集、借閱、銷毀一站式平臺級管理，整體工作效率較高，且可以避免人為失誤導(dǎo)致的檔案管理問題。同時檔案電子化管理還具有高密度性的信息儲存、非人工識讀性的信息展示及繼承性的多信息媒體，可保證整體醫(yī)務(wù)人員檔案管理過程安全、可靠性。

3 當(dāng)前醫(yī)務(wù)人員檔案電子化管理中的問題

3.1內(nèi)部人員檔案電子化管理意識不強(qiáng)

由于醫(yī)務(wù)人員所需要承擔(dān)的教學(xué)、醫(yī)療、科研任務(wù)較繁重，多數(shù)醫(yī)務(wù)人員無法認(rèn)識到工作開展過程中數(shù)據(jù)、資料電子化整理及存檔的重要性。甚至部分人員存在較為“電子檔案無用論”等錯誤思想，導(dǎo)致現(xiàn)階段醫(yī)務(wù)人員無法在自身工作中合理利用電子化管理手段，也限制了檔案電子化資源的有效利用。

3.2醫(yī)務(wù)人員對檔案電子化管理范圍不明確

由于醫(yī)學(xué)研究的復(fù)雜性，不同學(xué)科檔案電子化管理方法也具有較大的差異，這就導(dǎo)致醫(yī)學(xué)檔案電子化管理類型較多，載體形式多樣，且信息量龐大。一般醫(yī)務(wù)人員對檔案歸檔電子化管理內(nèi)容不夠了解，也無法為相應(yīng)檔案設(shè)置明確的歸檔范圍，導(dǎo)致電子化檔案調(diào)用耗時較長，不僅影響了檔案電子化管理效率，而且對患者救治效果造成了較大的影響。

3.3檔案電子化管理手段滯后

由于檔案電子化管理特殊性，對基礎(chǔ)管理技術(shù)及設(shè)施具有較高的要求。這種情況下，現(xiàn)階段醫(yī)務(wù)人員內(nèi)部檔案電子化管理基礎(chǔ)設(shè)施及技術(shù)建設(shè)基礎(chǔ)的薄弱性，就直接影響了檔案電子化管理工作的安全、有序進(jìn)行^[1]。

4 提高檔案電子化管理水平的措施

4.1提高自身檔案電子化管理意識

為保證檔案電子化管理工作正常開展，提高內(nèi)部各科室人員檔案電子化管理意識至關(guān)重要。一方面，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)，根據(jù)上級部門要求，主動參加關(guān)于檔案電子化管理的知識講座，提高自身對檔案電子化管理的認(rèn)識。

其次，醫(yī)務(wù)人員可依托內(nèi)部局域網(wǎng)，在整體機(jī)構(gòu)內(nèi)部學(xué)習(xí)電子化檔案管理方法?；蛘咧苯釉陔娮踊瘷n案管理平臺中與各科室業(yè)務(wù)骨干溝通，了解醫(yī)療電子化檔案管理主要流程及要點(diǎn)。并與同事合作，對內(nèi)部電子化檔案內(nèi)容進(jìn)行定期檢查，以保證電子檔案管理工作順利進(jìn)行。

最后，為了促使自身從思想上認(rèn)識到規(guī)范檔案電子化歸檔的重要性，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)自覺養(yǎng)成積累檔案電子化管理的習(xí)慣。保證檔案電子化管理“四同步”（同步提出歸檔要求、同步檢查項目進(jìn)度、同步驗收檔案完整性、同步出具歸檔證明資料），為檔案電子化管理歸檔率、完整率的同步提升提供依據(jù)。

4.2設(shè)置明確的檔案電子化管理范圍

明確的檔案電子化管理范圍是檔案電子化管理工作順利進(jìn)行的保障。因此，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)在電子化檔案管理框架運(yùn)行的基礎(chǔ)上，以醫(yī)療設(shè)備及醫(yī)療過程為核心。結(jié)合自身工作內(nèi)容，在電子化檔案管理平臺中設(shè)置有序的檔案目錄。并在檔案目錄下方根據(jù)檔案記錄年份間差異，進(jìn)行檔案電子化管理類別的進(jìn)一步劃分。從電子化檔案制作、收集、整理、歸檔等模塊，逐一規(guī)范協(xié)調(diào)。同時在明確劃分醫(yī)療過程文件運(yùn)行范圍限制條目的基礎(chǔ)上，醫(yī)務(wù)人員可以對電子化檔案文件載體質(zhì)量、規(guī)格、形式及保管期限進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置。在這個基礎(chǔ)上，以電子化檔案文件儲存過程為入手點(diǎn)，對檔案儲存載體背景信息、內(nèi)容結(jié)構(gòu)及歸檔登記表格進(jìn)行逐一完善。以便為電子化檔案信息的有效利用提供依據(jù)^[2]。

4.3更新檔案電子化管理手段

在檔案電子化管理設(shè)備配置完畢的基礎(chǔ)上，醫(yī)務(wù)人員可在內(nèi)部醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療行為檔案管理服務(wù)網(wǎng)頁及移動式管控平臺運(yùn)行的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案電子化管理服務(wù)網(wǎng)頁、移動式管控平臺運(yùn)行特定，在網(wǎng)頁內(nèi)直接發(fā)布相關(guān)檔案信息。并利用大數(shù)據(jù)分析挖掘技術(shù)，進(jìn)一步豐富檔案管理內(nèi)容，拓展服務(wù)范圍。同時其他醫(yī)務(wù)人員也可以通過注冊登記的方式，成為檔案管理中心會員。隨后通過遠(yuǎn)程查看的方式，查閱權(quán)限許可范圍內(nèi)信息。如在醫(yī)療設(shè)備電子化管理過程中，醫(yī)務(wù)人員可以借助遠(yuǎn)程管理平臺，登錄本科室醫(yī)療檔案管理平臺。對相關(guān)機(jī)構(gòu)內(nèi)部醫(yī)療設(shè)備外觀、性能等指標(biāo)參數(shù)進(jìn)行綜合分析。隨后將分析結(jié)果集中發(fā)布到電子化管理網(wǎng)頁或者管理者移動智能終端?？s短同事醫(yī)療設(shè)備使用學(xué)習(xí)時間，保證醫(yī)療設(shè)備安裝調(diào)控、維護(hù)保養(yǎng)作業(yè)順利進(jìn)行。

在更新檔案電子化管理硬軟件基礎(chǔ)設(shè)置的過程中，考慮到醫(yī)療設(shè)備醫(yī)療作業(yè)進(jìn)行過程中經(jīng)常會產(chǎn)生大量關(guān)于患者病癥資料、一般資料等重要檔案。為保證上述檔案安全性，醫(yī)務(wù)人員可依據(jù)電子化檔案內(nèi)容密保等級，在本科室醫(yī)療電子檔案管理平臺中設(shè)置有效傳輸加密方案。并定期更換加密密碼，避免資料泄露或遺失。

5 總結(jié)：

綜上所述，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中醫(yī)務(wù)人員檔案管理是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理的重要組成模塊，電子化的檔案管理方式是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中醫(yī)務(wù)人員檔案管理工作發(fā)展主要趨勢。因此，針對自身在檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)主動與上級部門溝通，爭取充足政策及資金支持。同時結(jié)合自身工作情況，進(jìn)一步完善檔案電子化運(yùn)行體系及管理手段，為檔案電子化管理工作效率提升提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]????? 薛文清. 淺談醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的電子化管理[J]. 內(nèi)蒙古教育（職教版）， 2016（5）：77-78.

[2]????? 曹偉. 檔案電子化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討[J]. 世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘， 2017 （55）：146-146.