婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

呂玉華

【摘要】本文在闡述婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的重要性、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案組成的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)對婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理在創(chuàng)新管理理念、管理手段、管理內(nèi)容、管理模式、服務(wù)方式等方面的發(fā)展思路進(jìn)行了初步探討。

【關(guān)鍵詞】婦幼保健機(jī)構(gòu);檔案管理;創(chuàng)新;發(fā)展;探討

隨著婦幼保健事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在其醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作中顯示出越來越重要的作用。但從目前情況來看，不少婦幼保健機(jī)構(gòu)還存在對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠、歸檔門類不齊全、檔案管理制度不健全、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、檔案管理硬件投入不足、檔案管理信息化程度不高等問題，如何創(chuàng)新與發(fā)展檔案管理，更好地服務(wù)于婦幼保健

“兒童優(yōu)先，母親安全”的工作宗旨顯得尤為緊迫和重要。

一、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的重要性

婦幼保健機(jī)構(gòu)作為從事婦幼保健事業(yè)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，經(jīng)過多年的發(fā)展，其業(yè)務(wù)工作已經(jīng)從“靠一張嘴、兩條腿”單純下基層指導(dǎo)、兒童體檢、婦女病普查發(fā)展到大力拓展具有保健特色、?？茖?shí)力的臨床業(yè)務(wù)，成為集保健、醫(yī)療、急救、教學(xué)、科研為一體的婦幼保健中心和高危孕產(chǎn)婦搶救中心。婦幼保健機(jī)構(gòu)在改革與發(fā)展中形成的檔案資料匯集著大量的智慧結(jié)晶和豐富的信息內(nèi)容，具有極大的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值、歷史查考價(jià)值和科學(xué)研究價(jià)值，同時(shí)也是地方衛(wèi)生行政管理部門制定本地區(qū)婦幼保健工作政策的重要依據(jù)。1.在婦幼保健事業(yè)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作正在由原來的邊緣化向醫(yī)院的管理內(nèi)核靠近，它既通過各種形式和載體，記載了一個(gè)地區(qū)婦幼保健工作的歷史，也是領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)前決策的依據(jù)和對工作查考的憑證，在醫(yī)院管理中的作用和價(jià)值越來越受到重視。2.婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案的各類資料載體形式多樣，具有形成過程周期長，涉及學(xué)科綜合性強(qiáng)，兼?zhèn)浞?wù)性與保密性等特點(diǎn)，形成健全、完整、規(guī)范的檔案資料，有助于單位內(nèi)部管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高，可以極大地凸顯出檔案工作在實(shí)踐中的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.依據(jù)《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》規(guī)定，在醫(yī)療行為引起的侵權(quán)訴訟中，施行“舉證責(zé)任倒置”的法理依據(jù)。在這種情況下，一份完整的病案資料將成為醫(yī)療糾紛后續(xù)處理的重要憑證，可使患者對病案的知情權(quán)和使用權(quán)得到維護(hù)，這對妥善解決醫(yī)患矛盾，維護(hù)正常的醫(yī)療秩序，保護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益等都具有重要作用。4.婦幼保健機(jī)構(gòu)的分級管理達(dá)標(biāo)、年度各項(xiàng)工作檢查等，都需要按照要求提供完整、規(guī)范的文件資料。由此可見，健全檔案資料的規(guī)范管理，在促進(jìn)醫(yī)務(wù)工作質(zhì)量的同時(shí)，又能從容應(yīng)對一切達(dá)標(biāo)評審和考核檢查，做到有備無患，把握住工作的主動(dòng)性。5.規(guī)范的檔案資料是婦幼保健機(jī)構(gòu)創(chuàng)新管理思維的知識寶庫，可為制定工作規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、病案研究、課題論證、編史修志、評定職稱、科研教學(xué)等提供大量翔實(shí)可靠的材料。

二、婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案組成

婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案組成，一般包括黨群工作類、行政工作類、人事資料類、保健工作類、臨床業(yè)務(wù)類、財(cái)會(huì)工作類、儀器設(shè)備類、聲像資料類、其他資料類等類別。其中，保健工作類、臨床業(yè)務(wù)類檔案是婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的主要工作，包括有婦女保健、兒童保健、婚前檢查、臨床病案、計(jì)劃生育、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等專業(yè)工作的制度，技術(shù)操作常規(guī)，操作規(guī)程，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等資料及調(diào)查報(bào)告、業(yè)務(wù)論文、各類統(tǒng)計(jì)的月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等內(nèi)容。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，婦幼保健機(jī)構(gòu)對社會(huì)公眾提供的服務(wù)項(xiàng)目日益豐富，新的業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的涉及醫(yī)療糾紛、院務(wù)公開、對外交流、司法鑒定的檔案資料構(gòu)成了醫(yī)院的特色檔案。

三、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展思路

（一）創(chuàng)新管理理念，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。伴隨著辦公數(shù)字化進(jìn)程的加快，檔案工作面臨著信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管、電子檔案的出現(xiàn)等挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式無論是在形式管理、信息錄入管理、質(zhì)量監(jiān)控管理上都存在不同程度的缺陷，已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展的需要。因此，創(chuàng)新管理理念已是勢在必行，需要通過重視人才培養(yǎng)，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、電訊設(shè)備、復(fù)制技術(shù)、聲像技術(shù)、縮微技術(shù)等，逐步實(shí)現(xiàn)檔案記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞的現(xiàn)代化。

（二）創(chuàng)新管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。檔案管理的傳統(tǒng)方式，大多采用紙質(zhì)結(jié)構(gòu)體系，不易操作，方法繁瑣，不利于檔案的管理和利用。面對檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，迫使其管理工作需要擺脫紙質(zhì)檔案及其實(shí)體管理的限制，與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，創(chuàng)新管理手段。這一過程中，檔案資源的信息化是檔案創(chuàng)新管理的核心內(nèi)容，通過充分利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸速度快、儲(chǔ)存信息量大的特點(diǎn)，建立一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息管理系統(tǒng)，以構(gòu)建起婦幼保健檔案的目錄庫、信息庫、原件庫等各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息資料的批量處理和信息共享，應(yīng)用于日常管理和服務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)，從而有效提高工作質(zhì)量和效率。

（三）創(chuàng)新管理內(nèi)容，構(gòu)建規(guī)范的檔案管理體系。檔案管理體系涉及到檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，所要解決的是檔案分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等，與檔案利用要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。因此，構(gòu)建規(guī)范的檔案管理體系，首先需要全面提高各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識和所有醫(yī)務(wù)人員的歸檔意識，從根源上杜絕信息錯(cuò)漏現(xiàn)象，保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。其次，需要健全檔案管理的規(guī)章制度，對檔案的歸檔時(shí)間、歸檔范圍、整理要求、合理利用、保密規(guī)定等做出具體規(guī)定，最終通過加強(qiáng)檔案工作的考核力度，把檔案管理工作落到實(shí)處。

（四）創(chuàng)新管理模式，推進(jìn)質(zhì)量管理制度化、體系化和法制化。ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)是以實(shí)體產(chǎn)品為目標(biāo)提出的質(zhì)量管理體系，最終目的是為了更好的服務(wù)顧客，從而使企業(yè)獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益。研究表明，基于ISO 9000的檔案數(shù)字資源質(zhì)量管理的分析結(jié)果，引入ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)，對虛擬產(chǎn)品——檔案數(shù)字資源進(jìn)行質(zhì)量管理從理論到實(shí)踐是可行的。作為先進(jìn)的國際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)是單位同國際接軌，提升管理形象、獲取市場準(zhǔn)入的一張通行證。ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理體系以

“顧客為關(guān)注的焦點(diǎn)”“持續(xù)改進(jìn)”為基本原則，特別強(qiáng)調(diào)過程控制和持續(xù)改進(jìn)提高，可促使質(zhì)量管理水平達(dá)到循環(huán)往復(fù)、不斷上升的效果。由此，結(jié)合婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的有關(guān)文件和制度，融合標(biāo)準(zhǔn)，編寫質(zhì)量體系文件，明確檔案管理目標(biāo)，落實(shí)部門和個(gè)人責(zé)任，通過內(nèi)外結(jié)合的監(jiān)督機(jī)制，可以促進(jìn)內(nèi)部管理，保障持續(xù)改進(jìn)理念的落實(shí)，逐步使檔案質(zhì)量管理走上制度化、體系化和法制化的軌道。

（五）創(chuàng)新服務(wù)方式，提高檔案資源的利用價(jià)值。創(chuàng)新檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案資源的利用價(jià)值。通過創(chuàng)新服務(wù)方式，建立起以病案、醫(yī)療科技、人事、設(shè)備等信息資源為重點(diǎn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源由封閉式管理向開放式管理的轉(zhuǎn)變，為婦幼保健機(jī)構(gòu)決策管理的領(lǐng)導(dǎo)者、一線工作的醫(yī)務(wù)人員、接受治療的患者提供出多角度、多層次的信息服務(wù)。具體工作中，一是需要加大婦幼和計(jì)生的資源整合，共同構(gòu)建全程高效的公共服務(wù)平臺，使服務(wù)對象可以得到一站式服務(wù)。二是需要通過不斷更新數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的時(shí)效性，同時(shí)提高搜索速度，提高服務(wù)效率。三是需要通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，及時(shí)快捷溝通服務(wù)的供求信息，擴(kuò)大婦幼保健政策法規(guī)和科學(xué)知識的普及面，為群眾日益增長的保健需求提供更為便捷、高效的服務(wù)。為保證檔案利用的效果，還必須建立快速的信息反饋體系，對于用戶的反饋信息，除了傳統(tǒng)的意見登記薄、書面問卷調(diào)查外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)收集用戶反饋信息，將用戶信息及時(shí)地收集、匯總、統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行定量定性分析，促使檔案服務(wù)工作適應(yīng)客戶市場的需求，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。

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