大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略

劉萍萍

摘 要：隨著云時代在新型科技催化下的到來，海量數(shù)據(jù)正呈爆炸性的增長，大數(shù)據(jù)迅速膨脹并決定著世界的未來走向。在這一時代背景下，對大數(shù)據(jù)的合理運用可以使高校檔案工作的收集與整理變得更為實用高效，極大的提高高校檔案管理水準。高校應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)的機遇，面向挑戰(zhàn)，以期推動高校檔案信息化的建設(shè)進程。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校檔案工作;應(yīng)對策略

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，計算機掃描技術(shù)、云存儲技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案記錄正朝著數(shù)字化的方向形成一種新型的檔案信息形態(tài)，實現(xiàn)資源共享的局面。大數(shù)據(jù)的井噴，信息量指數(shù)級的增長，對高校傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大沖擊。高校檔案管理工作如何抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，平衡數(shù)字化處理與風(fēng)險管控之間的關(guān)系，是現(xiàn)下主要研究與實踐的重點。

一、大數(shù)據(jù)時代下高校檔案工作的新特性

（一）信息量爆炸

高校檔案是指高等院校在招生工作、科學(xué)教研工作、學(xué)校管理工作等各項活動中，收集存儲的大量資料，表現(xiàn)形式分為文字、影像、圖表等，具有多樣性。高等院校不僅要在招生時接收學(xué)生的過往資料與歷史記錄，還要在學(xué)生畢業(yè)后繼續(xù)保存可以為社會與企業(yè)提供的學(xué)生在校期間進行活動時所產(chǎn)生的大量具有留存查詢價值各類資料[1]。我國高校的規(guī)模隨著生源增加而正逐年擴大中，院校專業(yè)也隨著新興專業(yè)的加入變得更加細化，高校所需收集并分類存儲管理的資料信息呈爆炸式的增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展需求。高校在學(xué)生、教師以及教學(xué)資源上衍生出的大量文字圖表影音資料更適用于通過數(shù)字化辦公軟件、云儲存等大數(shù)據(jù)技術(shù)進行存儲管理。

（二）信息多元化

大數(shù)據(jù)時代背景下，信息數(shù)字化的推進使社會、企業(yè)、院校調(diào)取檔案的工作變得更為便捷，相應(yīng)的需求也隨之大幅提升。如社會企業(yè)跨地區(qū)核查應(yīng)聘者學(xué)歷學(xué)位證書真?zhèn)?，相關(guān)政府部門查閱學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)工作、招生就業(yè)安排工作、干部任選工作、學(xué)習(xí)各項經(jīng)費使用明細等資料，學(xué)生出國深造時國外院校對學(xué)生成績公證文件的需求。為滿足越來越多元化的信息需求，國家教育部與檔案局聯(lián)合制定公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對高校檔案文件材料的歸檔范圍做出了黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、外事類、科研類等多項劃分[2]。信息多元化還要求高校對管理制度進行完善，積極創(chuàng)造適應(yīng)社會發(fā)展，為社會公眾服務(wù)等。因此高校在檔案整理分類、鑒定編號的工作也變得更加繁重。

（三）高校檔案具有更高的價值

大數(shù)據(jù)最大的價值就是將龐大的資源信息數(shù)據(jù)進行可靠的分析，深度的挖掘，最終得到有價值且真實的信息數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作就是記錄高校所從事的科研、教學(xué)、師生管理等活動的各類高校記錄，同時也是最為真實可靠，最為權(quán)威的信息。隨著我國的教育水平及經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，高校在辦學(xué)及發(fā)展的過程中所沉淀的歷史底蘊、科研資料及教學(xué)內(nèi)容等與高校相關(guān)的信息資料的價值也會不斷提升。

二、大數(shù)據(jù)時代下高校檔案工作的挑戰(zhàn)

（一）管理方式與技術(shù)不足

在紙質(zhì)檔案資源為主的傳統(tǒng)高校檔案管理工作中，檔案管理工作者的管理流程較為簡單，按照原有的規(guī)章制度將相關(guān)文檔進行歸類整理后記錄款目，最后在查詢者前來查詢時做好查找調(diào)取工作就好，在檔案收集保管、整理歸類、檢索利用等環(huán)節(jié)的技術(shù)性要求并不高。但隨著時代的進步，這種傳統(tǒng)的管理方式與技術(shù)已經(jīng)無法滿足發(fā)展的需求，與當(dāng)前高校檔案的發(fā)展進度并不匹配。大數(shù)據(jù)時代下，對于高校檔案管理的數(shù)據(jù)信息收集，檔案記錄管理，檢索利用工作效率的需求標(biāo)準也越來越高，傳統(tǒng)的管理方式與技術(shù)亟待革新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作效率低，查詢調(diào)取速度慢，無法及時滿足高校教務(wù)工作與人事、科研部門、社會企業(yè)等的差異化需求[3]。另一方面，數(shù)據(jù)泄露作為大數(shù)據(jù)時代的一大弊端，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式無法保證信息儲存的安全性，在檔案整理維護過程中極易出現(xiàn)文件損毀、缺失、泄露等事件，對社會發(fā)展造成惡劣影響，拖慢了高校檔案信息化管理建設(shè)的步伐。高校檔案的管理系統(tǒng)技術(shù)滯后，不能應(yīng)對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，極易遭遇病毒感染，數(shù)據(jù)泄露，惡意篡改等風(fēng)險，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫被損毀，大量數(shù)據(jù)失密，給高校發(fā)展帶來不可估量的損失。

（二）管理人員專業(yè)性不足

高校檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進是實現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化的重要前提，構(gòu)建專業(yè)性檔案管理隊伍，要求構(gòu)成人員具備熟練掌握應(yīng)用計算機能力以及網(wǎng)絡(luò)新興技術(shù)等。但目前很多高校對于檔案管理的工作重視度不足，資金技術(shù)支持都不到位，在管理人員的招攬上對其知識素養(yǎng)與專業(yè)能力要求不高，后期工作過程中更缺乏完善的專業(yè)培訓(xùn)體制。在技術(shù)支持上：很多高校的檔案管理人員構(gòu)成多年不變，工作人員的檔案管理觀念還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理上，對于現(xiàn)代技術(shù)如數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)分析整合等能力掌握不足，只會簡單的電子文件掃描錄入、建檔歸類等機械性的基礎(chǔ)工作。而大數(shù)據(jù)時代所要求的網(wǎng)頁制作與維護、系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)整合與分析等新技術(shù)在高校檔案管理工作的實際推行中缺少技術(shù)人員支持，難以落實到位。在資金支持方面：由于一般高校檔案管理職位設(shè)置較少，薪資待遇較低，是以不能真正留住具有專業(yè)技術(shù)的工作人員，一般任崗的都是專業(yè)能力較差的非專業(yè)人員。而后期院校又沒有足夠的資金展開專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，檔案管理人員無法提升自我專業(yè)素養(yǎng)，付出與回報不成正比，因此對檔案資源的深度挖掘與處理解讀沒有動力驅(qū)動，導(dǎo)致高校檔案難以系統(tǒng)化的進行升級革新。

（三）對于檔案信息隱私權(quán)保護的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代下，計算機技術(shù)為檔案工作管理帶來便利的同時也帶來了一定的風(fēng)險及挑戰(zhàn)。如計算機自身系統(tǒng)的漏洞及安裝各類軟件所帶來的風(fēng)險都有可能導(dǎo)致計算機病毒木馬入侵;網(wǎng)絡(luò)信息檢索中的搜索引擎設(shè)計本身就帶有一定的缺陷，對于高校檔案管理工作中的隱私權(quán)保護問題來講也是一個必須要面對的挑戰(zhàn)。除此之外，隨著大數(shù)據(jù)的普遍應(yīng)用及發(fā)展，在所難免的也會在檔案資源開發(fā)時出現(xiàn)檔案資源丟失、泄密以及被篡改等一系列的問題。

三、大數(shù)據(jù)時代下高校檔案工作新挑戰(zhàn)的應(yīng)對策略

（一）建立高校檔案管理平臺，轉(zhuǎn)變管理觀念

為了應(yīng)對大數(shù)據(jù)對高校檔案管理工作的沖擊，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的有效整合，達到數(shù)據(jù)標(biāo)準化，有效開放數(shù)據(jù)，高校有必要建立起完善的新型高校檔案管理平臺。從信息源開始將不同院系不同專業(yè)的學(xué)生信息進行統(tǒng)一收集整理，篩除沒有價值的繁冗數(shù)據(jù)，建立起高效率高價值的檔案管理平臺。為了方便后期的數(shù)據(jù)查詢工作，高校檔案管理人員要及時的對所收集的信息進行整理、分類、歸納工作，保證信息的準確性與實時性[4]。平臺建立硬性客觀條件達成的同時還要轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員的觀念，重視大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的改革與升級。高校應(yīng)將學(xué)生檔案管理納入高?，F(xiàn)代化建設(shè)的范疇，并作為重點目標(biāo)推進。只有在平臺搭建的基礎(chǔ)上實現(xiàn)觀念轉(zhuǎn)變，高校檔案管理工作才能在大數(shù)據(jù)環(huán)境下順利開展。

（二）加強高校檔案管理隊伍專業(yè)化建設(shè)

要加快高校檔案信息化工程的進度需要培養(yǎng)引進專業(yè)性的檔案管理人才，加強高校檔案管理隊伍的專業(yè)化建設(shè)。從業(yè)人員不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理流程熟練掌握，還要具備一定水平的云數(shù)據(jù)、Python編程等技術(shù)，提升基本操作技能。高校定期開展現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)工作，組織學(xué)術(shù)交流、專題講座等活動，保證管理隊伍的專業(yè)水平能夠適應(yīng)社會發(fā)展，全方位的提升高校檔案管理水平。

（三）推動檔案數(shù)據(jù)庫建立

目前，大部分高校進行檔案收錄建檔歸類等工作時采取的還是FoxPro、FoxBASE、Dbase等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的應(yīng)用范圍具有一定的局限性，無法保證數(shù)據(jù)完整性與安全性。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作要想有效簡化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，摒棄復(fù)雜分布式的繁冗數(shù)據(jù)，就必須按照國家相關(guān)標(biāo)準投入一定的人力財力搭建安全的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。各高校協(xié)同合作，建設(shè)聯(lián)合云數(shù)據(jù)庫，兼容各類操作系統(tǒng)，讓檔案信息流動起來的同時又有規(guī)律可遵循，從而適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。

四、結(jié)語：

互聯(lián)網(wǎng)+的大數(shù)據(jù)模式已經(jīng)是不可逆的潮流趨勢，高校檔案管理工作要抓住時代的機遇，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展，迎接新挑戰(zhàn)。高校對檔案管理模式進行適當(dāng)調(diào)整轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)觀念，有效運用新型技術(shù)手段，推動檔案數(shù)字化的發(fā)展，加快高校檔案管理的信息化進程，更高效的為社會、企業(yè)、師生提供便捷的檔案服務(wù)。

參考文獻：

[1]張霞.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（06）：165-166.

[2]任瑩.關(guān)于大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生管理工作的挑戰(zhàn)分析與對策探討[J].經(jīng)營管理者，2017，06（29）：252-252.

[3]符昌慧.高校檔案信息建設(shè)中存在的問題及對策[J].鹽城工學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2015，28（3）.

[4]石劍文.大數(shù)據(jù)時代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)研究[J].遵義師范學(xué)院學(xué)報，2018（5） ：167-169.