淺談醫(yī)院科技檔案數(shù)字化管理

李海濤

【摘要】隨著當(dāng)前醫(yī)學(xué)信息的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院的管理新要求。在當(dāng)前發(fā)展的新時期，醫(yī)院應(yīng)該積極地將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引用到科技檔案管理的全過程，從而促進(jìn)管理更加科學(xué)化、更加現(xiàn)代化。本文主要對檔案管理的數(shù)字化及建設(shè)途徑進(jìn)行了深入的探討與分析，并提出了有關(guān)的數(shù)字化管理措施，從而促進(jìn)醫(yī)院的科技化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;科技檔案;管理方法

醫(yī)院的檔案管理，主要是結(jié)合了信息技術(shù)的一種全新數(shù)字化的管理，用數(shù)字化的方式來促進(jìn)檔案信息的管理，并且利用科學(xué)技術(shù)對資源進(jìn)行收集。通過數(shù)字化建設(shè)來對檔案進(jìn)行管理，能夠使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)，更加專業(yè)，這也是當(dāng)前檔案管理的一個新的發(fā)展趨勢。

一、概念及意義

醫(yī)院的科技檔案主要指的是醫(yī)院在進(jìn)行科研活動之后形成的一些文字資料，或者是圖表影像等等這方面的原始記錄。主要概括來說，可以分為五大類，分別是相關(guān)科研活動的實驗資料、課題的相關(guān)資料、論文和著作、技術(shù)資料和科研成果的相關(guān)資料等等。以往這類檔案都是用書面方式進(jìn)行保存，但是隨著時代的不斷發(fā)展，這種保存形式不利于資源的共享，也與開放的管理觀念相矛盾?？萍紮n案的信息化管理打破了以往的局限性，能夠使得科學(xué)技術(shù)為檔案管理提供便利，促進(jìn)醫(yī)護(hù)人員的高效工作。在工作過程當(dāng)中，實現(xiàn)醫(yī)療科技的資源共享。這樣才能夠使得檔案管理發(fā)揮更大的作用。當(dāng)前，通常使用紙質(zhì)以及電子兩種方法，但是電子檔案管理能夠為檔案室節(jié)省更多的空間，也能夠有效地避免檔案出現(xiàn)丟失的問題。

二、醫(yī)院在數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

（一）人才制約。醫(yī)院科技檔案中的管理問題比較多，其中最重要的一個問題就是專業(yè)人才比較缺乏。部分檔案管理人員沒有受到過專業(yè)的數(shù)字化管理的相關(guān)培訓(xùn)，因此在進(jìn)行實際的管理工作當(dāng)中，由于數(shù)字化水平比較低，會出現(xiàn)許多的人為誤差，阻礙數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。也有的醫(yī)院并沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，而是由其他的部門來兼任這類工作，這樣就不利于數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。也存在部分管理人員沒有盡自己應(yīng)盡的責(zé)任，出現(xiàn)這樣的狀況，就不利于檔案數(shù)字化管理建設(shè)的工作，如果管理人員沒有充分的責(zé)任心，就不能夠更好地完成檔案的管理，也不能夠解決在數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中出現(xiàn)的各種問題。

（二）相關(guān)制度缺乏或者不完善。醫(yī)院科技資料是醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療科研活動的重要成果，也能夠反映出整個醫(yī)療活動的流程與方案，對醫(yī)療的重點理論及實踐進(jìn)行記錄。但是，由于相關(guān)檔案管理制度不完善，就可能會使得資料數(shù)據(jù)不能夠完好保存。醫(yī)院缺少相應(yīng)制度，沒有對管理過程進(jìn)行監(jiān)督，導(dǎo)致檔案信息收集以及管理出現(xiàn)各種各樣的漏洞，使得信息保存不完善。而醫(yī)院的醫(yī)療科技人才流動性是比較大的，在離職的時候可能會帶走研發(fā)的醫(yī)療成果，而相關(guān)資料沒有保存完整，這也可以說是醫(yī)院的一種重大損失。

（三）醫(yī)院缺乏有效的科技檔案信息管理措施。在醫(yī)院的整個檔案管理的程序中，保管這一環(huán)節(jié)有著特別重大的作用?？萍疾粩喟l(fā)展，使得電子檔案逐漸普及，而由于網(wǎng)絡(luò)信息安全的影響，許多的醫(yī)院對于一些機(jī)密的檔案管理還是利用普通的紙質(zhì)檔案來進(jìn)行管理，當(dāng)然，許多醫(yī)院缺乏數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的措施，沒有辦法保證檔案資料的安全性，因此在檔案管理的時候不能夠?qū)㈦娮优c紙質(zhì)檔案進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。醫(yī)院在進(jìn)行檔案使用的時候，也不能夠充分地提示其存在的價值信息，阻礙醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

（四）檔案管理設(shè)施落后、意識不高。醫(yī)院是人才交流與聚集的重要地方，通常醫(yī)療科技的發(fā)展不同程度代表了科技的發(fā)展。因此，醫(yī)院檔案管理也需要與時代的發(fā)展相結(jié)合。但是實際的情況并不是這樣，醫(yī)院只是重視醫(yī)療設(shè)備等技術(shù)的更新，對于檔案管理方面的技術(shù)投入的資源比較少。在實際的檔案管理過程當(dāng)中，并沒有對檔案管理的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新，也沒有引進(jìn)高科技應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，從而使得落后的檔案管理影響醫(yī)院科技的創(chuàng)新與發(fā)展。

三、醫(yī)院進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的有效措施

（一）促進(jìn)醫(yī)院管理理念的創(chuàng)新。醫(yī)院如果想要加快數(shù)字化檔案管理的建設(shè)進(jìn)程，就需要在管理過程當(dāng)中創(chuàng)新檔案收集與管理的觀念。同時，管理人員還需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理模式及手段，促進(jìn)檔案管理能力的提升與發(fā)展，從而更好地進(jìn)行醫(yī)療科技的檔案資料管理。隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷更新，當(dāng)前檔案管理的方式和程序都發(fā)生了特別大的變化，需要管理人員進(jìn)行管理知識的學(xué)習(xí)。同時醫(yī)院也需要促進(jìn)管理人員技能培訓(xùn)，讓他們有更加豐富的科技知識適應(yīng)時代的變化與發(fā)展，掌握檔案管理的技術(shù)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。

（二）醫(yī)院要健全科技檔案管理體系?？萍假Y料檔案的數(shù)字化管理對于醫(yī)院來說有特別重大的意義，也是醫(yī)院檔案管理的工作重點，醫(yī)院可以在整個范圍中構(gòu)建管理的網(wǎng)絡(luò)，并且利用科學(xué)技術(shù)來促進(jìn)檔案信息的共享。除此之外檔案管理的系統(tǒng)還需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理庫。這樣就能夠?qū)︶t(yī)院的相關(guān)科技資料進(jìn)行集中的儲存，從而為醫(yī)院提供后續(xù)的相關(guān)決策信息。在對醫(yī)院的檔案管理體系進(jìn)行完善與建設(shè)的時候，需要根據(jù)檔案管理的作用和特點進(jìn)行歸類與收集。需要將這一類的檔案管理工作與科研管理和計劃管理放在同樣重要的位置，也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科研部門與相關(guān)單位管理人員之間的聯(lián)系，讓管理人員及時了解科研動態(tài)，掌握其中的變化情況。同時也應(yīng)該在課題組中布置相關(guān)的檔案管理工作，知道相關(guān)公司的信息，讓科技資料檔案的管理更加準(zhǔn)確，更加完整統(tǒng)一。需要利用檔案管理的數(shù)字化方式來促進(jìn)醫(yī)院的新發(fā)展。重視對檔案資源的開發(fā)與利用，使得醫(yī)院能夠借助這一類信息，進(jìn)行更好的科研決策，同時科研部門也需要為檔案管理提供知識，幫助解決相關(guān)的科研方面出現(xiàn)的技術(shù)問題，從而使得檔案管理發(fā)揮更大的作用。

（三）推進(jìn)醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著醫(yī)院的不斷進(jìn)步，許多重要的科技檔案都需要更加有效的管理，因此就需要醫(yī)院加快促進(jìn)數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程，建立醫(yī)院專屬的檔案數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮檔案資源的共享功能，從而更好地為醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，這也是促進(jìn)醫(yī)院檔案發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著當(dāng)前現(xiàn)代化管理水平不斷提升，信息資源以及數(shù)字化發(fā)展需要進(jìn)行有效的利用，這種方式也受到了重視。

（四）促進(jìn)檔案管理人才素質(zhì)的提升。醫(yī)院檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)以及計算機(jī)的硬件基礎(chǔ)建設(shè)，通常大量的信息應(yīng)用都會促進(jìn)科技檔案工作的技術(shù)提升，促進(jìn)檔案管理的工作步入網(wǎng)絡(luò)化與自動化的階段。同時也對管理人員提出了更高的要求。需要調(diào)整好心態(tài)，努力學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)，掌握檔案管理的新知識，對網(wǎng)上的一些信息進(jìn)行有效的分類與管理，使檔案管理發(fā)揮更大價值，從而滿足醫(yī)院對于管理的需求。

四、結(jié)論

總的來說，社會信息化的不斷發(fā)展，數(shù)字化的管理已經(jīng)成為社會發(fā)展的共識。但是這并不是一天就能完成的事情，應(yīng)該從各個方面來促進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展。通過對環(huán)境及信息資源等方面的建設(shè)來加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院資源的共享，促進(jìn)醫(yī)院能夠更好地發(fā)展。

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