新時(shí)期人力資源檔案信息管理初探

麻建勇

【摘要】新時(shí)期對(duì)人力資源檔案信息化建設(shè)有嚴(yán)格的要求。人力資源檔案信息化管理是個(gè)全面的過程，需要明確檔案信息化管理的基本要求。在檔案工作推進(jìn)的階段，要了解社務(wù)服務(wù)選擇的基本要求和內(nèi)容，只有強(qiáng)化檔案管理信息化，才能使其符合具體的管理要求，確保工作規(guī)范化。本文以新時(shí)期人力資源檔案信息管理現(xiàn)狀作為基礎(chǔ)，對(duì)如何實(shí)現(xiàn)信息化管理做進(jìn)一步的分析。

【關(guān)鍵詞】人力資源;檔案信息管理;管理要求

企業(yè)信息化不斷發(fā)展，作為企業(yè)事業(yè)單位，需要注意明確經(jīng)營(yíng)管理的基本要求，在當(dāng)前信息化建設(shè)的過程中，提供準(zhǔn)確和高效的人力資源管理信息能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。在人力資源檔案管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為無(wú)紙化發(fā)展，為企事業(yè)單位的查詢、統(tǒng)計(jì)和修改等工作帶來便捷，與此同時(shí)需要開展信息化管理，提升管理效率。

一、人力資源檔案信息化建設(shè)的必要性

在當(dāng)前人力資源建設(shè)階段，需要考慮外在因素和內(nèi)在因素，明確資源管理的基本要求，使其滿足信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)。以下對(duì)人力資源檔案信息化建設(shè)的重要性展開分析：

（一）符合人力資源創(chuàng)新的要求。知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)等不斷向前推進(jìn)，讓越來越多的組織認(rèn)識(shí)到競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)就是人才綜合能力的戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)，在人力資源建設(shè)的過程中，需要注意的是提升人的地位，發(fā)揮主導(dǎo)作用。傳統(tǒng)的手工管理方式逐漸被計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等取代，大量的電子文檔的出現(xiàn)讓人力資源檔案信息化建設(shè)具備現(xiàn)代化手段和管理方式。

（二）人力資源檔案建設(shè)是人力資源。檔案的現(xiàn)代化管理涉及的影響因素多，長(zhǎng)期以來，檔案的保管方式和利用環(huán)境等受到其他因素的制約，導(dǎo)致整體管理存在一定的問題。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，人力資源檔案建設(shè)階段需要積極推進(jìn)人力資源的進(jìn)一步建設(shè)，確保檔案信息的利用和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)人力資源的資源共享。

（三）提升人力資源檔案的服務(wù)水平。檔案管理的最終目標(biāo)是更好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)再利用，在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高效利用和管理中，傳統(tǒng)的管理和服務(wù)方式不再被接受和認(rèn)同，在現(xiàn)代化的信息化建設(shè)中，通過各種數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)的更新后，可以直接查詢到對(duì)應(yīng)的信息，整個(gè)階段直接生成對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，可以提升檔案利用率。

二、人力資源檔案信息化管理的現(xiàn)狀

在新的發(fā)展時(shí)期，人力資源的檔案信息化管理是重點(diǎn)和關(guān)鍵，依據(jù)信息化管理的基本要求可知，如何使其滿足信息化建設(shè)成為重點(diǎn)。以下對(duì)當(dāng)前人力資源檔案信息化管理的現(xiàn)狀展開分析：

（一）檔案總體管理水平低。在當(dāng)前檔案管理的過程中，企業(yè)單位和事業(yè)單位存在管理水平低的現(xiàn)象，主要是多方面因素導(dǎo)致的，如主觀管理意識(shí)不強(qiáng)和管理效率低，由于整體重視度比較低，忽視了員工最近動(dòng)態(tài)信息的整理和收集，進(jìn)而存在內(nèi)容單一以及個(gè)別案例造假的現(xiàn)象。在當(dāng)前檔案總體管理的階段，對(duì)人事檔案的利用需要引起關(guān)注，由于在當(dāng)前實(shí)際管理中存在檔案資源造假的現(xiàn)象，員工的績(jī)效、考核以及激勵(lì)等作用不足，導(dǎo)致整體效能下降。

（二）檔案管理體系不合理。在企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)和管理的過程中，檔案管理存在隨意性的問題。很多單位的人力資源檔案存在疏忽管理的現(xiàn)象，由于各種資料利用率低，導(dǎo)致系統(tǒng)的利用率低。依據(jù)現(xiàn)有的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要求等，落實(shí)檔案管理的信息化工作，形成標(biāo)準(zhǔn)，便于更好地管理。

（三）專業(yè)化管理不到位。檔案管理對(duì)專業(yè)人才有一定的要求，要求管理人員明確具體的操作要點(diǎn)和內(nèi)容，合理管理。但是在實(shí)際管理中，存在認(rèn)知障礙的現(xiàn)象，甚至對(duì)檔案管理的規(guī)定內(nèi)容缺少了解，導(dǎo)致人力資源的檔案信息得不到升級(jí)。在新的發(fā)展時(shí)期，各項(xiàng)操作系統(tǒng)逐漸完善，必須形成嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案信息化的升級(jí)。在專業(yè)化管理中，考慮到檔案信息的基本類型和實(shí)際內(nèi)容等，確定合適的標(biāo)準(zhǔn)，只有落實(shí)各項(xiàng)信息化工作，才能實(shí)現(xiàn)升級(jí)。

（四）管理重視度低。在當(dāng)前發(fā)展階段，依據(jù)信息化管理的準(zhǔn)則和實(shí)際要求等，如何提高重視度是重點(diǎn)，要立足當(dāng)前，凸顯出管理優(yōu)勢(shì)。但是在實(shí)際管理中，存在重視度低的現(xiàn)象。很多細(xì)節(jié)得不到落實(shí)，檔案的內(nèi)容多，涉及到很多細(xì)節(jié)，如果在管理中忽視了其中的細(xì)節(jié)，則難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的升級(jí)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不可靠。

三、新時(shí)期如何強(qiáng)化人力資源的信息化管理

在新的發(fā)展時(shí)期，考慮到人力資源管理的基本要求和注意事項(xiàng)等，要求進(jìn)行信息內(nèi)容的創(chuàng)新，在后期管理中，需要明確人力資源的基本管理要求，以下對(duì)具體的管理內(nèi)容展開分析：

（一）實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理以紙質(zhì)載體作為基礎(chǔ)，在后期檔案管理中，需要明確信息的基本要求，此外由于勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，調(diào)檔和查閱等難度比較大，占據(jù)大量的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房。在現(xiàn)代化的人力資源數(shù)據(jù)檔案管理中，需要以減少人力、財(cái)力和物力等作為基礎(chǔ)。在檔案資源創(chuàng)新中，新的技術(shù)有重要的作用，可實(shí)現(xiàn)資料的長(zhǎng)期保存和應(yīng)用。人力資源的信息化建設(shè)中如何做好人力資源的數(shù)字化處理是個(gè)復(fù)雜的過程，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為精細(xì)化管理。在后期實(shí)施中，通過電子掃描的方式將其轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的直接存儲(chǔ)。此外人力資源的檔案數(shù)字化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)化連接中可以充分利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，使其符合條件要求。

（二）人力資源檔案實(shí)現(xiàn)載體類型管理。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)管理的階段，立足于歷史發(fā)展環(huán)境，在人力資源檔案管理的階段，擁有的是大量的人力資源檔案信息，有序化管理后能確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和相關(guān)性。在各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息處理中，對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)處理是個(gè)重要的過程，可以提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在人力資源的檔案管理中，形成多元化的載體檔案類型，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)人力資源檔案管理中，一般情況下，以紙質(zhì)的文字作為基礎(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的記錄。檔案的載體類型不斷增加，以大數(shù)據(jù)載體為例，其中涉及到的內(nèi)容分別是人力資源的錄音檔案、人力資源的錄像檔案以及人力資源的多媒體檔案等，需要構(gòu)建合適的管理框架，確保信息化管理符合要求。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)后形成完善的人力資源檔案，在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理中，一般情況下都是聯(lián)網(wǎng)的，在層次化管理中，由于不同類型、不同區(qū)域以及不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的用戶可以實(shí)現(xiàn)共享，所以需建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)模式，進(jìn)行統(tǒng)一整體管理。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化管理的階段，如何提供技術(shù)支持是首要問題，在網(wǎng)絡(luò)化管理中，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)歸檔以及網(wǎng)絡(luò)組卷管理，提升效率。在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)調(diào)查系統(tǒng)中，確保實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上傳和網(wǎng)絡(luò)下載，讓網(wǎng)絡(luò)信息可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)。

（四）人力資源安全化管理。人力資源網(wǎng)絡(luò)安全保證是現(xiàn)代化建設(shè)的突出問題，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境化管理中，對(duì)應(yīng)的安全問題比較突出。在實(shí)際工作中，通過安全防范技術(shù)指導(dǎo)后，升級(jí)系統(tǒng)，提升安全防范性能。安全保密系統(tǒng)模式有突出的作用，針對(duì)涉及的資源檔案現(xiàn)狀，制定完善的保密機(jī)制，只有采取對(duì)應(yīng)的管理模式，才能實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前人力資源檔案管理的過程中，涉及到的信息安全問題有很多，考慮到各種管理問題和管理細(xì)節(jié)等，必須明確現(xiàn)有的管理內(nèi)容和要求。只有確保整體管理的靈活，才能符合基本要求。在檔案信息建設(shè)中，存在檔案總體管理水平低、檔案管理體系不合理、專業(yè)化管理不到位、管理重視度低等現(xiàn)象，本文從實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的數(shù)字化管理、人力資源檔案實(shí)現(xiàn)載體類型管理、實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理、人力資源安全化管理等入手，明確各項(xiàng)操作要求，實(shí)現(xiàn)整體化創(chuàng)新，確保人力資源管理的有效性。

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